【企業(yè)制度】文檔管理ppt課件

1、文 檔 管 理主講李永忠2002.10.25目 錄1、概論2.文檔的制造與發(fā)放3.檔案管理的方法1、概論一.文件、檔案的概念 1.文件 法定機關(guān)或組織按照一定的 方式經(jīng)過一定的處理程序而構(gòu)成的書面 文字資料 2.檔案 是一個單位在公務(wù)活動中構(gòu)成的具有查考利用價值的歸檔集中保管起來的文件資料(包括技術(shù)圖形、影片、照片等)3.文檔的格式:文件格式:標(biāo)題、部門代號、年號和順序號正式格式:除綜合性的報告、總結(jié)外,一文一事文尾格式: 發(fā)文機關(guān)(落款或署名):對此文件負(fù)責(zé)的機關(guān)、人 發(fā)文時間:最后發(fā)出時間 上呈、抄報機關(guān):使領(lǐng)導(dǎo)有所了解、對本部門有規(guī)範(fàn)、管理的部門 富士康企業(yè)集團 連絡(luò)單 頁 次受文單位

2、發(fā)文單位會辦單位 發(fā)文編號副本呈送 發(fā)文日期主 旨 說明核準(zhǔn) 審核 承辦二、檔案管理的意義1.作為法令的依據(jù) 檔案管理有利於隨時查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、會議決定,為公司業(yè)務(wù)運行找到可靠的依據(jù)2. 處理業(yè)務(wù)的參考 使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時準(zhǔn)確、全面、客觀地了解企業(yè)情況,防止發(fā)生差錯3.嚴(yán)密 企業(yè)檔案中,有些文件資料是的,假設(shè)不專門加以管理,就很容易呵斥商業(yè)機密泄露,呵斥意想不到的損失三.檔案管理的原則 1.集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體一切,任何人不得占為己有,因此應(yīng)集中管理檔案 2.共同分享原則盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所,提高檔案的嚴(yán)密系數(shù)和平安性,同時降低管理本錢 3.分類歸檔原

3、則及時分類、整理、編輯與傳遞,科學(xué)歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率四.檔案管理的任務(wù) 一言蔽之使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)化資訊化 1.搜集、整理、保管和統(tǒng)計與本公司 有關(guān)的各種檔案 2.辦理檔案的借閱,做好檔案利用和 研討 3.進行檔案的鑒定,對超出保管期限 的檔案提出存毀意見要求1.維護檔案的完好性/平安性與便于運用相結(jié)合2.對電子檔篩選打印摘要送閱存檔(同時保管電子檔)2.文檔的制造與發(fā)放遵守公司及部門公文管理、嚴(yán)密相關(guān)制度負(fù)責(zé)對本部門發(fā)出文件的嚴(yán)肅性、規(guī)範(fàn)性、嚴(yán)謹(jǐn)性進行監(jiān)督、檢查有責(zé)任留意本部門發(fā)文內(nèi)容與其他部門發(fā)文不發(fā)生沖突、矛盾,發(fā)現(xiàn)問題時,應(yīng)告知主管並提供相關(guān)文件、資料等文件編號應(yīng)統(tǒng)一管理文

4、種選用應(yīng)統(tǒng)一管理應(yīng)對所制造的文件做好磁盤處理,並在磁盤和計算機內(nèi)建立文件目錄,便於修正或查詢應(yīng)在保證時效性和嚴(yán)密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷.文件在簽發(fā)當(dāng)日即應(yīng)發(fā)放到指定單位或人員手中發(fā)文前應(yīng)保管文件底稿、附件及磁盤文件原稿,發(fā)文后應(yīng)將文件原稿附發(fā)文簽收記錄收存入檔傳真發(fā)出前應(yīng)檢查所發(fā)傳真能否有錯漏;發(fā)出后應(yīng)向?qū)Ψ诫娫挻_認(rèn)能否收到.密級傳真,應(yīng)確認(rèn)發(fā)至對方親收.傳真完畢須在傳真件上註明,並根據(jù)需求決定能否存檔3.檔案管理的方法一.管理的方法包括: 搜集、整理、鑒定、保管、提供利用均需標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)化資訊化二.搜集 1.搜集本單位在公務(wù)活動中不斷產(chǎn)生的文件,整理組合成案卷2.留意事項A.歸檔範(fàn)圍

5、(哪些要歸檔,哪些不需歸檔)B.歸檔時間(既便於任務(wù),又保證重件不丟失)C.歸檔要求(對歸檔文件提供系統(tǒng)性、完 整性,要堅持文件資料之間的歷史聯(lián)系, 區(qū)分保管價值,分類整理)3.立卷 區(qū)分保管價值,分類整理,立卷歸檔 A.立卷留意點 ?要符合文件構(gòu)成的特點和規(guī)律 ?堅持文件之間的歷史聯(lián)系 ?要考慮文件的不同價值 ?組成的案卷要便於管理和查找利用B.立卷的方法?按主題立卷?按作者立卷?按時間立卷?按文件名稱立卷?按地區(qū)立卷C.擬寫案卷標(biāo)題?要求:準(zhǔn)確、扼要、標(biāo)準(zhǔn)D.卷內(nèi)文件的系統(tǒng)整理和案卷的技術(shù)加工?卷內(nèi)文件資料的系統(tǒng)陳列?編寫卷內(nèi)文件頁號(按頁張編制順序號)?編制卷內(nèi)文件目錄?編制備考表(注明

6、卷內(nèi)文件缺損/修正/移轉(zhuǎn)/借閱及歸還/銷毀)?案卷的裝訂三.整理 將已歸檔的檔案進行分類組合,陳列和編目,使之進一步系統(tǒng)化,以便管理、利用 1.區(qū)分全宗:必須按全宗整理,一個立檔單位構(gòu)成的全部檔案構(gòu)成一個全宗. 2.檔案的分類: A.單式結(jié)構(gòu): ?年度分類法 ?組織結(jié)構(gòu)分類法 ?問題分類法B.復(fù)式結(jié)構(gòu): 年度-組織機構(gòu)分類法 年度-問題分類法 組織結(jié)構(gòu)-年度分類法 問題-年度分類法3.案卷的系統(tǒng)陳列-按照一定的方法,把已經(jīng)裝訂成冊的案卷加以陳列,以堅持案卷與案卷之間的聯(lián)系A(chǔ).方法:普通以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別陳列B.按順序陳列好后,即著手登記本單位 (部門)案卷目錄表(附后)4.建立分類案卷目錄 A.依各單位(部門)登記之目錄表,分類 編成假設(shè)干本案卷目錄 案卷目錄=目錄表+封面+備考表備注保管期限表內(nèi)文件張數(shù)起止日期案卷標(biāo)題序號案卷目錄表四.鑒定 1.依保管期限進行文檔的清存、銷毀 2.