全宗卷及全宗的劃分

1、全宗與全宗劃分一、全宗概念及意義1、概念： 全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案整體。1 2、全宗意義 全宗是組成國家檔案全宗的基本單位。檔案必須按全宗整理，其主要意義如下： 按全宗整理，符合檔案工作必須維護黨和國家歷史真實面貌的要求。一個機關的全部檔案能系統(tǒng)反映這個機關成立以來歷年的活動情況，反映其職責、任務、工作發(fā)展等情況，只有2維護了每一個單位的歷史真實面貌，才能從總體上維護黨和國家的歷史真實面貌。所以，一般說，同一機關的檔案不能分散，不同機關的檔案不能混淆。3按全宗整理，能夠緊密的保持文件之間的歷史聯(lián)系。因為按全宗整理，首先保持了文件在來源方面的聯(lián)系，然后在分類、立卷

2、、排列等各項整理工作中再保持內(nèi)容、時間或形式方面的聯(lián)系。4按全宗整理，便于系統(tǒng)地和歷史地研究檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案的憑證作用。按全宗整理，便于檔案進館后的各項業(yè)務工作的進行。全宗是檔案館管理檔案的基本單位，收集、鑒定、保管、統(tǒng)計都必須以全宗為單位。 總之，按全宗整理，是整理檔案的科學方法。任何檔案都必須按全宗整理，這稱為全宗原則。5二、立檔單位及其構(gòu)成條件 立檔單位是與全宗這一概念聯(lián)系在一起的。立檔單位必須是具有法人地位的機關、社會組織、企事業(yè)單位和某些著名人物，它的全部檔案可以構(gòu)成一個全宗。構(gòu)成立檔單位的條件是一個機關、社會組織必須在行政上、財務上和組織人事上具有一定的獨立性。具體條件是：6 1

3、、可以獨立行使職權(quán)或進行管理，并能以自己的名義對外行文。機關、團體、企事業(yè)單位必須是一個法人單位，而不是一個內(nèi)部組織機構(gòu)。 2、是一個預算會計單位或是獨立的經(jīng)濟核算單位，可以編造預算或財務計劃。 3、設有管理人事的機構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。7 上述三個條件是互有聯(lián)系的，一般說有第一條即有第二條、第三條。由于各種原因，有的單位并完全具備三個條件，則以第一條為主。8三、立檔單位的變化與全宗的劃分 1、立檔單位根本性變化及其表現(xiàn) 根本性變化可分為政治性質(zhì)的變化、生產(chǎn)關系的變化和基本職能的變化。9 基本職能的變化，一般表現(xiàn)為機關、社會組織的撤銷或成立。一般表現(xiàn)為下列種種變化。一個機關撤銷，一個

4、機關成立。即新成立的機關接收了撤銷機關的職能，從新機關成立之日起，檔案構(gòu)成新的全宗。前后共為兩個全宗。結(jié)束的全宗稱為閉口全宗（不再形成檔案），新建立的全宗稱為開口全宗（檔案不斷積累）。10一個機關的內(nèi)部機構(gòu)發(fā)展為一個新的獨立的機關，也就是新成立的機關接收和代替了原機關的部分職能，新成立的機關的檔案另立全宗，兩個都是開口全宗。一個機關改組為幾個機關，原機關檔案是一個閉口全宗，改組及新成立的幾個機關，其檔案各自構(gòu)成新的開口全宗。11幾個機關改組為一個機關，原各個機關的檔案各自構(gòu)成閉口全宗，改組后的機關的檔案構(gòu)成一個開口全宗。12 2、立檔單位非根本性變化及其表現(xiàn)機關、社會組織的職能、任務、工作范圍

5、的擴大或縮小。內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整，如處（科）室的增設或精減。立檔單位名稱的變化、辦公地址的變更。上級領導關系的改變。133、聯(lián)合全宗 聯(lián)合全宗就是若干個聯(lián)系密切的機關的檔案難以區(qū)分，聯(lián)合組成一個全宗。14全 宗 卷一、全宗卷的概念及其作用 1、概念： 全宗卷是機關檔案室在管理全宗檔案的過程中形成的，能夠說明全宗歷史情況的各種文件材料所集中組成的一個專門案卷。它以全宗為單位，一個全宗只有一卷，故稱“全宗卷”。152、作用： 全宗卷是在管理檔案過程中產(chǎn)生的檔案，它記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位和全宗的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。每個機關檔案室均應建立全宗

6、卷。16二、全宗卷的內(nèi)容 全宗卷內(nèi)的文件材料是在管理這一全宗中由少到多逐步積累的。凡是在管理該全宗活動（主要指八個業(yè)務環(huán)節(jié)）中產(chǎn)生的，能夠反映該全宗面貌的文件材料均可作為全宗卷的組成部分，其主要材料包括：171、在收集工作中產(chǎn)生的檔案交接文據(jù)、檔案移交目錄等；2、在整理工作中產(chǎn)生的立檔單位和全宗歷史考證、檔案整理工作方案、檔案分類大綱等；3、在鑒定工作中產(chǎn)生的檔案鑒定工作報告、檔案保管期限表、檔案銷毀清冊等；4、在保管工作中產(chǎn)生的檔案縮微復制、消毒沙蟲等保護技術(shù)、縮微技術(shù)方面的記錄；185、在統(tǒng)計工作中產(chǎn)生的全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊等；6、在檢索工作中產(chǎn)生的全宗指南、全宗內(nèi)檔案編目情況記錄；7、在利用工作中產(chǎn)生的利用本全宗檔案取得重大效益的情況記錄等；8、在編研工作中產(chǎn)生的本機關工作大事記、本機關工作概貌等等。19三、全宗卷的管理辦法 全宗卷的保管形式為一袋或一夾（同時附上卷