論企業(yè)檔案管理工作的系統(tǒng)性2800字

1、論企業(yè)檔案管理工作的系統(tǒng)性2800字 摘 要 檔案管理是個(gè)系統(tǒng)性的工作，首先要做好制度建立，完善管理架構(gòu)，明確檔案管理部門的責(zé)任和職責(zé)。管理的流程要明晰明了，明確資料歸檔的范圍，對(duì)歸檔時(shí)間、程序、銷毀的監(jiān)視和管理都是檔案管理重要的節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵。良好的檔案管理系統(tǒng)能更好地效勞于企業(yè)的開展。 /3/view-12940750.htm 關(guān)鍵詞 檔案歸集 銷毀 系統(tǒng)性企業(yè)檔案管理是很重要的一項(xiàng)工作，系統(tǒng)性很強(qiáng)，企業(yè)檔案包括很多種類型，有公文類檔案、技術(shù)類檔案、財(cái)務(wù)類檔案等。檔案類的法規(guī)及財(cái)經(jīng)類法規(guī)都對(duì)檔案管理有相應(yīng)的規(guī)定。首先，要規(guī)劃好檔案管理的架構(gòu)，其中制度排在第一位置，要根據(jù)國(guó)家的檔案管理制度，制定

2、本單位的檔案管理制度。其次，要有管理的流程，流程很重要。再者，要有過程的監(jiān)控和執(zhí)行檢查等等。本文從以下幾個(gè)方面來闡述檔案管理工作的系統(tǒng)性問題。一、健全檔案管理的制度和組織架構(gòu)系統(tǒng)建立在制度的根底上，檔案管理有很強(qiáng)的制度要求。2022年，人大修訂的?檔案法?對(duì)檔案管理有明確的要求。財(cái)務(wù)檔案管理是比擬特殊的一種，?會(huì)計(jì)法?規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。財(cái)政部的檔案局也制定了會(huì)計(jì)檔案管理方法，對(duì)各類財(cái)務(wù)憑證保管期限都有詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理

3、的重要內(nèi)容。一般來講，詳細(xì)單位都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，裝備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時(shí)，有檔案儲(chǔ)存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時(shí)完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原那么。承當(dāng)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案

4、室，檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的搜集、整理、歸檔、立卷工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案的管理有其獨(dú)特的地方，會(huì)計(jì)類檔案按會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)展歸檔，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理，立卷裝訂成冊(cè)，在年度終了后，一般由財(cái)務(wù)部保管一年后，再編造清冊(cè)，歸集到專門的檔案室。財(cái)務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護(hù)檔案的完好與平安。對(duì)于檔案管理人員來講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理根底工作的重要組成局部，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)相貌的一項(xiàng)重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制作保證。同時(shí)要不斷進(jìn)步檔案人員的

5、素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、完善檔案歸集的流程檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價(jià)值的；本企業(yè)引進(jìn)工程、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作工程，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價(jià)值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價(jià)值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級(jí)分類科目，二級(jí)科目可以按時(shí)間進(jìn)展分類。對(duì)于檔案歸檔時(shí)間，不同企業(yè)有不同的要求，主要

6、根據(jù)檔案的時(shí)效性來確定歸檔時(shí)間，比方科研技改和課題類的資料可以完成12月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進(jìn)展歸檔；財(cái)務(wù)類的檔案一般在下一年再進(jìn)展歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時(shí)間性很強(qiáng)的資料可以隨時(shí)歸檔；基建工程文件材料一般在其工程鑒定、開工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡(jiǎn)潔并且完備，一般來講，歸檔資料的搜集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完好、正確、統(tǒng)一。財(cái)務(wù)類的資料比擬特殊，做好財(cái)務(wù)檔案管理工作必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案做合理的分類，從財(cái)務(wù)角度來講，可以分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表報(bào)告、其他資料等。檔案部門接收保管

7、的會(huì)計(jì)類檔案，原那么上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，假如發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。四、細(xì)化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核前方能復(fù)制，需出檔案庫(kù)房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)視復(fù)制。檔案保管期限確實(shí)定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原那么上講，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存，對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，分別為長(zhǎng)期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制，可分3年

8、、5年、10年、20年等期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國(guó)家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。檔案的銷毀要有專門的流程，必要時(shí)要成立鑒定小組，對(duì)保管期限已滿，并確定無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報(bào)告，由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷毀。確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報(bào)送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人一般兩人以上銷毀和監(jiān)視，以防發(fā)生意外。會(huì)計(jì)檔案的銷毀按會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。其他方面，企業(yè)要對(duì)檔案要經(jīng)常檢查、清理，并做好統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案完好、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風(fēng)，積極做好“八防工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關(guān)好門窗，確保檔案管理房間的平安?？傊瑱n案管理是個(gè)系統(tǒng)性的工作，要做好制度建立，完善管理架構(gòu)，明確檔案管理部門的責(zé)任和職責(zé)。管理的流程要明晰明了，明確資料歸檔的范圍，對(duì)歸檔的時(shí)間、程序、銷毀的監(jiān)視和管理都是檔案管理重要的節(jié)點(diǎn)和關(guān)