《常用自我管理工具》

1、12收 益 點掌握最實用且最常用的自我管理工具了解到新的思維模式和方法目 錄 時間管理 工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間 工具2 用80/20法則分配時間 目標管理 工具3 用“SMART”法確定目標 工具4 用“6W3H”法分析細化目標 思維創(chuàng)新 工具5 因果圖 工具6 SWOT 目 錄 高效溝通 工具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 職業(yè)規(guī)劃 工具8 用“剝洋蔥法”設(shè)定職業(yè)目標 工具9 認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 團隊學習 工具10 頭腦風暴法時間管理“四象限原理”80/20法則 時間管理 要事第一工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間緊急又重要事項重要但不緊急事項不緊急也不重要事項緊急但不重要事項重要不

2、重要不緊急緊急 時間管理要事第一工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間關(guān)注第二象限 成功的人往往都把焦點放在 重要但不緊急的事項上！ 時間管理要事第一工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間緊急狀況迫切問題限期完成準備事項準備工作，預(yù)防措施計劃建立、維持人際關(guān)系，休閑充電提高學習能力忙碌而瑣碎的事處理一般文件等函件打電話，看太多電視消磨時光造成干擾的訪問、電話信件、報告、會議許多緊急事件許多湊熱鬧的活動重要不重要不緊急緊急 時間管理要事第一工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間25%30%15%2%3%50%60%重要不重要不緊急緊急普通人士的時間安排 時間管理要事第一工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間20%25%

3、65%80%1%15%重要不重要不緊急緊急成功人士的時間安排 時間管理要事第一工具2 用“80/20法則”分配時間20%80%20%80%重點做20%重要性是80%的工作 時間管理要事第一工具2 用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件事項二：準備工作總結(jié)事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題事項四：與人事經(jīng)理淡獎金問題事項五：例會事項六：準備招聘計劃事項七：會見客戶事項八：接聽電話第一步，安排事項例會 與人事經(jīng)理淡獎金問題 審閱文件 接聽電話 準備招聘計劃 會見客戶 輔導(dǎo)下屬 老總召見 準備工作總結(jié) 處理應(yīng)急事項（3件） 與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題

4、第二步，工作價值分類 時間管理要事第一工具2 用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件（例會后8：10-8：30事項二：準備工作總結(jié)（8：30-9：30）事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題（30分鐘）事項四：1個小時臨時緊急事件處理事項五：例會事項六：招聘計劃與獎金問題讓人力資源部先提供資料事項七：把會見客戶的任務(wù)授權(quán)給業(yè)務(wù)經(jīng)理事項八：讓秘書過濾電話，只處理重要電話事項九：其他事件處理第三步，時間和精力分配目標管理“SMART”原則“6W3H”法 目標管理確定一個清晰而明確的目標工具3 用“SMART”法確定目標（哈佛關(guān)于目標的跟蹤調(diào)查研究）3%

5、10%60%27%有明確的長期目標有清楚但短期目標有較模糊目標無目標社會頂尖成功人士社會中上層社會中下層社會最底層 目標管理確定一個清晰而明確的目標工具3 用“SMART”法確定目標1 “SMART”原則 可確定的(Specific)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)現(xiàn)實可行的（Realistic)有時間限制的（Time Indication)善于將時間和精力用在一個目標上的人更可能也更容易成功！ 目標管理確定一個清晰而明確的目標工具4 用“6W3H”法分析細化目標1 3HHow to（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟）How many（工作數(shù)量是多少）How

6、 much（預(yù)算費用是多少）6WWhy(明確了解工作進行的目的及理由）What（確定要做哪些事項）Who（明確責任者及協(xié)助者，詮來做）When（什么時候完成）Where（在什么地方完成）Which（確定工作的優(yōu)秀順序，找出解決問題的重點對策）思維創(chuàng)新SWOT分析法因果圖 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具5 魚刺因果圖表132社會再適應(yīng)評定量表 主要原因問題主要原因主要原因主要原因 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具5 魚刺因果圖表132社會再適應(yīng)評定量表 運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮：材料技術(shù)設(shè)備人力工作環(huán)境方法頭腦風暴 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具6 SWOT分析法表132社會再適應(yīng)評定

7、量表 SWOT：S自身強項、優(yōu)勢W自身弱項、劣勢O外部環(huán)境存在的機會、機遇T外部環(huán)境存在的威脅、對手 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具6 SWOT分析法表132社會再適應(yīng)評定量表 優(yōu)勢S劣勢W威脅T機遇O內(nèi)部外部 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具6 SWOT分析法（以下問題能幫助您找到存在于內(nèi)外部的相關(guān)因素）表132社會再適應(yīng)評定量表 關(guān)鍵優(yōu)勢S擅長什么？擁有什么新技能？能做什么別人不能做的事？如何能夠重復(fù)最近的一次成功？什么使你與眾不同？你的顧客為什么要來你這里？關(guān)鍵劣勢W你不擅長什么？缺乏什么新技能？別人在什么事情上比你做得好？你最近的一次失敗是什么？為什么？你尚未完全滿足哪一個顧客群體？你最近失

8、去了哪些顧客？為什么？威脅T是否發(fā)生了不利于你的變化？你的競爭對手正在做什么？是否發(fā)生了任何會傷害你的變化？是否存在威脅你所在組織的情況？機遇O是否發(fā)生了你希望的變化？你學會了什么技能？你能夠提供什么新產(chǎn)品或服務(wù)？你能夠接觸到哪一個新的顧客群體？你如何能夠使你與眾不同？你的組織在未來510年中的情況怎樣？ 思維創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具6 SWOT分析法表132社會再適應(yīng)評定量表 關(guān)鍵優(yōu)勢S關(guān)鍵劣勢W關(guān)鍵機遇OSO對策：利用WO對策：改進關(guān)鍵威脅TST對策：監(jiān)視WT對策：消除內(nèi) 部外 部高效溝通如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 高效溝通只需一顆真誠的心工具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表132社會再適應(yīng)

9、評定量表 造成溝通問題的原因：不會傾聽（知覺過濾、雞尾酒會效應(yīng)）缺乏換位思考的能力認知風格差異價值觀念差異溝通風格差異不恰當?shù)纳眢w語言未考慮溝通的背景（時間、地點、場合） 高效溝通只需一顆真誠的心工具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表132社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧：阻止不健康的爭論 休息片刻 改變參加者的態(tài)度（雙贏心態(tài)扭轉(zhuǎn)） 發(fā)泄情緒 與分歧方秘密會談 借用幽默來緩解壓力 高效溝通只需一顆真誠的心工具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表132社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧：避免被某個人或小集體控制 實施公正原則 勸請每個人都參與 進行提醒 高效溝通只需一顆真誠的心工

10、具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表132社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧：排除傾聽障礙傾聽交談閱讀書寫溝通所花費的時間和精力比例 高效溝通只需一顆真誠的心工具7 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表132社會再適應(yīng)評定量表 對付打斷他人和有個人議程的人單獨和打斷分子交談 讓打斷分子忙碌起來打斷分子的行為協(xié)調(diào)人的反應(yīng)敵對的：“這樣永遠沒用”或是“這是我們能采用的最好方法嗎”?！捌渌藢@個想法有什么看法？”或者“你可能對，但是我們需要回顧一下事實?！眹\里呱啦的：經(jīng)常脫口而出很多想法?！澳芸偨Y(jié)一下你的主要思想嗎？”或者“很欣賞你的評論。現(xiàn)在，讓我們聽聽別人的意見?！贝驍喾肿樱涸趧e人還沒說完時就

11、開始說。“請等一分鐘，簡。我們要堅持基本原則，先讓約翰說完。沉默的干擾者：看報紙，干其他的事情，東張西望，晃腦袋，坐立不安等?！罢埖纫环昼姡茸尲s翰說完。“盡力氫這種人拉入到討論中，或者在會議間隙與他們單獨談話?？朔贤ㄖ谐Ｒ妴栴}的技巧：職業(yè)規(guī)劃用”剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目標頭腦風暴法認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 職業(yè)規(guī)劃某個選擇形成某種命運工具8 用”剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目標 表132社會再適應(yīng)評定量表 終極目標（人生的真諦）總體目標（人生核心軸）長期目標（510年）中期目標（23年）短期目標（0.51年）短期目標（月、周、日、即時等）生涯規(guī)劃系統(tǒng)的“剝洋蔥圖” 職業(yè)規(guī)劃某個選擇形成某種命運工具9 認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 表132社會再適應(yīng)評定量表 制定職業(yè)生涯規(guī)劃的步驟： 第一步：自我分析 第二步：組織與社會環(huán)境分析 第三步：生涯機會的評估 第四步：職業(yè)生涯目標的確定 第五步：制定行動方案 第六步：評估與反饋 團隊學習超出個人視角來分析問題工具10 頭腦風暴法 表132社會再適應(yīng)評定量表 使用頭腦風暴法好處：可以很方便、迅速得到大量信息。調(diào)動參與人員的積極性，提高參與度。容易