【培訓(xùn)】制作技巧ppt課件

1、PPT制造技巧 一、前言 我們不知道看過多少人做演示文稿，聽過多少場演講，置信大家也都做過演示文稿，被約請演講無數(shù)次！ 演示文稿，多么容易的一件事！以前我不這么以為，如今還是無法這么通知本人。 演示文稿的目的在傳達(dá)訊息，所以有演講者將整頁的文字稿直接影印成投影片；有演講者深怕脫漏重要訊息，照著投影片的內(nèi)容逐字宣讀；有演講者預(yù)備的投影片花俏得讓我覺得他好象是在教演示文稿軟件；也曾經(jīng)有過閱歷，聽完一場演講回來，我竟不知道演講者長什么容貌，由于他一直和我們一樣看著屏幕自說自話，我只能看到他的背影。 究竟一場勝利的演講該留意那些細(xì)節(jié)，不斷希望有時機(jī)將演示文稿技巧的實(shí)際與PowerPoint實(shí)務(wù)結(jié)合，借

2、著這次研習(xí)的時機(jī)，將初步的匯整結(jié)果與大家分享，也請大家不吝指正 二、演示文稿勝利的關(guān)鍵演示文稿勝利的關(guān)鍵可以歸納為內(nèi)容、態(tài)度/籠統(tǒng)、聲音三部份。請您猜猜看那項是演示文稿勝利的關(guān)鍵呢？想想我們每次為了演示文稿搜索枯腸地找資料寫腳本，答案當(dāng)然是內(nèi)容啰！錯，我們辛辛勞苦預(yù)備的內(nèi)容只占7；演示文稿勝利最主要的關(guān)鍵是態(tài)度/籠統(tǒng)，占了58；其次是聲音，占35?；叵胍幌滤^的名嘴，那么這層道理也就不說自明了。小記：還記得有一次去聽一場智能財富權(quán)的演講，由于初初接觸這個領(lǐng)域，這演講者的身份背景都不是很清楚，只是覺得標(biāo)題很有興趣就walk in，結(jié)果那位演講者真是令我詫異，他是穿了西裝，可是皮帶有一大截在外頭晃

3、，襯衫我不知道他是要扎進(jìn)去還是放出來，我開場疑心，我要不要聽他的演講？明智通知我不可以以貌取人，所以我還是坐下來了，沒錯，他的演講正和他的穿著一樣的sloppy，投影片做了的內(nèi)容不細(xì)講，細(xì)講的內(nèi)容沒有做投影片。 演示文稿是壓服的藝術(shù)，要壓服觀眾接受我們的觀念，首先要抓住觀眾的留意力，然后協(xié)助觀眾清楚地了解我們要傳達(dá)的訊息，引導(dǎo)觀眾贊同我們的觀念，最后建立共識。做為信息時代的演講者，可以運(yùn)用信息科技來協(xié)助我們建構(gòu)訊息。態(tài)度 我能做好演示文稿我的內(nèi)容很有價值我的觀眾很重要顧客焦點(diǎn)我要讓觀眾很有收獲籠統(tǒng)心情 我很高興來做演示文稿我要用熱情感染我的觀眾穿著 我很專業(yè)我很有精神男：西裝深色襯衫白女：套裝

4、裙子包鞋(最好有點(diǎn)高度，這樣可以讓本人時時堅持抬頭挺胸)聲音 運(yùn)用腔調(diào)技巧 停頓感情目光接觸節(jié)拍快慢加強(qiáng)三、勝利演示文稿七步驟觀眾訊息組織練習(xí)講義開講檢討一觀眾假設(shè)可以事先知道觀眾的根本信息，那么在設(shè)計演示文稿訊息時，就可以將觀眾的特性融入演示文稿中。觀眾為什么會來聽我們演講，想從我們的演講中得到什么？我們的演示文稿內(nèi)容能不能符合觀眾的需求？觀眾的人數(shù)有多少？觀眾對主題的熟習(xí)程度如何？一切人都很熟習(xí)，還是只需部分人熟習(xí)？觀眾的背景、教育程度、任務(wù)性質(zhì)等同構(gòu)型有多高？假設(shè)我們的觀眾對我們所要講的主題曾經(jīng)很熟習(xí)，我們還講眾人皆知的根本觀念，是會讓人很膩煩的；反之，假設(shè)我們的觀眾對主題一點(diǎn)也不熟習(xí)，

5、而我們一下子就切入中心，讓觀眾一頭霧水，或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱，讓觀眾充溢波折，那么觀眾也不會贊譽(yù)我們的。所以，根據(jù)觀眾分析來預(yù)備演示文稿內(nèi)容，需求為觀眾建立背景知識時，請大方地加以解釋，再把焦點(diǎn)拉回主題，讓一切觀眾都能同步。所以，也不要在中途塞給觀眾太多的參考資料，這樣觀眾會分心，還跟不上進(jìn)度，請把一切補(bǔ)充資料全部放在最后面，甚至另外制造附錄，讓觀眾帶回去參考。二訊息演示文稿最主要的目的是傳達(dá)訊息，一切的內(nèi)容都應(yīng)該輔助訊息的傳達(dá)，與此目的無關(guān)的，都不應(yīng)該在演示文稿中出現(xiàn)。演示文稿設(shè)計的原那么是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實(shí)預(yù)備演示文稿內(nèi)容和

6、寫文章是一樣的，訂好標(biāo)題后，先列出大綱，把重要的觀念和關(guān)鍵詞的關(guān)連性架構(gòu)出來，接下來再加上創(chuàng)意，以數(shù)據(jù)、圖表、動畫等視覺工具來輔助闡明。文字的運(yùn)用善用PowerPoint的演示文稿設(shè)計模板，可以省去我們配色定字型的時間。切記演示文稿是輔助我們傳達(dá)訊息，真正在傳達(dá)訊息，壓服觀眾的是我們，所以不要將投影片設(shè)計成小抄或腳本，照本宣科。我們可以從行銷的角度來看，假設(shè)我們只是照念的話，那么同樣的內(nèi)容，以后能夠就是下面聽講的人來念，而不是我們了，所以每場演講都應(yīng)該建立我們的無可取代的優(yōu)勢，傳達(dá)不是演示文稿投影片就好了，要有我們演講才勝利。再從智能財富權(quán)的角度來說，假設(shè)投影片的內(nèi)容是滿篇文字，信息就完全揭露

7、了，下次再講就短少了新穎性，就得追求提高性；君不見著名的演講者，一套投影片走天下，場場瀑滿，沒有人嫌投影片一樣，由于詮釋不同。所以制造投影片請掌握Magic Seven原那么，每張投影片傳達(dá)5個概念效果最好，7個概念人腦恰恰好可以處置，超越9個概念負(fù)擔(dān)太重了，請重新組織。7士259 字體大小 投影片的字體要大、行數(shù)要少，為什么，請看以下圖便知分曉：這是14點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是16點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是18點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是20點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是24點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是28點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是32點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是36點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是40點(diǎn)的字，您看得到嗎

8、？這是44點(diǎn)的字，您看得到嗎？這是48點(diǎn)的字，您看得到嗎？記?。何覀兪莵硌葜v，不是來做視力檢查！字體大，行數(shù)自然就少，當(dāng)然就符合Magic Seven原那么！我的建議是： 標(biāo)題1是32點(diǎn)，再加粗，很清楚標(biāo)題2是28點(diǎn)，再加粗，也很清楚標(biāo)題3是24點(diǎn)，再加粗，還算清楚標(biāo)題4用20點(diǎn)，再加粗，再小就看不見了大標(biāo)題用44點(diǎn)粗體標(biāo)宋體大標(biāo)題至少要用44點(diǎn)以上的字，假設(shè)會場很大、很深的話，點(diǎn)數(shù)最好再提高。還有，千萬別忘了，投影片的大小標(biāo)題，請盡量用粗體，不要說我在計算機(jī)屏幕上看很清楚??！我們是要投影出來給觀眾出來給觀眾看，而不是請觀眾一個一個來計算機(jī)屏幕上看的。另外，除非是自備notebook，否那么請

9、不要選用常用字體以外的字型設(shè)計，由于會場的計算機(jī)能夠無法支持，千萬不要冒這個險！標(biāo)題的運(yùn)用 標(biāo)題是每張投影片的主軸，請簡約有力地傳達(dá)每張投影片的重點(diǎn)，最好是以59個字來闡明，由于再多字一行就擠不進(jìn)去了，就算擠得進(jìn)投影片，也擠不進(jìn)觀眾的腦中，而后者顯然是比較重要的。由于標(biāo)題只能取59個字，所以冗贅之字就無須出現(xiàn)，例如：的圖形難到我們畫得讓觀眾看不出來是圖嗎？百分比分析由表中不就看出來了?。 其實(shí)每張投影片就是大小標(biāo)題的組合，也就是概念的串連，除非是要引述一段文字，或是名言，否那么是不會出現(xiàn)超越兩、三行的文字的，就是要援用一段文字，或者是名言，也應(yīng)該幫觀眾掌握訊息，以不同顏色或是畫線標(biāo)示重點(diǎn)。 勿

10、用標(biāo)點(diǎn)符號 既然投影片就是大小標(biāo)題的組合，那么就不需求出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號，尤其是冒號和句點(diǎn)，更是可以直接省略。投影片上的訊息都曾經(jīng)分類串連好了，也都以工程符號、字型字體等加以分段組織，所以大部份的標(biāo)點(diǎn)符號都是多余的。至于括號，也盡量少用，特別是在標(biāo)題上假設(shè)加上括號就好象在大庭廣眾咬耳朵一樣，假設(shè)在大標(biāo)題中真的覺得有加括號的必要，那就把它放到次層標(biāo)題中，這樣可以讓我們的標(biāo)題簡約有力。 縮寫的運(yùn)用 用英文縮寫字可以讓演示文稿內(nèi)容更精簡，更專業(yè)！那可不一定，縮寫的效果只需對非常熟習(xí)主題的人才有用，所以除非我們非常確定觀眾的背景，否那么還是將全文拼出較佳。還好，演示文稿不像看書或文章，我們希望帶著觀眾跟著演

11、示文稿的進(jìn)度走，所以不能期望觀眾在第二張投影片學(xué)會的縮寫就能馬上運(yùn)用到后面，更別提有很多人演講是會遲到或神游的。 數(shù)字的運(yùn)用 數(shù)字會說話，所以善用數(shù)字來支持我們的觀念或是論證，效果最好，因此，統(tǒng)計數(shù)字也是演示文稿常用的信息。在演示文稿中援用統(tǒng)計數(shù)字時，投影片中宜以準(zhǔn)確數(shù)字呈現(xiàn)，但在口述時，不要太拘泥于準(zhǔn)確數(shù)字，而應(yīng)運(yùn)用近似值，由于近似值容易記憶容易聯(lián)想，只需在特殊目的的時候，才需求運(yùn)用準(zhǔn)確數(shù)字。 關(guān)聯(lián)信息的運(yùn)用 信息透過時間和空間的關(guān)聯(lián)，更具意義，所以流程圖、組織圖、時間表、timelines，都可以讓信息更為生動，Visio是很好的輔助工具。 圖表的運(yùn)用 表勝于文，圖勝于表，所以圖表本人就能

12、說故事，換句話說，圖表只須標(biāo)題，請勿再加上文字解釋圖表內(nèi)容。詮釋這種智能型的任務(wù)，千萬不要讓計算機(jī)做，要讓睿智的我們來發(fā)揚(yáng)。 假設(shè)怕到時緊張脫漏了重要的信息，請把要講的內(nèi)容打在備忘稿中。 動畫的運(yùn)用 我們經(jīng)常利用大餅圖、柱形圖等來呈現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)字，此時我們也可以多點(diǎn)創(chuàng)意，以動畫來呈現(xiàn)市場占有率，或業(yè)績生長，更令人印象深化。 信息來源 演示文稿也應(yīng)該尊重智能財富權(quán)，注明資料來源一來表示我們所援用信息的權(quán)威性，二來也彰顯我們的專業(yè)。在演示文稿中可以建立本人的風(fēng)格，將信息來源固定安排在投影片的固定地方，如此一來，我們演講的時候不用再花珍貴的時間去交待信息來源，觀眾就會本人在投影片的適當(dāng)位置獲得所需信息。

13、投影片中的信息來源也應(yīng)該采用規(guī)范書目格式，以免掛一漏萬。例：放在每張投影片的最下方 三組織 投影片的內(nèi)容要怎樣安排呢？其實(shí)一場演示文稿就是在說一個故事。首先自我引見，然后通知觀眾將要聽到一個什么樣的故事，接下來把故事說給觀眾聽，再強(qiáng)調(diào)一下故事的意涵，然后幫觀眾回想一下今天聽到了一個怎樣的故事，最后當(dāng)然是謝謝觀眾的參與啰！ 開場白Introduction 好的開場是勝利的一半！第一張投影片要充份彰顯占演示文稿勝利關(guān)鍵58的態(tài)度和籠統(tǒng)，要表現(xiàn)我們很高興來演講而且尊重顧客，所以投影片的最上方要標(biāo)明主辦單位或是會議稱號；接下來要表現(xiàn)我有資歷來做這場演講，所以要標(biāo)明姓名、職稱和效力單位或是專長。 演講是

14、無形的，不免船過水無痕，通常主辦單位都會印制講義發(fā)給與會者參考，我們是不是曾經(jīng)拿出一份講義覺得很有參考價值，可是卻忘了是怎樣拿到的，我甚至還有拿過講義第一頁只需標(biāo)題幾個大字而已，怎樣想都想不起來是主講人是誰。千萬不要讓這樣的事情發(fā)生在我們身上，請檢查一下，第一張投影片中能否提供以下完好的信息： 會議稱號演講主題演講者、職稱、效力單位、連絡(luò)方式日期有了上述完好信息，不論我們的講義流落何方，拿到講義的人永遠(yuǎn)有足夠的背景信息知道我們是在何時何地做這場演講，甚至聽講的對象也都意涵其中；更重要的是，當(dāng)有人要援用講義中的內(nèi)容時，也有足夠的書目信息，就沒有理由不把credit歸給我們；再從行銷的角度來看，有

15、人拿到這份講義覺得內(nèi)容很精彩，不用探聽馬上就有足夠的信息與我們連絡(luò)了。 例： 預(yù)告Preview 通知觀眾我們接下來要講什么預(yù)備一張投影片標(biāo)示內(nèi)容大綱，當(dāng)然假設(shè)能以圖標(biāo)更念人印象深化。所以假設(shè)是研討成果發(fā)表，可以把流程做Preview，假設(shè)是兩、三個小時的演講，可以用此preview投影片串場，協(xié)助觀眾掌握進(jìn)度。 例： 闡明主要的和次要的概念 講給觀眾聽。觀眾是來聽演講或報告的，所以我們要用講的，就像是說故事一樣，從很久很久以前.開場，然后.，后此王子與公主過著幸福高興的日子。讓觀眾可以很輕松地聽完好場演講，所以我們要協(xié)助觀眾把中心概念凸顯出來，讓觀眾不費(fèi)吹灰之力就捉住重點(diǎn)。 這些概念對觀眾有

16、什么意義利益回想：通知觀眾我們講過了什么結(jié)論：觀眾如今該知道什么或做什么別忘了說：謝謝！四練習(xí) 演講都有時間限制，好的演講者要能控制時間。切記，千萬不要拖延時間，就算是前一位演講者占用了我們的時間，我們還是要盡能夠地準(zhǔn)時終了，尤其是當(dāng)我們是最后一位演講者時，由于觀眾不會記住之前誰拖延時間，只會記得我們占用他們的珍貴時間。 要能有效控制時間需求練習(xí)，而且要知道每張投影片所破費(fèi)的時間。PowerPoint有排演的功能，只需按一下 投影片放映菜單上的排演時間即可。接下來仿真演講實(shí)況，PowerPoint就會自動記錄每張投影片所破費(fèi)的時閜。運(yùn)用排演對話框中的不同按鈕暫停放映投影片、重新播放投影片、以及

17、換到下一張投影片。 會記錄每一張投影片出現(xiàn)的時間，并據(jù)以設(shè)定放映的時間。當(dāng)完成排演之后，可以接受該項時間設(shè)定或重新試一次。大約沒有多少人會真的這樣照表操課，但是至少照著講稿演練一遍，可以估計一場演示文稿約破費(fèi)多少時間。 五講義 演講是無形的效力，所以要加以有形化，最詳細(xì)的有形化就是提供講義。講義通常是將投影片的內(nèi)容印出來給觀眾，通常投影片都是彩色的，但是講義卻只能印黑白的，所以在印制投影片之前請先以灰階預(yù)覽的功能檢視一遍，看看有沒有黑白無法顯示的內(nèi)容，有的話應(yīng)補(bǔ)全。另外，假設(shè)有演講效果的設(shè)計，那么打印投影片時，應(yīng)將相關(guān)投影片隱藏起來，如交叉的笑話或互動的問題與解答。 至于講義該在演講前發(fā)或是演

18、講后發(fā)呢？大部份都是演講前發(fā)，但是有時思索演講效果，也可以在演講后才發(fā)，讓觀眾專心聽演講，尤其是交互式、參與式的演講。講義是要加深觀眾的印象，所以以清楚易讀為原那么，雖然PowerPoint有一頁打印六張投影片的功能，但是印出來每張投影片都看不清楚，那又何必提供講義呢，只是徒具方式而已！所以原那么上是以每頁打印兩張較為清楚，有些投影片有精致的圖表時，應(yīng)一張打印一張投影片。 小記：我們可以把一件事情做完，也可以把一件事做好；讓我們試著把每一件事都做好，置信世界會更愉快。 六開講 終于上場的時間到了！第一原那么，請?zhí)嵩绲?遭到約請做演示文稿是一件非常光彩的事，要優(yōu)先表達(dá)，有主持人要謝謝主持人的引見，觀眾有重要人物加以致意，盡量能提到幾位觀眾的姓名。接下來用開場白博得留意，盡量建立主題與觀眾的關(guān)聯(lián)性，可以以一個問題開場，但是問的問題要與觀眾的需求相關(guān)，引起觀眾的留意。 適時贊賞觀眾的參與，永遠(yuǎn)說我們，而不要用他們，由于我們表示和觀眾是同一國的；而他們是觀眾一國，演講者本人一國，太孤單了。永遠(yuǎn)面帶淺笑，由于來演講是很令人高興的一件事；用友善的語調(diào)做演示文稿，不要讓觀眾感到要挾或驚嚇，讓觀眾感遭到來聽演講也是一件溫馨高興的事。 要談觀眾感興趣的事，由于焦點(diǎn)是觀眾，所以要講的是觀眾感興趣的事，不是我們感興趣的事，多舉例子和閱歷，直接與觀眾溝通。目光