文書檔案管理高效培訓(xùn)教案

1、文書檔案管理高效培訓(xùn)教案二、文書檔案一文書檔案的含義 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的各種紙質(zhì)文件材料。 二歸檔文件整理工作歸檔文件整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，到達(dá)系統(tǒng)化的過程。是一項重要的根底工作。文書檔案整理方法： 新的整理方法以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法以卷為管理單位歸檔文件整理流程 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。件 件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一

2、冊本為一件，來文與復(fù)文可為一件。三歸檔文件的整理原那么1、整理原那么 已辦理完畢的，具有保存價值的 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2、質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。四歸檔文件整理方法主要內(nèi)容1、裝訂2、分類3、排列4、編號5、編目6、裝盒1、裝訂歸檔文件應(yīng)按“件裝訂“件內(nèi)排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 復(fù)文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后

3、。對齊方式 裝訂前應(yīng)將“件內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。 采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。 采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。歸檔文件裝訂方法：a裝訂前應(yīng)將“件內(nèi)的各頁按一定方式對齊。b文件材料薄的，應(yīng)采用左側(cè)兩釘裝訂，要將左、下側(cè)對齊。c文件材料較厚的，應(yīng)采用左側(cè)線繩三孔打眼裝訂，要將左、下側(cè)對齊。d不要隨意裁切文件，盡量保持文件原貌。其他應(yīng)注意的問題 大于A4型的報表、圖樣等文字材料，按照A4型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊，盡量減少折疊層次，折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。 破損文件需要進(jìn)行修復(fù)，太小的文件需要托裱。 字跡模糊或褪變的文件需要復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔 去除原

4、裝訂文件用的易銹蝕的金屬物 裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求，裝訂方式和用品采用特制不銹鋼書釘或線繩裝訂。2、分類分類方法：年度分類法、保管期限分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法分類方案： a:年度機(jī)構(gòu)問題保管期限例1、2 b:年度保管期限例3 c:保管期限年度機(jī)構(gòu)問題例4 d:保管期限年度 e:例1： 2021年：辦公室永久、長期、短期 人事處永久、長期、短期 管理處永久、長期、短期 2021年：辦公室永久、長期、短期 人事處永久、長期、短期 管理處永久、長期、短期 2021年： 年度機(jī)構(gòu)保管期限 例2： 2021年：黨群類永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類永久、長期、短期 行政類永久、長期、短期 2021年：黨群

5、類永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類永久、長期、短期 行政類永久、長期、短期 2021年：年度 問題保管期限例3： 2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 年度 保管期限例4：永久： 2001年辦公室、人事處、管理處 2002年辦公室、人事處、管理處 2003年 長期： 2001年辦公室、人事處、管理處 2002年辦公室、人事處、管理處 2003年 短期： 2001年辦公室、人事處、管理處 2002年辦公室、人事處、管理處 2003年保管期限年度機(jī)構(gòu)保管期限表 規(guī)定檔案保管期限的文件。 檔案局8號令文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期15-5

6、0年，短期1-15年。機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久和定期兩種，定期一般分為30年、10年 。3、排列歸檔文件的排列 是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。 “最低一級類目是指分類時所確定的類目體系中設(shè)在最低的一級類目，例如按照“保管期限年度機(jī)構(gòu)分類，“機(jī)構(gòu)即為最低一級類目。 歸檔文件的排列方法：a：上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級集中排在其后。b: 同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。c: 不同事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。d: 對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，

7、應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說明4、編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章必備工程為：全宗號、年度、保管期限和件號；選擇工程為：機(jī)構(gòu)問題。 全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。 年度指歸檔文件的形成年度；以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2021。 保管期限是按照?文書檔案保管期限表?給歸檔文件劃定的； 件號是最低一級類目內(nèi)的排列順序號。按文件排列順序從“1開始標(biāo)注。如采用“保管期限年度機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類的，件號應(yīng)在同一保管期限、同一年度、同一機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1開始逐

8、件流水編號 填寫歸檔章工程時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料歸檔章格式如圖編制頁號 原文有統(tǒng)一頁號的不重編頁，無頁號的要編制頁號，正面編在文件的右下角，反面編在文件的左下角?？瞻醉摬挥嫈?shù)。兩份以上文件組成一件時應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)和文件處理單相加作為該件的總頁數(shù)。 5、編目 編目是指編制歸檔文件目錄。 ?歸檔文件目錄?由二局部構(gòu)成： 歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄歸檔文件目錄根本格式歸檔文件目錄 2021城管處永久歸檔文件目錄一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)文件前面，另一份按永久、30年、10年三種不同保管期限單獨裝訂成冊并編制目錄索引和封面要求打印。歸檔文件目錄冊封面全宗名稱：廣東省建設(shè)廳全

9、宗 號： 269保管期限： 永久年 度： 2021年類 別： 文書檔案 A歸檔文件目錄冊脊背立卷說明主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱、職能人員編制年度工作總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)成員情況立卷情況主要內(nèi)容6、裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程等內(nèi)容。裝盒的要求： 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)問題的情況下，不同機(jī)構(gòu)問題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。檔案盒封面廣東省建設(shè)廳全宗名稱： 廣東省建設(shè)廳全 宗 號： 269保管期限： 永 久年 度： 2021年類 別： 文書檔案 A檔案盒脊背 檔案盒脊背需包含內(nèi)容：全宗號、年度、期限、機(jī)構(gòu)問題、起止件號和盒號等備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，內(nèi)