ch12項目采購管理課件

1、IT項目管理第十二章 項目采購管理溫州大學物電學院信息工程系第十二章 項目采購管理溫州大學物電學院信息工程系12.1 項目采購管理的重要性12.2 采購計劃12.3 合同計劃12.4 邀請賣方響應(yīng)12.5 選擇賣方12.6 管理合同12.7 收尾合同12.1 項目采購管理的重要性采購（Procurement）：從外部資源獲得商品或（和）服務(wù)。“采購”一詞廣泛用于政府部門；很多私營公司使用“購買”一詞；IT領(lǐng)域使用“外包”一詞外包已經(jīng)成為一個研究和爭論的熱門話題。尤其是“海外外包”。美國IT協(xié)會2004年3月的外包統(tǒng)計：計算機軟件和服務(wù)的全球資源花費預期每年遞增26%，2003年是100億美元，

2、2008年是310億美元。印度是美國海外外包的首選國家由于采用海外外包，節(jié)省總費用由67億美元增長到209億美元；溫州大學物電學院信息工程系外包的好處降低固定和周期性的成本；避免招聘和解聘的費用外包在國內(nèi)或境外的人力成本會更便宜使組織集中在自己的核心業(yè)務(wù)上集中核心競爭力在營銷、客戶服務(wù)和新產(chǎn)品設(shè)計等方面把IT功能外包，精力集中在關(guān)鍵工作上獲得特定的技能和技術(shù)在員工配置方面更加靈活性外包比自制人力成本更低提高責任感合同（Contract）寫好是關(guān)鍵，澄清雙方責任，強化項目的核心可交付成果溫州大學物電學院信息工程系外包的趨勢合同規(guī)模增加2000年10月美國海軍和海軍陸戰(zhàn)隊內(nèi)部網(wǎng)技術(shù)包合同，合同金額

3、總價69億美元，是美國政府史無前例的最大的技術(shù)外包合同。2002年美國寶潔公司（P&G）開始了它的IT和商業(yè)運作外包招標，合同價值10年40100億美元。如何使用好這么大的一筆錢？項目經(jīng)理必須精通采購管理！溫州大學物電學院信息工程系外包的弊端對外包出去的項目內(nèi)容不能很好地控制對供應(yīng)商（組織）過于依賴如果供應(yīng)商（組織）停業(yè)或流失主要員工，會對項目造成很大的危害易受到攻擊的組織戰(zhàn)略信息會落在供應(yīng)商手中，必須小心保護好這些戰(zhàn)略信息 因此，項目組必須基于項目和組織的獨特需求謹慎地考慮采購問題，并作出明智的決定，當業(yè)務(wù)情況變化時，也要相應(yīng)改變外包策略。 溫州大學物電學院信息工程系案例美國金融服務(wù)公司JP

4、Morgan Chase和IBM的外包合同中途終止IT項目管理P252外包也會對公司乃至整個國家?guī)砥渌I(lǐng)域的問題IT項目管理P252溫州大學物電學院信息工程系項目采購管理很多使用外包的IT項目的成功常常歸功于良好的項目采購管理。項目采購管理包括為一個項目從外部組織獲得商品或服務(wù)所需要的過程。項目采購管理有六個主要過程：采購計劃合同計劃邀請賣方響應(yīng)選擇賣方管理合同收尾合同溫州大學物電學院信息工程系12.2 采購計劃采購計劃：識別哪個項目能夠通過使用外部組織的產(chǎn)品或服務(wù)能最好地滿足項目的需求。具體包括：確定是否需要采購？如何采購？采購什么？采購多少？什么時候采購？采購計劃的重要輸出自制/外購決策

5、溫州大學物電學院信息工程系自制/外購決策自制/外購決策（Make-or-buy decision）：組織決定是在組織內(nèi)部制作某些產(chǎn)品或完成某種服務(wù)好，還是從組織外部購買某些產(chǎn)品或服務(wù)更加符合項目組織的最大利益。如果沒有必要組織采購，就沒必要開展其他采購管理活動了。經(jīng)驗表明：適當?shù)赝獍恍㊣T功能可能是一項很棒的投資。案例：英國Boots公司把IT系統(tǒng)外包給IBMIT項目管理 P253溫州大學物電學院信息工程系制訂采購計劃的工具和技術(shù)1）自制/外購分析2）專家評判3）合同及其類型溫州大學物電學院信息工程系1）自制/外購分析涉及：估算內(nèi)部生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)的成本；計算外購的成本；將二者進行比較；溫州大

6、學物電學院信息工程系案例有一個項目需要一臺設(shè)備，價格是1.2萬美元。假設(shè)每天的運營費用是400美元。假設(shè)可以以800美元/天的價格租到同樣的設(shè)備，其中包括運營費用，對于該設(shè)備請決定是購買還是租用。溫州大學物電學院信息工程系2）專家評判我國法律規(guī)定政府采購必須有專家參加評標。中華人民共和國政府采購法溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系3）合同及其類型溫州大學物電學院信息工程系合同的基本內(nèi)容合同類型合同類型是一個重要的考慮內(nèi)容，不同類型的合同應(yīng)當用在不同的場合。三種主要合同類型：固定價格合同或總付合同 成本補償合同 時間和材料合同 溫州大學物電學院信息工程系根據(jù)特定需要，一個合同實

7、際能夠包括所有這三類合同。例如：與賣方簽訂一個合同，包括：采購特定硬件的固定價格或總價有些服務(wù)是基于成本補償來支付費用其他服務(wù)是基于時間和材料來支付費用溫州大學物電學院信息工程系A(chǔ). 固定價格合同或總付合同對明確定義的產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)定固定總價的合同。買方承受的風險最少賣方要經(jīng)常估算以減低風險，從而使價格仍具有競爭力。例：一個公司需要購買100臺能夠達到一定打印分辨率和速度的激光打印機，并且希望在二個月內(nèi)送達某個地點。可以簽訂一個固定價格合同溫州大學物電學院信息工程系B. 成本補償合同 向供應(yīng)商支付直接和間接實際成本的合同。直接實際成本：項目中直接與產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)的成本，通常能夠追溯到項目的成本效

8、益。如：項目中員工的工資、購買的硬件和軟件費用是直接成本。間接實際成本：項目中不直接與產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)，但同項目開展間接相關(guān)的成本。這些成本通常不能追溯到項目的成本效益。間接成本通常以直接成本的百分比計算。如：工作場所的電費、租金等是間接成本。溫州大學物電學院信息工程系成本補償合同通常包括：利潤百分比、達到或超出項目的獎勵。成本補償合同使買方承擔更多的風險。有三種類型的成本補償合同：成本加獎勵費合同成本加固定費合同成本加成本百分比合同溫州大學物電學院信息工程系買方風險從低到高成本加獎勵費合同買方付給供應(yīng)商正常的績效成本加上預先商定的費用和獎金。如果最后的成本低于預期成本，買方和供應(yīng)商都根據(jù)預定的

9、共享比例在成本節(jié)約中獲得獎勵。溫州大學物電學院信息工程系例：項目的預期成本是10萬美元，付給供應(yīng)商的費用是1萬美元，獎勵分配比例是85/15（買方獲得85%的未定部分，供應(yīng)商獲得15%的未定部分。） 如果最后的價格是8萬美元，即節(jié)省了2萬美元 付給供應(yīng)商的金額=最終成本+費用+節(jié)省*15%=8+1+0.3=9.3萬美元溫州大學物電學院信息工程系成本加固定費合同買方付給供應(yīng)商正常的績效成本加上一筆固定費用。通常該費用基于估計成本的一個百分比，除非合同的范圍發(fā)生變化，否則這個費用不會變化。例：項目的預期成本是10萬美元，付給供應(yīng)商的固定費用是1萬美元。如果合同實際成本升到12萬美元，而且合同沒有變

10、化，承包方仍舊收到1萬美元固定費用.溫州大學物電學院信息工程系成本加成本百分比合同買方付給供應(yīng)商正常的績效成本，以及基于預計成本的百分比的一筆固定費用。從買方的觀點看，這是最不希望的合同形式，因為供應(yīng)商沒有動力降低成本，事實上，供應(yīng)商可能鼓勵增加成本。在美國的政府采購中是禁止使用該類合同的。有時會用在私營企業(yè)中，特別是建筑行業(yè)，所有風險由買方承擔。溫州大學物電學院信息工程系C. 時間和材料合同固定價格合同和成本補償合同的混合。例：一個獨立的計算機咨詢師可能與一家公司簽一個合同，包括80美元/小時的報酬，加上提供項目特定材料的費用固定為1萬美元。材料費基于買材料的收據(jù)，封頂是1萬美元。該咨詢師每

11、周或每月向公司送一次發(fā)票，發(fā)票上列出材料費用、工作時間和工作產(chǎn)生等。這類合同用在工作量不能具體界定和總價不能預估的合同。很多合同程序員和咨詢師就更傾向于簽訂時間和材料合同溫州大學物電學院信息工程系D. 單位定價合同合同中雙方約定產(chǎn)品和服務(wù)的單位定價，合同的總價值是完成工作量的函數(shù)。這種價格經(jīng)常涉及數(shù)量折扣。例：一個IT部門需要購買計算機，只買一件，單價是1000美元；如果買10件，成本將達到1萬美元。如果公司買1050個，單價可以是900美元/件；如果超過50個，單價可以是800美元/件。這種靈活定價策略通常對買賣雙方都有好處。溫州大學物電學院信息工程系合同終止條款合同應(yīng)包括終止條款，允許買方

12、或供應(yīng)商終止合同。這樣的合同可以降低由于工作的靈活性給賣方帶來的風險。溫州大學物電學院信息工程系合同類型及相應(yīng)風險小結(jié)溫州大學物電學院信息工程系成本加成本百分比成本加固定費成本加獎勵費固定價格獎勵嚴格固定價格高 買方風險 低低 賣方風險 高12.3 合同計劃合同計劃包括：讓賣方響應(yīng)決定合同授予的評估標準項目團隊通常使用標準表格創(chuàng)建相關(guān)采購文檔專家評判幫助建立評估標準溫州大學物電學院信息工程系常用采購文檔建議書邀請函：用于從可能的供應(yīng)商那里征求方案的文件。建議書是供應(yīng)商準備的，可以滿足買方需要的不同的方案的文檔。選擇的標準常常取決于多個標準，不單單是最低的價格。報價邀請函：用來從預期的供應(yīng)商那里

13、征求報價和投標的文件。投標：也稱標書或報價，是賣方（供應(yīng)商）準備的文件，針對買方清晰界定的各項條款提供價格。選擇常?；趦r格，最低的價格勝出。溫州大學物電學院信息工程系撰寫一份好的建議書邀請函是項目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，專家的意見很多時候是有幫助的。溫州大學物電學院信息工程系12.4 邀請賣方響應(yīng)決定找誰來做？買方把適當?shù)奈臋n發(fā)送給潛在的供應(yīng)商獲得建議書或標書供應(yīng)商（賣方）做很多工作，通常買方不付任何費用溫州大學物電學院信息工程系12.5 選擇賣方一旦買方收到了建議書或投標書，就可以選擇一個供應(yīng)商或決定取消這次采購。選擇供應(yīng)商，稱為“渠道選擇”，包括：評審賣方建議書或投標書通常不同的團隊負責評審不同的部分選出最好的賣方使用正式的建議書評價表談判合同簽訂合同這是一個非常耗時、繁瑣的過程，對于大型采購更是如此。溫州大學物電學院信息工程系使用正式的建議評價報表溫州大學物電學院信息工程系建議書1建議書2準則權(quán)重等級分數(shù)等級分數(shù)技術(shù)方法30%管理方法30%過去績效20%價格20%總分100%溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系溫州大學物電學院信息工程系12.6