檔案信息化(共12頁)

1、崗位培訓教程(jiochng)第三(d sn)編 檔案信息化一、填空(tinkng)全國檔案信息化建設實施綱要要求：各級檔案行政管理部門要積極參與當 地政府上網(wǎng)工程和電子政務建設。檔案信息化建設的主要任務包括：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息安全建設、應用系統(tǒng)建設。局域網(wǎng)是由一組互相連接具有通信能力的計算機組成的，并分布在較小的地理范圍內的計算機網(wǎng)絡。目錄數(shù)據(jù)庫庫建設是檔案信息資源建設的當務之急。機關和企業(yè)、事業(yè)單位要辦證單位生產(chǎn)的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。國外有的學者提出電子文件的再生性保護，將技術果實的電子文件適時地轉移到縮微品和紙上。為規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)和應用，國家檔案局

2、發(fā)布了“檔案管理軟件功能要求暫行方案”。標準化是數(shù)字化，網(wǎng)絡化的生命線。文本文件是指使用文字處理軟件生成的有字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。視頻捕獲設備可將模擬影像轉換成數(shù)字影像。聲音文件是指用音頻設備錄入活用邊去軟件生成的文件。包含對其他文件鏈接功能的文件為“超文本文件”。程序文件是指處理各種事務用計算機語言編寫的程序，是一種計算機軟件。人們再計算機屏幕上看到的文字、圖形，只不過是電子文件的某種輸出形式。電子文件的產(chǎn)生于運行過程在傳閱、承辦等某些節(jié)點上可以設計成并發(fā)的方式。對歸檔后形成電子檔案的管理應有檔案部門負責。電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。歸檔電子文件應當參照歸檔文件管理規(guī)

3、則的有關規(guī)定進行分類，以件為單位整理。電子文件的堅定要像紙質文件的堅定一樣，建立鑒定組織明確鑒定程序。第一代檔案管理軟件出現(xiàn)于二十世紀九十年代初。黑客特指電腦系統(tǒng)的非法入侵者。檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定推薦的蚊子型數(shù)據(jù)格式為XML文檔和RF、TXT格式。檔案管理軟件中數(shù)據(jù)項的設置應符合檔案著錄規(guī)則的規(guī)定。檔案信息資源建設主要內容包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔管理。2004年6月15日我省檔案系統(tǒng)第一個地方標準文書檔案文件數(shù)據(jù)庫規(guī)則頒布實施。文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則中規(guī)定(gudng)數(shù)據(jù)庫字段類型有：定長字類型(lixng)、可變長字類型

4、(lixng)、數(shù)值型、文本型。紙質檔案數(shù)字化掃描分辨率一般均建設選擇大于或等于100dpi，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可是當提高分辨率。需要進行OCR孩子識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。按照工作流程，紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理 等。二、單項選擇中辦發(fā)【2004】34號文件要求“加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、（A）、資料等信息資源的數(shù)字化進程”。檔案 B.資料 C.圖書 D.電傳計算機網(wǎng)絡的其主要作用是（C）和共享網(wǎng)絡資源。滲透 B.交互操作 C.網(wǎng)絡通信 D.硬件

5、整合建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，能從根本上提高檔案（D）服務效率與質量。存儲 B.堅定 C.管理 D.檢索利用機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案信息化應當與辦公自動化（C）開展。異步 B.相繼 C.同步 D.分段在電子文件歸檔時，應該（A）。不壓縮 B.壓縮 C.部分壓縮 D.加密電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，電子文件歸檔要做到一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套（B）。就地保存 B.異地保存 C.脫機保存 D.控制件電子文件的背景信息和（A）的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。元數(shù)據(jù) B.主機 C.拷貝 D.存放索引對于軟盤、磁帶、光碟等記錄材料，要注意保護（A），避免化學物質和手的直接接觸。記錄層

6、B.反向層 C.標簽 D.護套對記錄電子文件的磁性載體每滿（B），光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。一年 B.兩年 C.三年 D.五年對磁性載體上的歸檔電子文件，應每（C）轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。A.2年 B.3年 C.4年 D.5年 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，要有適應的存儲環(huán)境，庫房(kfng)的溫度應控制在17C-（A）之間。A.20C B.21C C.25C D.26C磁盤、磁帶是磁性材料(c xn ci lio)制成的，要遠離（D）和有害氣體(qt)。交換機 B.路由器 C.服務器 D.磁場電子文件是計算機系統(tǒng)處理的、可在網(wǎng)絡上傳送

7、的（C）形式的文件。圖像 B.文本 C.數(shù)字 D.表格 光盤作為電子文件長期存儲的介質，其推薦順序依次是：只讀光盤、（A）光盤、磁帶、可擦鞋光盤、硬磁盤等。一次寫 B.多次讀 C.金色 D.藍色 電子文件的保存要有適宜的環(huán)境，庫房相對濕度控制在（B）之間。A.45%55% B.35%45% C.45%60% D.35%40%（B）是微軟公司W(wǎng)ORD字處理軟件生成的電子文檔。*.WPS B.*.DOC C.*.TXT D.*.PRG17.2002年，美國數(shù)字檔案館新館建筑在（A）破土動工，標志著世界上第一個國家級數(shù)字檔案館建筑正式啟動。華盛頓 B.馬里蘭 C.鹽湖城 D.費城 18.檔案信息管理

8、和目錄管理，即（A）和目錄組織，是計算機管理系統(tǒng)的核心功能。A全文管理 B數(shù)字化 C虛擬檔案 D軟件平臺19.檔案網(wǎng)站發(fā)布后，應當根據(jù)相關規(guī)定和要求，辦理（A）備案手續(xù)。非經(jīng)營性B經(jīng)營性C政府性D事業(yè)性20.各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應盡量采用（A）文件格式。A通用 B不通用 C唯一的 D大公司的21.地方標準文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則（）設立了（）個著錄項目。26 B35 C36 D3822.對數(shù)字圖像的命名，采用文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則（）中“（B）”為數(shù)字圖像命名。A檔號 B電子文檔號 C脫機載體編號 D縮微號23.著錄講話人講話的日期，日期年為4位月

9、2為日2位，如一九五六年七月一日，著錄為（D）A1956年7月1日 B1956/07/01 C1956-7-1 D1956.07.0124.備份載體的選擇應多樣化，可采用（B）相結合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。A離線 B在線(zi xin)和離線 C在線(zi xin)三、多項選擇(xunz)1.計算機外部設備包括（）。A不間斷電源 B存貯設備 C打印設備 D內存2.電子文件歸檔時要保證（）。A真實 B加密 C完整 D有效3.電子文件歸檔與管理規(guī)范推薦采用的載體有（）。A只讀光盤 B磁帶 C軟盤 D優(yōu)盤4.檔案信息化建設的基本原則的（）A文檔一體化 B電子文件與紙質文件并存 C確保網(wǎng)絡

10、安全 D雙軌制5.磁記錄材料存儲檔案信息的保存，則要特別注意（ABCD）。A防灰塵 B防潮濕 C防高溫 D防外磁干擾6.網(wǎng)絡加密的常用方法有（ACD）三種。A鏈路加密 B服務器加密 端點加密節(jié)點加密7.電子公文的（ABC）三個節(jié)點，是電子公文文檔一體化業(yè)務流程中的三個關鍵點。A交換 B歸檔 D移交 D鑒定音頻設備錄入并轉換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率主要有（ABC）三種。A電話質量 B調頻收音機質量 CCD質量 DDVD質量計算機病毒的特征有（）。A破壞性 B傳染性 C獨立性 D潛伏性10、電子文件信息具有（BD）性。A穩(wěn)定 B可操作性 C直接 D非直接11.與紙質檔案相比，電子檔案便于（BCD

11、）A長期保存 B利用 C檢索 D統(tǒng)計電子檔案一般有（ABD）三種方法提供利用。A提供拷貝 B通信傳輸 C寄存 D直接利用14.檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定規(guī)定音頻數(shù)據(jù)采用（AD）格式。AMP3 BTXT CMPEG DWAV15. 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定規(guī)定掃描圖像數(shù)據(jù)采用（AB）格式。AJPEG BTIFF CDOC DTXT16.檔案管理軟件的研制，因遵循（ABD）的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發(fā)展的趨勢A規(guī)范(gufn) B先進(xinjn) C固定(gdng) D實用檔案檢索查詢模塊中必須設置題名、（ABC）、分類號等檢索項。A責任者 B形成時間 C主題詞 D頁

12、號18.音像檔案數(shù)字化工作主要步驟有：前期準備、（ABCDE）、入庫保存等。A參數(shù)選擇 B數(shù)據(jù)采集 C處理編輯 D著錄 D數(shù)據(jù)存儲19.目錄數(shù)字化參考的國家標準有（ABCDE）等。A檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999） B民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準C革命歷史檔案著錄細則 D明清檔案著錄細則E文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則（DB34/T450-2004）F明清檔案目錄中心采集標準 明清檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式（DA/T33-2005）20.對采集編輯過的數(shù)字音視頻文件，進行質量檢查和檢測，檢測的項目主要有轉換后視頻的（ABC）、背景噪音程度、音頻的音質、視頻的清晰度等，對有質量問題的

13、應進行重新采集和編輯。A時間長度 B有無內容丟失 C信號有無失真21.音頻檔案著錄的項目一般有：全宗號 、目錄號、原盤號、文件號、光盤號軌道號、光盤類型及文件格式、原盤類型、講話者、講話日期、講話地點、講話會議、開始語和結束語、錄音質量、錄音長度、（ABC）采集人、刻錄人、制作日期、密級、備注等。A題名 B分類號 C主題詞 D圖像色彩四、判斷1.并非所有的電子文件均已通過電子簽名法獲得法律效力。2.檔案縮微品具有與原件同等的法律效力。 3.檔案數(shù)字化不是一種檔案的再生性保護技術。 4.硬盤裝在主機箱內，所以硬盤是內存。 5.軟件就是軟盤。 6.計算機病毒對人體無害。 7.電子文件歸檔時一般不壓

14、縮處理。 8.加密的電子文件不適合作為檔案歸檔。 9.電子文件的信息和載體是可以分離的。 10.電子文件的屬是數(shù)字編碼序列。11.為了保證數(shù)字化檔案的質量，對數(shù)字化的檔案必須(bx)進行驗收。驗收以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件級數(shù)據(jù)掛接的總體質量。一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于25%。 12.紙質檔案數(shù)字化后對圖像(t xin)頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。 13.采用黑白二值模式掃描(somio)的圖像文件，一般采用BMP格式存儲。采用灰度和彩色模式掃描的文件，一般采用jpeg格式存儲。存儲時的壓縮

15、率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減少存儲容量為準則。提供網(wǎng)路查詢的掃描圖像，也可存儲為ceb PDF或其他格式。錄音檔案應根據(jù)聲音質量選擇參數(shù)，采樣頻率越高越好。聲音樣本的大小可選用14位或更低的。15目錄數(shù)據(jù)準備。按照檔案著錄規(guī)則（da/t18）歸檔文件整理規(guī)則（da/t18-1999）文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則（db34/t450-2004）等的要求，規(guī)范檔案中目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。但如果不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起始頁號和頁號等，不應該進行修改。五、簡答1.什么是文檔一體化？答：所謂文檔一體化是指根據(jù)文件運轉規(guī)律，把

16、文件管理和檔案管理納入一個統(tǒng)一系統(tǒng)之內，按照統(tǒng)一的要求，建立起密切的聯(lián)系，使之相互促進、協(xié)調發(fā)展。具體說，就是從文書工作和檔案工作的全局出發(fā)，在公文產(chǎn)生制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，使公文產(chǎn)生到運轉的每一個環(huán)節(jié)上（尤其是在公文向檔案轉化的關鍵環(huán)節(jié)），都能體現(xiàn)出檔案工作的要求，做到文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，減少重復勞動，節(jié)約人力、財力、物力和時間。2.制定檔案信息化規(guī)劃的原則是什么？答：（1）科學性和前瞻性。在制定規(guī)劃時，必須要考慮到先進科學技術的發(fā)展趨勢及其對檔案事業(yè)的長期影響。（2）實用性和可行性。檔案信息化建設的最終目的是應用信息技

17、術提高檔案管理和利用水平，由于各地區(qū)、各部門、各單位的硬件條件、人員素質、檔案 管理水平等存在較大差異，規(guī)劃一定要切合大多數(shù)單位的實際情況。（3）行業(yè)性和擴展性。在制定規(guī)劃時，不宜對硬件設施和具體技術等提出具體的、過高的要求，而應該側重于檔案管理功能、檔案資源建設、法規(guī)標準建設等方面提出行業(yè)要求。要充分考慮到信息化對檔案工作的影響中的變數(shù)。3.電子文件的定義揭示的兩個基本特征是什么？答：第一(dy)，電子文件是由電子計算機等數(shù)字設備(shbi)生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（Digital Records）。這是電子(dinz)文件與以往所有其他形式文件

18、的基本區(qū)別。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這既是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。4.電子文件對系統(tǒng)依賴性的表現(xiàn)是什么？答：電子文件是被特定的軟件和硬件關押著的人質，電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)。其一，電子文件的載體必須是可用的，無論是軟盤、光盤還是磁帶都依賴于特定的驅動器。如果計算機是一個不帶軟驅的工作站，那么最常見的軟盤也無法閱讀。其二，電子文件是被特定軟件關押著的人質。不同軟件環(huán)境生成的電子文件，其編碼方式是不同的，有些常用的電子文件格式借助某些軟件可

19、以互換編碼，有些電子文件的生成環(huán)境是非通用的軟件，閱讀其內容必須依賴于生成它的特定軟件。5.怎么理解電子文件信息的可操作性？答：在制作電子文件時，制作者可以根據(jù)需要得心應手地增刪修改文件信息，重新組織文件信息結構，改變信息的原有位置，剪切、復制信息，多次地撤銷或恢復對信息的操作?？梢哉{用存在于不同地方的數(shù)據(jù)組織文件，在文件的任何地方加上表格和圖形，把文件制作成活動圖像和聲音。用戶甚至可以組織動態(tài)文件，在適當?shù)臅r候自動更新某些數(shù)據(jù)，保持數(shù)據(jù)新穎、有效，以及與其所反映物狀態(tài)的一致?？梢赃M行信息壓縮，提高存儲密度和傳輸速度?？梢赞D換信息的媒體形式，如將數(shù)字文本經(jīng)掃描轉換成數(shù)字圖像，經(jīng)光學字符識別（O

20、CR）又轉換成數(shù)字文本等等。6.電子文件的歸檔程序有哪些？答：一般來說，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測歸檔的電子文件；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質（含壓縮歸檔等方式）；九是復制備份；十是確定載體標識。7.什么是電子文件邏輯歸檔？答：邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔實際上是將電子文件的管理和處置的權力由文書處理部門移交到檔案部門，電子文件歸檔后，存儲格式和位置并不發(fā)生變化

21、。 8.電子文件的鑒定工作主要內容是什么？答：體現(xiàn)在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術狀態(tài)或經(jīng)過事務處理并有結果的電子文件，是否是組成完整的、系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內容所含信息的價值及社會對它的需要。 9.簡述電子文件的存貯環(huán)境(hunjng)要求。答：歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，要有適應(shyng)的存貯環(huán)境，庫房的溫度應控制在17-20之間，相對濕度(xingdu shd)控制在35-45之間，磁盤、磁帶是磁性材料制成的，易受磁場影響，要遠離磁場

22、和有害氣體，單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓變形。光盤要防止日光照射。10.簡述電子文件利用中的技術安全措施。答：電子檔案同紙質檔案相比，利用中的保密與安全更加難以控制。要特別注意以下幾點：一是對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行；二是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定朗的更換；三是系統(tǒng)應對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)；四是利用的系統(tǒng)應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。11.簡述電子文件的主要特點。

23、答：非直讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與載體的可分離性、信息的不穩(wěn)定性、信息存儲的高密度性、多媒體的集成性、信息的可操作性。 12.簡述電子文件的種類。答：同其他事物的種類劃分一樣，電子文件的種類也有不同的劃分標準。電子文件歸檔與管理規(guī)范按電子文件的信息存在形式將電子文件類別劃分為：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等類型。13.對檔案部門來說，電子文件提供利用的方法有哪些？答：對檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法。（1）提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，

24、也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。（2）通信傳輸。比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡來實現(xiàn)。（3）直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡上直接直詢。14.如何對電子文件的利用進行用戶權限設置？答：首先，在整個利用系統(tǒng)的功能使用上，要根據(jù)各種人員的級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登記。在利用中，當進入系統(tǒng)時：由系統(tǒng)自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動對其使用的各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄，對涉及使用未經(jīng)授權的功能時，應能拒絕響應并給予警告提示，以保證

25、系統(tǒng)的安全和進行有效的控制與監(jiān)督。其次，在電子文件存貯載體的使用上，要根據(jù)電子文件內容的密級和開放程度，確定其使用控制程度。在使用中根據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。同時，要建立有效可行的規(guī)章制度，確保使用權限的審核方法在利用工作中得以實施。15.檔案管理系統(tǒng)日志管理的基本要求(yoqi)有哪些？答：應提供獨立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢日志記錄功能，包括上機人姓名、訪問時間（年月日時分）、所用微機編號(bin ho)、查詢內容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打?。?，并提供詳情查詢功能。日志文件保存時間應不少于兩個月，需長期保存的日志文件應可自動(zdng)轉存?zhèn)浞荨?6.檔案檢索

26、查詢模塊應滿足什么樣的要求？答：檢索查詢模塊應能滿足下列主要要求：能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；能根據(jù)用戶需要設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇輸出等技術處理；滿足檔案管理軟件的基本要求。17.檔案網(wǎng)站日常管理有哪些要求？答：檔案網(wǎng)站的主要功能之一就是提供檔案信息網(wǎng)上查詢服務。不斷增多的利用者的網(wǎng)上查詢活動，需要檔案人員進行適當?shù)牟樵兘y(tǒng)計、分析等管理性工作。投訴信箱、業(yè)務論壇等需要專人乎地接收和監(jiān)測。網(wǎng)站訪問計數(shù)和分類訪問結果也要記錄在案。還有網(wǎng)站管理人員應當不定期地測試相

27、關頁面和資源鏈接的正確性。 18.什么是數(shù)字檔案館？答：所謂數(shù)字檔案館，是指建立在現(xiàn)代信息技術普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字學案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。19.檔案信息資源建設的具體任務。答：檔案信息資源建設具體任務是采用數(shù)據(jù)庫技術對已有各種館（室）藏檔案資料數(shù)字化，并收集和接收各種形式的電子文件，統(tǒng)一匯總到檔案數(shù)據(jù)庫中，進一步加強檔案資源信息管理和檔案利用服務工作。20.檔案目錄數(shù)字化。答：檔案目錄數(shù)字化是采用數(shù)據(jù)庫技術對原有非數(shù)字化目錄進行加工、錄入，將其轉化為結構化、可共享

28、的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫的過程。21.紙質檔案數(shù)字化。答：紙質檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。其中數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。22.紙質檔案數(shù)字化工作中如何(rh)區(qū)分掃描件和非掃描件？答：普發(fā)性文件中無關和重份的文件可作為非掃描(somio)件，有正式件的文件可以不掃描原稿。23.紙質檔案(dng n)數(shù)字化工作中的數(shù)據(jù)掛接。答：紙質檔案數(shù)字化工作中的數(shù)據(jù)掛接首先將檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，

29、通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。其次通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件目錄中所著錄的檔號，將圖像和目錄建立起一一對應的關聯(lián)關系，并將關聯(lián)情況做好登記。最后通過編制程序或借助相應軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索。六、論述1.試論述檔案信息化建設的主要任務。答：檔案信息化建設的主要任務包括：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設。（1）基礎設施建設檔案信息化基礎設施建設包括計算機及其外部設備的購置，網(wǎng)絡建設，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)的購置與開發(fā)等?；A設施建設是檔案信息化建設必須的物質保障。全國檔案信息化建設實施綱要要求，做好基礎設施建

30、設，一是提高計算機管理檔案的普及率；二是建設和完善局域網(wǎng)，并按照規(guī)范要求做好政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的接人工作。（2）檔案信息資源建設檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。檔案信息資源的開發(fā)利用程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。其主要內容包括：檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔管理。（3）應用系統(tǒng)建設檔案信息化基礎設施建設也好、檔案信息資源建設也好，只有通過應用系統(tǒng)才能發(fā)揮其功能和作用。應用系統(tǒng)建設的內容包括：檔案管理軟件的開發(fā)和應用、文檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)應用、檔案局（館）參與當?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務建設、建設示范性數(shù)字檔

31、案館和電子文件中心。2.談談如何加強電子文件歸檔的組織管理。答：（1）加強電子文件歸檔的組織領導。由主管部門或負責人統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或專人負責電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。收集積累、整理歸檔是檔案工作的基礎和首要環(huán)節(jié)，需要由檔案部門進行指導和參與管理。對歸檔后形成電子檔案的管理應由檔案部門負責，電子文件形成部門要協(xié)助支持。各級檔案行政管理部門，對電子文件歸檔要有明確的規(guī)章制度、標準和具體的規(guī)定。（2）明確電子文件歸檔的技術條件。對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環(huán)境的有

32、效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄(jl)格式、有無病毒感染等。歸檔前由文件形成部門按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見。存儲電子文件(wnjin)的載體或裝具上應貼有標簽，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。相應的 電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等應一同歸檔。歸檔電子文件應以盤為單位(dnwi)填寫歸檔電子文件登記表。（3）采取必要的質量控制措施。應當搞好檔案部門和電子文件形成單位的協(xié)調工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個有機的整體，避免相互推諉扯皮。要理順檔案管理工作與有關部門工作的關系，把歸檔工作列入有關部門計劃，并按計

33、劃進行檢查和考核?？紤]電子文件產(chǎn)生的環(huán)境不盡相同，把歸檔工作“納入有關管理制度”、“納入有關人員的職責范圍”，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。3.結合實際，談談如何進行檔案網(wǎng)站的總體設計。答：一個網(wǎng)站并不是一大堆資料的簡單堆積，而是將資料按照欄目分類、有序排列。檔案網(wǎng)站內容龐大、功能豐富，應確定好各個頁面之間的關系，保持頁面與頁面之間的鏈接層次分明、條理清楚。首先，要確定網(wǎng)站的基本結構。一般情況下，檔案網(wǎng)站采用樹狀結構來組織信息比較適宜。這種結構就是整個站點有一個樹根，即主頁面，在主頁面中列出整棵樹的主干，建立站點的主要超級鏈接，在次一級的網(wǎng)頁中又有次一級的樹干。這種結構脈絡清晰，

34、用戶在訪問時不會由于組織結構的雜亂而迷失方向。其次，要根據(jù)所確定的目標受眾和檔案網(wǎng)站主題的定位，合理地規(guī)劃和設立檔案網(wǎng)站的欄目，選取和安排檔案網(wǎng)站的內容。網(wǎng)站欄目的設置沒有定法，但通常應當包括以下內容：黨和國家關于檔案工作的方針政策、法律法規(guī)；檔案政務信息；檔案行政許可和檔案行政審批事項；全省檔案工作的新情況、新經(jīng)驗；檔案機構、檔案人員的先進事跡；檔案館（室）情況介紹；查檔、建檔知識介紹；已開放檔案的目錄；已公開的檔案全文；可公開的現(xiàn)行文件的目錄；利用檔案編寫的參考資料；需要向社會發(fā)布的公告、公示、通知等；相關檔案網(wǎng)站、政府網(wǎng)站、學術組織鏈接；其他適宜在網(wǎng)站發(fā)布的材料等。4.請你談談檔案管理軟件的基本要求。答：（1）檔案管理軟件應具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應功能。（2）檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設計必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務技術標準。（3）檔案管理軟件的研制、安裝和使用(sh