地方疾病預(yù)防控制中心檔案利用情況分析

1、地方疾病預(yù)防控制中心檔案利用情況分析“檔案利用是指利用者到檔案館或檔案室獲取檔案信息，而檔案利用服務(wù)則是指檔案館或檔案室為滿足利用需要向利用者提供檔案信息?！背浞至私狻睓n案利用現(xiàn)狀，對提高檔案利用服務(wù)水平具有重要意義。”一、基本情況（一）室存檔案門類從當(dāng)前市、縣（區(qū)）二級疾控中心室藏檔案門類整體情況看，文書檔案61個(gè)，業(yè)務(wù)檔案60個(gè)，科技檔案13個(gè)，會(huì)計(jì)檔案38個(gè)，人事檔案25個(gè)，音像檔案24個(gè)，實(shí)物檔案19個(gè)，榮譽(yù)檔案44個(gè)，儀器設(shè)備檔案22個(gè)，績效考核檔案37個(gè)，照片檔案32個(gè)，其他檔案12個(gè)。（二）業(yè)務(wù)檔案保管隸屬與場所從業(yè)務(wù)檔案保管場所看，在綜合檔案室的37個(gè)，占單位總數(shù)量的45.68

2、%；在業(yè)務(wù)部門的40個(gè)，占單位總數(shù)量的49.38%；說不清楚的4個(gè)，占4.94%。（三）各單位對本單位各類檔案起止時(shí)間的知曉程度各單位對本單位各類檔案起止時(shí)間的知曉情況：對文書檔案起止時(shí)間知曉的56個(gè)，對業(yè)務(wù)檔案起止時(shí)間知曉的58個(gè)，對科技檔案起止時(shí)間知曉的10個(gè)，對會(huì)計(jì)檔案起止時(shí)間知曉的35個(gè)，對人事檔案起止時(shí)間知曉的21個(gè)，對音像檔案起止時(shí)間知曉的14個(gè)，對實(shí)物檔案起止時(shí)間知曉的12個(gè)，對榮譽(yù)檔案起止時(shí)間知曉的32個(gè)，對儀器設(shè)備檔案起止時(shí)間知曉的17個(gè)，對績效考核檔案起止時(shí)間知曉的28個(gè)，對照片檔案起止時(shí)間知曉的17個(gè)，對其它檔案起止時(shí)間知曉的8個(gè)。（四）對哪類檔案與單位職能相關(guān)度的最高判

3、斷選擇對哪類檔案與單位職能相關(guān)度最高的判斷選擇：選擇文書檔案的15個(gè)，占單位總數(shù)量的18.52%；選擇業(yè)務(wù)檔案第48個(gè)，占單位總數(shù)量的59.26%；選擇科技檔案的2個(gè)，占單位總數(shù)量的2.47%；選擇會(huì)計(jì)檔案的3個(gè)，占單位總數(shù)量的3.7%；選擇人事檔案的3個(gè)，占單位總數(shù)量的3.7%；選擇音像檔案、實(shí)物檔案、其它的0個(gè)；選擇榮譽(yù)檔案的1個(gè)，占單位總數(shù)量的1.23%；選擇儀器設(shè)備檔案的1個(gè)，占單位總數(shù)量的1.23%；選擇績效考核檔案的7個(gè)，占單位總數(shù)量的8.64%；選擇其它的1個(gè)，占單位總數(shù)量的1.23%。（五）對各類檔案數(shù)量的掌握情況從對各類檔案數(shù)量的掌握程度看：對文書檔案數(shù)量掌握的有55個(gè)，對業(yè)

4、務(wù)檔案數(shù)量掌握的有48個(gè)，對科技檔案數(shù)量掌握的有9個(gè)，對會(huì)計(jì)檔案數(shù)量掌握的有30個(gè)，對人事檔案數(shù)量掌握的有16個(gè)，對音像檔案數(shù)量掌握的有13個(gè)，對實(shí)物檔案數(shù)量掌握的有10個(gè)，對榮譽(yù)檔案數(shù)量掌握的有29個(gè)，對儀器設(shè)備檔案數(shù)量掌握的有14個(gè)，對績效考核檔案數(shù)量掌握的有24個(gè)，對照片檔案21個(gè)，其它檔案6個(gè)。（六）整理檔案方式從整理檔案的方式看：按件整理的16個(gè)，占單位總數(shù)量的19.75%；按卷整理的15個(gè)，占單位總數(shù)量的18.52%；件、卷方式混合整理的38個(gè)，占單位總數(shù)量的46.91%；說不清楚的12個(gè)，占單位總數(shù)量的14.81%。（七）各單位對各類檔案的使用情況各單位對各類檔案的使用情況：對文

5、書檔案使用率最高的有60個(gè)，對業(yè)務(wù)檔案使用率最高的有66個(gè)，對科技檔案使用率最高的有15個(gè)，對會(huì)計(jì)檔案使用率最高的有40個(gè)，對人事檔案使用率最高的有29個(gè)，對音像檔案使用率最高的有20個(gè)，對實(shí)物檔案使用率最高的有14個(gè)，對榮譽(yù)檔案使用率最高的有35個(gè)，對儀器設(shè)備檔案使用率最高的有27個(gè)，對績效考核檔案使用率最高的有37個(gè)，對照片檔案使用率最高的有30個(gè)，對其他檔案使用率最高的有15個(gè)。（八）檔案是否存在年度斷檔現(xiàn)象市、縣（區(qū)）二級疾控中心存在年度斷檔現(xiàn)象的有19個(gè)，占23.46%，不存在的41個(gè)，占50.62%，不清楚21個(gè)，占25.93%。（九）斷檔現(xiàn)象的原因市、縣（區(qū)）二級疾控中心檔案有丟

6、失的4個(gè)，占單位總數(shù)量的21；檔案損毀的5個(gè)，占單位總數(shù)量的26.32%；沒有辦理移交14個(gè)，占單位總數(shù)量的73.68%；機(jī)構(gòu)撤并8個(gè)，占單位總數(shù)量的42.11%。（十）是否編寫有站（中心）志、組織機(jī)構(gòu)沿革和大事記市、縣（區(qū)）二級疾控中心中有站志、中心志、組織機(jī)構(gòu)沿革和大事記的有38個(gè)，占單位總數(shù)量的46.91%；沒有的30個(gè)，占單位總數(shù)量的37.04%；不清楚的13個(gè)，占單位總數(shù)量的16.05%。（十一）是否得到檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)市、縣（區(qū)）二級疾控中心有40個(gè)得到了檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，占單位總數(shù)量的50%；沒有得到檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的29個(gè)，占單位總數(shù)量的36.25

7、%；說不清楚的11個(gè)，占單位總數(shù)量的13.75%。二、分析（一）室存檔案門類從市、縣（區(qū)）二級疾控中心室存檔案門類整體情況看，市級機(jī)構(gòu)的各類檔案的保存率相對最高，縣級機(jī)構(gòu)次之，區(qū)級機(jī)構(gòu)4/9最低。分類來看，市縣區(qū)均是文書與業(yè)務(wù)檔案保存率最高，但從市到縣，再到區(qū)，占比逞下降態(tài)勢。其他類目中市級機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)、音像、照片檔案僅次于文書與業(yè)務(wù)檔案；縣級是榮譽(yù)、會(huì)計(jì)和績效考核檔案，而區(qū)級機(jī)構(gòu)是榮譽(yù)、績效考核、會(huì)計(jì)和照片檔案。高級機(jī)構(gòu)保存量相對最少的為人事檔案，縣級機(jī)構(gòu)保存量相對最少的是科技檔案，區(qū)級機(jī)構(gòu)保存量相對最少的是科技檔案。市縣區(qū)保存最高的相同，次高市區(qū)相似，最少的縣區(qū)相同。在存留重點(diǎn)一致的情況下，市

8、縣區(qū)各自重點(diǎn)不同。從各類檔案的保存率看，市級機(jī)構(gòu)最好，區(qū)級最差。（二）業(yè)務(wù)檔案保管的隸屬與場所從市、縣（區(qū)）二級疾控中心業(yè)務(wù)檔案保管場所情況看，市級機(jī)構(gòu)保存在綜合檔案室的比例高于保存在業(yè)務(wù)部門的比例，而縣區(qū)機(jī)構(gòu)，則是保存在業(yè)務(wù)部門的比例高于保存在綜合檔案室的比例。而且從市到縣，再到區(qū)保存在綜合檔案室的比例不斷下降，而保存在業(yè)務(wù)部門的比例則不斷上升。這從另一個(gè)方面反映出縣區(qū)綜合檔案室建設(shè)與統(tǒng)一管理尚有差距。（三）對單位各類檔案的起止時(shí)間的知曉程度從市、縣（區(qū)）二級疾控中心工作者對單位各類檔案的起止時(shí)間的知曉情況看，總體上市級機(jī)構(gòu)的知曉率最高，縣級居中，區(qū)級最低。且各級機(jī)構(gòu)對不同檔案的知曉程度與各

9、種檔案的保存率多少比較接近，兩者間存在一定的關(guān)聯(lián)度。（四）對哪類檔案與單位職能相關(guān)度最高的判斷從市、縣（區(qū)）二級疾控中心工作者對哪類檔案與單位職能相關(guān)度最高的判斷看，市縣區(qū)各級機(jī)構(gòu)一致認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高，文書檔案和考績次之。在不同層次機(jī)構(gòu)中，從市到縣，再到區(qū)，同為相關(guān)度最高的業(yè)務(wù)檔案是由低到高的趨勢；而文書檔案和考績檔案則相反是由高到低的趨勢。其他檔案中，市級機(jī)構(gòu)偏重榮譽(yù)和儀器儀表檔案，縣級機(jī)構(gòu)偏重科技、會(huì)計(jì)和人事檔案，區(qū)級機(jī)構(gòu)則偏重人事和其他檔案。總體來說，高相關(guān)度的判斷相同，比率不同，低相關(guān)的種類不同，比例相近。（五）對各類檔案數(shù)量情況的掌握程度從市、縣（區(qū)）二級疾控中心工作

10、者對各類檔案數(shù)量情況的掌握程度看，與對單位各類檔案的起止時(shí)間的知曉程度相近，總體上市級機(jī)構(gòu)的知曉率最高，縣級居中，區(qū)級最低，且與各種檔案的保存率多少比較接近，三者間存在一定的關(guān)聯(lián)度。（六）整理檔案方式從市、縣（區(qū)）二級疾控中心整理檔案的方式看，市、縣、區(qū)重點(diǎn)不同，市級多使用卷、件兩用的方式。縣則多偏重于按卷的方式，區(qū)則多偏重于按件的方式。由市到縣，再到區(qū)，卷件共用的方式的比例逞下降態(tài)勢；按件方式大體是上升態(tài)勢，逞“凹字型；按卷方式則呈“山”字型?？傮w來說是方法不同，使用比例差異較大。（七）按照利用率排序從市、縣（區(qū)）二級疾控中心按照利用率排序看，市縣區(qū)機(jī)構(gòu)利用率最高的前兩位是文書檔案和業(yè)務(wù)檔案

11、，但市級機(jī)構(gòu)利用率最高的是文書檔案，縣區(qū)是業(yè)務(wù)檔案利用率最高?？傮w上業(yè)務(wù)檔案的利用率相差不大，不到15%；而文書檔案的差距最高達(dá)到了50%。文書檔案的利用率，從市到縣，再到區(qū)，逞明顯的下降態(tài)勢。其他檔案的利用率與對各類檔案數(shù)量情況的掌握程度、對各類檔案的起止時(shí)間的知曉程度、各種檔案的保存率多少近似，這幾者間有一定的關(guān)聯(lián)性，且相互影響?？傮w上市級機(jī)構(gòu)的利用率最高，縣級機(jī)構(gòu)其次，區(qū)級機(jī)構(gòu)最后。（八）是否存在年度斷檔現(xiàn)象對市、縣（區(qū)）二級疾控中心是否存在年度斷檔現(xiàn)象的回答看，市縣區(qū)均是沒有斷檔的高于有斷檔的比例，從高到低是市級機(jī)構(gòu)、區(qū)級機(jī)構(gòu)、縣級機(jī)構(gòu)；沒有斷檔的比例從高到低分別是縣級機(jī)構(gòu)、市級機(jī)構(gòu)和

12、區(qū)機(jī)構(gòu)；對此情況不清楚的比例由低到高分別是市級機(jī)構(gòu)、縣級機(jī)構(gòu)、區(qū)級機(jī)構(gòu)?？傮w上看，市級機(jī)構(gòu)好于縣區(qū)機(jī)構(gòu)，區(qū)級機(jī)構(gòu)又好于縣級機(jī)構(gòu)。（九）斷檔現(xiàn)象原因從市、縣（區(qū)）二級疾控中心斷檔現(xiàn)象原因上看，沒有辦理移交是市縣區(qū)機(jī)構(gòu)的共性主因，市縣區(qū)的占比率呈現(xiàn)從高到低趨勢。排名第二位的是機(jī)構(gòu)撤并，市縣區(qū)的占比率同樣從高到低。（十）是否編寫有站（中心）志、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記從市、縣（區(qū)）二級疾控中心是否編寫站（中心）志、組織機(jī)構(gòu)沿革和大事記這項(xiàng)的回答看，市縣區(qū)均有編寫，編寫的比率從高到低是市級機(jī)構(gòu)、縣級機(jī)構(gòu)、區(qū)級機(jī)構(gòu)；沒有編寫的比例從高到低分別是區(qū)級機(jī)構(gòu)、縣級機(jī)構(gòu)和市級機(jī)構(gòu)；縣區(qū)對此情況不清楚的比例基本相同。

13、總體上看，市級機(jī)構(gòu)好于縣區(qū)機(jī)構(gòu)，縣級機(jī)構(gòu)又好于區(qū)級機(jī)構(gòu)。（十一）是否得到檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)從市、縣（區(qū)）二級疾控中心與檔案行政管理部門的溝通情況看，市級最好，區(qū)級有和沒有兩者持平，略好于縣級機(jī)構(gòu)，縣級機(jī)構(gòu)相對最差，沒有比例高于有的比例。三、對策與建議（一）抓好綜合檔案室建設(shè)，推動(dòng)檔案的集中統(tǒng)一管理面對檔案歸檔情況的差異，要下大氣力抓好綜合檔案室建設(shè)，不斷推動(dòng)檔案的集中統(tǒng)一管理。在三到五年內(nèi)，市級力爭達(dá)到100%，縣級機(jī)構(gòu)達(dá)到70%，區(qū)級機(jī)構(gòu)達(dá)到50%。這里也要注意提高綜合檔案室服務(wù)業(yè)務(wù)工作的意識與能力，從業(yè)務(wù)檔案利用率、認(rèn)知度、保存量均相對較高來看，縣區(qū)業(yè)務(wù)檔案多保存在業(yè)務(wù)部門一方面是

14、為了方便利用，另一方面則是因?yàn)榭h區(qū)保管條件較差。（二）加大收集與歸檔力度，擴(kuò)大檔案的種類與數(shù)量檔案利用服務(wù)首先要有檔可查。這就要求各級檔案機(jī)構(gòu)，特別是區(qū)縣兩級機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法地多收檔，多存檔。否則利用就成為了一句空號。有了“收”這個(gè)環(huán)節(jié)的豐富，才能有“管”這個(gè)環(huán)節(jié)的充實(shí)，進(jìn)而才會(huì)有“用”這個(gè)環(huán)節(jié)的滿意。（三）日?？劬o移交環(huán)節(jié)，特別注意機(jī)構(gòu)撤并時(shí)點(diǎn)的監(jiān)管無論是集中保管，還是分散管理，從形成者手中移交到保管者手中，始終是檔案形成階段的重要節(jié)點(diǎn)，也是最容易出問題的結(jié)合部，扣緊這個(gè)環(huán)節(jié)對檔案的齊全完整至關(guān)重要，務(wù)必加以重視。在社會(huì)轉(zhuǎn)型期間，機(jī)構(gòu)改革與撤并共生共存，每到機(jī)構(gòu)撤并最容易出現(xiàn)文件或應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒有歸檔，從而出