怎樣組織一項活動(1)

1、進(jìn)展一次大學(xué)活動的根本步驟：一、活動假設(shè)辦，籌劃先行?；I劃是辦活動的脈絡(luò)，一份好的籌劃是成功的前提。二、獲得支持。獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，是一件非常有必要的事情；獲得大型媒體的支持，你的活動就會變得特別好辦，而且多半會成功。三、組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。權(quán)責(zé)相應(yīng)，每個人都要非常明白自己的責(zé)任。注意，分配任務(wù)要以人為單位，而不能說某件事“你們幾個做，這樣這件事情根本做不好。有幾個方向：指揮中心，外聯(lián)贊助組，現(xiàn)場工作組，宣傳媒體組，現(xiàn)場秩序、禮儀接待組、應(yīng)急人員。打印出權(quán)責(zé)清單，讓每個人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時匯報進(jìn)展，以便處理各種信息；四、贊助或其他經(jīng)費(fèi)來源：尋找贊助商，與他們進(jìn)展

2、艱辛地談判，最后取得雙方能認(rèn)可的協(xié)議，這是活動需要。有了經(jīng)費(fèi)，一切好辦；注意：廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否那么商業(yè)味道可能讓晚會failing！五、組合資源。有很多的道具、物品需要你盡快找到。就像個RPG游戲，你要懂得怎樣獲得資源，組合資源。六、進(jìn)展宣傳。調(diào)足參與者的胃口，是廣告、海報或其他媒體的職責(zé)。七、現(xiàn)場必須有一個指揮中心，負(fù)責(zé)及時調(diào)度；八、進(jìn)展過程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比方手機(jī)短信，紙條或手勢。九、特別提醒，那些領(lǐng)掌的，托兒，制造氣氛的人員要特別安排好。想辦好活動這是必須。十、認(rèn)真把參與活動的高層人物送走，不要失去任何禮節(jié)，記得向那些辛勤勞動卻默默無聞的人員

3、致敬！你的榮耀，他們才是真正的締造者。當(dāng)然，也欣賞自己的成功吧。所謂的籌劃書，說起來挺讓人覺得“高深“神秘，尤其是初次接手的朋友，更覺得高深莫測，無從下手，甚至惴惴不安?？赡苁沁@個詞眼讓人覺得有點“形而上，有點“華美，加上寫籌劃書的情景大半是“臨危受命，想要“一展身手，或者是“第一次做可不能砸鍋的狀態(tài)，趕緊上互聯(lián)網(wǎng)上找找吧，所以情緒緊張，不知如何下手。當(dāng)然，也有一類懶惰之人，自己不愿動腦子，或者認(rèn)為“自己做不好，而不愿努力一下。后者我是一貫不愿理的，前一種嗎，可以通過合理的學(xué)習(xí)訓(xùn)練寫出一份像樣的籌劃書，但前提是必須學(xué)會冷靜判斷，認(rèn)真思考?；I劃書其實并不難，胸有溝壑的人，他不用寫什么籌劃書，也明

4、白該怎么做。但是，這并不代表著他們超乎常人，有“經(jīng)天緯地之才。他們只是對現(xiàn)在的狀況，比方任務(wù)形式，人員配置，資源狀況，形勢目的，什么能做什么不能做等有個合理的估算，在這估算根底之上“胸有成竹，這就是籌劃。舉個很簡單的例子，讓你給賈教師發(fā)一封電子郵件，這整個的過程就是一個完整的籌劃。你雖然沒有去做，但你在思維中完全可以模擬出發(fā)電子郵件的整個過程，包括電子郵件的內(nèi)容你都可以想象的出來，行了，你把所有的東西詳細(xì)完整地落實到紙上，一份關(guān)于“給賈教師發(fā)電子郵件活動的籌劃就出來了?；I劃書就是這個樣子，你可以理解籌劃書是一個方案，但比方案要詳盡很多。當(dāng)然這涉及到怎么評價籌劃書的問題，我認(rèn)為，如果別人能按照你

5、的籌劃書，不需要你的指點就能準(zhǔn)確到達(dá)籌劃書想到達(dá)的效果，這就是一份成功的籌劃書。比方說關(guān)于“給賈教師發(fā)電子郵件活動的籌劃寫出來之后，一個不懂發(fā)電子郵件的人按照籌劃做到了，那么你的籌劃書無疑就是成功的。上面所說的，無非是個籌劃書的本質(zhì)和評價標(biāo)準(zhǔn)問題。這似乎有點理論化，與你著急要寫的籌劃書無關(guān)我倒是覺得恰恰相反。你要寫籌劃書，首先要知道自己想作些什么，在做些什么，要做到怎樣這些東西如果你能了解，很好，你可以信心十足的去做一份籌劃了。在我指導(dǎo)學(xué)生們做籌劃書的時候，通常就是這兩個問題理解的不透徹。由于不明白“籌劃書是怎么回事，常常覺得沒有信心，不知怎么辦。然而弄明白了需要做什么的時候，大有茅塞頓開，原

6、來如此的感覺建立在這樣感覺上而隨之到來的自信心和思考狀態(tài)，一般都能寫出一份比擬實用的籌劃。當(dāng)然說到這，我也想說另一層意思：籌劃書很簡單，在你有足夠自信的根底上。了解了籌劃書的本質(zhì)和評價標(biāo)準(zhǔn)后，我們就可以寫籌劃書了。籌劃書最需要什么呢？需要我們對我們所面臨的情況，資源，能力有個充分的認(rèn)識。用比擬正式的語言說，就是“調(diào)研。其實事情哪有那么麻煩，你就想，以我們現(xiàn)在這些人員和能力，都能做些什么。如果自己不明白，向一些相關(guān)人員請教一些，這些信息都很容易獲得。OK，調(diào)研完成了，甚至連評估都完成了，你應(yīng)該知道你能做到什么了。接下來就是寫，寫是一個完善信息的過程，這也是籌劃書精華所在。你的籌劃書中包含了足夠的

7、信息，想到了每一個方面，對每一種會發(fā)生的情況都照顧到了，這就是成功。想做到這一點也不難：其一，我們使用“模版化方法，比方下面一副模板，他提供了你需要思考的完整的方面，把這些方面填充全面，一份根本的籌劃書就已經(jīng)出來了：一、籌劃書名稱盡可能具體的寫出籌劃名稱，如“年月大學(xué)活動籌劃書，置于頁面中央，當(dāng)然可以寫出正標(biāo)題后將此作為副標(biāo)題寫在下面。二、 活動背景 ：這局部內(nèi)容應(yīng)根據(jù)籌劃書的特點在以下工程中選取內(nèi)容重點闡述；具體工程有：根本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關(guān)目的動機(jī)。其次應(yīng)說明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢、弱點、時機(jī)及威脅等因素，對其作好全

8、面的分析(SWOT分析)，將內(nèi)容重點放在環(huán)境分析的各項因素上，對過去現(xiàn)在的情況進(jìn)展詳細(xì)的描述，并通過對情況的預(yù)測制定方案。如環(huán)境不明，那么應(yīng)該通過調(diào)查研究等方式進(jìn)展分析加以補(bǔ)充。三、 活動目的、意義和目標(biāo)：活動的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構(gòu)成或籌劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義經(jīng)濟(jì)效益、社會利益、媒體效應(yīng)等都應(yīng)該明確寫出?；顒幽繕?biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性四、資源需要：列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細(xì)列出?？梢粤袨橐延匈Y源和需要資源兩局部。五、活動開展：作為籌劃的正文局部，表現(xiàn)方式要簡潔明了，

9、使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此局部中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)參加統(tǒng)計圖表等；對籌劃的各工作工程，應(yīng)按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點也應(yīng)在這局部加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這局部加以考慮。這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作、主持、領(lǐng)導(dǎo)講話、司儀、會場效勞、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩序維持、衣著、指揮中心、現(xiàn)場氣氛調(diào)節(jié)、接送車輛、活動后清理人員、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等。請根據(jù)實情

10、自行調(diào)節(jié)。六、經(jīng)費(fèi)預(yù)算：活動的各項費(fèi)用在根據(jù)實際情況進(jìn)展具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)：內(nèi)外環(huán)境的變化，不可防止的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在籌劃中加以說明。八、活動負(fù)責(zé)人及主要參與者：注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位如果是小組籌劃應(yīng)注明小組名稱、負(fù)責(zé)人。注意：1、 本籌劃書提供根本參考方面，小型籌劃書可以直接填充；大型籌劃書可以不拘泥于表格，自行設(shè)計，力求內(nèi)容詳盡、頁面美觀；2、 可以專門給籌劃書制作封頁，力求簡單，凝重；籌劃書可以進(jìn)展包裝，如用設(shè)計的徽標(biāo)做頁

11、眉，圖文并茂等；3、 如有附件可以附于籌劃書后面，也可單獨(dú)裝訂；4、 籌劃書需從紙張的長邊裝訂；5、 一個大籌劃書，可以有假設(shè)干子籌劃書。注：1、該籌劃書格式由我和我的學(xué)生助手張志永共同完成，感謝他的辛勤勞動；2、本格式主要參閱書目類別為：營銷籌劃、工程管理和創(chuàng)業(yè)方案指導(dǎo)書；3、SWOT分析是現(xiàn)代管理一種分析技術(shù)，我們認(rèn)為它的應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，特將其引入大學(xué)活動籌劃；4、工程尚不夠齊全，歡送網(wǎng)友指出其中缺乏并做以補(bǔ)充，讓它的實用性和易用性更強(qiáng)一些；我們可以看到，模板中提供了很多思考的方面，這些方面看起來并不起眼，但把這么多的東西組合到一起卻是一個不容小覷的系統(tǒng)了。有人覺得這上面一些東西是重復(fù)的，事

12、實上卻一點也不重復(fù)。每一項都有它的內(nèi)涵和外延，如果你尚不能理解，那就還需要去查查相關(guān)資料去理解一番了。雖說這些相互穿插的內(nèi)容對整體影響不大，但如果你能理解的更詳盡，籌劃書自然會更完備。有人會質(zhì)疑，第二點第三點是不是寫得太多了。其實這當(dāng)然有個根據(jù)實際而行的需要的尺度，但你必須把它明確明白地寫出來。因為從某種意義上來說，籌劃書要做的一個目的就是說服人，比方活動審批者，贊助的公司等，而這局部恰是他們最需要的，這直接關(guān)系這項活動的生存權(quán)，所以實在是馬虎不得。這里我特別提出，希望同學(xué)們能把這些提到的工程背下來，心思細(xì)微之處，正是一個人超乎常人的地方。也許背這些東西有點煩，但把需要思考的邏輯記憶變成機(jī)械記

13、憶，讓它深入到你的潛思維中去，這將讓你在今后任何工作中都獲益匪淺、游刃有余；其二，在我們完成了第一局部的工作后，我們就可以用“創(chuàng)造小說的方法。很簡單，按照邏輯順序，把從開場到最后的每一個環(huán)節(jié)像小說一樣在頭腦中計算預(yù)演一遍，你就會明白什么地方該做什么，什么地方缺了東西，哪里用什么人。當(dāng)然，要記得把想到的每一件事都寫下來，這都是籌劃書中實用的內(nèi)容，隨便缺一點可能都是災(zāi)難。在你的思維中如果運(yùn)行無誤，我想這份籌劃書可以算是成品了；當(dāng)然，“創(chuàng)造小說的方法不僅可以這樣應(yīng)用，同學(xué)們可以舉一反三，靈活運(yùn)用。其實到這里，一份完整的籌劃書已經(jīng)成型了，你所需擔(dān)憂的就應(yīng)該是后續(xù)執(zhí)行工作。有的同學(xué)可能會對自己的籌劃沒有

14、信心，那么你完全可以找以前該類活動的組織者給你修改一下，其實我估計他們也改不了太多，只是細(xì)致末節(jié)地改一些小錯誤。我們仔細(xì)審視著手中尚余墨香的籌劃書時，會是一種怎樣的心情呢？寫籌劃書，就是這么簡單；也許有的同學(xué)看了這篇文章后還是頭疼這算什么指導(dǎo)？如果是這個歸因思路，就意味著你不是想寫而是想要一份籌劃書。你不想付出自己的勞動，當(dāng)然籌劃書是不會出現(xiàn)在你的面前的。寫籌劃書就是要你認(rèn)真思考一件事，認(rèn)真寫一篇文章，然后把這篇文章付諸于現(xiàn)實。你也不必到互聯(lián)網(wǎng)拼命地搜索，好的籌劃書是搜不來的，而且據(jù)我所知，網(wǎng)絡(luò)上這類資源甚少，根本上你不會有什么收獲。想要做好籌劃書，就是要拚盡自己全力，自己去做，自己去寫，沒有

15、任何捷徑而言。所以我希望看到這里的朋友，你們能盡快下定自己完全制作籌劃書的決心，別把希望放到網(wǎng)上。當(dāng)然，不可否認(rèn)，如果有一些籌劃書作為參考，還是很有幫助意義的。我是個做學(xué)生工作的教師，經(jīng)常會帶學(xué)生們做一些籌劃，設(shè)計內(nèi)容有晚會、電視節(jié)目、社會實踐等等。現(xiàn)在，我會盡可能多地貼一些籌劃到博客上，給同學(xué)們做一個參考。一份好籌劃的效果是立竿見影的，你可以充分享受你的籌劃被成功執(zhí)行時的價值感?！笆郎蠠o難事，只怕有心人，只要付出，定有回報。最后，特別指出我的一個觀點：如果你完全沒有經(jīng)歷，你的籌劃盡量做的中規(guī)中舉，不求有什么變化。做到所謂的“不求有功，但求無過，那么你的第一份籌劃已經(jīng)成功了。而做的熟練之后，你

16、的籌劃要漸漸具有自己的性格。你要讓你的籌劃中有與眾不同之處，比方你的籌劃中有某個別出心裁的點子，讓人眼前一新。創(chuàng)新點不必多，一兩個足夠，關(guān)鍵是要能被附諸于現(xiàn)實。那么這個時候，你就是個成功的籌劃者了。而你的籌劃，將被更多人認(rèn)可，獲得鮮花和掌聲。祝愿你的籌劃書能成功。附：進(jìn)展一次大學(xué)活動的根本步驟：一、活動假設(shè)辦，籌劃先行?；I劃是辦活動的脈絡(luò)，一份好的籌劃是成功的前提。二、獲得支持。獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，是一件非常有必要的事情；獲得大型媒體的支持，你的活動就會變得特別好辦，而且多半會成功。三、組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。權(quán)責(zé)相應(yīng)，每個人都要非常明白自己的責(zé)任。注意，分配任務(wù)要以人為單位，而不能說某件事“你們幾個做，這樣這件事情根本做不好。有幾個方向：指揮中心，外聯(lián)贊助組，現(xiàn)場工作組，宣傳媒體組，現(xiàn)場秩序、禮儀接待組、應(yīng)急人員。打印出權(quán)責(zé)清單，讓每個人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時匯報進(jìn)展，以便處理各種信息；四、贊助或其他經(jīng)費(fèi)來源：尋找贊助商，與他們進(jìn)展艱辛地談判，最后取得雙方能認(rèn)可的協(xié)議，這是活動需要。有了經(jīng)費(fèi)，一切好辦；注意：廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否那么商業(yè)味道可能讓晚會f