項(xiàng)目六數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)Access

1、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)access 200316.1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)是為了實(shí)現(xiàn)一定目的而按某種規(guī)則和方法組織起來(lái)的“數(shù)據(jù)”的“集合”。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)明這個(gè)問題：每個(gè)人都有很多同學(xué)和朋友，為了保持與他們的聯(lián)系，常常用一個(gè)通訊錄將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來(lái)，這樣要查誰(shuí)的電話或地址就很方便了。這個(gè)“通訊錄”就是一個(gè)最簡(jiǎn)單的“數(shù)據(jù)庫(kù)”，每個(gè)人的姓名、地址、電話等信息就是這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的“數(shù)據(jù)”。 6.1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS，DataBase Management System）是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理的系統(tǒng)軟件，它的職能是有效地組織和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，獲取和管理數(shù)據(jù)，接受和完成用戶提出的訪

2、問數(shù)據(jù)的各種請(qǐng)求。6.1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)模型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是指擁有數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)支持的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，它可以實(shí)現(xiàn)有組織地、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)大量相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享服務(wù)。任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)2在數(shù)據(jù)庫(kù)中通過數(shù)據(jù)模型對(duì)現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行抽象模擬，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)均是基于某種數(shù)據(jù)模型的。數(shù)據(jù)庫(kù)中常用的數(shù)據(jù)模型有三種：層次模型、網(wǎng)狀模型和關(guān)系模型。 任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)3層次模型 層次模型是以記錄類型為結(jié)點(diǎn)的樹型結(jié)構(gòu)，下層記錄是上層記錄中某元素的細(xì)化。層次模型的記錄類型間只有簡(jiǎn)單的層次關(guān)系，且滿足以下條件：有一個(gè)記錄類型沒有父結(jié)點(diǎn)；其他記錄類型有且只有一個(gè)父結(jié)點(diǎn)。具有明顯的層次結(jié)構(gòu)，但缺乏靈活性。2.

3、網(wǎng)狀模型 網(wǎng)狀模型采用靈活的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，但過于復(fù)雜。3. 關(guān)系模型 關(guān)系模型的基本思想是把事物與事物之間的聯(lián)系用二維表格的形式描述。一個(gè)關(guān)系可以看作一個(gè)二維表，表中每一行是一個(gè)記錄，每一列是一個(gè)字段。關(guān)系模型可用離散數(shù)學(xué)中的關(guān)系代數(shù)來(lái)描述，因而關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)能夠用嚴(yán)格的數(shù)學(xué)理論來(lái)描述數(shù)據(jù)庫(kù)的組織和操作，且具有簡(jiǎn)單靈活、數(shù)據(jù)獨(dú)立性高等特點(diǎn)，應(yīng)用十分廣泛。自20世紀(jì)80年代以來(lái)，關(guān)系數(shù)據(jù)模型逐漸成為占主要地位的數(shù)據(jù)模型。任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)46.1.4 Access簡(jiǎn)介Access是一種關(guān)系型的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是Microsoft Office套件產(chǎn)品之一。從20世紀(jì)90年代初期Access

4、 1.0的誕生到目前Access 2003的廣泛使用，Access歷經(jīng)多次升級(jí)改版，其功能越來(lái)越大，但操作反而更加簡(jiǎn)單。尤其是Access與Office的高度集成，熟悉的界面使很多初學(xué)者很容易上手。6.1.5 Access 2003的啟動(dòng)與退出1. Access 2003的啟動(dòng)啟動(dòng)Access 2003有多種方法,下面介紹兩種最常用的方法。（1）單擊【開始】按鈕，在開始菜單中選擇【程序】選項(xiàng)，在級(jí)聯(lián)菜單中選擇【Microsoft office】,再選擇【Microsoft office Access 2003】命令即可。（2）在“我的電腦”或“資源管理器”窗口中，直接雙擊Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件

5、即可。 任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)52. Access 2003的退出退出Access 2003的方法也有多種，下面介紹三種常用的方法：（1）從【文件】菜單中選擇【退出】命令。（2）單擊Access 2003應(yīng)用程序窗口右上角的【關(guān)閉】按鈕。（3）雙擊Access 2003應(yīng)用程序窗口左上角的應(yīng)用程序控制菜單圖標(biāo)。6.1.6 Access數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)作為一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，Access通過各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象來(lái)管理信息。這些數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象包括：表、查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問頁(yè)、宏和模塊。不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象在數(shù)據(jù)庫(kù)中起著不同的作用，例如，用表來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，用查詢來(lái)檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)，通過窗體來(lái)瀏覽或更新表中

6、的數(shù)據(jù)，用報(bào)表以特定的方式來(lái)分析和打印數(shù)據(jù)等等。任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)6 數(shù)據(jù)庫(kù)中的對(duì)象1、表對(duì)象2、查詢對(duì)象 3、窗體對(duì)象4、報(bào)表對(duì)象 5、數(shù)據(jù)訪問頁(yè)對(duì)象 6、宏對(duì)象7、模塊對(duì)象 任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)76.1.7 Access數(shù)據(jù)庫(kù)基本操作1. 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)在Access中，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)是很重要的，一個(gè)成功的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方案應(yīng)該將用戶的需求充分融入其中，這樣才能創(chuàng)建出一個(gè)能夠有效完成所需功能的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一般遵循以下幾個(gè)步驟：（1）確定新建數(shù)據(jù)庫(kù)所要完成任務(wù)的目的（2）確定新數(shù)據(jù)庫(kù)中所需要的表（3）確定各個(gè)表中所需要的字段（4）明確表的主關(guān)鍵字段（5）確定表之間的關(guān)系（6）創(chuàng)建表并優(yōu)化設(shè)計(jì)

7、（7）輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)82、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)3、 打開數(shù)據(jù)庫(kù) 4、 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù) 5、 Access中的其它基本操作 6、 Access的版本 任務(wù)一 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)96.2.1 表的創(chuàng)建 1、直接輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 2、利用向?qū)?chuàng)建表3、利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表 （1）表的兩種視圖 （2）創(chuàng)建表的方法 （3）相關(guān)說(shuō)明 選擇數(shù)據(jù)類型Access共提供了10種數(shù)據(jù)類型供我們選擇使用，各種數(shù)據(jù)類型代表的意義如下：文本：用于儲(chǔ)存文字或文字及數(shù)字組合的數(shù)據(jù)類型，例如性別、系別和其他一些不用于計(jì)算的數(shù)字，如郵政編碼等，字段長(zhǎng)度小于255字節(jié)。任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)10備注：附加的文字

8、或描述?？砂^長(zhǎng)的文字及數(shù)字，如個(gè)人介紹等，可以分段，但不具備索引功能，大小可達(dá)64000字節(jié)。數(shù)字：可用于計(jì)算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，如分?jǐn)?shù)、單價(jià)等，大小為1，2，4或8字節(jié)。日期/時(shí)間：日期/時(shí)間格式的數(shù)據(jù)，如出生日期等，大小為8字節(jié)。貨幣：專用于貨幣類型的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，使用4位小數(shù)存儲(chǔ)，大小為8字節(jié)。自動(dòng)編號(hào)：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一個(gè)新記錄從1開始添加遞增數(shù)字，無(wú)需用戶輸入（此編號(hào)為唯一的編號(hào)，在數(shù)據(jù)表中該類型的字段常被用做主關(guān)鍵字），大小為4字節(jié)。 是/否：邏輯類型的表示法，這個(gè)字段只能包含兩個(gè)數(shù)值，不能用于索引，常用做判斷真/假的數(shù)據(jù)，大小為1位。OLE對(duì)象：能夠鏈接或內(nèi)嵌其他應(yīng)用程序文件的字段類型，如

9、可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中嵌入圖片、聲音等，大小可達(dá)1GB以上。任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)11超級(jí)鏈接：鏈接到Internet、內(nèi)部網(wǎng)、局域網(wǎng)或本地計(jì)算機(jī)上的地址，大小至多2048個(gè)字節(jié)。查閱向?qū)В禾峁┎殚喒δ堋?任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)12設(shè)置字段屬性每個(gè)字段在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中主要的字段屬性及其說(shuō)明如下：字段大?。涸撛O(shè)置決定字段長(zhǎng)度。Access的默認(rèn)值為50。只有文本和數(shù)字字段類型才有該項(xiàng)設(shè)置。格式：控制字段的顯示或打印格式。例如，日期或數(shù)字的格式。小數(shù)位數(shù)：指定Access顯示的小數(shù)位數(shù)目，默認(rèn)指定是“自動(dòng)”。輸入掩碼：定義輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須使用的格式，如電話號(hào)碼、郵政編碼及日期等。輸入掩碼像

10、一個(gè)“字段模板”一樣，利用它可以控制輸入的數(shù)據(jù)。標(biāo)題：指定另外一個(gè)不同于字段名稱的文本，該文本顯示在窗體標(biāo)簽上或報(bào)表標(biāo)題中。默認(rèn)值：定義加入新記錄時(shí)自動(dòng)出現(xiàn)在該字段中的值。有效性規(guī)則：每當(dāng)在這個(gè)字段中輸入和改變數(shù)據(jù)時(shí)，所輸入或改變的數(shù)據(jù)都必須符合在有效性規(guī)則中定義的條件。任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)13有效性文本：每當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)沒有通過有效性規(guī)則時(shí)，需要讓Access顯示給用戶的文本。必填字段：設(shè)置在輸入時(shí)是否必須在該字段中輸入數(shù)據(jù)。索引：定義該字段為索引字段。若設(shè)定為是，還可定義該字段中的數(shù)據(jù)是否能重復(fù)出現(xiàn)，通常主索引的字段數(shù)據(jù)都定義為不可重復(fù)，以作為唯一可辨別該數(shù)據(jù)的依據(jù)。定義有效性規(guī)則

11、 以性別字段為例來(lái)說(shuō)明如何定義有效性規(guī)則。性別字段是一個(gè)文本字段，想要在數(shù)據(jù)庫(kù)中該字段的輸入值只能為“男”或“女”兩個(gè)值中的一個(gè)，此時(shí)，應(yīng)該定義該字段屬性的有效性規(guī)則，使得不符合要求的數(shù)據(jù)不能進(jìn)入到表中。定義輸入碼掩定義主關(guān)鍵字 主關(guān)鍵字是表中每一條記錄的唯一標(biāo)識(shí)。主關(guān)鍵字由一個(gè)或一組字段組成，而且主關(guān)鍵字中的值不能重復(fù)，也不能是空值。在Access中可以定義三種主關(guān)鍵字：自動(dòng)編號(hào)、單字段及多字段。定義主關(guān)鍵字的步驟如下：任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)14在數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)視圖中，單擊選中要作為主關(guān)鍵字的字段名稱。選擇【編輯】菜單中的【主鍵】命令。 定義字段索引為字段設(shè)置索引的方法為：以設(shè)計(jì)視圖方

12、式打開表，然后單擊要?jiǎng)?chuàng)建索引的字段，單擊下面的“索引框”，從出現(xiàn)的下拉箭頭中選擇“有（有重復(fù)）”或“有（無(wú)重復(fù)）”。由于索引的字段值可能有相同的，所以選擇“有（無(wú)重復(fù)）”選項(xiàng)， 可以確保任何兩個(gè)記錄的這一字段沒有重復(fù)值。6.2.2 表的操作修飾表的外觀 （1）調(diào)整行高和列寬 （2）修改字體和單元格效果2. 對(duì)列的操作 （1）選定/移動(dòng)列 （2）凍結(jié)/取消凍結(jié)列任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)15（3）隱藏/取消隱藏列（4）插入/刪除列 6.2.3 編輯記錄1定位與刪除記錄2查找并替換數(shù)據(jù) 6.2.4 排序和篩選1數(shù)據(jù)排序 （1）排序規(guī)則排序有兩種方式：升序和降序。 （2）排序方法可以使用升序和降

13、序按鈕進(jìn)行快速數(shù)據(jù)排序。2數(shù)據(jù)篩選 （1）按選定內(nèi)容篩選 （2）按窗體篩選 （3）移去篩選 任務(wù)二 創(chuàng)建表并操作表中的數(shù)據(jù)166.3.1基本概念1選擇查詢 2參數(shù)查詢 3交叉表查詢 4操作查詢 6.3.2創(chuàng)建查詢 1利用簡(jiǎn)單查詢向?qū)?chuàng)建選擇查詢 2利用交叉表查詢向?qū)?chuàng)建交叉表查詢 3利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建查詢 4創(chuàng)建參數(shù)查詢6.3.3修改查詢 1添加/刪除字段 2改變字段順序 3修改字段屬性 4修改查詢條件 任務(wù)三 創(chuàng)建查詢176.3.4 查詢的操作 1生成表查詢生成表查詢可以利用一個(gè)或多個(gè)表中的全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)來(lái)新建表。簡(jiǎn)單地說(shuō)，是將查詢結(jié)果以表的形式存儲(chǔ)，即生成一個(gè)新表。創(chuàng)建一個(gè)生成表查詢的具體操

14、作步驟如下：（1）以設(shè)計(jì)視圖方式打開查詢，并選擇【查詢】菜單中的【生成表查詢】命令；（2）在出現(xiàn)的“生成表”對(duì)話框中的“表名稱”框中輸入表名；（3）單擊【確定】按鈕，這個(gè)生成表查詢即完成了。 2更新查詢使用更新查詢可以將表中的記錄進(jìn)行更新，而不必像在數(shù)據(jù)表中那樣，一次對(duì)一條記錄進(jìn)行更改，創(chuàng)建一個(gè)更新查詢的操作步驟如下：（1）創(chuàng)建一個(gè)選擇查詢，轉(zhuǎn)到設(shè)計(jì)視圖下，然后選擇【查詢】菜單中的【更新查詢】命令；（2）在相應(yīng)字段的“更新到”欄中輸入相應(yīng)的更新條件；（3）選擇【查詢】菜單中的【運(yùn)行】命令來(lái)更新該查詢。 任務(wù)三 創(chuàng)建查詢183追加查詢 使用追加查詢可以將選擇的記錄附加到其他表中。要建立追加查詢，

15、首先要在設(shè)計(jì)視圖中打開或建立要追加到其他表中的查詢，然后，選擇【查詢】菜單中的【更新查詢】命令，此時(shí)出現(xiàn)一個(gè)“追加”對(duì)話框，在這里選擇要追加記錄的表名即可。 4刪除查詢刪除查詢與追加查詢相反，它是從表中刪除記錄，創(chuàng)建刪除查詢的步驟如下：（1）首先創(chuàng)建一個(gè)要?jiǎng)h除記錄的查詢；（2）在設(shè)計(jì)視圖中，從“條件”中輸入刪除的條件，選擇【查詢】菜單里的【刪除查詢】命令即可建立一個(gè)刪除查詢。 任務(wù)三 創(chuàng)建查詢196.4.1窗體的基本概念窗體是用戶和Access應(yīng)用程序之間交換數(shù)據(jù)的窗口，它可以與數(shù)據(jù)表協(xié)同工作，將數(shù)據(jù)在屏幕上合理安排，而且在窗體中可以有文字、圖像，還可以插入聲音、視頻，使人機(jī)界面更加豐富多彩。

16、 6.4.2窗體視圖 1窗體視圖2設(shè)計(jì)視圖 3數(shù)據(jù)表視圖6.4.3 創(chuàng)建與修改窗體 1創(chuàng)建窗體 （1）自動(dòng)創(chuàng)建窗體 （2）利用窗體向?qū)?chuàng)建窗體2修改窗體 （1）改變字體顏色（2）添加特殊效果 （3）改變控件的尺寸和位置 任務(wù)四使用“自動(dòng)窗體”來(lái)創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生”（縱欄式）窗體 206.4.4使用窗體對(duì)記錄進(jìn)行操作在窗體中可以對(duì)數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行操作，如查看記錄、增刪記錄或更改記錄等。1修改記錄在窗體中修改記錄只要單擊要修改的字段內(nèi)容，重新輸入新的信息即可。如果將一個(gè)字段屬性中的“是否鎖定”設(shè)置為“是”，則不能更改這個(gè)字段的內(nèi)容。 2刪除記錄如果要?jiǎng)h除一條記錄，則需要在窗體中選擇要?jiǎng)h除的記錄。然后從【編

17、輯】菜單中選擇【刪除記錄】命令即可。在刪除記錄時(shí)，如果其他表中有與此相關(guān)的記錄，則該記錄不能被刪除。3增加記錄在窗體視圖中可以插入新記錄，增加新記錄的具體操作步驟如下：（1）轉(zhuǎn)換到數(shù)據(jù)輸入模式，方法有： 在“新產(chǎn)品”窗體視圖中單擊新記錄按鈕；任務(wù)四使用“自動(dòng)窗體”來(lái)創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生”（縱欄式）窗體 21單擊記錄指示器中的添加新記錄按鈕；從【編輯】菜單中選擇【新記錄】命令；從【插入】菜單中選擇【新記錄】命令。6.4.5更改窗體設(shè)計(jì) 1添加新字段向窗體中添加新字段的步驟如下：（1）以設(shè)計(jì)視圖方式打開窗體。單擊【視圖】菜單中的【字段列表】命令打開字段列表；（2）在字段列表中找到要添加的字段，將它拖動(dòng)到

18、窗體中的合適位置。 2添加命令按鈕等 3創(chuàng)建啟動(dòng)窗體任務(wù)四使用“自動(dòng)窗體”來(lái)創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生”（縱欄式）窗體 226.5.1報(bào)表的基本概念1報(bào)表的定義 Access中所說(shuō)的報(bào)表并非是實(shí)際工作中所指的在紙上的報(bào)表，而是指Access中將數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的數(shù)據(jù)或經(jīng)過查詢的數(shù)據(jù)按用戶需要，進(jìn)行分組或計(jì)算，并添加一些格式信息的一種文件格式。 2報(bào)表視圖 報(bào)表有三種視圖方式：打印預(yù)覽、版面預(yù)覽和設(shè)計(jì)視圖。打印預(yù)覽視圖用于查看將在報(bào)表的每一頁(yè)上顯示的數(shù)據(jù)；版面預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的版面設(shè)置，其中只包括報(bào)表中數(shù)據(jù)的示例。設(shè)計(jì)視圖用于創(chuàng)建報(bào)表或更改已有報(bào)表的結(jié)構(gòu)。 任務(wù)五 設(shè)計(jì)報(bào)表用于顯示“學(xué)生”表中的信息 233報(bào)表的組成 報(bào)表在以設(shè)計(jì)視圖方式打開時(shí)可以看到，報(bào)表由報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳組成（如圖所示），每個(gè)部分稱為一個(gè)節(jié)。 任務(wù)五 設(shè)計(jì)報(bào)表用于顯示“學(xué)生”表中的信息 報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖246.5.2 創(chuàng)建報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表的一般過程是：根據(jù)表或查詢，利用“自動(dòng)報(bào)表”或“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建基本的報(bào)表“框架”，然后在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中根據(jù)具體的需要進(jìn)行修改。1使用自動(dòng)報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表2使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表 3使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表 6.5.3 報(bào)表的修改報(bào)表創(chuàng)建完成之后還可以對(duì)其進(jìn)行修改和美化，例如添加日期和時(shí)間、添加頁(yè)號(hào)、添加直線等等。下面簡(jiǎn)單介紹幾個(gè)。 1添加當(dāng)前日期和時(shí)間 在打