信息技術在辦公管理中的作用

1、信息技術(jsh)與人類生活第四講 信息技術在辦公(bn gng)中的作用主講：覃遵躍共二十五頁主題 信息技術在辦公中的作用目的及要求1、了解辦公方式的發(fā)展過程2、了解農業(yè)社會的辦公方式3、了解工業(yè)社會辦公方式4、了解信息時代辦公方式重點信息技術在辦公中的主要作用主要內容1、辦公的概念2、古代辦公方式3、農業(yè)社會辦公方式4、工業(yè)社會辦公方式5、信息時代辦公方式共二十五頁1 辦公(bn gng)的概念 辦理(bnl)公事、處理公務。辦公是啥意思？辦公室是啥意思？ 辦公室，英文名Office： 處理一種特定事務的地方或提供服務的地方。辦公設備辦公人員其它輔助設備共二十五頁2 辦公方式(fngsh)

2、的發(fā)展 發(fā)展階段技術特征農業(yè)社會工業(yè)社會信息時代物化形態(tài)的技術竹簡粉筆、黑板印刷材料實物模型等打字機、電傳機、復印機、傳真機互聯(lián)網、計算機、辦公軟件、其他信息化產品共二十五頁3 原始社會(yunsh shhu)的辦公方式 原始氏族部落時代，沒有文字，交流只能通過語言(yyn)和手勢來進行，因此只能通過口頭方式處理公共事務。原始社會如何辦公？共二十五頁3 農業(yè)社會(shhu)辦公方式農業(yè)社會人們采用什么(shn me)辦公？竹簡紙筆和算盤辦公工具秦始皇每天閱讀竹簡數百斤西漢末年采用紙進行辦公相傳是秦朝監(jiān)督修筑萬里長城的將軍蒙恬首創(chuàng)。農業(yè)社會辦公活動主要靠人來完成，信息傳輸緩慢問題沒有得到解決！共

3、二十五頁4 工業(yè)社會辦公(bn gng)方式工業(yè)社會人們采用(ciyng)什么辦公？打字機、電傳機復印機傳真機辦公工具世界上最早的打字機誕生于1808年，它是由意大利人佩萊里尼圖里發(fā)明的復印機的發(fā)明人查斯特卡爾森是紐約的律師，1938年發(fā)明由叫亞歷山大貝恩的英國發(fā)明家于1843年發(fā)明的。但是，傳真通信是在電信領域里發(fā)展比較緩慢的技術，直到20世紀20年代才逐漸成熟起來，60年代后得到了迅速發(fā)展在工業(yè)時代，在辦公過程中，信息的生成、存貯、輸出以、和人對辦公的理解沒有太大改變，改變的是辦公效率！共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式信息時代為辦公(bn gng)帶來哪些改變？ 進入信息時

4、代，人類社會對信息處理、傳遞以及組織能力達到了前所未有的高度。據估計，近20年處理的各類辦公信息，超過了人類有史以來的辦公信息的總和。辦公的技術水平、設備的發(fā)明創(chuàng)造以及生產能力等方面，超過了人類幾千年的成就，辦公方式發(fā)生了真正意義上的巨大變化，人類自身對工作的觀念也正發(fā)生著變化。辦公工具辦公形式辦公觀念辦公改變共二十五頁5 信息時代的辦公方式(fngsh)辦公工具辦公自動化系統(tǒng)(xtng)辦公軟件辦公設備、互聯(lián)網信息時代的辦公工具有哪些？共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式辦公工具信息時代的辦公設備有哪些(nxi)？辦公設備電腦互聯(lián)網手機打印機復印機電話利用互聯(lián)網可以開展哪些工作！

5、利用手機可以開展哪些工作！利用電話可以開展哪些工作！共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式辦公形式信息時代的辦公(bn gng)形式有哪些改變？辦公形式遠程辦公第三地辦公聯(lián)合辦公協(xié)同辦公共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式遠程辦公 由于寬帶(kun di)網絡和無線網絡的普及，辦公室和家庭之間的通信變得越來越方便了，這是促進遠程辦公發(fā)展的主要因素。 在家辦公可以連接到公司的內部網中去，連到專用分支交換機上，使用同一網絡、郵件接入以及電話功能，一切都和在辦公室一樣。如果要進入公司機要檔案室，須憑密碼。此外，是否在辦公室里辦公，對于客戶和其它呼叫者是區(qū)分不出來的。這樣工作就顯

6、得更為靈活，而不是被局限在一個固定的場所了。共二十五頁為什么是雇主( zh)樂于的辦公方式？為什么信息時代帶來全新(qun xn)的科研方式？為什么美國政府鼓勵在家辦公？5 信息時代的辦公方式遠程辦公 減少成本、節(jié)省辦公室空間、家具、保留潛力員工、節(jié)省招待費、提高工作效率。 美國電話電報公司有36000名員工在家辦公！ 網上信息溝通便捷，互聯(lián)網把距離和時間縮小為零，科學家和工程師可以在家工作， 減少石油依賴、節(jié)約能源、提高工作效率、壓縮辦公經費、減少交通擁堵等等！你支持遠程辦公嗎？共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式第三地辦公第一地辦公(bn gng)、第二地辦公(bn gng)和

7、第三地辦公(bn gng)分別指什么？ 第一地辦公：傳統(tǒng)的辦公室 第二地辦公：家里 第三地辦公：商務中心、咖啡館、辦公中心等。家里辦公有哪些缺點？ 43%的人表示看電影或電視、20%玩游戲、26%會午睡！第三地辦公有哪些優(yōu)點？ 避免家里辦公的缺點、減少通勤時間、72%的企業(yè)認為靈活辦公促進了生產效率！共二十五頁5 信息時代的辦公方式(fngsh)聯(lián)合辦公 聯(lián)合辦公指來自不同公司或組織的個人在共同的空間進行辦公。在此空間中，聯(lián)合辦公者不僅共享了辦公環(huán)境和設施，同時也共享一定的信息資源，從而達成一定的合作(hzu)。 聯(lián)合辦公是先在歐美國家興起的辦公方式，近幾年在國內得到了一定的發(fā)展。 聯(lián)合辦公的

8、核心價值在于此平臺上可以生發(fā)出很多不同的社區(qū)概念，比如學習型社區(qū)、合作型社區(qū)、互助型社區(qū)等。 每個聯(lián)合辦公空間的特質都不一樣，這也正是聯(lián)合辦公的魅力所在。共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式聯(lián)合辦公聯(lián)合辦公空間北京的“NIWOTATA共盈社”廣州的“一起開工社區(qū)”2007年在北京(bi jn)創(chuàng)建、1200平米，會員包括插畫師、工業(yè)設計師、媒體人、品牌設計師等 廣州最大的聯(lián)合辦公空間（co-workingspace），于2013年10月正式對外開放。面積600平米。 鼓勵社會創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)、互聯(lián)網、設計等領域的青年或團隊在這辦公協(xié)作外，還鼓勵他們在這里溝通交流，實現(xiàn)資源共享、鏈接共二十

9、五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式協(xié)同辦公 協(xié)同辦公是利用網絡、計算機、信息化，而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的工作(gngzu)模式。什么是協(xié)同辦公？1. 規(guī)范管理，提高工作效率2. 節(jié)省運營成本3. 消除信息孤島、資源孤島4. 促進知識傳播5. 提高企業(yè)競爭力、凝聚力協(xié)同辦公有哪些優(yōu)勢？共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式協(xié)同辦公協(xié)同(xitng)辦公系統(tǒng)的主要功能？個人事務協(xié)同辦公信息中心流程審批知識管理人事管理行政管理個性設置任務布置任務催辦手機短信提醒郵件收發(fā)公告通知考勤管理工作日志工作計劃績效考核會議管理網絡硬盤七大功能平臺 具體任務共二十五頁5 信息時代

10、的辦公方式(fngsh)辦公軟件 微軟的office系列(xli)：word、PowerPoint、Excel、OutLook、OneNote、Vision等等。辦公工具軟件？ 金山公司的WPS系列：WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能模塊，與Office相對應，可以打開他們的文件。 其它工具軟件：PDF閱讀器、壓縮軟件、圖片處理器、圖形處理器等等。共二十五頁5 信息時代的辦公方式(fngsh)辦公系統(tǒng) 利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人機信息處理系統(tǒng)，在行政(xngzhng)機關中叫做電子政務，企事業(yè)單

11、位叫 OA。什么是辦公自動化系統(tǒng)？ 辦公自動化是美國通用公司哈德于 1936 年首創(chuàng)，在20世紀70年代中期，計算機已經普遍應用起來之后才開始有了較大發(fā)展，90 年代獲得廣泛的應用。辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展共二十五頁5 信息時代的辦公方式(fngsh)辦公系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)(xtng)的三個發(fā)展階段1. 傳統(tǒng)紙質辦公模式2. 網絡辦公自動化模式3. 辦公自動化綜合服務階段共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式辦公系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)相關(xinggun)技術1. 信息交換、傳輸加密、公文傳輸2. 業(yè)務協(xié)同機制3. 工作流技術4. 辦公門戶技術5. 輔助決策技術工作流管理技術將現(xiàn)實世界中的業(yè)

12、務過程轉化為某種計算機化的表示，完成工作流的執(zhí)行與管理工作流引擎：FlowPortal共二十五頁5 信息時代的辦公(bn gng)方式辦公系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)(xtng)未來發(fā)展趨勢1. 商業(yè)智能化2. 協(xié)同化3. 門戶化4. 知識化共二十五頁6 總結(zngji)1、辦公(bn gng)技術的發(fā)展過程。2、工業(yè)社會的辦公工具。3、信息時代辦公方式的改變。共二十五頁內容摘要信息技術與人類生活。辦公室，英文名Office： 處理一種特定事務的地方或提供服務的地方。世界上最早的打字機誕生于1808年，它是由意大利人佩萊里尼圖里發(fā)明的。復印機的發(fā)明人查斯特卡爾森是紐約的律師，1938年發(fā)明。由叫亞歷山大貝恩的英國發(fā)明家于18