行政人事管理制度手冊(cè)范本

1、. .PAGE86 / NUMPAGES86行政人事管理制度手冊(cè)目 錄1. 行政人事部組織架構(gòu)與人員編制.組織結(jié)構(gòu).人員編制2. 管轄圍3. 崗位職責(zé)3.1 行政人事經(jīng)理崗位職責(zé)3.2 行政人事主管崗位職責(zé)3.3 行政人事助理崗位職責(zé)3.4 物資采購(gòu)員崗位職責(zé)3.5 倉(cāng)庫(kù)管理員崗位職責(zé)3.6 宿舍管理員崗位職責(zé)4. 工作規(guī)程/制度4.1行政管理工作規(guī)程4.1.1公文處理工作規(guī)程4.1.2印章管理工作規(guī)程4.1.3管理工作規(guī)程4.1.4檔案管理工作規(guī)程4.1.5固定資產(chǎn)管理工作規(guī)程4.1.6辦公用品管理工作規(guī)程4.1.7會(huì)議制度4.1.8員工制服管理工作規(guī)程4.1.9倉(cāng)庫(kù)管理工作規(guī)程4.1.10

2、宿舍管理制度4.1.11員工食堂管理制度4.2人事管理工作規(guī)程4.2.1人事招聘、調(diào)配、勞動(dòng)關(guān)系解除管理工作規(guī)程4.2.2培訓(xùn)管理工作規(guī)程5. 相關(guān)質(zhì)量記錄表格5.1 附件一發(fā)文處理單5.2附件二外來(lái)文件清單5.3附件三文件傳閱單5.4附件四文件發(fā)放登記表5.5附件五用章申請(qǐng)表5.6附件六印章借用審批表5.7附件七檔案移交書5.8附件八檔案移交案卷目錄表5.9附件九卷目錄5.10附件十檔案借閱申請(qǐng)表5.11附件十一檔案借還登記表5.12附件十二檔案鑒定申請(qǐng)表5.13附件十三檔案鑒定與銷毀目錄5.14附件十四資產(chǎn)登記表5.15附件十五資產(chǎn)調(diào)撥單5.16附件十六固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表5.17附件十七低

3、值易耗品報(bào)廢審批表5.18附件十八固定資產(chǎn)賠償審批表5.19附件十九資產(chǎn)盤點(diǎn)表5.20附件二十資產(chǎn)移交表5.21附件二十一打印/復(fù)印登記表5.22附件二十二辦公用品領(lǐng)用登記表5.23附件二十三行車記錄表5.24附件二十四會(huì)議簽到表5.25附件二十五入庫(kù)單5.26附件二十六出庫(kù)單5.27附件二十七臺(tái)賬5.28附件二十八物品領(lǐng)用登記表5.29附件二十九物品借用登記表5.30附件三十盤點(diǎn)表5.31附件三十一員工招聘登記表5.32附件三十二面談?dòng)涗洷?.33附件三十三轉(zhuǎn)正審批表5.34附件三十四調(diào)動(dòng)通知書5.35附件三十五交接清單5.36附件三十六員工離職表5.37附件三十七培訓(xùn)（會(huì)議）記錄表5.38

4、附件三十八培訓(xùn)計(jì)劃表1. 行政人事部組織架構(gòu)與人員編制 組織架構(gòu)（略） 人員 各項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和實(shí)際情況確定人員編制。2. 管轄圍行政人事部是項(xiàng)目的行政人事職能部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶服務(wù)中心的指導(dǎo)下開展工作。主要負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心的行政管理和人力資源管理工作。包括行政事務(wù)、制度建設(shè)、后勤保障、對(duì)外事務(wù)、人員招聘、人員培訓(xùn)、薪酬管理、人員考核等工作。3. 崗位職責(zé) 行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé)3.1.1 層級(jí)關(guān)系：3.1.1.1 直接上級(jí)：總物業(yè)經(jīng)理3.1.1.2 直接下級(jí)：行政人事副經(jīng)理、行政人事助理、物資采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管理員、宿舍管理員3.1.2 崗位職責(zé)：3.1.2.1 貫徹執(zhí)行總物業(yè)經(jīng)理下達(dá)的

5、各項(xiàng)工作指示；3.1.2.2 定期向總物業(yè)經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告與計(jì)劃；3.1.2.3 與時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織協(xié)調(diào)工作流程的改進(jìn)，主動(dòng)協(xié)調(diào)并有效解決客服中心的問題。3.1.2.4 制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落實(shí)情況；3.1.2.5 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心各種會(huì)議、活動(dòng)的組織籌備工作；3.1.2.6 代表客戶服務(wù)中心與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系，接待客戶服務(wù)中心重要來(lái)訪客人，處理行政人事方面的重要函件；3.1.2.7 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客服中心的資產(chǎn)與檔案管理工作；統(tǒng)籌客服中心各類證照的辦理；3.1.2.8 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客戶服務(wù)中心的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和

6、保持良好的工作環(huán)境；3.1.2.9 組織客戶服務(wù)中心有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查客戶服務(wù)中心工作的執(zhí)行情況；3.1.2.10 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)客戶服務(wù)中心部門間的合作關(guān)系，調(diào)解工作中發(fā)生的問題，定期組織做好辦公職能檢查；3.1.2.11 協(xié)助公司建立并維護(hù)組織架構(gòu)，明確各部門職責(zé)與各崗位權(quán)責(zé)與工作關(guān)系；3.1.2.12 負(fù)責(zé)規(guī)與完善公司相關(guān)管理制度，積極倡導(dǎo)企業(yè)文化導(dǎo)向，推動(dòng)與營(yíng)造客服中心健康文化氛圍；推進(jìn)集團(tuán)部的企業(yè)文化建設(shè)，增加員工對(duì)企業(yè)的歸屬感和忠誠(chéng)度；3.1.2.13 建立、推進(jìn)、完善符合公司業(yè)務(wù)需求與發(fā)展的培訓(xùn)體系，組織落實(shí)培訓(xùn)工作，提高員工的任職技能，促進(jìn)員工的職業(yè)化發(fā)展；3.

7、1.2.14 建立和培訓(xùn)職業(yè)化的人才隊(duì)伍，培養(yǎng)、選拔與推薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部；3.1.2.15 負(fù)責(zé)組織員工集體活動(dòng)與文化生活；3.1.2.16 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.2 行政人事主管3.2.1 層級(jí)關(guān)系：3.2.1.1 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.2.1.2 直接下級(jí)：無(wú)3.2.2 崗位職責(zé)：3.2.2.1 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.2.2.2 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告與計(jì)劃；3.2.2.3 協(xié)助行政人事經(jīng)理開展后勤、資產(chǎn)管理等工作；3.2.2.4 負(fù)責(zé)辦理客戶服務(wù)中心各類營(yíng)業(yè)證照與年審工作，對(duì)各類證照與時(shí)進(jìn)行檔案登記；3.2.2.5 協(xié)助行政人事經(jīng)理

8、監(jiān)督、檢查本部門各崗位工作任務(wù)的執(zhí)行情況；3.2.2.6 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3 行政人事助理3.3.1 層級(jí)關(guān)系：3.3.1.1 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.3.1.2 直接下級(jí)：無(wú)3.3.2 崗位職責(zé)：3.3.2.1 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.3.2.2 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告與計(jì)劃；3.3.2.3 負(fù)責(zé)控制客戶服務(wù)中心各項(xiàng)行政費(fèi)用的開支；3.3.2.4 協(xié)助組織客戶服務(wù)中心的團(tuán)隊(duì)與文化活動(dòng)；3.3.2.5 在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、客戶服務(wù)中心部溝通、文件收發(fā)等工作； 3.3.2.6 貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務(wù)培

9、訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺悟和業(yè)務(wù)水平；3.3.2.7 負(fù)責(zé)審核、辦理員工請(qǐng)假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作員工薪酬表；3.3.2.8 配合各部門的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以與人員招聘、后勤組織工作；3.3.2.9 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心對(duì)、對(duì)外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作；3.3.2.10 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心人事、文檔管理工作，收集各類人員信息建立人才庫(kù)，為推動(dòng)客戶服務(wù)中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻(xiàn)策；3.3.2.11 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.4 物資采購(gòu)員3.4.1 層級(jí)關(guān)系：3.4.1.1 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.4.1.2 直接下級(jí)：無(wú)3.4.2 崗位職責(zé)：3.4.

10、2.1 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.4.2.2 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告與計(jì)劃；3.4.2.3 嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；3.4.2.4 負(fù)責(zé)日常零星物資采購(gòu)，收集采購(gòu)資料，填寫和匯總各部門提交的物資申請(qǐng)單或物資/服務(wù)供方（品牌）申請(qǐng)表，報(bào)行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方可采購(gòu)，對(duì)手續(xù)不齊全的申請(qǐng)物資不予購(gòu)買，嚴(yán)禁在采購(gòu)時(shí)收取回扣或有違公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定的行為；3.4.2.5 做到所需物資與時(shí)購(gòu)買，與時(shí)入庫(kù)，做好登記和報(bào)銷手續(xù)；3.4.2.6 了解各類物資的合理價(jià)格與要求，確保物美價(jià)廉，努力節(jié)約成本開支；3.4.2.7

11、 每月對(duì)各部門日常維修材料、清潔用具進(jìn)行集中采購(gòu)，積極認(rèn)真的完成采購(gòu)、供應(yīng)工作，保證物品質(zhì)量、價(jià)格的合理性；3.4.2.8 每季度填寫物資采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)工作評(píng)估表，并于每季度首月15日前報(bào)總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財(cái)務(wù)部備案；3.4.2.9 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.5 倉(cāng)庫(kù)管理員3.5.1 層級(jí)關(guān)系：3.5.1.1 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.5.1.2 直接下級(jí)：無(wú)3.5.2 崗位職責(zé)：3.5.2.1 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.5.2.2 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告與計(jì)劃；3.5.2.3 嚴(yán)格執(zhí)行公司倉(cāng)庫(kù)管理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；

12、3.5.2.4 負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)過檢驗(yàn)合格的物資按指定位置入庫(kù)，核實(shí)后登記入賬；3.5.2.5 根據(jù)物資的性能、品種、型號(hào)、用途、包裝等特點(diǎn)以與易燃、易爆、易揮發(fā)、易受潮物資的特性和倉(cāng)庫(kù)條件，實(shí)行分區(qū)分類的物資定位管理，倉(cāng)庫(kù)各類物資必須做好標(biāo)識(shí)，所有物資包裝標(biāo)識(shí)一律向外；3.5.2.6 物資的出庫(kù)必須憑客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽發(fā)的物資領(lǐng)(借)用單，項(xiàng)目應(yīng)清楚，否則應(yīng)拒絕發(fā)放物資；3.5.2.7 對(duì)于日常借出之用具、器具，入庫(kù)時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢證，確認(rèn)無(wú)損后方可入庫(kù)，對(duì)于不常用的工具、器具要定期維護(hù)；3.5.2.8 保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的溫、濕度，并做好清潔工作，配備好必要的滅火器材；3.5.2.9 物資出庫(kù)必須與時(shí)登帳，物

13、資要按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放；3.5.2.10 每月25號(hào)需對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并報(bào)行政人事經(jīng)理審核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批；3.5.2.11 每月28號(hào)前統(tǒng)計(jì)上月材料使用情況，并將下月所需材料申請(qǐng)表報(bào)行政人事經(jīng)理審核，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批后，交采購(gòu)員購(gòu)買；3.5.2.12 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心各類資產(chǎn)的管理工作，設(shè)立資產(chǎn)分類賬本，每月進(jìn)行核查工作，掌握各類資產(chǎn)的使用狀況、技術(shù)性能；3.5.2.13 負(fù)責(zé)資產(chǎn)（包括低值易耗品）購(gòu)置或報(bào)廢；3.5.2.14 熟悉使用公司資產(chǎn)管理軟件，根據(jù)每月資產(chǎn)核查情況與時(shí)予以修改更正；3.5.2.15 對(duì)樣板房物資和地產(chǎn)方委托代管物資進(jìn)行管理；3.5.2.16 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

14、交辦的其他工作。3.6 宿舍管理員3.6.1 層級(jí)關(guān)系：3.6.1.1 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.6.1.2 直接下級(jí)：無(wú)3.6.2 崗位職責(zé)：3.6.2.1 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.6.2.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督做好員工宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃與整理工作；3.6.2.3 按規(guī)定對(duì)住宿人員進(jìn)行登記，安排床位；3.6.2.4 檢查工作區(qū)域住宿秩序與安全工作；3.6.2.5 保持樓層各項(xiàng)設(shè)施的完好和運(yùn)行正常；3.6.2.6 對(duì)住宿人員提供叫早、留言、傳呼等服務(wù)；3.6.2.7 處理工作區(qū)域出現(xiàn)的意外情況；3.6.2.8 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。4. 工作規(guī)程/制度4.1 行政管理工作規(guī)

15、程4.1.1 公文處理工作規(guī)程4.1.1.1 目的使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更與時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)、。4.1.1.2 適用圍所有外來(lái)與本中心文件。4.1.1.3 公文的處理4.1.1.3.1 公文種類：除外來(lái)函外，本中心的公文是中心與所屬物業(yè)公司在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)體式的文書，是傳達(dá)貫徹中心決策、執(zhí)行上級(jí)和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實(shí)行行政管理措施、請(qǐng)示和答復(fù)問題、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)部和對(duì)外交往的重要工具，也是中心行使職能的重要手段和依據(jù)。根據(jù)實(shí)際工作需要，按照公文使用圍和作用主要使用下列文種：4.1.1.3.1.1 決議：凡經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求所屬部門

16、貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。4.1.1.3.1.2 決定：對(duì)某些重要事項(xiàng)或重要問題做出安排或處理。4.1.1.3.1.3 通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)、同級(jí)機(jī)關(guān)(部門)和不相隸屬機(jī)關(guān)(部門)的公文批轉(zhuǎn)所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種”。常用“會(huì)議通知”、“任免通知”等。4.1.1.3.1.4 通報(bào)：通報(bào)工作情況或好壞典型事例與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)、批評(píng)后進(jìn)等用“通報(bào)”。4.1.1.3.1.5 報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)的詢問等。4.1.1.3.1.6 請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)對(duì)某些重要工作做出指示

17、、答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用“請(qǐng)示”。4.1.1.3.1.7 批復(fù)：批準(zhǔn)或答復(fù)下屬單位(部門)請(qǐng)示的事項(xiàng)。4.1.1.3.1.8 函：與不相隸屬機(jī)關(guān)(部門)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題等用“函”。4.1.1.3.1.9 會(huì)議紀(jì)要：記載或傳達(dá)會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)。4.1.1.3.2 公文格式嚴(yán)格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的AA物業(yè)地區(qū)分公司公文發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)格式與集團(tuán)恒地司辦字2007第005號(hào)公文標(biāo)準(zhǔn)格式執(zhí)行。4.1.1.3.3 發(fā)文辦理4.1.1.3.3.1 公文起草的基本要求4.1.1.3.3.1.1 重點(diǎn)要突出，觀點(diǎn)要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)

18、，層次要分明；4.1.1.3.3.1.2 擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆或紅筆書寫；4.1.1.3.3.1.3 文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負(fù)責(zé)擬稿的人員要對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。4.1.1.3.3.2 公文的審批簽發(fā)程序行文稿先由行文部門經(jīng)理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一般不得直接將文稿呈送中心領(lǐng)導(dǎo)；如需會(huì)簽的，送會(huì)簽部門審稿，然后由行政人事助理將符合要求的文稿送中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?！罢?qǐng)示”、“報(bào)告”和對(duì)外行文由中心總物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)，一般例行事務(wù)性公文，由部門經(jīng)理簽發(fā)，最后安排打印。4.1.1.3.3.3 正式發(fā)文需填寫發(fā)文處理單，簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可

19、用印、分發(fā)與登記。4.1.1.3.3.4 公文正式印制前，行政部（行政人事部）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。4.1.1.3.4 收文辦理4.1.1.3.4.1 一切外來(lái)公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并根據(jù)實(shí)際需要與時(shí)分送（各部門應(yīng)簽收），同時(shí)，應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表；4.1.1.3.4.2 根據(jù)公文性質(zhì)和容，由行政人事助理提出處理意見，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或根據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，并附文件傳閱單；4.1.1.3.4.3 凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政人事助理負(fù)責(zé)催辦，并將落實(shí)結(jié)果報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。4

20、.1.1.3.4.4 承辦公文是指接受辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以與轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請(qǐng)示的公文，凡屬本中心權(quán)限圍能批復(fù)的事項(xiàng)，一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議決定后再批復(fù)呈文單位，時(shí)限一般不得超過一周，重要事項(xiàng)和重要問題的請(qǐng)示，可直接送領(lǐng)導(dǎo)審閱后批復(fù)，時(shí)限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，與時(shí)催辦和跟蹤，避免延誤。4.1.1.3.5 公文歸檔4.1.1.3.5.1 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)與時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。4.1.1.3.5.2 歸檔圍的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主

21、要工作情況，便于保管和利用。4.1.1.3.5.3 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。4.1.1.3.5.4 本單位負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。4.1.1.3.5.5 擬制、修改和簽批公文書寫與所用紙和字跡材料必須符合存檔要求。4.1.1.3.6 公文的整理與銷毀4.1.1.3.6.1 公文由行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。4.1.1.3.6.2 行政人事部應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。4.1.1.3.6.3 密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)在辦公室閱辦，不準(zhǔn)帶離，不準(zhǔn)擅自傳閱或復(fù)印。復(fù)制上

22、級(jí)單位的秘密公文，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印單位名稱、翻印日期和份數(shù)；公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位證明章。復(fù)制公文應(yīng)當(dāng)與正式公文同樣管理。 4.1.1.3.6.4 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4.1.1.3.6.5 公文銷毀應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行。4.1.1.4 引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4.1.1.4.1 發(fā)文處理單4.1.1.4.2 外來(lái)文件清單4.1.1.4.3 文件傳閱單4.1.1.4.4 文件發(fā)放登記表4.1.2 印章管理工作規(guī)程4.1.2.1 目的加強(qiáng)、規(guī)印章的管理，維護(hù)印章的法定權(quán)威與使用效用。4.1.2.2 圍

23、本制度適合于中心印章管理與設(shè)有部門印章的各部門印章管理。4.1.2.3 職責(zé)行政人事部是印章管理的職能部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督本規(guī)定的實(shí)施。4.1.2.4 印章的啟用與停用、銷毀4.1.2.4.1 印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。由中心或啟用印章部門提出書面申請(qǐng)，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后申報(bào)、刻制、啟用。4.1.2.4.2 印章停用。由中心或擬停用印章部門提出書面申請(qǐng)，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后執(zhí)行。4.1.2.4.3 印章銷毀。按公司規(guī)定執(zhí)行。4.1.2.5 印章保管4.1.2.5.1 中心印章：行政人事部印章管理員管理。4.1.2.5.2 部門印章：由部門經(jīng)理指定專人管理。4.1.2

24、.5.3 印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)與時(shí)收存鎖好。4.1.2.6 印章使用審批規(guī)定4.1.2.6.1 中心印章的使用，由中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，部門印章的使用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。4.1.2.6.2 使用各級(jí)印章須先填寫行政人事部制定的用章申請(qǐng)表，呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到印章管理員處加蓋印章。4.1.2.6.3 印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。4.1.2.6.4 不得在空白紙、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按公司規(guī)定權(quán)限審批。4.1.2.6.5 如因工作需要將印章帶出室外使用，應(yīng)事先填寫印章借用審批表報(bào)批

25、，獲準(zhǔn)后由印章管理人員和經(jīng)辦人共同攜帶出外使用。4.1.2.6.6 出現(xiàn)急需用印的文書，在有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)未能與時(shí)簽字的情況下，須由印章管理員和用印申請(qǐng)人共同在場(chǎng)，請(qǐng)示有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后的1個(gè)工作日以完成補(bǔ)簽手續(xù)。4.1.2.7 責(zé)任 印章管理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，中心一律視作個(gè)人行為，由此而引起的法律責(zé)任以與其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔(dān)。同時(shí)中心將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。4.1.2.8 引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4.1.2.8.1 用章申請(qǐng)表 4.1.2.8.2 印章借用審批表 4.1.3

26、 管理工作規(guī)程4.1.3.1 目的 加強(qiáng)中心對(duì)工作的規(guī)，嚴(yán)謹(jǐn)，確保中心工作落實(shí)到中心每一個(gè)員工。4.1.3.2 適用圍 中心與所屬各部門。4.1.3.3 員的設(shè)立中心行政人事部設(shè)員（由行政人事助理兼任）1人，負(fù)責(zé)中心秘密文件、資料以與涉密業(yè)務(wù)的管理工作，各部相應(yīng)確定兼職員1人。4.1.3.4 事項(xiàng)4.1.3.4.1 與中心有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。4.1.3.4.2 中心各級(jí)須的辦公會(huì)議記錄。4.1.3.4.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、員工工資表等。4.1.3.4.4 本中心質(zhì)量體系有關(guān)文件資料。4.1.3.5 秘密文件、資料的管理4.1.3.5.1 所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)

27、或授權(quán)不得擅自翻印，如需復(fù)制，須按規(guī)定申請(qǐng)審批。4.1.3.5.2 收發(fā)秘密文件資料，由行政人事部員負(fù)責(zé)；有關(guān)調(diào)查材料，檢舉揭發(fā)材料由行政人事部或部門專人負(fù)責(zé)；凡署名中心領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)拆封；秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁將秘密文件、資料放在不安全的地方。4.1.3.5.3 秘密文件、資料必須放入柜，由員管理，個(gè)人不得保存；定期清查退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要與時(shí)報(bào)告并追查處理。4.1.3.6 通訊規(guī)定4.1.3.6.1 各部門由專人管理的辦公設(shè)備，非本機(jī)使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。4.1.3.6.2 電腦工作人員要嚴(yán)守制度，避免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、

28、更改或丟失。4.1.3.6.3 任何個(gè)人都不準(zhǔn)在通信、通話中涉與本中心在商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的重要信息；個(gè)人不得偷看中心秘密文件和打聽中心秘密性的會(huì)議容。4.1.3.7 泄密的處理凡發(fā)生遺失中心秘密文件、資料或泄密案件時(shí)，應(yīng)立即向行政人事部員和中心領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并與時(shí)采取補(bǔ)救措施；發(fā)生竊密案件，還應(yīng)與時(shí)向當(dāng)?shù)毓膊块T報(bào)告。4.1.4 檔案管理工作規(guī)程4.1.4.1 目的 使中心的檔案管理規(guī)化、程序化以方便工作中的查找、使用與。4.1.4.2 適用圍 客戶服務(wù)中心所有檔案與對(duì)業(yè)主檔案的管理。4.1.4.3 職責(zé)4.1.4.3.1 行政人事部是客服中心檔案管理的主管部門，需設(shè)立中心統(tǒng)一檔案客服中心，每三個(gè)月組織

29、各部門檔案員進(jìn)行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料移交工作。4.1.4.3.2 行政人事部負(fù)責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對(duì)外往來(lái)的各類公文、中心部重要文件；中心部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等等的管理工作。4.1.4.3.3 管家部負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案資料、物業(yè)資料、出租房屋資料、車輛資料、收費(fèi)資料、業(yè)主委員會(huì)資料等的管理工作。4.1.4.3.4 工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等技術(shù)檔案與工程圖紙等的管理工作。4.1.4.3.5 保安部負(fù)責(zé)治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等相關(guān)資料的管理工作。4.1.4.3.6 社區(qū)文化部負(fù)責(zé)社區(qū)文化資料的管理工

30、作。4.1.4.4 檔案管理圍4.1.4.4.1 行政檔案資料4.1.4.4.2 人事管理相關(guān)材料?？蛻舴?wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。4.1.4.4.3 中心證照與其他相關(guān)資料。4.1.4.4.4 中心對(duì)外往來(lái)的各類公文、中心部重要文件等。4.1.4.4.5 中心部重大活動(dòng)、事件記錄。包括但不限于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品。4.1.4.4.6 物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等。4.1.4.4.7 業(yè)戶檔案資料。主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、明材料以與裝修申請(qǐng)表等。4.1.4.4.8 物業(yè)資料。4.1.4.4.

31、9 物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。4.1.4.4.10 出租房屋資料。4.1.4.4.11 車輛資料。4.1.4.4.12 收費(fèi)資料。4.1.4.4.13 業(yè)主委員會(huì)資料。4.1.4.4.14 工程技術(shù)檔案。包括工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等。4.1.4.4.15 工程圖紙資料。可分為：建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。4.1.4.4.16 治安資料。4.1.4.4.17 消防資料。4.1.4.4.18 保衛(wèi)、安全、秩序資料。4.1.4.4.19 社區(qū)文化資

32、料。4.1.4.4.20 其他資料。4.1.4.5 檔案資料的移交和歸檔要求4.1.4.5.1 移交前資料管理4.1.4.5.1.1 檔案資料在移交前由中心檔案資料員負(fù)責(zé)存檔管理。4.1.4.5.1.2 中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒），中心檔案資料員對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。4.1.4.5.1.3 存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級(jí)性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。對(duì)于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級(jí)分類分柜存放。4.1.4.5.2 移交4.1.4.5.2.1 根據(jù)需要，客戶服務(wù)中心定期將以下資料

33、移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一管理（移交相關(guān)表格請(qǐng)參見檔案移交書、檔案移交案卷目錄表、卷目錄），實(shí)物檔案、聲像檔案、資料類檔案等其他資料由中心檔案管理員負(fù)責(zé)自行統(tǒng)一管理：4.1.4.5.2.1.1 工作計(jì)劃、國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)、以中心與職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以與與中心職能有密切關(guān)系或由中心承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件等檔案資料。4.1.4.5.2.1.2 重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)施等方面與自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄與相關(guān)材料。4.1.4.5.2.1.3 合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。主要包括中心所簽訂的合同資料，監(jiān)察職

34、能部門對(duì)中心進(jìn)行檢查的書面與取證材料以與中心固定資產(chǎn)相關(guān)材料。4.1.4.5.2.2 資料歸檔前各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。4.1.4.5.2.3 移交時(shí)，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。4.1.4.5.2.4 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份。4.1.4.5.2.5 對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室簽字確認(rèn)，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。4.1.4.5.3 歸檔要求4.1.4.5.3.1 要求與時(shí)、

35、準(zhǔn)確、規(guī)地進(jìn)行歸檔。4.1.4.5.3.2 歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙與其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類、排列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒、編制檔案目錄。4.1.4.5.3.3 幅面一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mmx210mm)，圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。非A4圖幅圖紙可以通過粘貼與折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成A4規(guī)格，豎向按順時(shí)針方向向折，圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露在外面。4.1.4.5.3.4 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清

36、楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。4.1.4.5.3.5 歸檔的文件原則上一律為原件（除歸檔圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。4.1.4.5.3.6 熱敏 紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。4.1.4.5.3.7 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以與每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。4.1.4.5.3.8 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉與工程圖紙、管網(wǎng)分布與走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。4.1.4.5.3.9 聲像類、實(shí)物類檔案資料要

37、清晰完整、符合集團(tuán)檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。4.1.4.6 檔案資料的借閱4.1.4.6.1 檔案資料借閱事項(xiàng)規(guī)定4.1.4.6.1.1 借閱的檔案資料必須按時(shí)歸還，并與時(shí)辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一般不超過7天，超過7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15天者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問責(zé)處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問責(zé)并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門處理。4.1.4.6.1.2 借閱者不經(jīng)允許不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員

38、進(jìn)行審查和核對(duì)。4.1.4.6.1.3 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，并保證如期歸還。4.1.4.6.1.4 實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。4.1.4.6.2 借閱審批權(quán)限4.1.4.6.2.1 證照、各種重要決定、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、上級(jí)批示、中層以上人員人事檔案、重大突發(fā)事件處理相關(guān)記錄、管理監(jiān)察類檔案等由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.2 業(yè)戶檔案的使用和借閱須由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批，超過三十份業(yè)戶檔案外傳、復(fù)印需同時(shí)經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.3 一般人事檔案資料由

39、行政人事部經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.4 三十份以下（不含三十份）設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案由部門主管審批，超過三十份需部門經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.5 十份以下（不含十份）實(shí)物檔案、聲像檔案由部門主管審批，三十份以下（不含三十份）需部門經(jīng)理審批，超過三十份需同時(shí)經(jīng)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.6 一般客戶服務(wù)資料、業(yè)主委員會(huì)資料、社區(qū)文化資料、物業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、工程維修資料、設(shè)備運(yùn)行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由保管部門主管審批。4.1.4.7 檔案資料密級(jí)確定與管理4.1.4.7.1 各客戶服務(wù)中心檔案資料密級(jí)分為、秘密、普通三等級(jí)。4.1.4.7.2

40、查閱檔案資料，只能在檔案室查閱。4.1.4.7.3 須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)資料，且檔案室門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。4.1.4.7.4 檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)與時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。4.1.4.8 檔案資料分類與編目原則嚴(yán)格參照AA物業(yè)檔案管理辦法執(zhí)行。4.1.4.9 檔案資料管理和鑒定4.1.4.9.1 檔案室的設(shè)置4.1.4.9.1.1 客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實(shí)際情況，是否設(shè)置與檔案室分開的獨(dú)立資料保管室。若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放，但在室須分類明確，至少保證具有相對(duì)獨(dú)立的空間并能保證資

41、料的安全與完備。4.1.4.9.1.2 庫(kù)房設(shè)置的具體要求：4.1.4.9.1.2.1 庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險(xiǎn)物品，配備滅火器材，標(biāo)示禁止煙火標(biāo)志。4.1.4.9.1.2.2 庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。標(biāo)準(zhǔn)溫度14-24，標(biāo)準(zhǔn)濕度45-60%；聲像類庫(kù)房溫度宜18-24，相對(duì)濕度宜35-45%。4.1.4.9.1.2.3 庫(kù)房盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號(hào)，編制檔案資料存放位置索引。4.1.

42、4.10 檔案資料統(tǒng)計(jì)4.1.4.10.1 各客戶服務(wù)中心在每年12月31日前對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。4.1.4.10.2 各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整。4.1.4.10.3 各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)客戶服務(wù)中心總經(jīng)理。4.1.4.10.4 統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際。4.1.4.11 檔案資料的鑒定4.1.4.11.1 檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。4.1.4.11.2 經(jīng)鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值的檔案資

43、料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定（請(qǐng)參見檔案鑒定申請(qǐng)表）。4.1.4.11.3 技術(shù)檔案資料鑒定時(shí)，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。4.1.4.11.4 不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。4.1.4.12 檔案資料的銷毀4.1.4.12.1 經(jīng)鑒定后批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或當(dāng)作廢紙出售（請(qǐng)參見檔案鑒定與銷毀目錄）。4.1.4.12.2 銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核做銷毀的檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字。4.1.4.12.3 檔

44、案室應(yīng)與時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。4.1.4.13 相關(guān)文件和記錄表格4.1.4.13.1 檔案移交書4.1.4.13.2 檔案移交案卷目錄表4.1.4.13.3 卷目錄4.1.4.13.4 檔案借閱申請(qǐng)表4.1.4.13.5 檔案借還登記表4.1.4.13.6 檔案鑒定申請(qǐng)表4.1.4.13.7 檔案鑒定與銷毀目錄4.1.5 固定資產(chǎn)管理工作規(guī)程4.1.5.1 目的 使中心的固定資產(chǎn)得到有效管理，有效使用資產(chǎn)，防止資產(chǎn)流失，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配物資，更好地為中心發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。4.1.5.2 適用圍 中心各部門。4.1.5.3 職責(zé)行政人事部負(fù)責(zé)中心所有資產(chǎn)的申購(gòu)與公

45、用資產(chǎn)的管理，各部門使用人/資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)所使用的資產(chǎn)的管理。4.1.5.4 資產(chǎn)的劃分與資產(chǎn)管理流程4.1.5.4.1 資產(chǎn)按公司有關(guān)制度規(guī)定劃分為低值易耗品和固定資產(chǎn)，對(duì)低值易耗品不必編號(hào)造卡，只登記造冊(cè)列入管理。4.1.5.4.2 資產(chǎn)管理流程：所有資產(chǎn)須經(jīng)申購(gòu)批準(zhǔn)后才能購(gòu)買，且購(gòu)買的資產(chǎn)須入庫(kù)后才能領(lǐng)用，資產(chǎn)的調(diào)撥報(bào)廢須按以下4.1.5.7條規(guī)定執(zhí)行。4.1.5.5 資產(chǎn)的申購(gòu)由行政人事部根據(jù)各部門申購(gòu)計(jì)劃，先進(jìn)行審核簽署意見，報(bào)中心總經(jīng)理審批，然后遵循公司資產(chǎn)采購(gòu)規(guī)定程序報(bào)批購(gòu)置。4.1.5.6 資產(chǎn)入庫(kù)4.1.5.6.1 一切購(gòu)進(jìn)的物資材料，均需資產(chǎn)管理員、采購(gòu)員和使用部門指定人員

46、共同驗(yàn)收，檢查購(gòu)進(jìn)物品的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求，相關(guān)資料是否齊全(含采購(gòu)審批表、合同、承諾書、發(fā)票、送貨單、說明書等)。4.1.5.6.2 驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)管理員填寫進(jìn)倉(cāng)單，經(jīng)手人簽字后辦理入庫(kù)手續(xù)。4.1.5.6.3 物資入倉(cāng)后資產(chǎn)管理員應(yīng)與時(shí)將使用說明書、保修卡、圖紙等相關(guān)資料存檔，以備日后保養(yǎng)、維修使用。4.1.5.6.4 已辦理入庫(kù)的固定資產(chǎn)、低值易耗品，資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)登記卡并登記臺(tái)帳（資產(chǎn)登記表），要求手續(xù)完善，登帳與時(shí)，記錄詳細(xì)，包括資產(chǎn)名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量、金額、購(gòu)入時(shí)間、使用地點(diǎn)、責(zé)任人等，并通知使用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.1.5.7 資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、賠償

47、管理4.1.5.7.1 中心對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行合理配置，實(shí)行誰(shuí)使用誰(shuí)管理的辦法，部門有專人管理，責(zé)任到人。4.1.5.7.2 固定資產(chǎn)和低值易耗品調(diào)撥，由使用部門填寫資產(chǎn)調(diào)撥單，資產(chǎn)管理員簽署意見，按流程審批后完成。資產(chǎn)調(diào)撥后資產(chǎn)管理員須與時(shí)在臺(tái)帳上注明并更改相關(guān)部門資產(chǎn)登記資料，并報(bào)財(cái)務(wù)部門做相應(yīng)變更登記。4.1.5.7.3 資產(chǎn)報(bào)廢或因遺失、損壞、被盜需賠償時(shí)，由使用部門填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表或低值易耗品報(bào)廢審批表、固定資產(chǎn)賠償審批表，資產(chǎn)管理員簽署意見，財(cái)務(wù)部填寫折舊情況并簽署意見，然后按公司規(guī)定權(quán)限審批。財(cái)務(wù)部按批準(zhǔn)意見辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，資產(chǎn)管理員進(jìn)行資產(chǎn)臺(tái)帳整理。4.1.5.8 資產(chǎn)的檢查

48、固定資產(chǎn)和低值易耗品盤點(diǎn)工作由行政人事部會(huì)同財(cái)務(wù)部和使用部門進(jìn)行。按公司規(guī)定要求定期盤點(diǎn)（特殊情況需臨時(shí)盤點(diǎn)除外），固定資產(chǎn)盤點(diǎn)必須對(duì)實(shí)物逐一進(jìn)行清點(diǎn)并由資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)盤點(diǎn)表，如果發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧，應(yīng)查明原因，由資產(chǎn)管理員寫出書面報(bào)告，財(cái)務(wù)部簽署意見后按資產(chǎn)管理權(quán)限審批。財(cái)務(wù)部按批示進(jìn)行帳務(wù)處理。4.1.5.9 資產(chǎn)的移交4.1.5.9.1 若資產(chǎn)管理員發(fā)生變換，需進(jìn)行資產(chǎn)管理移交，填寫資產(chǎn)移交表，雙方簽字后由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。4.1.5.9.2 凡因交接不清、管理不善而造成資產(chǎn)丟失或損壞的，要追究資產(chǎn)管理員與至部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任4.1.5.10 引用文件和記錄表格4.1.5.10.1 資產(chǎn)登記表

49、4.1.5.10.2 資產(chǎn)調(diào)撥單4.1.5.10.3 固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表4.1.5.10.4 低值易耗品報(bào)廢審批表4.1.5.10.5 固定資產(chǎn)賠償審批表4.1.5.10.6 資產(chǎn)盤點(diǎn)表4.1.5.10.7 資產(chǎn)移交表4.1.6 辦公用品管理工作規(guī)程4.1.6.1目的 為了規(guī)中心辦公用品管理，使中心的辦公用品延長(zhǎng)使用壽命，節(jié)約辦公費(fèi)用開支。4.1.6.2 適用圍 中心所轄各部門。4.1.6.3職責(zé)4.1.6.3.1行政人事部負(fù)責(zé)公司所有辦公用品的購(gòu)置、公用辦公設(shè)備的保管與管理。4.1.6.3.2各部門使用人/資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)所使用的辦公設(shè)備的管理。4.1.6.4 辦公物品分類 4.1.6.4.1

50、 辦公設(shè)備：A、復(fù)印機(jī)；B、 機(jī)；C、；D、辦公桌椅、文件柜；E、保險(xiǎn)柜；F、電腦與打印機(jī)；G、掃描儀；H、車輛；I、對(duì)講機(jī)；J、其他。4.1.6.4.2 辦公日用品：A、各種信簽；B、材料紙；C、各種表格；D、筆；E、筆記本；F、計(jì)算器；G、其他。4.1.6.5 管理規(guī)定 4.1.6.5.1 行政人事部根據(jù)各部門采購(gòu)計(jì)劃，按公司規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)、保管、發(fā)放和登記。4.1.6.5.2 辦公設(shè)備中，公用辦公設(shè)備如復(fù)印機(jī)，由行政人事助理負(fù)責(zé)日常管理與保養(yǎng)，安排給個(gè)人使用的辦公設(shè)備如電腦，由使用人負(fù)責(zé)管理與保養(yǎng)；辦公設(shè)備的日常維修由各部門報(bào)到辦公室，由行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家進(jìn)行維修。4.1.6.5.3

51、保險(xiǎn)柜由財(cái)務(wù)人員使用。4.1.6.5.4各部門的辦公桌椅與文件柜由行政人事部統(tǒng)一登記與調(diào)配，任何人不得私自調(diào)換。文件柜與辦公桌椅的使用者對(duì)其負(fù)有保管與維護(hù)的責(zé)任，行政人事部需定期進(jìn)行清理與登記，以確保不丟失，不損壞。4.1.6.5.5 各部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并監(jiān)控使用情況。4.1.6.6有關(guān)使用規(guī)定 4.1.6.6.1 ：4.1.6.6.1.1 嚴(yán)禁撥打“聲訊”。4.1.6.6.1.2 禁止上班時(shí)間閑聊，原則不得撥打私人；如有特殊需要，不得超過3分鐘。4.1.6.6.1.3 非本中心人員不得使用辦公。4.1.6.6.2 電腦與打印機(jī)：4.1.6.6.2.1 專人專機(jī)，非本機(jī)操作人

52、員未經(jīng)許可嚴(yán)禁擅自操作。4.1.6.6.2.2 外來(lái)存儲(chǔ)設(shè)備或光盤嚴(yán)禁上機(jī)操作，以防帶毒傳染，破壞電腦程序。4.1.6.6.2.3 需打印的文件，須到行政人事助理處填寫打印/復(fù)印登記表，經(jīng)批準(zhǔn)，方可打印。4.1.6.6.3 復(fù)印機(jī)：4.1.6.6.3.1 禁止復(fù)印私人物件。4.1.6.6.3.2 各部門因工作需要復(fù)印，須到行政人事助理處填寫打印/復(fù)印登記表，經(jīng)批準(zhǔn)，再?gòu)?fù)印。4.1.6.6.4 機(jī)與掃描儀4.1.6.6.4.1 禁止 或掃描私人物件。4.1.6.6.4.2 材料，須辦理登記手續(xù)，發(fā)往外地材料需批準(zhǔn)，再 。4.1.6.6.5 車輛4.1.6.6.5.1 各部門用車需提前一天與行政人

53、事部提出申請(qǐng)，便于行政人事部統(tǒng)一調(diào)配車輛，達(dá)到節(jié)約用車和方便工作的目的。4.1.6.6.5.2 車備有行車記錄表，司機(jī)須在該記錄表簽署行駛數(shù)據(jù)，以便于核實(shí)車輛行駛數(shù)據(jù)。4.1.6.6.5.3 行政人事部每半月檢查車輛行駛情況，發(fā)現(xiàn)問題與時(shí)糾正。4.1.6.6.5.4 車輛在行駛中發(fā)生停車費(fèi)、過橋費(fèi)，均由使用人在用車單上簽字認(rèn)可。4.1.6.6.5.5 凡是報(bào)銷票據(jù)，均由行政人事部審核后，交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，按照財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。4.1.6.6.5.6 車輛需要維修，司機(jī)填寫車輛維修單報(bào)行政人事部經(jīng)理審批，并在行政人事部的具體指導(dǎo)下到指定修配廠維修車輛。4.1.6.7 引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4.1.6.

54、7.1 打印/復(fù)印登記表4.1.6.7.2 辦公用品領(lǐng)用登記表4.1.6.7.3 行車記錄表4.1.7會(huì)議制度4.1.7.1 目的 加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的規(guī)管理，確保會(huì)議的質(zhì)量和促進(jìn)問題的解決。4.1.7.2 適用圍客戶服務(wù)中心各種會(huì)議4.1.7.3職責(zé)4.1.7.3.1行政人事部負(fù)責(zé)中心級(jí)會(huì)議的組織，通知，會(huì)議紀(jì)要的擬寫、下發(fā)。4.1.7.3.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的組織與會(huì)議紀(jì)要的擬定，中心級(jí)會(huì)議會(huì)議精神的傳達(dá)。4.1.7.3.3行政人事部負(fù)責(zé)中心級(jí)會(huì)議紀(jì)要存檔工作,并對(duì)各部門會(huì)議記錄存檔工作進(jìn)行不定期檢查。4.1.7.3.4各部門負(fù)責(zé)本部門部會(huì)議的記錄、整理、存檔工作。4.1.7.3.5所有

55、會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)議后的24小時(shí)前完成，經(jīng)審批后下發(fā)。4.1.7.4 會(huì)議準(zhǔn)備4.1.7.4.1 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。4.1.7.4.2確定與會(huì)者。4.1.7.4.3 會(huì)場(chǎng)布置，包括會(huì)場(chǎng)空間安排、會(huì)議座位安排以與會(huì)議用品和設(shè)備調(diào)配。4.1.7.4.4 負(fù)責(zé)會(huì)議通知的落實(shí)。4.1.7.4.5 參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)要在會(huì)議簽到表上簽到，以便更好地安排會(huì)議工作。4.1.7.4.6 分發(fā)會(huì)議文件和材料。4.1.7.5會(huì)議種類4.1.7.5.1中心月度例會(huì)：1、各部門匯報(bào)本月工作完成情況與下月工作計(jì)劃，提出需公司或其它部門配合解決事宜，以與公司領(lǐng)導(dǎo)布置下月工作。2、如有領(lǐng)班以上人員轉(zhuǎn)正，要在會(huì)上做轉(zhuǎn)正述職

56、報(bào)告，然后由其他部門經(jīng)理給予點(diǎn)評(píng)。4.1.7.5.2中心周例會(huì)：上周工作總結(jié)與本周工作計(jì)劃，提出需公司或其它部門配合解決事宜，以與公司領(lǐng)導(dǎo)布置下周工作。4.1.7.5.3 各項(xiàng)專題會(huì)議：圍繞會(huì)議專題進(jìn)行研究、確定。4.1.7.5.4各部門周例會(huì)：各部門各員工本周工作總結(jié)與下周工作計(jì)劃。4.1.7.5.5 各班組會(huì)議：各班組對(duì)當(dāng)日工作的計(jì)劃和總結(jié)，無(wú)需提交會(huì)議紀(jì)要。4.1.7.5.6凡中心級(jí)會(huì)議，會(huì)議組織部門均需提前3天下發(fā)會(huì)議通知（固定日期的，不另行通知）。4.1.7.6與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保證準(zhǔn)時(shí)參加，不遲到不早退，有事會(huì)前請(qǐng)假；會(huì)議期間手機(jī)調(diào)震動(dòng),會(huì)議期間禁止吸煙等。4.1.7.7參會(huì)

57、人員必須準(zhǔn)備好一本會(huì)議記錄本，并認(rèn)真做好會(huì)議記錄，有關(guān)本部門的事件要重點(diǎn)標(biāo)注，認(rèn)真落實(shí)。4.1.7.8 與會(huì)人員除公司規(guī)定需的事項(xiàng)外，均需做好會(huì)議精神的傳達(dá)和落實(shí)工作。4.1.7.9 由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議事項(xiàng)的檢查催辦，使會(huì)議精神落到實(shí)處，防止不重視會(huì)議交辦的事項(xiàng)。4.1.7.10 質(zhì)量記錄表格4.1.7.10.1會(huì)議簽到表4.1.8 員工制服管理工作規(guī)程4.1.8.1 目的：提升中心形象，提高員工服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)中心各類員工制服的有效管理。4.1.8.2 圍：本程序適用于中心員工制服管理工作的管理和控制。4.1.8.3 職責(zé)：4.1.8.3.1 行政人事部是中心制服的歸口管理部門，行政

58、人事助理負(fù)責(zé)中心員工制服的管理工作，含申購(gòu)、保管和發(fā)放。4.1.8.3.2 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門員工制服的添減計(jì)劃的編制、員工制服的收發(fā)和日常使用的管理。首批大量制服的制作由物業(yè)分公司負(fù)責(zé)招標(biāo)確定供應(yīng)商與簽訂服裝制作合同。4.1.8.3.3 行政人事經(jīng)理負(fù)責(zé)中心員工制服管理工作的監(jiān)督控制。4.1.8.4 工作程序：4.1.8.4.1 制服的分類（以制服款式劃分，含服裝配飾）4.1.8.4.1.1 部門經(jīng)理級(jí)以上人員制服；4.1.8.4.1.2 女（行政）管理人員制服；4.1.8.4.1.3 男（行政）管理人員制服；4.1.8.4.1.4 女接待員制服；4.1.8.4.1.5 男接待員制服；4.

59、1.8.4.1.6 酒吧服務(wù)員制服；4.1.8.4.1.7 工程技術(shù)人員制服；4.1.8.4.1.8 保安員制服； 4.1.8.4.1.9 保潔員制服；4.1.8.4.1.10 其他制服。4.1.8.4.2 制服管理4.1.8.4.2.1 員工的制服只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。4.1.8.4.2.2 除特殊要求外，員工在崗工作時(shí)必須穿著本工種的制服，且保持整潔。主管領(lǐng)導(dǎo)有指導(dǎo)與監(jiān)督員工穿制服的責(zé)任。4.1.8.4.2.3 所有員工著裝須統(tǒng)一配套，不能將制服隨意搭配穿著。4.1.8.4.2.4 所有（行政）管理人員和普通員工，下班休息時(shí)不允許穿著印有中心名稱字樣的制服外出。4.1.8.4.2.5

60、 如因外事活動(dòng)需要，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，可穿著便服上班。4.1.8.4.2.6 為維護(hù)中心良好形象，員工都有責(zé)任保持個(gè)人服裝的整潔與完好。各類配件佩戴位置應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，工作牌、裝備須齊全。如非工作原因造成污損，應(yīng)自費(fèi)清洗或修補(bǔ)，公司不予以支付。4.1.8.4.2.7 員工未按規(guī)定著裝，中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，由行政人事部負(fù)責(zé)執(zhí)行。4.1.8.4.2.8 （行政）管理人員的制服（新款或舊款）領(lǐng)用后不予退還，按領(lǐng)用時(shí)間長(zhǎng)短折價(jià)扣款。4.1.8.4.2.9 工程技術(shù)人員、保安員、保潔員調(diào)離本崗位或離職前必須將制服退回中心資產(chǎn)管理員處，退回的制服必須洗凈、曬干。如制服丟失，應(yīng)在當(dāng)月工資中扣除折價(jià)款。4.1.8