會展項目策劃書寫作程序ppt課件

1、會展工程謀劃寫作流程預(yù)備階段常用會展謀劃書寫作展會立項謀劃書展會工程立項可行性研討報告參展闡明書2預(yù)備階段方案種類預(yù)備階段即從確定展覽題材、搜集信息、進展展覽工程立項謀劃不斷到正式開幕前的預(yù)先階段。展會立項謀劃書、展會工程立項可行性研討報告、參展闡明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度方案、觀眾約請函、參展合同、展出任務(wù)方案、展會費用預(yù)算表、展會宣傳推行方案、廣告文案等。3根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉行的展覽會的有關(guān)事宜進展初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的根本框架，提出方案舉行的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容。主要包括：展會稱號和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展方案、宣傳推行和招商

2、方案、展會進度方案現(xiàn)場管理方案、相關(guān)活動方案等。 45辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè) 和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析 對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉行地市場的分析提出展會的根本框架：包括展會的稱號和舉行地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等展會價錢及初步預(yù)算方案展會任務(wù)人員分工方案 展會招展方案、展會招商方案展會宣傳推行方案、展會籌備進度方案 展會效力商安排方案、展會開幕和現(xiàn)場管理方案展會期間舉行的相關(guān)活動方案。 展會結(jié)算方案。 主要內(nèi)容 6寫作要求展會名稱基本部分限定部分行業(yè)標識用來闡明展會舉行時間、地點和展會性質(zhì)三種展會舉行時

3、間表示法：一用“屆表示；二用“年表示；三用“季來表示。展會舉行的地點在展會的稱號里也要有所表達，稱號里表達展會性質(zhì)的詞主要有“國際、“世界、“全國、“地域等。用來闡明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、買賣會和“節(jié)等。 用來闡明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝闡明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的稱號，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。 7展會地點展會在什么地方確定展會在哪個國家哪個省或哪個城市展會在哪個展館舉辦展覽題材和展會定位確定?？紤]該展館的成本、展期安排展館本身的設(shè)施和服務(wù)寫作要求8寫作要求3、辦展機構(gòu) 辦展機構(gòu)：指擔任展會的組織、謀

4、劃、招展和招商等 事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié) 會、政府部門和新聞媒體等。 主辦單位：擁有展會并對展會承當主要法律責(zé)任的辦 展單位。主辦單位在法律上擁有展會的一切權(quán)。 承辦單位：直接擔任展會的謀劃、組織、操作與管理， 并對展會承當主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。 協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位擔任展會的謀劃、組 織、操作與管理，部分地承當展會的招展、招商 和宣傳推行任務(wù)的辦展單位。 支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會謀劃、組織、 操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推行等工 作起支持作用的辦展單位。9寫作要求4、辦展時間 辦展時間：展會方案在什么時候舉行。 時間內(nèi)容：一是展會詳細開展日期

5、二是展會的籌展和撤展日期 三是展會對觀眾開放的日期。 時間長短：沒有一個一致的規(guī)范，要視不同 的展會詳細而定。有些展會的展覽時間可以 很長，如“世博會的展期長達幾個月甚至 半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展 來說，展期普通是3-5天為宜。 10寫作要求5、展品范圍 展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機 構(gòu)的優(yōu)優(yōu)勢和其他多種要素來確定。 根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或 者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或 幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會和“買賣 會的展品范圍就很廣，如“廣交會的展 品范圍就超越10萬種，幾乎是無所不包；而 德國“法蘭克福國際汽車展覽會的展品范 圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，

6、就只需汽車產(chǎn)業(yè)一 個。 11寫作要求6、辦展頻率 辦展頻率：展會是一年舉行幾次還是幾年舉行一次， 或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實踐情況看，一 年舉行一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80， 一年舉行兩次和兩年舉行一次的展會也不少，不定期 舉行的展會曾經(jīng)是越來越少了。 制約要素：受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約 產(chǎn)品生命周期產(chǎn)品的投入期和生長期是企業(yè) 參展的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這 兩個時期12寫作要求7、展會規(guī)模 展會規(guī)模：展會的展覽面積 參展單位的數(shù)量 觀賞展會的觀眾數(shù)量 在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分思索產(chǎn)業(yè)的 特征。 展會規(guī)模的大小還會遭到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。 13寫作要求8

7、、展會定位 展會定位：要明晰地通知參展企業(yè)和觀眾本 展會“是什么和“有什么。詳細地說， 展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)本身的資源條件 和市場競爭情況，經(jīng)過建立和開展展會的差 異化競爭優(yōu)勢，使本人舉行的展會在參展企 業(yè)和觀眾的心目中構(gòu)成一個鮮明而獨特的印 象的過程。 定位明確：目的參展商、觀眾、 辦展目的、展會的主題 14寫作要求9展會價錢和展會初步預(yù)算 展會價錢：為展會的展位出租制定一個適宜的價錢。 展會展位的價錢往往包括室內(nèi)展場的價錢和室外展場 的價錢，室內(nèi)展場的價錢又分為空地、規(guī)范層位價錢 定價原那么：普通遵照“優(yōu)地優(yōu)價的原那么，即那些便 于展現(xiàn)和觀眾流量大的展位的價錢往往要高一些。 展會初步預(yù)

8、算：是對舉行展會所需求的各種費用和舉行展會預(yù)期以獲得的收入進展的初步預(yù)算。 在謀劃舉行展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個適宜的價錢，這樣對吸引目的參展商參 加展會非常重要。 15寫作要求10、人員分工方案、招展方案、招商和宣傳推行方案是展會的詳細實施方案，這四個方案在詳細實施時會相互影響。 人員分工方案是對展會任務(wù)人員的任務(wù)進展統(tǒng)籌安排。 招展方案主要是為招徠企業(yè)參展而制定的各種戰(zhàn)略、措施和方法。 招商方案主要是為招徠觀眾觀賞展會而制定的各種戰(zhàn)略、措施和方法。 宣傳推行方案那么是為建立展會品牌和樹立展會籠統(tǒng)，并同時為展會的招展和招商效力的。 16寫作要求11、展會進度方案、現(xiàn)場管理方案和相關(guān)

9、活動方案 展會進度方案是在時間上對展會的招展、招商、宣傳 推行和展位劃分等任務(wù)進展的統(tǒng)籌安排。它明確在展 會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些任務(wù)， 直到展會勝利舉行。展會進度方案安排得好，展會籌 備的各項預(yù)備任務(wù)就能有條不紊地進展。 現(xiàn)場管理方案是展會開幕后對展會現(xiàn)場進展有效管理 的各種方案安排，它普通包括展會開幕方案、展會展 場管理方案、觀眾登記方案和撤展方案等?，F(xiàn)場管理 方案安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會次序良好。 展會相關(guān)活動方案是對預(yù)備在展會期間同期舉行的各 種相關(guān)活動作出的方案安排。與展會同期舉行的相關(guān) 活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種扮演等， 它們是展會的有益補充。

10、 17 案例分享18 展會工程立項可行性 研討報告19是在對展會立項進展可行性分析的根底上完成的研討報告。展會立項可行性分析是展會工程立項謀劃的繼續(xù)。展會工程立項謀劃主要是在掌握各種信息的根底上，初步提出方案舉行的展會“是什么樣的；展會立項可行性分析那么是在仔細研討各種信息的根底上，深化分析舉行展會立項謀劃提出的“那樣的展會能否可行，為最后能否舉行該展會提供科學(xué)的決策根據(jù)。 20內(nèi)容1、市場環(huán)境分析 宏觀市場環(huán)境、微觀市場環(huán)境 、市場環(huán)境評價2、展會工程生命力分析 工程開展空間、工程競爭力、辦展機構(gòu)優(yōu)優(yōu)勢分析 3、展會執(zhí)行方案分析 1對方案舉行的展會的根本框架進展評價 2招展招商和宣傳推行方案

11、評價： 招展方案評價、招商方案評價、宣傳推行方案評價 4、展會工程財務(wù)分析 價錢定位、本錢預(yù)測 、收入預(yù)測 5、風(fēng)險預(yù)測 市場風(fēng)險、運營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、協(xié)作風(fēng)險 6、存在的問題 7、改良建議 8、努力的方向21寫作要求市場環(huán)境分析 市場環(huán)境分析是從方案舉行的展會工程的外部 要素出發(fā)來分析舉行該展會的條件能否具備； 展會工程生命力分析那么是從方案舉行的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會能否有開展出路。22寫作要求市場環(huán)境分析 1.宏觀市場環(huán)境：人口環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境 2.微觀市場環(huán)境：辦展機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目的客戶、競爭者、營銷中介、效力商、社會公眾 3.市場環(huán)境評價：

12、SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部優(yōu)勢、外部時機、外部要挾分析。 23寫作要求展會工程生命力分析 1.工程開展空間：即分析舉行該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等能否具備2.工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價錢、展會效力等 3.辦展機構(gòu)優(yōu)優(yōu)勢分析 24寫作要求展會執(zhí)行方案分析1.對方案舉行的展會的根本框架進展評價，詳細包括： 1)展會稱號和展會的展品范圍、展會定位之間能否有沖突 2)辦展時間、辦展頻率能否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征 3)展會的舉行地點能否適宜舉行該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)展會 4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉行如此規(guī)模和

13、定位的展會5)展會的辦展機構(gòu)在方案的辦展時間內(nèi)能否舉行如此規(guī)模和定位的展會6)辦展機構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)能否熟習(xí)7)展會定位與展會規(guī)模之間能否有沖突 2.招展招商和宣傳推行方案評價 1招展方案評價 2招商方案評價 3宣傳推行方案評價 25寫作要求舉行一個展會的本錢費用普通包括： 1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費、層位特裝費、規(guī)范層位搭建費、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費用、展位搭裝加班費等 2)展會宣傳推行費。包括廣告宣傳費、展會資料設(shè)計和印刷費、資料郵寄費、新聞發(fā)布會的費用等 3)招展和招商的費用 4)相關(guān)括動的費用。包括技術(shù)交流

14、會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會暫時任務(wù)人員的費用等5)辦公費用和人員費用 6稅收 7其他不可預(yù)測的費用 26寫作要求舉行一個展會的收入普通包括： 展位費收入、門票收入 廣告和企業(yè)資助收入、其他相關(guān)收入2728是辦展機構(gòu)將展會籌備、開幕以及參展商參與展會時應(yīng)注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進展參展預(yù)備的一種小冊子編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項根底性的任務(wù) 的概念 適用簡約明了詳細全面美觀專業(yè)國際化29的編制原那么30的作用對參展商的指引作用對展會現(xiàn)場管理的作用對觀眾的指引作用前言展覽場地根本情況展會規(guī)那么展位搭建指南展品運輸指南會展旅游信息相關(guān)表格31

15、的內(nèi)容32前言 主要是對參展商表示歡迎 闡明本手冊編制的原那么和目的 提示參展商在籌展、布展、展 覽和撤展 等環(huán)節(jié)要自覺遵守 本手冊的相關(guān)規(guī)定等 前言普通都很簡短，言簡意賅。 的寫作要求33的寫作要求展覽場地根本情況包括：展館及展區(qū)平面圖 至展館的交通圖 展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)等繪制展館及展區(qū)平面圖要留意標明： 展館各種效力設(shè)備所在的位置 展區(qū)和展位劃分的詳細情況 展館內(nèi)部通道和出人口等34的寫作要求展覽場地根本情況繪制至展館的交通圖時要留意標明： 展館在該城市的詳細位置 到展館的各種主要交通工具和交通道路 各指定接待酒店在該城市的詳細位置該展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)要列出： 地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條

16、件、貨運電梯容 積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口 高度和寬度、展館的水電供應(yīng)情況等35的寫作要求展會根本信息包括：展會稱號、舉行地點、展覽時間、 辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代 理、指定旅游代理、指定接待酒店等對于辦展時間，要詳細列明： 布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通 群眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加 班時間等，對以上時間盡量準確到小時36的寫作要求展會根本信息對于辦展機構(gòu)，要詳細列明： 展會的主辦、承辦、支持單和協(xié)辦單位 另外，還要詳細列明： 各辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸 代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的 詳細、聯(lián)絡(luò)、和聯(lián)絡(luò)人 假設(shè)有網(wǎng)址和E-MAlL也最好能公

17、布，以便 參展商在需求的時候方便聯(lián)絡(luò)各有關(guān)單位37的寫作要求展會規(guī)那么展會要求參展商和觀眾等參與展會 時所必需遵守的一些規(guī)章制度包括： 展會有關(guān)證件運用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn) 場保安和保險的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、 物品貯藏的規(guī)定、現(xiàn)場運用水電的留意事 項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知 識產(chǎn)權(quán)維護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的本卷須知等。展會規(guī)那么是一切與會人員必需遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場次序非常重要。 38的寫作要求展位搭裝指南對展會展位搭裝的一些根本要求和 闡明，主要包括： 規(guī)范展位闡明 空地展位搭裝闡明39的寫作要求展位搭裝指南：由于一切的規(guī)范展位的根本構(gòu)造和配置都是一樣的，所以“

18、規(guī)范展位闡明主要是對展位的規(guī)范配置作出闡明，列明參展商運用規(guī)范展位的本卷須知，提出假設(shè)參展商需求添加非規(guī)范配置以外的其他配置的處置方法等。“空地展位搭裝闡明主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如運用資料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防平安的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指點參展商順利、平安地搭裝展位和布展有較大協(xié)助。 40的寫作要求展品運輸指南：是對參展商將展品等物品運到展覽 現(xiàn)場所作的一些指引和闡明，主要 包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南不論是海外還是國內(nèi)運輸指南，都 要對展品等的運輸方式和運輸線路、 各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運 文件的預(yù)備和交付、收費規(guī)范、包裝、海 關(guān)報關(guān)、回程運輸、可供選擇的自選效力等作出詳細闡明。展品運輸指南對協(xié)助參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。 41的寫作要求會展旅游信息：是對處理參展商及觀眾等參與展會期 間的交通、吃、住、行等需求和展會 前后的旅游需求等作出的一些闡明。會展旅游信息要詳細地列出：各指定接 待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價錢、地址、聯(lián)絡(luò) 和以及聯(lián)絡(luò)人、與展館的間隔等，要列出海外