公文及公文寫作培訓(xùn)PPT課件

1、公文格式行文規(guī)則及公文管理辦法2018年9月22日1目 錄一、培訓(xùn)目的二、公文的概念、種類和作用三、幾種常用公文格式行文規(guī)則四、內(nèi)部公文格式的要求五、近似文種異同辨析2一、培訓(xùn)目的1、加深對公文工作認(rèn)識的重要性2、推動(dòng)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量3、掌握工作中常用公文格式行文規(guī)則4、解決公文格式編排存在的普遍性問題5、熟悉公司內(nèi)部使用公文的規(guī)范格式3第二部分公文的概念、種類和作用4一、公文概念公文的概念：它是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。用以表達(dá)意志、發(fā)布號令、傳遞交流重要信息的主要載體和工具，是一種具有特

2、定效力和規(guī)范格式的文書。 公文格式要求：主要的依據(jù)是2012年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳下發(fā)的關(guān)于印發(fā)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號）和黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-2012）相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一制定。企業(yè)公文的概念：企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理過程中所形成并具有強(qiáng)制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，實(shí)施行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況和進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)等的重要工具和歷史資料。 2012年與1996年頒發(fā)的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法相比，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”，增加了“決

3、議”和 “公報(bào)”，同時(shí)將“會(huì)議紀(jì)要”改為“紀(jì)要”。5二、公文種類公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。適用于企業(yè)的八個(gè)文種：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要等。 1、決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 2、通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 3、通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 4、報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 5、請示：適用于向上級機(jī)關(guān)

4、請求指示、批準(zhǔn)。 6、批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。 7、 函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 8、紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。6三、公文的作用指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖。（通知）聯(lián)系工作，交流情況。（函）請示工作，答復(fù)問題。（請示、批復(fù)）總結(jié)工作、推廣經(jīng)驗(yàn)。（通知、決定）記載工作，積累史料。（各文種）7第三部分幾種常用公文格式編排規(guī)則8公文用紙幅面尺寸及版面要求一、幅面尺寸：公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙，左側(cè)裝訂，裝訂在1/3處。二、頁邊與版心尺寸：公文天頭（上白邊）為37mm1mm（上行文、下行文相同），公文地腳（下白邊，含頁碼）為

5、35mm1mm,公文訂口（左白邊） 為28mm1mm,公文裁口（右白邊） 26mm1mm,版心尺寸為156mm225mm。三、行數(shù)與字?jǐn)?shù)：一般每頁排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心（行距28.8磅）。如遇特殊情況每頁行數(shù)、每行字?jǐn)?shù)可視情況增加或減少，并可適當(dāng)調(diào)整行距。四、文字顏色：公文中文字均為黑色。9公文格式各要素劃分版頭主體版記6個(gè)要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人9個(gè)要素： 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、 發(fā)文 機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、 附注、 附件3個(gè)要素： 分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 1011公文格式編排規(guī)則版頭 一、份號：公文印制

6、份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號。 1、份號頂格編排在版心左上角第一行。 2、涉密文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，實(shí)際編號時(shí)推薦采用3-6位阿拉伯?dāng)?shù)字，編虛位補(bǔ)齊，即第一份公文可以編為001、0001、00001、000001，不應(yīng)編為1、01； 二、密級和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。保密期限是對公文秘密等級時(shí)效規(guī)定的說明。 1、密級頂格編排在版心左上角第二行， 3號黑體字 2、密級和保密期限用隔開，如：機(jī)密1年 3、如沒有保密期限，兩字之間空一字，如：機(jī) 密 4、未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項(xiàng)，

7、其保密期限按照絕密級事項(xiàng)30年、機(jī)密級事項(xiàng)20年、秘密級事項(xiàng)10年認(rèn)定。12公文格式編排規(guī)則版頭部分三、緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。 1、緊急程度頂格編排在版心左上角，3號黑體字。 2、 如果只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度編排在版心左上角第二行。 3、如果既沒有份號，又沒有密級和保密期限，緊急程度則編排在版心左上角第一行。 4、公文同時(shí)標(biāo)識份號、密級與緊急程度時(shí)，份號頂格編排在版心左上角第一行，密級頂格編排在版心左上角第二行，緊急程度頂格編排在版心左上角第三行。 5、特急、加急，中間是否空一字，與“密級”保持一致，沒有密級時(shí)，

8、中間空一字“特 急”。13公文格式編排規(guī)則版頭部分四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，紅頭 。 1、推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，字體要莊重、規(guī)范、美觀、大小適度。 2、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志位置：居中、紅色套印在文件首頁上端，上邊緣至版心上邊緣為35mm。 3、聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“文件”二字編排在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。14公文格式編排規(guī)則版頭五、發(fā)文字號：由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號加“號”字組成。發(fā)文順序號由公司辦公室統(tǒng)一編號。例如：西鋼集團(tuán)政字2018116號

9、； 編制時(shí)需要注意以下幾點(diǎn)： 1、發(fā)文字號為3號仿宋體；年份、序號要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱； 2、用六角括號“” ，不是“ ” ； 3、序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字 4、聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號 5、平、下行文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空兩行，居中排布；上行文的發(fā)文字號局左空一字編排，與簽發(fā)人姓名處在同一行；發(fā)文字號與版面上的紅色分割線相距4mm六、簽發(fā)人：上行文標(biāo)注簽發(fā)人姓名，一般由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。各子公司上報(bào)集團(tuán)公司的文件應(yīng)注明簽發(fā)人姓名，“簽發(fā)人”3號仿宋，“姓名” 3號楷體15公文格式編排規(guī)則主體一、標(biāo)題：它是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括

10、。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，標(biāo)題結(jié)構(gòu)要完整，發(fā)文機(jī)關(guān)事由（表明文件主要內(nèi)容）文種。 1、 用2號小標(biāo)宋體，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布（行距32磅）；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。 * 2、三個(gè)和三個(gè)以下機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)列出所有發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，四個(gè)及四個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，可以采用排列在前的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“等”的方式。 3、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號，在實(shí)際工作中，標(biāo)題中如果確實(shí)使用除書名號之外的其他標(biāo)點(diǎn)符號，比如頓號、括號、引號、破折號等，

11、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號的使用應(yīng)注意以下兩點(diǎn)： 法律、法規(guī)、規(guī)章名稱全稱應(yīng)加書名號。 如果在事由部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)、人名等并列時(shí)，每個(gè)機(jī)關(guān)、人名之間用頓號分開，不使用空格。16公文格式編排規(guī)則主體部分二、主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。 用3號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。 （1）主送機(jī)關(guān)是指對公文負(fù)有處置、答復(fù)或執(zhí)行責(zé)任的機(jī)關(guān)。 （2）如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記部分，置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，與抄送機(jī)關(guān)之間不加分隔線。17公文格式編排規(guī)則主體三、正文：公文

12、的主體，用來表述公文的內(nèi)容，正文一般由三部分組成：原由事項(xiàng)結(jié)尾。 1、公文首頁必須顯示正文，用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空二字，回行頂格，自然段之間不空行。 2、遇到數(shù)字、年份需要回行時(shí)，不能拆行。 3、文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層仿宋字體加粗、第四層用仿宋體字標(biāo)注。 4、引文：先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；如：“根據(jù)國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于的通知（國資發(fā)201815號）的要求”。 5、日期：要求用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明具體的年月日，不能把2018年寫“18年”。18公文格式編排規(guī)則主體四、附件

13、說明：如公文有附件，就要在正文中標(biāo)注，附件的順序號和名稱。 1、公文帶有一個(gè)附件，在正文下空一行左空二字，用號仿宋體字編排“附件”兩字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。 2、公文帶有兩個(gè)及兩個(gè)以上附件，“附件” 后面用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件的順序號，順序號后面緊跟一個(gè)小圓點(diǎn)，如“附件：1. ”。 3、附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。 4、附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。19公文格式編排規(guī)則主體五、發(fā)文機(jī)關(guān)署名：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，在正文或附件說明下空一行，右空二字位置編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，暫不加。六、成文日期：成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽批的日期為準(zhǔn)。 需要加蓋印章的公文，成文日期一般右空四個(gè)，用阿

14、拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，即1不編為01。七、印章：用印要端正、清晰，位置恰當(dāng)， “上不壓正文、下要騎年壓月”。 1、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章這三個(gè)要素構(gòu)成了公文的生效標(biāo)識。 2、發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致 3、聯(lián)合行文時(shí)，若發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)署名的順序應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的排列順序一致。八、附注：如有附注，居左空二字加圓括號，編排在成文日期下一行，上行文可附注聯(lián)系人和聯(lián)系方式，下行文可附注發(fā)布層次、印發(fā)傳達(dá)范圍。如（可翻印張貼）、（可公開）。20公文格式編排規(guī)則主體九、附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公

15、文正文一起裝訂。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號，如“西鋼集團(tuán)政字2018116號附件”。 1、“附件”和附件順序號用3號黑體字、頂格編排在版心左上角第一行。 2、附件標(biāo)題居中編排在版心第三行，格式要求同正文標(biāo)題。 3、附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明中的表述一致。 4、附件的正文格式要求同正文。附件之后才是版記，不能在前。21公文格式編排版記一、版記中的分隔線：分隔線與版心等寬。首條分隔線和末條分隔線用粗線，推薦高度為0.35mm；中間的分隔線用細(xì)線，推薦高度為0.25mm。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分

16、隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，高度為0.35mm中間的分隔線用細(xì)線，高度為0.25mm末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合22公文格式編排版記二、抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，無論抄送上級、平級還是下級機(jī)關(guān)，均用“抄送”，不用“抄報(bào)”。 1、一般用4號仿宋字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上、左右各空一字編排。 2、“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。抄送機(jī)關(guān)較多時(shí)，可以根據(jù)抄送機(jī)關(guān)的級別、類別另起一行編排。 3、如把主送機(jī)關(guān)移至版記，需將“抄送”二字改為“主送”，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。

17、 4、既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行，之間不加分隔線。三、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，如1不編為01，后加“印發(fā)”二字。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記部分23公文格式編排特殊情況說明一、當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整正文行距或字距的措施解決，具體的調(diào)整方法： 1、當(dāng)正文之后的空白處只剩一兩行時(shí)，可以加寬行距，將正文中的至少一行文字移到下一頁； 2、當(dāng)正文之后

18、的空白處僅差一兩行就可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小字距，擠出能容下印章的空間，使印章與正文務(wù)必同處一頁。 3、當(dāng)出現(xiàn)采取調(diào)整正文行距或字距的措施仍無法解決的極特殊情況，也可采取“此頁無正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁上，并將該空白頁第一行頂格標(biāo)注“（此頁無正文）”24公文格式編排頁碼編排規(guī)則二、頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，如：“16” ，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。首頁不顯示頁碼。 1、公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。 2、公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排

19、。25特定公文格式編排信函一、信函格式 1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：使用發(fā)文機(jī)關(guān)全程或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，使用紅色小標(biāo)宋體字。 聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線，上粗下細(xì)，距下頁邊20mm處印一條紅色雙線，上細(xì)下粗，線長為160-170mm，居中排布。 如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。（3號漢字對應(yīng)16磅，一個(gè)漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離為30磅。在行距設(shè)置對話框里的“行距”

20、下拉框選“固定值”，然后輸入30即可。）26特定公文格式編排信函 2、發(fā)文字號：頂格，居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。 3、標(biāo)題：居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行，第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。 4、版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。 5、首頁不顯示頁碼。27特定公文格式編排紀(jì)要二、紀(jì)要格式 1、紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字，字號大小自定。 2、紀(jì)要編號作用等同于發(fā)文字號，可居中編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。28特定公文格式編排