Access-2010課件項(xiàng)目二--創(chuàng)建和維護(hù)數(shù)據(jù)庫

1、ACECSS項(xiàng)目二 創(chuàng)建和維護(hù)數(shù)據(jù)庫 情景故事： 小林喜歡上網(wǎng)，他知道注冊各種用戶信息提交之前和微博中的留言、評(píng)論發(fā)表之前都是通過數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的。學(xué)校開設(shè)了Access 2010應(yīng)用基礎(chǔ)課程，他充滿好奇地進(jìn)入了學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫的旅程。項(xiàng)目說明： 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫是初步了解數(shù)據(jù)庫及Access 2010的知識(shí)后，本項(xiàng)目將介紹數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、創(chuàng)建和維護(hù)的方法。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前，首先應(yīng)根據(jù)用戶的需求對(duì)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行分析和研究，然后再設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。Access 2010創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法通常有：使用向?qū)?即模板)創(chuàng)建基于系統(tǒng)提供的模塊數(shù)據(jù)庫；直接創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫，通常就采用直接創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫，再添加表、查詢、窗體、報(bào)

2、表等數(shù)據(jù)庫對(duì)象。學(xué)習(xí)目標(biāo)：學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用各種方法創(chuàng)建；掌握打開數(shù)據(jù)庫的方法和方式；掌握關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的方法；學(xué)會(huì)維護(hù)數(shù)據(jù)庫使其時(shí)刻保持最佳性能。了解創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的多種方法的特點(diǎn)，以便能靈活運(yùn)用；掌握打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的方法；了解數(shù)據(jù)庫中的六種對(duì)象的基本作用；掌握打開數(shù)據(jù)庫的幾種方式的特點(diǎn)及選擇打開方式的方法；掌握數(shù)據(jù)庫維護(hù)和安全的意義和方法。任務(wù)21 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫任務(wù)說明： 前一項(xiàng)目中已經(jīng)介紹了數(shù)據(jù)庫的相關(guān)概念、Access 2010的操作界面，本項(xiàng)目將從創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫開始接觸。任務(wù)分析： 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法根據(jù)具體情況而定，如果創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫功能及數(shù)據(jù)庫中的對(duì)象結(jié)構(gòu)與系統(tǒng)提供的模塊相似，可以采用基于系統(tǒng)提供的模

3、板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，這樣創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫就有一些對(duì)象了，但這些對(duì)象是空的，有結(jié)構(gòu)而沒有具體的數(shù)據(jù)。如果創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫完全是全新的，則需要直接創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫，再在空數(shù)據(jù)庫中根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建其他的對(duì)象。任務(wù)目標(biāo)： 學(xué)會(huì)根據(jù)不同的情況靈活運(yùn)用多種方法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。任務(wù)內(nèi)容：實(shí)現(xiàn)步驟：1單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“新建”命令，打開“可用模板”窗格。2單擊“可用模板”窗格中的“空數(shù)據(jù)庫”，如圖21-1所示。211直接創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫“學(xué)生成績管理” 圖21-1 “可用模板”窗格3.在右側(cè)的窗口中“文件名”文本框中顯示了默認(rèn)的數(shù)據(jù)庫文件名“Database1.Accdb”，將該數(shù)據(jù)庫文件名修改為“學(xué)生成績管理”，再單擊”創(chuàng)建”按鈕文

4、件將保存在默認(rèn)的文件夾下。 注：若要保存到指定的位置，可以單擊 按鈕可以打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框，如圖21-2所示。 然后設(shè)置文件位置和并指定數(shù)據(jù)庫文件名，設(shè)置完后單擊“確定”按鈕。圖21-2 “文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框在新創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫窗口中，自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)名為“表1”的表，如圖21-3所示，且以數(shù)據(jù)表視圖的方式打開該表。圖21-3 新建的空白數(shù)據(jù)庫2 12使用模板(即向?qū)?創(chuàng)建“羅斯文”數(shù)據(jù)庫1單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“新建”命令，再在“新建”窗口中的“樣本模板”，選擇可用模板列表中的“羅斯文”，如圖21-4所示。21-4 樣本模板 2. 在右側(cè)的“文件名”處輸入創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫名(這里采用系統(tǒng)

5、默認(rèn)的庫名“羅斯文”)，單擊 按鈕在打開的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框中指定保存位置，如圖21-5所示，再單擊“確定”按鈕。圖21-5 “文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框的設(shè)置3單擊“創(chuàng)建”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建并提示進(jìn)度，如圖21-6所示，圖21-6 創(chuàng)建進(jìn)度完成創(chuàng)建后出現(xiàn)啟動(dòng)屏幕，如圖21-7所示。圖21-7 啟動(dòng)屏幕4關(guān)閉啟動(dòng)屏幕，可以從導(dǎo)航窗格看到，在該數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫中的表、查詢、窗體、報(bào)表等對(duì)象及內(nèi)容。注意： 系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)庫樣板模板如下： “慈善捐贈(zèng)”Web數(shù)據(jù)庫、“聯(lián)系人”Web數(shù)據(jù)庫、教職員數(shù)據(jù)庫、羅斯文(商品銷售)數(shù)據(jù)庫、“任務(wù)”數(shù)據(jù)庫、“事件”數(shù)據(jù)庫、“問題”We

6、b數(shù)據(jù)庫、“項(xiàng)目”Web數(shù)據(jù)庫、“銷售渠道”數(shù)據(jù)庫、“學(xué)生”數(shù)據(jù)庫、“營銷項(xiàng)目”數(shù)據(jù)庫、“資產(chǎn)”Web 數(shù)據(jù)庫等12種模板。任務(wù)22 打開、認(rèn)識(shí)和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫窗口任務(wù)說明： 任何文件在操作之間都要先打開，認(rèn)識(shí)其操作界面，操作完后要關(guān)閉該文件，數(shù)據(jù)庫的操作之前也要先打開，操作完后要關(guān)閉。任務(wù)目標(biāo)： 理解不同打開數(shù)據(jù)庫的方法和方式，并能實(shí)際情況靈活使用。任務(wù)內(nèi)容：221打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫窗口案例分析：跟打開其他文檔一樣，能根據(jù)實(shí)際情況靈活打開數(shù)據(jù)庫，即可以啟動(dòng)ACCESS 2010后再打開數(shù)據(jù)庫，也可以直接在”我的電腦”中打開指定的數(shù)據(jù)庫文件，打開數(shù)據(jù)庫后，要進(jìn)行操作，就要認(rèn)識(shí)其操作界面，并

7、能理解各種數(shù)據(jù)庫對(duì)象的基本作用，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)庫中的一切操作。方法一：在“我的電腦”或“資源管理器”窗口中打開數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)步驟：打開“我的電腦”或“資源管理器”。打開要指定數(shù)據(jù)庫所在的文件夾，如圖22-1所示。圖22-1 方法二：啟動(dòng)ACCESS 2010后，在ACCESS 2010窗口中打開數(shù)據(jù)庫 實(shí)現(xiàn)步驟：1.單擊”文件”選項(xiàng)卡中的“打開”命令，打開“打開”對(duì)話框如圖22-2所示。2.在“打開”對(duì)話框中的“查找范圍”列表中選擇要打開的數(shù)據(jù)庫所在的文件夾。3.選擇指定的數(shù)據(jù)庫，再單擊“打開”按鈕或直接雙擊要打開的數(shù)據(jù)庫。圖22-2 “打開”對(duì)話框知識(shí)寶庫：一、數(shù)據(jù)庫的打開方式及作用 單擊“打開”

8、按鈕后的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中可以選擇數(shù)據(jù)庫的打開方式，如圖22-3所示。 圖22-3 打開方式二、四種打開方式及特點(diǎn)如下： 打開：即以“共享方式”打開數(shù)據(jù)庫，通常作為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù) 庫的訪問方式，以“共享方式”打開的數(shù)據(jù)庫允許多個(gè)用戶同時(shí)共享，使您和其他用戶都能讀寫數(shù)據(jù)，一般直接打開數(shù)據(jù)庫則默認(rèn)以”共享”方式打開數(shù)據(jù)庫。 以只讀方式打開：此方式打開的數(shù)據(jù)庫只能查看數(shù)據(jù)庫，而不能進(jìn)行編輯。 以獨(dú)占方式打開：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式，以此方式打開某數(shù)據(jù)庫則禁止其他用戶再打開該數(shù)據(jù)庫。以打開獨(dú)占只讀打開：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式，具有只 讀和獨(dú)占兩種方式的屬性，即一個(gè)用戶以此方式打開某數(shù)據(jù)庫后，該用戶只能

9、查看不能編輯數(shù)據(jù)庫，且其他用戶也只能以只讀方式打開數(shù)據(jù)庫。三、打開最近編輯過的數(shù)據(jù)庫可以在“文件”選項(xiàng)卡中單擊“最近所用文件”，再在列出的文件中單擊要打開的數(shù)據(jù)庫文件名。222認(rèn)識(shí)Access 2010的數(shù)據(jù)庫對(duì)象 在Access 2010中，數(shù)據(jù)庫對(duì)象包括表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊6種，每個(gè)對(duì)象在數(shù)據(jù)庫中有不同的作用和功能，但這些對(duì)象都保存在擴(kuò)展名為.Accdb的數(shù)據(jù)庫文件中而不以單獨(dú)的文件形式存在。當(dāng)數(shù)據(jù)庫打開時(shí)，其中的所有對(duì)象都會(huì)在導(dǎo)航窗格中顯示出來。1表 表是數(shù)據(jù)庫的核心和基礎(chǔ)，是Access存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的地方，其他數(shù)據(jù)庫對(duì)象的操作都是在表的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，表是若干記錄的集合，每條記錄又

10、包含若干個(gè)字段。 如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中，在“ 導(dǎo)航窗格”中選擇“表”后，雙擊打開“供應(yīng)商”表顯示內(nèi)容如圖22-4所示。圖22-4 “供應(yīng)商”表窗口2.查詢 查詢可以篩選出所需要的記錄，構(gòu)成一個(gè)新的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)集合，查詢的結(jié)果又可以作為數(shù)據(jù)庫中其他對(duì)象的數(shù)據(jù)來源。如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中，在“導(dǎo)航窗格”中選擇“查詢”后，雙擊打開“按類別產(chǎn)品銷售”查詢顯示內(nèi)容如圖22-5所示。圖22-5 “按類別產(chǎn)品銷售”查詢窗口3窗體 窗體是數(shù)據(jù)庫和用戶之間的主要接口，用于以多種形式來查看、編輯數(shù)據(jù)的一種交互式數(shù)據(jù)庫對(duì)象。如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中，在“導(dǎo)航窗格”中選擇“窗體”后，雙

11、擊打開“銷售分析窗體”窗體顯示內(nèi)容如圖22-6所示。圖22-6 “銷售分析窗體”窗體界面4報(bào)表 報(bào)表是把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)打印輸出的特有形式。使用報(bào)表，不僅可以格式化的形式顯示數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、分組、求和等統(tǒng)計(jì)計(jì)算。如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中，在“導(dǎo)航窗格”中選擇“報(bào)表”后，雙擊打開“前十個(gè)最大訂單”報(bào)表顯示內(nèi)容如圖22-7所示。圖22-7 “前十個(gè)最大訂單”報(bào)表窗口5宏 是一個(gè)組織其他5個(gè)對(duì)象(表、查詢、窗體、報(bào)表和頁)的工具。如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中，在“導(dǎo)航窗格”中選擇“宏”后，雙擊打開“刪除所有數(shù)據(jù)”宏，則自動(dòng)執(zhí)行該宏在的操作并出現(xiàn)確認(rèn)對(duì)話框，如圖22

12、-8所示。圖22-8 運(yùn)行宏及確認(rèn)界面6模塊 模塊是用VBA(Visual Basic For Application)語言編寫的程序段，用來完成利用宏處理仍然很困難的操作。如在“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫中雙擊打開“客戶訂單”模塊，打開VBE窗口并打開“實(shí)用函數(shù)”模塊的代碼窗口，如圖22-9所示。圖22-9 “客戶訂單“模塊的代碼窗口圖22-9 “客戶訂單“模塊的代碼窗口 1只關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，不退出Access的方法是： 單擊”文件”選項(xiàng)卡中的“關(guān)閉數(shù)據(jù)庫”按鈕。 2退出Access的同時(shí)自動(dòng)關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的方法如下： (1)單擊Access窗口右上角的 按鈕。 (2)單擊”文件”選項(xiàng)卡中的“退出”

13、按鈕。 (3)按組合鍵ALT+F4。 (4)單擊數(shù)據(jù)庫窗口左上角的控制圖標(biāo) ，再在彈出的控制菜單中單擊“關(guān)閉”命令。 (5)雙擊數(shù)據(jù)庫窗口左上角的控制圖標(biāo) 。 (6)按CTRL+ALT+DEL組合鍵，再單擊“任務(wù)管理器”按鈕，在彈出的Windows任務(wù)管理器的“應(yīng)用程序”選項(xiàng)卡中選擇“Microsoft Access”，單擊“結(jié)束任務(wù)”，如圖22-10所示。圖22-10 Windows任務(wù)管理器四、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫思考： 比較退出Access 2010的方法跟退出WORD等其他應(yīng)用程序窗口的方法是否一樣。任務(wù)23 管理數(shù)據(jù)庫任務(wù)說明： 數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建之后，在使用過程中要經(jīng)常進(jìn)行壓縮和修復(fù)、備份、加密數(shù)據(jù)

14、庫等管理，使數(shù)據(jù)庫能保持最佳的性能和得到保護(hù)。任務(wù)目標(biāo)： 學(xué)會(huì)管理數(shù)據(jù)庫。任務(wù)內(nèi)容：案例231壓縮和修復(fù)“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫案例分析： 數(shù)據(jù)庫文件在使用過程中可能會(huì)迅速增大，它們有時(shí)會(huì)影響性能， 在某些特定的情況下，數(shù)據(jù)庫文件可能已損壞。在 Microsoft Office 中，可以通過“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令來防止或修復(fù)這些問題。壓縮數(shù)據(jù)庫并不是壓縮數(shù)據(jù)，而是通過清除未使用的空間來縮小數(shù)據(jù)庫文件。 數(shù)據(jù)庫打開或未打開時(shí)均可進(jìn)行壓縮和修復(fù)。打開數(shù)據(jù)庫庫時(shí)進(jìn)行壓縮和修復(fù)很簡單：單擊“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡最左側(cè)的“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令(或單擊”文件”選項(xiàng)卡的信息，再單擊“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”)就可

15、以了，且壓縮修復(fù)后直接替代原數(shù)據(jù)庫。這里介紹未打開數(shù)據(jù)庫時(shí)進(jìn)行壓縮和修復(fù)。實(shí)現(xiàn)步驟： (一)啟動(dòng)Access 2010，單擊“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡的的“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令，打開“壓縮數(shù)據(jù)庫來源”對(duì)話框，如圖23-1所示。圖23-1 “壓縮數(shù)據(jù)庫來源”對(duì)話框(二)選擇要壓縮和修復(fù)的數(shù)據(jù)庫“學(xué)生成績管理”，再單擊“壓縮”按鈕打開“將數(shù)據(jù)庫壓縮為”對(duì)話框，如圖23-2所示。圖23-2 壓縮數(shù)據(jù)庫來源選擇(三)在“將數(shù)據(jù)庫壓縮為”對(duì)話框中的“文件名”處將壓縮后的庫文件名定義為“學(xué)生成績管理(壓縮1).Accdb”后單擊“保存”按鈕，如圖23-3所示。圖23- 3 “將數(shù)據(jù)庫壓縮為”對(duì)話框的設(shè)置 案例

16、232 將“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份 案例分析： 為了數(shù)據(jù)庫的安全，可以經(jīng)常對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，使數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)丟失后能及時(shí)恢復(fù)，數(shù)據(jù)庫備份也是最常用的安全措施。(一)打開要備份的“生成績管理”。(二)單擊”文件”選項(xiàng)卡中的“保存并發(fā)布”命令，如圖23-4所示，雙擊“備份數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)(或單擊“備份數(shù)據(jù)庫”，再單擊下面的“另存為”按鈕)，彈出“另存為”對(duì)話框。實(shí)現(xiàn)步驟： 圖23-4 數(shù)據(jù)庫保存方式(三)在彈出的“另存為”對(duì)話框指定備份的位置和數(shù)據(jù)庫名(這里就用默認(rèn)的位置和數(shù)據(jù)庫名“學(xué)生成績管理_2012-11-23.Accdb”)，如圖23-5所示。圖23-5 “另存為”對(duì)話框(四)單擊“保存”

17、按鈕即完成數(shù)據(jù)庫的備份。 數(shù)據(jù)庫的備份類似于文件的“另存為”實(shí)現(xiàn)的功能，通過我們平時(shí)習(xí)慣的“復(fù)制”或“另存為”操作也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的備份。案例233加密解密“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫案例分析： 為了防止未經(jīng)授權(quán)的用戶使用 Access 數(shù)據(jù)庫，可以通過設(shè)置密碼來加密數(shù)據(jù)庫。如果知道加密數(shù)據(jù)庫的密碼，還可以解密該數(shù)據(jù)庫并刪除其密碼。加密和解密都需要先以獨(dú)占方式打開數(shù)據(jù)庫。(一)以獨(dú)占方式打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫1單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“打開”按鈕，在彈出的“打開”對(duì)話框。2選擇要打開的數(shù)據(jù)庫的保存位置和數(shù)據(jù)庫文件名“學(xué)生成績管理”，再單擊打開按鈕右側(cè)的下拉按鈕。3.單擊“打開”按鈕下拉列表中的“以

18、獨(dú)占方式打開”，如圖23-6所示。圖23-6 選擇打開方式(二) 設(shè)置密碼1單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“信息”命令2在“有關(guān)學(xué)生成績管理的信息”窗格中，單擊“用密碼進(jìn)行加密”，如圖23-7所示。圖23-7 “有關(guān)學(xué)生成績管理的信息”窗格3在打開的“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”對(duì)話框中，“密碼”文本框中鍵入密碼(如“123abc”)，在“驗(yàn)證”框中再次鍵入123abc，然后單擊“確定”按鈕，如圖23-8所示。圖23-8 “設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”對(duì)話框注意： 如果加密了一個(gè)數(shù)據(jù)庫后忘了密碼，將無法找回來，也就不能使用該數(shù)據(jù)庫。如果不知道密碼，也無法刪除數(shù)據(jù)庫密碼。4彈出的提示對(duì)話框中單擊“確定”按鈕，如圖23-9所示。圖23-9 提示框(三)解密數(shù)據(jù)庫1同樣要先以獨(dú)占方式打開數(shù)據(jù)庫，這里由于數(shù)據(jù)庫已經(jīng)以獨(dú)占方式打開，所以不再重復(fù)。2單擊”文件”選項(xiàng)卡中的“信息”命令3在“有關(guān)學(xué)生成績管理的信息”窗格中單擊“解密數(shù)據(jù)庫”。圖23-10 “有關(guān)學(xué)生成績管理的信息”窗格4在打開的“撤銷數(shù)據(jù)庫密碼”對(duì)話框中輸入密碼單擊“確定”按鈕，如圖23-11所示。圖23- 11 “撤銷數(shù)據(jù)庫密碼”對(duì)話框中案例234由“羅斯文.Accdb”數(shù)據(jù)庫文件生成“羅斯文.Acc