檔桉及檔桉管理

1、檔案及檔案管理1一、什么是檔案 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2我們可以從四個方面來對檔案進行理解：1、檔案是有相對固定來源的。它來源于一定的形成單位，產(chǎn)生于形成單位的自身活動。所以必須尊重檔案的來源原則，以歷史唯物主義和系統(tǒng)論為指導，開展檔案的收集、積累、保管和系統(tǒng)整理工作。2、檔案是有保存價值的。一個單位在自身活動中會形成許許多多的材料，但并非所有的材料都會轉(zhuǎn)化為檔案。一部分隨著記事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，便失去了它存在的社會價值而被淘汰，另一部分由于對今

2、后活動仍有查考價值而被保存下來，就轉(zhuǎn)化為檔案。33、檔案的物質(zhì)形態(tài)是多種多樣的。不僅有文字的，還有聲像的，還有磁盤、光盤等。 4、檔案是原始的記錄。檔案是在社會實踐中直接形成的，不是事后編寫或另外收集的材料，所以不同于一般文獻，具有很強的原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。4二、檔案的作用1、憑證作用。檔案的憑證作用體現(xiàn)了檔案不同于其他各種文獻資料的最基本的特點。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性決定的。首先，從檔案的形成來看，它是從當時當事直接使用和產(chǎn)生的文件材料轉(zhuǎn)化來的，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案本身的物體形態(tài)來看，文件上保留著真切的歷史標記。2、參考作用。檔案能

3、以知識原載體的形式，給人以相互聯(lián)系的、系列性的、廣泛的情報信息，對于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關事物的發(fā)展規(guī)律，具有廣泛的情報價值。5三、歸檔范圍凡在教學、科研、管理各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料；根據(jù)高等學校檔案實體分類法規(guī)定應該歸檔的有十大類文件材料：黨群類、行政類、教學類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、設備類、出版類、外事類、財會類；6反映學院工作和活動的有保存價值的聲像載體材料；征集國內(nèi)外與學院有關的各種具有保存價值的其他材料；院內(nèi)個人在其非職務活動中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。7黨群類應歸檔材料：1、上

4、級黨組織有關黨的建設的文件2、院黨代會文件材料3、院黨委會、書記院長碰頭會議記錄、紀要4、院黨委工作計劃、總結(jié)5、院黨委發(fā)布的決定、辦法6、院黨委負責人在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿7、院黨委大事記88、院黨群系統(tǒng)統(tǒng)計材料9、院內(nèi)各支部年度工作計劃總結(jié)、請示及黨委批復10、院內(nèi)支部設置變動、改選報告、審批材料11、院黨員名冊12、反映本院全貌、重大活動的各種宣傳材料13、學院教職工政治思想動態(tài)及調(diào)查材料14、學院統(tǒng)戰(zhàn)工作材料15、學院工會工作材料16、學院團委工作材料9行政類應歸檔范圍：1、上級有關行政管理的文件2、全院性的規(guī)章制度3、學院年度工作計劃、總結(jié)4、院長辦公會議記錄5、

5、院領導在會上的重要講話和參加院外會議的發(fā)言稿6、教職工代表大會文件7、本院向上級的請示及其批復8、教研室的請示及學院的批復109、學院年度報表、統(tǒng)計材料10、院內(nèi)啟用印章的文件及印模11、本院的歷史沿革、情況介紹、大事記12、學院教研室負責人任免的請示批復13、學院教職工名冊14、學院教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱材料11教學類應歸檔范圍：1、上級有關教學工作的文件材料2、本院有關教學的規(guī)章制度3、學院學科建設和實驗室建設有關材料4、學院各教研室教學計劃、教學大綱5、學院各科期考試題6、學院典型教案7、自編、主編教材，教學指導書、習題集和其他有保存價值的參考資料8、學院教師進修計劃、安排9、學院

6、教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況10、學院教師業(yè)務考核情況12科研類應歸檔范圍：科研準備階段1、開題報告與課題調(diào)研論證材料2、任務書、合同、協(xié)議書3、課題研究計劃、設計4、計劃執(zhí)行情況5、課題投資和預決算材料13研究實驗階段1、實驗、測試、觀測、調(diào)查、考查的各種原始記錄2、數(shù)據(jù)處理材料（如程序設計說明、計算結(jié)果等）3、研究工作階段小結(jié)、年度報告4、配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片等5、樣品、標本等實物的目錄14總結(jié)鑒定階段1、論文、專著2、工藝技術報告3、專家評審意見4、鑒定材料（鑒定代表名單、記錄、鑒定意見、鑒定證書）5、推廣應用意見6、課題工作總結(jié)15申報獎勵階段1、科研成果登記表2、科

7、研成果報告表3、科研成果獎勵申報與審批材料4、科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件 或復印件5、專利申請書或證書原件或復印件16推廣應用階段1、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書2、生產(chǎn)定型鑒定材料3、成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見4、推廣應用方案及實施情況5、擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件6、成果宣傳報導材料7、對外學術交流材料17設備類應歸檔范圍：1、申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）2、上級或主管領導批復和準購批示3、定購合同4、開箱記錄及裝箱單5、安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單6、索賠來往函件及結(jié)果文件7、設備說明書及全套隨機文件材料8、使用、檢修、故障事故記錄9、重大事故的調(diào)查分析

8、及處理結(jié)果18四、檔案管理的現(xiàn)代化1、利用計算機輔助檔案管理目錄級 文件級 聯(lián)機檢索2、改革立卷方法指導思想：簡化整理 深化檢索主要做法：破除“卷”的概念，直接以單份文件為單位進行歸檔整理。目 的：最大限度地保持文件的歷史原貌，便于計算機的管理和應用，逐步與辦公自動化相適應（即隨辦隨歸檔），最終過渡到文檔一體化。19問題 ：檔案能否完全實現(xiàn)無紙化，全部轉(zhuǎn)換成機讀檔案？答案：還不能，至少近期還不能。原因：1、機讀檔案的壽命還不能保證能很長久地保存； 2、機讀檔案內(nèi)容和載體的可分離性使檔案的原始記錄性得不到保障； 3、機讀檔案的保密性差； 4、機讀檔案的技術支持會遇到困難； 5、機讀檔案還不具法律效力。解決辦法：實行“雙保險”。20做好檔案工作的幾點思考1、院領導和全體教職工都要有較強的檔案意識。2、列入學院管理工作內(nèi)容，逐步做到“三納入”、“四同步”。 “三納入”：納入學院計劃和規(guī)劃 納入管理制度 納入有關人員的職責范圍 “四同步”：在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工 作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。3、實行專人專柜管理。4、日常管理。學校要求基礎醫(yī)學院的歸檔時間為每年的六月份以前。教研室向基礎醫(yī)學院移