檔案信息化(共12頁(yè))

1、崗位培訓(xùn)教程(jiochng)第三(d sn)編 檔案信息化一、填空(tinkng)全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要要求：各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要積極參與當(dāng) 地政府上網(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)包括：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息安全建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。局域網(wǎng)是由一組互相連接具有通信能力的計(jì)算機(jī)組成的，并分布在較小的地理范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位要辦證單位生產(chǎn)的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。國(guó)外有的學(xué)者提出電子文件的再生性保護(hù)，將技術(shù)果實(shí)的電子文件適時(shí)地轉(zhuǎn)移到縮微品和紙上。為規(guī)范檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，國(guó)家檔案局

2、發(fā)布了“檔案管理軟件功能要求暫行方案”。標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化的生命線(xiàn)。文本文件是指使用文字處理軟件生成的有字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。聲音文件是指用音頻設(shè)備錄入活用邊去軟件生成的文件。包含對(duì)其他文件鏈接功能的文件為“超文本文件”。程序文件是指處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。人們?cè)儆?jì)算機(jī)屏幕上看到的文字、圖形，只不過(guò)是電子文件的某種輸出形式。電子文件的產(chǎn)生于運(yùn)行過(guò)程在傳閱、承辦等某些節(jié)點(diǎn)上可以設(shè)計(jì)成并發(fā)的方式。對(duì)歸檔后形成電子檔案的管理應(yīng)有檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)參照歸檔文件管理規(guī)

3、則的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，以件為單位整理。電子文件的堅(jiān)定要像紙質(zhì)文件的堅(jiān)定一樣，建立鑒定組織明確鑒定程序。第一代檔案管理軟件出現(xiàn)于二十世紀(jì)九十年代初。黑客特指電腦系統(tǒng)的非法入侵者。檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定推薦的蚊子型數(shù)據(jù)格式為XML文檔和RF、TXT格式。檔案管理軟件中數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置應(yīng)符合檔案著錄規(guī)則的規(guī)定。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔管理。2004年6月15日我省檔案系統(tǒng)第一個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)則頒布實(shí)施。文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則中規(guī)定(gudng)數(shù)據(jù)庫(kù)字段類(lèi)型有：定長(zhǎng)字類(lèi)型(lixng)、可變長(zhǎng)字類(lèi)型

4、(lixng)、數(shù)值型、文本型。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描分辨率一般均建設(shè)選擇大于或等于100dpi，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可是當(dāng)提高分辨率。需要進(jìn)行OCR孩子識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。按照工作流程，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理 等。二、單項(xiàng)選擇中辦發(fā)【2004】34號(hào)文件要求“加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、（A）、資料等信息資源的數(shù)字化進(jìn)程”。檔案 B.資料 C.圖書(shū) D.電傳計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的其主要作用是（C）和共享網(wǎng)絡(luò)資源。滲透 B.交互操作 C.網(wǎng)絡(luò)通信 D.硬件

5、整合建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，能從根本上提高檔案（D）服務(wù)效率與質(zhì)量。存儲(chǔ) B.堅(jiān)定 C.管理 D.檢索利用機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案信息化應(yīng)當(dāng)與辦公自動(dòng)化（C）開(kāi)展。異步 B.相繼 C.同步 D.分段在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)該（A）。不壓縮 B.壓縮 C.部分壓縮 D.加密電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，電子文件歸檔要做到一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套（B）。就地保存 B.異地保存 C.脫機(jī)保存 D.控制件電子文件的背景信息和（A）的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。元數(shù)據(jù) B.主機(jī) C.拷貝 D.存放索引對(duì)于軟盤(pán)、磁帶、光碟等記錄材料，要注意保護(hù)（A），避免化學(xué)物質(zhì)和手的直接接觸。記錄層

6、B.反向?qū)?C.標(biāo)簽 D.護(hù)套對(duì)記錄電子文件的磁性載體每滿(mǎn)（B），光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%。一年 B.兩年 C.三年 D.五年對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每（C）轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。A.2年 B.3年 C.4年 D.5年 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，要有適應(yīng)的存儲(chǔ)環(huán)境，庫(kù)房(kfng)的溫度應(yīng)控制在17C-（A）之間。A.20C B.21C C.25C D.26C磁盤(pán)、磁帶是磁性材料(c xn ci lio)制成的，要遠(yuǎn)離（D）和有害氣體(qt)。交換機(jī) B.路由器 C.服務(wù)器 D.磁場(chǎng)電子文件是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理的、可在網(wǎng)絡(luò)上傳送

7、的（C）形式的文件。圖像 B.文本 C.數(shù)字 D.表格 光盤(pán)作為電子文件長(zhǎng)期存儲(chǔ)的介質(zhì)，其推薦順序依次是：只讀光盤(pán)、（A）光盤(pán)、磁帶、可擦鞋光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。一次寫(xiě) B.多次讀 C.金色 D.藍(lán)色 電子文件的保存要有適宜的環(huán)境，庫(kù)房相對(duì)濕度控制在（B）之間。A.45%55% B.35%45% C.45%60% D.35%40%（B）是微軟公司W(wǎng)ORD字處理軟件生成的電子文檔。*.WPS B.*.DOC C.*.TXT D.*.PRG17.2002年，美國(guó)數(shù)字檔案館新館建筑在（A）破土動(dòng)工，標(biāo)志著世界上第一個(gè)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館建筑正式啟動(dòng)。華盛頓 B.馬里蘭 C.鹽湖城 D.費(fèi)城 18.檔案信息管理

8、和目錄管理，即（A）和目錄組織，是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的核心功能。A全文管理 B數(shù)字化 C虛擬檔案 D軟件平臺(tái)19.檔案網(wǎng)站發(fā)布后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，辦理（A）備案手續(xù)。非經(jīng)營(yíng)性B經(jīng)營(yíng)性C政府性D事業(yè)性20.各種不同類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用（A）文件格式。A通用 B不通用 C唯一的 D大公司的21.地方標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（）設(shè)立了（）個(gè)著錄項(xiàng)目。26 B35 C36 D3822.對(duì)數(shù)字圖像的命名，采用文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（）中“（B）”為數(shù)字圖像命名。A檔號(hào) B電子文檔號(hào) C脫機(jī)載體編號(hào) D縮微號(hào)23.著錄講話(huà)人講話(huà)的日期，日期年為4位月

9、2為日2位，如一九五六年七月一日，著錄為（D）A1956年7月1日 B1956/07/01 C1956-7-1 D1956.07.0124.備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用（B）相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。A離線(xiàn) B在線(xiàn)(zi xin)和離線(xiàn) C在線(xiàn)(zi xin)三、多項(xiàng)選擇(xunz)1.計(jì)算機(jī)外部設(shè)備包括（）。A不間斷電源 B存貯設(shè)備 C打印設(shè)備 D內(nèi)存2.電子文件歸檔時(shí)要保證（）。A真實(shí) B加密 C完整 D有效3.電子文件歸檔與管理規(guī)范推薦采用的載體有（）。A只讀光盤(pán) B磁帶 C軟盤(pán) D優(yōu)盤(pán)4.檔案信息化建設(shè)的基本原則的（）A文檔一體化 B電子文件與紙質(zhì)文件并存 C確保網(wǎng)絡(luò)

10、安全 D雙軌制5.磁記錄材料存儲(chǔ)檔案信息的保存，則要特別注意（ABCD）。A防灰塵 B防潮濕 C防高溫 D防外磁干擾6.網(wǎng)絡(luò)加密的常用方法有（ACD）三種。A鏈路加密 B服務(wù)器加密 端點(diǎn)加密節(jié)點(diǎn)加密7.電子公文的（ABC）三個(gè)節(jié)點(diǎn)，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。A交換 B歸檔 D移交 D鑒定音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率主要有（ABC）三種。A電話(huà)質(zhì)量 B調(diào)頻收音機(jī)質(zhì)量 CCD質(zhì)量 DDVD質(zhì)量計(jì)算機(jī)病毒的特征有（）。A破壞性 B傳染性 C獨(dú)立性 D潛伏性10、電子文件信息具有（BD）性。A穩(wěn)定 B可操作性 C直接 D非直接11.與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案便于（BCD

11、）A長(zhǎng)期保存 B利用 C檢索 D統(tǒng)計(jì)電子檔案一般有（ABD）三種方法提供利用。A提供拷貝 B通信傳輸 C寄存 D直接利用14.檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定規(guī)定音頻數(shù)據(jù)采用（AD）格式。AMP3 BTXT CMPEG DWAV15. 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定規(guī)定掃描圖像數(shù)據(jù)采用（AB）格式。AJPEG BTIFF CDOC DTXT16.檔案管理軟件的研制，因遵循（ABD）的原則，既要滿(mǎn)足當(dāng)前工作的需要，又要兼顧將來(lái)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)A規(guī)范(gufn) B先進(jìn)(xinjn) C固定(gdng) D實(shí)用檔案檢索查詢(xún)模塊中必須設(shè)置題名、（ABC）、分類(lèi)號(hào)等檢索項(xiàng)。A責(zé)任者 B形成時(shí)間 C主題詞 D頁(yè)

12、號(hào)18.音像檔案數(shù)字化工作主要步驟有：前期準(zhǔn)備、（ABCDE）、入庫(kù)保存等。A參數(shù)選擇 B數(shù)據(jù)采集 C處理編輯 D著錄 D數(shù)據(jù)存儲(chǔ)19.目錄數(shù)字化參考的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有（ABCDE）等。A檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999） B民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)C革命歷史檔案著錄細(xì)則 D明清檔案著錄細(xì)則E文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（DB34/T450-2004）F明清檔案目錄中心采集標(biāo)準(zhǔn) 明清檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式（DA/T33-2005）20.對(duì)采集編輯過(guò)的數(shù)字音視頻文件，進(jìn)行質(zhì)量檢查和檢測(cè)，檢測(cè)的項(xiàng)目主要有轉(zhuǎn)換后視頻的（ABC）、背景噪音程度、音頻的音質(zhì)、視頻的清晰度等，對(duì)有質(zhì)量問(wèn)題的

13、應(yīng)進(jìn)行重新采集和編輯。A時(shí)間長(zhǎng)度 B有無(wú)內(nèi)容丟失 C信號(hào)有無(wú)失真21.音頻檔案著錄的項(xiàng)目一般有：全宗號(hào) 、目錄號(hào)、原盤(pán)號(hào)、文件號(hào)、光盤(pán)號(hào)軌道號(hào)、光盤(pán)類(lèi)型及文件格式、原盤(pán)類(lèi)型、講話(huà)者、講話(huà)日期、講話(huà)地點(diǎn)、講話(huà)會(huì)議、開(kāi)始語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)、錄音質(zhì)量、錄音長(zhǎng)度、（ABC）采集人、刻錄人、制作日期、密級(jí)、備注等。A題名 B分類(lèi)號(hào) C主題詞 D圖像色彩四、判斷1.并非所有的電子文件均已通過(guò)電子簽名法獲得法律效力。2.檔案縮微品具有與原件同等的法律效力。 3.檔案數(shù)字化不是一種檔案的再生性保護(hù)技術(shù)。 4.硬盤(pán)裝在主機(jī)箱內(nèi)，所以硬盤(pán)是內(nèi)存。 5.軟件就是軟盤(pán)。 6.計(jì)算機(jī)病毒對(duì)人體無(wú)害。 7.電子文件歸檔時(shí)一般不壓

14、縮處理。 8.加密的電子文件不適合作為檔案歸檔。 9.電子文件的信息和載體是可以分離的。 10.電子文件的屬是數(shù)字編碼序列。11.為了保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，對(duì)數(shù)字化的檔案必須(bx)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件級(jí)數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于25%。 12.紙質(zhì)檔案數(shù)字化后對(duì)圖像(t xin)頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。 13.采用黑白二值模式掃描(somio)的圖像文件，一般采用BMP格式存儲(chǔ)。采用灰度和彩色模式掃描的文件，一般采用jpeg格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮

15、率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減少存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)路查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為ceb PDF或其他格式。錄音檔案應(yīng)根據(jù)聲音質(zhì)量選擇參數(shù)，采樣頻率越高越好。聲音樣本的大小可選用14位或更低的。15目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照檔案著錄規(guī)則（da/t18）歸檔文件整理規(guī)則（da/t18-1999）文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（db34/t450-2004）等的要求，規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。但如果不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)號(hào)等，不應(yīng)該進(jìn)行修改。五、簡(jiǎn)答1.什么是文檔一體化？答：所謂文檔一體化是指根據(jù)文件運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律，把

16、文件管理和檔案管理納入一個(gè)統(tǒng)一系統(tǒng)之內(nèi)，按照統(tǒng)一的要求，建立起密切的聯(lián)系，使之相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展。具體說(shuō)，就是從文書(shū)工作和檔案工作的全局出發(fā)，在公文產(chǎn)生制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程，使用“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，使公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上（尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)），都能體現(xiàn)出檔案工作的要求，做到文檔實(shí)體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、財(cái)力、物力和時(shí)間。2.制定檔案信息化規(guī)劃的原則是什么？答：（1）科學(xué)性和前瞻性。在制定規(guī)劃時(shí)，必須要考慮到先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)及其對(duì)檔案事業(yè)的長(zhǎng)期影響。（2）實(shí)用性和可行性。檔案信息化建設(shè)的最終目的是應(yīng)用信息技

17、術(shù)提高檔案管理和利用水平，由于各地區(qū)、各部門(mén)、各單位的硬件條件、人員素質(zhì)、檔案 管理水平等存在較大差異，規(guī)劃一定要切合大多數(shù)單位的實(shí)際情況。（3）行業(yè)性和擴(kuò)展性。在制定規(guī)劃時(shí)，不宜對(duì)硬件設(shè)施和具體技術(shù)等提出具體的、過(guò)高的要求，而應(yīng)該側(cè)重于檔案管理功能、檔案資源建設(shè)、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等方面提出行業(yè)要求。要充分考慮到信息化對(duì)檔案工作的影響中的變數(shù)。3.電子文件的定義揭示的兩個(gè)基本特征是什么？答：第一(dy)，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備(shbi)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱(chēng)為“數(shù)字文件”（Digital Records）。這是電子(dinz)文件與以往所有其他形式文件

18、的基本區(qū)別。第二，電子文件是文件的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這既是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。4.電子文件對(duì)系統(tǒng)依賴(lài)性的表現(xiàn)是什么？答：電子文件是被特定的軟件和硬件關(guān)押著的人質(zhì)，電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。其一，電子文件的載體必須是可用的，無(wú)論是軟盤(pán)、光盤(pán)還是磁帶都依賴(lài)于特定的驅(qū)動(dòng)器。如果計(jì)算機(jī)是一個(gè)不帶軟驅(qū)的工作站，那么最常見(jiàn)的軟盤(pán)也無(wú)法閱讀。其二，電子文件是被特定軟件關(guān)押著的人質(zhì)。不同軟件環(huán)境生成的電子文件，其編碼方式是不同的，有些常用的電子文件格式借助某些軟件可

19、以互換編碼，有些電子文件的生成環(huán)境是非通用的軟件，閱讀其內(nèi)容必須依賴(lài)于生成它的特定軟件。5.怎么理解電子文件信息的可操作性？答：在制作電子文件時(shí)，制作者可以根據(jù)需要得心應(yīng)手地增刪修改文件信息，重新組織文件信息結(jié)構(gòu)，改變信息的原有位置，剪切、復(fù)制信息，多次地撤銷(xiāo)或恢復(fù)對(duì)信息的操作?？梢哉{(diào)用存在于不同地方的數(shù)據(jù)組織文件，在文件的任何地方加上表格和圖形，把文件制作成活動(dòng)圖像和聲音。用戶(hù)甚至可以組織動(dòng)態(tài)文件，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候自動(dòng)更新某些數(shù)據(jù)，保持?jǐn)?shù)據(jù)新穎、有效，以及與其所反映物狀態(tài)的一致。可以進(jìn)行信息壓縮，提高存儲(chǔ)密度和傳輸速度。可以轉(zhuǎn)換信息的媒體形式，如將數(shù)字文本經(jīng)掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，經(jīng)光學(xué)字符識(shí)別（O

20、CR）又轉(zhuǎn)換成數(shù)字文本等等。6.電子文件的歸檔程序有哪些？答：一般來(lái)說(shuō)，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測(cè)歸檔的電子文件；七是編制歸檔說(shuō)明；八是存入磁、光介質(zhì)（含壓縮歸檔等方式）；九是復(fù)制備份；十是確定載體標(biāo)識(shí)。7.什么是電子文件邏輯歸檔？答：邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。邏輯歸檔實(shí)際上是將電子文件的管理和處置的權(quán)力由文書(shū)處理部門(mén)移交到檔案部門(mén)，電子文件歸檔后，存儲(chǔ)格式和位置并不發(fā)生變化

21、。 8.電子文件的鑒定工作主要內(nèi)容是什么？答：體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是歸檔電子文件的原始性、準(zhǔn)確性、完整性。即是否是形成時(shí)的，或通過(guò)審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)或經(jīng)過(guò)事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件，是否是組成完整的、系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價(jià)值和保管期限。這主要取決于電子文件內(nèi)容所含信息的價(jià)值及社會(huì)對(duì)它的需要。 9.簡(jiǎn)述電子文件的存貯環(huán)境(hunjng)要求。答：歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，要有適應(yīng)(shyng)的存貯環(huán)境，庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在17-20之間，相對(duì)濕度(xingdu shd)控制在35-45之間，磁盤(pán)、磁帶是磁性材料制成的，易受磁場(chǎng)影響，要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)

22、和有害氣體，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓變形。光盤(pán)要防止日光照射。10.簡(jiǎn)述電子文件利用中的技術(shù)安全措施。答：電子檔案同紙質(zhì)檔案相比，利用中的保密與安全更加難以控制。要特別注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行；二是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定朗的更換；三是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)；四是利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。11.簡(jiǎn)述電子文件的主要特點(diǎn)。

23、答：非直讀性、系統(tǒng)依賴(lài)性、信息與載體的可分離性、信息的不穩(wěn)定性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多媒體的集成性、信息的可操作性。 12.簡(jiǎn)述電子文件的種類(lèi)。答：同其他事物的種類(lèi)劃分一樣，電子文件的種類(lèi)也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。電子文件歸檔與管理規(guī)范按電子文件的信息存在形式將電子文件類(lèi)別劃分為：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等類(lèi)型。13.對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子文件提供利用的方法有哪些？答：對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法。（1）提供拷貝，檔案部門(mén)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，

24、也可以向這些用戶(hù)提供打印件或縮微品。（2）通信傳輸。比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。（3）直接利用。是利用檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接直詢(xún)。14.如何對(duì)電子文件的利用進(jìn)行用戶(hù)權(quán)限設(shè)置？答：首先，在整個(gè)利用系統(tǒng)的功能使用上，要根據(jù)各種人員的級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登記。在利用中，當(dāng)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)：由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用的各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄，對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能時(shí)，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予警告提示，以保證

25、系統(tǒng)的安全和進(jìn)行有效的控制與監(jiān)督。其次，在電子文件存貯載體的使用上，要根據(jù)電子文件內(nèi)容的密級(jí)和開(kāi)放程度，確定其使用控制程度。在使用中根據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。同時(shí)，要建立有效可行的規(guī)章制度，確保使用權(quán)限的審核方法在利用工作中得以實(shí)施。15.檔案管理系統(tǒng)日志管理的基本要求(yoqi)有哪些？答：應(yīng)提供獨(dú)立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢(xún)?nèi)罩居涗浌δ埽ㄉ蠙C(jī)人姓名、訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間（年月日時(shí)分）、所用微機(jī)編號(hào)(bin ho)、查詢(xún)內(nèi)容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打?。?，并提供詳情查詢(xún)功能。日志文件保存時(shí)間應(yīng)不少于兩個(gè)月，需長(zhǎng)期保存的日志文件應(yīng)可自動(dòng)(zdng)轉(zhuǎn)存?zhèn)浞荨?6.檔案檢索

26、查詢(xún)模塊應(yīng)滿(mǎn)足什么樣的要求？答：檢索查詢(xún)模塊應(yīng)能滿(mǎn)足下列主要要求：能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢(xún)，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求；能根據(jù)用戶(hù)需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；能對(duì)查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理；滿(mǎn)足檔案管理軟件的基本要求。17.檔案網(wǎng)站日常管理有哪些要求？答：檔案網(wǎng)站的主要功能之一就是提供檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)。不斷增多的利用者的網(wǎng)上查詢(xún)活動(dòng)，需要檔案人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟樵?xún)統(tǒng)計(jì)、分析等管理性工作。投訴信箱、業(yè)務(wù)論壇等需要專(zhuān)人乎地接收和監(jiān)測(cè)。網(wǎng)站訪(fǎng)問(wèn)計(jì)數(shù)和分類(lèi)訪(fǎng)問(wèn)結(jié)果也要記錄在案。還有網(wǎng)站管理人員應(yīng)當(dāng)不定期地測(cè)試相

27、關(guān)頁(yè)面和資源鏈接的正確性。 18.什么是數(shù)字檔案館？答：所謂數(shù)字檔案館，是指建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字學(xué)案信息資源進(jìn)行管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。19.檔案信息資源建設(shè)的具體任務(wù)。答：檔案信息資源建設(shè)具體任務(wù)是采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)已有各種館（室）藏檔案資料數(shù)字化，并收集和接收各種形式的電子文件，統(tǒng)一匯總到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源信息管理和檔案利用服務(wù)工作。20.檔案目錄數(shù)字化。答：檔案目錄數(shù)字化是采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)原有非數(shù)字化目錄進(jìn)行加工、錄入，將其轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化、可共享

28、的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。21.紙質(zhì)檔案數(shù)字化。答：紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。其中數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。22.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中如何(rh)區(qū)分掃描件和非掃描件？答：普發(fā)性文件中無(wú)關(guān)和重份的文件可作為非掃描(somio)件，有正式件的文件可以不掃描原稿。23.紙質(zhì)檔案(dng n)數(shù)字化工作中的數(shù)據(jù)掛接。答：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的數(shù)據(jù)掛接首先將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，

29、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。其次通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件目錄中所著錄的檔號(hào)，將圖像和目錄建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并將關(guān)聯(lián)情況做好登記。最后通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索。六、論述1.試論述檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)。答：檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)包括：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備的購(gòu)置，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)的購(gòu)置與開(kāi)發(fā)等。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必須的物質(zhì)保障。全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要要求，做好基礎(chǔ)設(shè)施建

30、設(shè)，一是提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率；二是建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并按照規(guī)范要求做好政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的接人工作。（2）檔案信息資源建設(shè)檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。其主要內(nèi)容包括：檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔管理。（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也好、檔案信息資源建設(shè)也好，只有通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)才能發(fā)揮其功能和作用。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容包括：檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用、文檔一體化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用、檔案局（館）參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)、建設(shè)示范性數(shù)字檔

31、案館和電子文件中心。2.談?wù)勅绾渭訌?qiáng)電子文件歸檔的組織管理。答：（1）加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)。由主管部門(mén)或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來(lái)，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門(mén)移交。收集積累、整理歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)，需要由檔案部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)和參與管理。對(duì)歸檔后形成電子檔案的管理應(yīng)由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要協(xié)助支持。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)，對(duì)電子文件歸檔要有明確的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和具體的規(guī)定。（2）明確電子文件歸檔的技術(shù)條件。對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有

32、效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄(jl)格式、有無(wú)病毒感染等。歸檔前由文件形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)。存儲(chǔ)電子文件(wnjin)的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。相應(yīng)的 電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)一同歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位(dnwi)填寫(xiě)歸檔電子文件登記表。（3）采取必要的質(zhì)量控制措施。應(yīng)當(dāng)搞好檔案部門(mén)和電子文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，避免相互推諉扯皮。要理順檔案管理工作與有關(guān)部門(mén)工作的關(guān)系，把歸檔工作列入有關(guān)部門(mén)計(jì)劃，并按計(jì)

33、劃進(jìn)行檢查和考核。考慮電子文件產(chǎn)生的環(huán)境不盡相同，把歸檔工作“納入有關(guān)管理制度”、“納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍”，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。3.結(jié)合實(shí)際，談?wù)勅绾芜M(jìn)行檔案網(wǎng)站的總體設(shè)計(jì)。答：一個(gè)網(wǎng)站并不是一大堆資料的簡(jiǎn)單堆積，而是將資料按照欄目分類(lèi)、有序排列。檔案網(wǎng)站內(nèi)容龐大、功能豐富，應(yīng)確定好各個(gè)頁(yè)面之間的關(guān)系，保持頁(yè)面與頁(yè)面之間的鏈接層次分明、條理清楚。首先，要確定網(wǎng)站的基本結(jié)構(gòu)。一般情況下，檔案網(wǎng)站采用樹(shù)狀結(jié)構(gòu)來(lái)組織信息比較適宜。這種結(jié)構(gòu)就是整個(gè)站點(diǎn)有一個(gè)樹(shù)根，即主頁(yè)面，在主頁(yè)面中列出整棵樹(shù)的主干，建立站點(diǎn)的主要超級(jí)鏈接，在次一級(jí)的網(wǎng)頁(yè)中又有次一級(jí)的樹(shù)干。這種結(jié)構(gòu)脈絡(luò)清晰，

34、用戶(hù)在訪(fǎng)問(wèn)時(shí)不會(huì)由于組織結(jié)構(gòu)的雜亂而迷失方向。其次，要根據(jù)所確定的目標(biāo)受眾和檔案網(wǎng)站主題的定位，合理地規(guī)劃和設(shè)立檔案網(wǎng)站的欄目，選取和安排檔案網(wǎng)站的內(nèi)容。網(wǎng)站欄目的設(shè)置沒(méi)有定法，但通常應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策、法律法規(guī)；檔案政務(wù)信息；檔案行政許可和檔案行政審批事項(xiàng)；全省檔案工作的新情況、新經(jīng)驗(yàn)；檔案機(jī)構(gòu)、檔案人員的先進(jìn)事跡；檔案館（室）情況介紹；查檔、建檔知識(shí)介紹；已開(kāi)放檔案的目錄；已公開(kāi)的檔案全文；可公開(kāi)的現(xiàn)行文件的目錄；利用檔案編寫(xiě)的參考資料；需要向社會(huì)發(fā)布的公告、公示、通知等；相關(guān)檔案網(wǎng)站、政府網(wǎng)站、學(xué)術(shù)組織鏈接；其他適宜在網(wǎng)站發(fā)布的材料等。4.請(qǐng)你談?wù)剻n案管理軟件的基本要求。答：（1）檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢(xún)、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶(hù)特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。（2）檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（3）檔案管理軟件的研制、安裝和使用(sh