XX百貨(連鎖)股份有限公司行政檔案管理規(guī)章制度

1、 XX百貨檔案管理制度總則為規(guī)范XX百貨檔案管理工作，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法，結(jié)合XX百貨實(shí)際情況制定本制度。本制度所指的檔案，是指XX百貨在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)及建設(shè)過(guò)程中直接形成的，對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文書檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、人物全宗等歷史記錄。公司全體員工要樹立檔案意識(shí)。對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按期向檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。管理職責(zé)XX百貨實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中與分級(jí)管理相結(jié)合的檔案管理模式?？偛啃姓繛閄X百貨檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理總部各部門按規(guī)定移交的檔案，并對(duì)各地公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和考評(píng)。總部行政部履行下列職責(zé)：2.1

2、根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合萬(wàn)達(dá)集團(tuán)要求和XX百貨實(shí)際情況，建立健全檔案工作制度和具體實(shí)施細(xì)則；2.2負(fù)責(zé)XX百貨歸檔范圍內(nèi)檔案的收集、整理、保管工作；2.3監(jiān)督、指導(dǎo)各地公司檔案管理工作；2.4開展檔案統(tǒng)計(jì)工作；2.5組織檔案鑒定和銷毀工作；2.6開展檔案管理員培訓(xùn)。百貨總部和各地公司應(yīng)確定一名公司領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作列入工作計(jì)劃和管理程序，納入到各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，依據(jù)XX百貨檔案制度確定的原則建立健全本公司檔案制度，明確檔案工作主管部門，配備檔案管理人員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，統(tǒng)一管理本公司檔案并按規(guī)定移交。百貨總部行政部設(shè)立專職檔案管理員，負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整

3、理和保管工作，監(jiān)督、指導(dǎo)總部各中心、部門及各地公司檔案管理工作，統(tǒng)計(jì)、收繳移交檔案并做好百貨系統(tǒng)檔案編目整理工作。百貨總部各部門及各地公司行政部配備兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)本部門/公司檔案的收集、整理工作，并按規(guī)定向總部行政部移交檔案資料。原則上各級(jí)檔案管理員為本部門助理，財(cái)務(wù)部為財(cái)務(wù)經(jīng)理，人力資源部為薪酬經(jīng)理。檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變更應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)以O(shè)A形式向百貨總部行政部報(bào)備。檔案管理員職責(zé)：7.1貫徹執(zhí)行XX百貨檔案制度，建立健全本部門/公司檔案工作實(shí)施細(xì)則，做好檔案的接收、借閱登記手續(xù)；7.2熟悉本部門/公司文件材料歸檔范圍和保管期限，做好本部門/公司文件材料的收集、整理和

4、立卷歸檔工作，確保部門/公司文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確；7.3負(fù)責(zé)對(duì)本部門/公司各類電子文件進(jìn)行整理、著錄，建立本部門/公司的電子文件檔案庫(kù)；隨時(shí)做好電子文件備份工作；7.4根據(jù)本部門/公司不同門類文件材料的特征，對(duì)立卷歸檔的紙質(zhì)文件正確分類，合理組卷，準(zhǔn)確編寫件號(hào)，清楚填寫卷內(nèi)目錄和備考表；7.5做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，主動(dòng)接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向百貨總部行政部上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和移交檔案；7.6負(fù)責(zé)本部門/公司檔案信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作。檔案構(gòu)成凡是反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)公司權(quán)益等方面

5、具有憑證價(jià)值的文件材料；及其它對(duì)公司工作具有查考價(jià)值的文件材料均應(yīng)作為檔案保存。文書檔案：是公司在職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件及接收的外部文件，包括行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、計(jì)財(cái)管理類、人事勞資類、策劃宣傳類、法律工作類等。實(shí)物檔案：是指公司在成長(zhǎng)、發(fā)展過(guò)程中形成的，能夠反映本公司的各項(xiàng)工作成績(jī)和歷史面貌的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等實(shí)物材料。聲像檔案：是指公司在成長(zhǎng)、發(fā)展過(guò)程中直接形成的能夠反映本公司歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價(jià)值的磁帶、照片、VCD等。會(huì)計(jì)檔案：是指公司在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算材料及清單、

6、交接手續(xù)等。人物全宗：公司主要領(lǐng)導(dǎo)人和榜樣職員的生活經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)等。歸檔的文書包括：6.1公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書、合同等；6.2公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度）；6.3公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)；6.4公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要；6.5公司對(duì)外交流的來(lái)往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料；6.6公司各部門的發(fā)文；6.7其他具有保存價(jià)值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料；6.8外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。歸檔要求應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由具體承辦人負(fù)責(zé)積累，辦理完畢后應(yīng)在

7、3個(gè)工作日內(nèi)向所在部門檔案管理員移交。移交時(shí)需填寫檔案交接單（附件2）。文書結(jié)案后，原稿由行政部歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存影本；如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，但應(yīng)經(jīng)行政部同意后妥善保存，行政部以影本歸檔。凡以百貨總部名義對(duì)外簽署的重大商務(wù)談判（協(xié)商）形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、信函等法律文件，應(yīng)在文件簽署后5個(gè)工作日內(nèi)向總部行政部報(bào)送一份原件。各部門經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的綜合類檔案應(yīng)在辦理完畢后的第二年2月1日前整理立卷，向本公司行政部移交。外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。特種載體檔案可隨時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。人事檔案由公司人

8、力資源部負(fù)責(zé)保管。對(duì)已歸檔文件進(jìn)行變更、修改、補(bǔ)充的、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。員工調(diào)離職時(shí)，應(yīng)將手中所有文件材料整理好后移交本部門或公司檔案管理員，在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)離職手續(xù)。專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密的檔案，經(jīng)公司主管檔案工作副總經(jīng)理同意，可以延長(zhǎng)向檔案室移交的期限；由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致檔案不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀時(shí)，可以提前移交。歸檔的文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，遵循其形成規(guī)律加以系統(tǒng)整理，按歸檔范圍及保管期限分類組卷，并編制卷內(nèi)文件目錄。各部門/公司檔案管理員應(yīng)檢查本部門/公司歸檔文件材料的齊全、

9、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制檔案移交清冊(cè)（附件3），由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后向百貨總部行政部移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。檔案人員接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。各地公司應(yīng)在每年3月1日前完成上一年度的文件資料整理歸檔，編制檔案移交清冊(cè)，并移交總部行政部。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)一式兩份，雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊(cè)及卷內(nèi)目錄應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子表格形式的文件備查。類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)一級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)一級(jí)類目是XX百貨檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定五個(gè)一級(jí)類目。其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：綜

10、合檔案、業(yè)務(wù)檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案和特種載體檔案，共五類。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)采用英文字母表示，如“A”為“綜合檔案”的標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)二級(jí)類目的設(shè)置，依據(jù)每一個(gè)一級(jí)類目的內(nèi)容特點(diǎn)，分別按職能、問題、項(xiàng)目等設(shè)置。2.1綜合類檔案的二級(jí)類目按部門職能設(shè)置；2.2業(yè)務(wù)類檔案的二級(jí)類目按部門職能設(shè)置；2.3合同類檔案的二級(jí)類目按項(xiàng)目設(shè)置；2.4財(cái)務(wù)類檔案的二級(jí)類目按帳薄、憑證、報(bào)告、其他分別設(shè)置；2.5特種載體檔案的二級(jí)類目按載體形式設(shè)置。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)采用漢字縮寫字母表示，如：“XZ”即“Xingzheng”（行政）的簡(jiǎn)稱。三、四級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置三級(jí)類目，三級(jí)類目是在二級(jí)類

11、目設(shè)置的基礎(chǔ)上，對(duì)二級(jí)類目的細(xì)劃分。檔號(hào)的編制4.1 XX百貨的檔號(hào)由三部分組成，即： 類目號(hào)+年度號(hào)+案卷號(hào)。4.2 類目號(hào)：類目號(hào)是檔案實(shí)體分類的類目代號(hào)。4.3 年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2008”即“2008年度”。4.4 案卷號(hào)：即案卷順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（1n），不編虛位。XX百貨各類檔案類目根據(jù)實(shí)際情況分別劃分到二級(jí)或三級(jí)。4.5 檔案標(biāo)識(shí)：采用漢字、英文字母、漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。為了避免重號(hào)，便于區(qū)分、查找和計(jì)算機(jī)檢索，二級(jí)類目和三級(jí)類目，三級(jí)類目和四級(jí)類目之間采用符號(hào)“.”間隔。類目與案卷號(hào)（實(shí)物編號(hào)）之間采用符號(hào)“”連接。三級(jí)類目的標(biāo)識(shí)

12、，一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”。如“以公司名義制發(fā)的文件”為“11”，其余三級(jí)類目依次為12,13，99,但10，20等帶“0”的數(shù)字不用。4.6 檔號(hào)模式綜合類行政部會(huì)議文件檔號(hào)模式示例：類目號(hào)（一三級(jí)類目）+年度號(hào)+案卷號(hào)A-XZ.19-2008-1 案卷號(hào) 年度號(hào) 三級(jí)類目（會(huì)議文件） 二級(jí)類目（行政部） 一級(jí)類目（綜合類）檔案實(shí)體排架：采用年代一級(jí)類目橫向排架。XX百貨檔案分類主表一級(jí)類目二級(jí)類目代號(hào)類目名稱代號(hào)類目名稱A綜合檔案ZB總經(jīng)辦RZ人力資源部XZ行政部XX信息部CJ籌建管理部CB成本管理部GC工程物管部AQ安全監(jiān)督部B業(yè)務(wù)檔案YY營(yíng)運(yùn)中心ZS招商中心C合同檔案SJ設(shè)計(jì)合同G

13、C工程合同XS銷售合同ZL租賃合同QT其它合同D財(cái)務(wù)檔案ZB賬簿PZ憑證BG報(bào)告QT其它E特種載體檔案SW實(shí)物ZP照片LY錄音帶LX錄像帶GP光盤QT其它三級(jí)類目及保管期限A-ZB 綜合檔案 總經(jīng)辦11以公司名義制發(fā)的文件永久12以公司名義對(duì)外簽署的重大商務(wù)談判（協(xié)商）形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、信函等法律文件13總經(jīng)理簽批的文件RZ綜合檔案 人力資源部11公司慶典資料永久12投訴材料13以人力資源部名義制發(fā)的文件二十年14薪酬檔案15員工資料16考核檔案17培訓(xùn)資料五年18簡(jiǎn)歷復(fù)試資料一年A-XZ 綜合檔案 行政部11公司設(shè)立、變更、年檢等工商相關(guān)文件永久1220年（含）以上有效或未注

14、明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料13公司年度工作總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告14公司制訂的規(guī)章制度15檔案借閱、移交、銷毀清冊(cè)16以行政部名義制發(fā)的文件二十年1720年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料18用印留存資料19會(huì)議文件五年21外部往來(lái)信函22固定資產(chǎn)臺(tái)帳、盤點(diǎn)報(bào)告、報(bào)廢清冊(cè)23低值易耗品及辦公用品臺(tái)帳一年A-XX 綜合檔案 信息部11軟件開發(fā)操作手冊(cè)永久12信息化建設(shè)培訓(xùn)資料、用戶使用手冊(cè)、系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)等五年13信息化管理制度A-CJ 綜合檔案 籌建管理部11規(guī)劃板塊的文件永久12施工現(xiàn)場(chǎng)交底圖13施工階段變更圖14籌建板塊的文件五年A-C

15、B 綜合檔案 成本管理部11招投標(biāo)文件永久12合格供方庫(kù)資料13非中標(biāo)單位投標(biāo)文件一年A-GC 綜合檔案 工程物管部11施工現(xiàn)場(chǎng)交底圖永久12施工階段變更圖13相關(guān)調(diào)改文件14工程進(jìn)度表一年A-AQ 綜合檔案 安全監(jiān)督部11應(yīng)急預(yù)案永久12安全宣傳資料13安全責(zé)任書14安全檢查報(bào)告五年15安全整改資料16安全管理方案、報(bào)告文件B-YY 業(yè)務(wù)檔案 營(yíng)運(yùn)中心11XX刊物、出版物永久12公司VI、形象、宣傳、廣告資料13反映公司和總經(jīng)理的相關(guān)媒體報(bào)道、文學(xué)、實(shí)物、圖片、語(yǔ)音、影像等一切有效記錄資料14媒體發(fā)稿原件五年B-ZS業(yè)務(wù)檔案 招商中心11戰(zhàn)略合作協(xié)議書永久12聯(lián)營(yíng)合同13商務(wù)條件14門店定位

16、報(bào)告15重點(diǎn)供應(yīng)商檔案16招商手冊(cè)五年C 合同檔案SJ設(shè)計(jì)合同永久GC工程合同XS銷售合同ZL租賃合同QT其它合同D 財(cái)務(wù)檔案BG財(cái)務(wù)報(bào)告永久YS預(yù)算檔案QT其它檔案CK現(xiàn)金和銀行存款日記賬二十五年ZB日記賬、明細(xì)賬、總賬、輔助賬十五年P(guān)Z憑證RS人事檔案十年E 特種載體檔案SW實(shí)物保管期限參照前述各類相同內(nèi)容檔案ZP照片LY錄音帶LX錄像帶GP光盤QT其它整理規(guī)則歸檔文件：公司在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件以“件”為單位，每份文件為一件，涉及同一主題的文件為一件，正文與附件為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、投標(biāo)書、刊物等一冊(cè)（本）為一件

17、。整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清楚，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，對(duì)傳真件、復(fù)印件，應(yīng)確保文字清晰可辨。歸檔文件一般按件裝訂，裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。對(duì)已裝訂成冊(cè)的可不再拆卷重裝。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左下側(cè)對(duì)齊。大于A

18、4幅面的要按A4的規(guī)格進(jìn)行折疊，小于16開幅面的要用A4紙進(jìn)行托裱。財(cái)務(wù)檔案裝訂另有規(guī)定的，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間順序、重要程度排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件可集中排列。對(duì)年度的判定，以文件落款日期為準(zhǔn)。跨年度形成的會(huì)議文件和案件材料等，統(tǒng)一在閉幕年和結(jié)案年立卷。幾份文件為一件時(shí)，以裝訂時(shí)排在前面的文件日期為準(zhǔn)。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄（附件4）設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面（附件5）設(shè)置組織機(jī)構(gòu)

19、名稱、問題（項(xiàng)目）名稱、保管期限等項(xiàng)目。目錄一式三套，一套由歸檔部門（公司）保存?zhèn)洳?，一套裝入檔案盒，一套檔案室備案。歸檔文件應(yīng)按機(jī)構(gòu)件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長(zhǎng)寬）, 盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm、50mm等。檔案盒應(yīng)在盒脊設(shè)置機(jī)構(gòu)名稱、問題（項(xiàng)目）名稱、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用-號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交時(shí)統(tǒng)一編制。 （附件6盒脊格式）備考表（附件7）置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。保存期限文檔保存

20、期限：原則上分為永久、長(zhǎng)期（二十年）、短期（二十年以下）。永久保存：公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則，董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表，政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)簽注文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證，工程設(shè)計(jì)圖及其他經(jīng)核定須永久保存的文書。二十年保存：預(yù)算決算報(bào)告類，會(huì)計(jì)憑證，事業(yè)計(jì)劃資料、請(qǐng)求審批提案文書、人事任命文書及其他經(jīng)核定須保存二十年的文書。五年保存：期滿或解除之合約、其他經(jīng)核定保存五年的文書。一年保存：臨時(shí)性文書或結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文書。保密制度檔案按密級(jí)程度可分為以下幾類：1.1絕密：指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的檔案；1.2機(jī)密：指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露

21、的檔案；1.3秘密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的檔案；1.4普通：指非機(jī)密檔案。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論；1.5傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的檔案。帶有密級(jí)的檔案，要在檔案的右上角標(biāo)記密級(jí)，機(jī)密（含）以上的檔案，應(yīng)專柜存放。XX百貨的一切規(guī)章制度、管理程序、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、投資信息、資本運(yùn)作信息、項(xiàng)目發(fā)展信息、銷售信息、人力資源信息、成本信息、客戶名單、投資計(jì)劃、談判底限等都屬于XX百貨商業(yè)秘密，未經(jīng)XX百貨總部批準(zhǔn)不得對(duì)外傳播。公司在對(duì)外交流與合作中需要提供檔案資料時(shí)，必須經(jīng)百貨總部分管檔案工作副總批準(zhǔn)同意。凡需提供涉密檔案資料時(shí)，應(yīng)以一定形式明確當(dāng)事人須承擔(dān)的保密義務(wù)和

22、責(zé)任。對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查詢，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。任何檔案未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意抄錄、拍照、復(fù)制和公布；凡是出借的檔案，利用者必須保證檔案的完整、準(zhǔn)確，不得轉(zhuǎn)借他人。涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后，檔案管理員應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)立即向上級(jí)匯報(bào)，及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。對(duì)違反保密制度而給公司造成損失的，公司將對(duì)當(dāng)事人及相關(guān)負(fù)責(zé)人給予嚴(yán)肅處理及至追究法律責(zé)任。借閱與利用員工借閱公司檔案，須填寫檔案借閱審批單（附件8），并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。員工借閱本部門檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；如查閱其它部門或公司檔案，須經(jīng)相關(guān)部門或相關(guān)公

23、司總經(jīng)理批準(zhǔn)；涉密及其它重要文件的借閱須經(jīng)百貨總部分管副總批準(zhǔn)。電子檔案的封存載體不得外借，利用時(shí)使用拷貝件。檔案借出時(shí)，檔案管理員應(yīng)填寫檔案借閱登記表（附件9），一般檔案借閱不超過(guò)一周，重要檔案當(dāng)日歸還，節(jié)假日期間，檔案應(yīng)送回行政部保管。凡延期使用者，要辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理員須當(dāng)面查看，并進(jìn)行注銷，如有遺失或損毀應(yīng)書面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，視情節(jié)輕重予以處理。檔案管理人員應(yīng)每月檢查借閱記錄，對(duì)到期未還的檔案及時(shí)催還。保存與銷毀檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取調(diào)整措施；定期擦拭檔案架，以防蟲蛀腐朽；檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細(xì)記錄，借用完畢的檔案及時(shí)收回，并放回原處

24、，不得串類易位。對(duì)保管到期的檔案，各公司應(yīng)組織專人進(jìn)行鑒定，鑒定工作由公司分管后勤副總、分管業(yè)務(wù)副總、行政部負(fù)責(zé)人三方組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。鑒定小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制檔案銷毀清冊(cè)（附件10），報(bào)百貨總部行政部審批后，進(jìn)行銷毀。檔案銷毀后，應(yīng)在保管期限上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并在案卷目錄上注明；銷毀清冊(cè)應(yīng)在立卷目錄上注明；銷毀報(bào)告和銷毀清冊(cè)應(yīng)立卷劃為永久保管。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，應(yīng)將“檔案續(xù)存單”附注在其保留文件上，并注明其他文件銷毀的日期。附件1XX百貨文件材料歸檔范圍及保管期限表綜合檔案總經(jīng)辦以公司名義制發(fā)的文件 永久以公

25、司名義對(duì)外簽署的重大商務(wù)談判（協(xié)商）形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、信函等法律文件 永久總經(jīng)理簽批的文件 永久人力資源部以人力資源部名義制發(fā)的文件 二十年薪酬檔案 二十年員工資料 二十年考核檔案 二十年培訓(xùn)資料 五年公司慶典資料 永久投訴材料 永久簡(jiǎn)歷復(fù)試資料 一年行政部以行政部名義制發(fā)的文件 二十年公司設(shè)立、變更、年檢等工商相關(guān)文件 永久20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料 永久20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料 二十年會(huì)議文件 五年外部往來(lái)信函 五年公司年度工作總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告 永久公司制訂的規(guī)章制度 永久

26、用印留存資料 二十年固定資產(chǎn)臺(tái)帳、盤點(diǎn)報(bào)告、報(bào)廢清冊(cè) 五年低值易耗品及辦公用品臺(tái)帳 一年檔案借閱、移交、銷毀清冊(cè) 永久信息部信息化建設(shè)培訓(xùn)資料、用戶使用手冊(cè)、系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)等 五年信息化管理制度 五年軟件開發(fā)操作手冊(cè) 永久籌建管理部籌建板塊的文件 五年規(guī)劃板塊的文件 永久施工現(xiàn)場(chǎng)交底圖 永久施工階段變更圖 永久成本管理部招投標(biāo)文件 永久非中標(biāo)單位投標(biāo)文件 一年合格供方庫(kù)資料 永久工程物管部工程進(jìn)度表 一年施工現(xiàn)場(chǎng)交底圖 永久施工階段變更圖 永久相關(guān)調(diào)改文件 永久安全監(jiān)督部應(yīng)急預(yù)案 永久安全檢查報(bào)告 五年安全整改資料 五年安全宣傳資料 永久安全責(zé)任書 永久安全管理方案、報(bào)告文件 五年業(yè)務(wù)檔案營(yíng)運(yùn)中心XX刊物、出版物 永久媒體發(fā)稿原件 五年公司VI、形象、宣傳、廣告資料 永久反映公司和總經(jīng)理的相關(guān)媒體報(bào)道、文學(xué)、實(shí)物、圖片、語(yǔ)音、影像等一切有效記錄資料 永久招商中心戰(zhàn)略合作協(xié)議書 永久招商手冊(cè) 五年聯(lián)營(yíng)合同 永久商務(wù)條件 永久門店定位報(bào)