公文處理基本流程(修訂版)(共17頁(yè))

1、公文(gngwn)處理流程規(guī)范一、公文(gngwn)處理的原則要求1、原則：實(shí)事求是、精簡(jiǎn)(jngjin)、高效2、要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全二、公文的處理環(huán)節(jié) （一）公文的擬制： 1、確定公文的范圍，原則上一文一事，不可一文多事的報(bào)送。2、正確選用行政公文的文種，是正確撰寫(xiě)行政公文的前提?，F(xiàn)行使用的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定行政公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種?，F(xiàn)根據(jù)企業(yè)行文實(shí)際，僅列出常用文種的適用范圍文種辦法規(guī)定適用范圍決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。除

2、國(guó)家行政機(jī)關(guān)及黨、人大、軍隊(duì)機(jī)關(guān)外，企事業(yè)單位乃至人民團(tuán)體，都可使用。（決定一般用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下行文，也可在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的實(shí)行，任免人員。單位、人大、行政和局對(duì)機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體和企事業(yè)單位也可使用。（“通知”屬于下行文，主送單位是下級(jí)機(jī)關(guān)，平行或不相隸屬機(jī)關(guān)需要樂(lè)界的，可用“抄送”形式，對(duì)上級(jí)尤其不能用下“通知”）。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。各級(jí)行政機(jī)關(guān)都可以使用。（分為表彰性、批評(píng)性、傳達(dá)性通報(bào)）。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，不

3、需要上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)。所有相對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用的穩(wěn)重（“報(bào)告”是上行文，主送機(jī)關(guān)是有隸屬的直接上級(jí)，一般不允許越級(jí)上報(bào)）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。所有相對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用的文種（“請(qǐng)示”是上行文，主送機(jī)關(guān)是有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)，一般不允許越級(jí)上報(bào)）。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。使用“批復(fù)“的請(qǐng)?zhí)崾窍录?jí)機(jī)關(guān)上報(bào)“請(qǐng)示”，批復(fù)只對(duì)于主送“請(qǐng)示”的機(jī)關(guān)，如有其他機(jī)關(guān)也需要知道批復(fù)的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)用抄送的形式傳達(dá)。意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和辦法。黨、政、人大等各級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用。函適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。各級(jí)機(jī)關(guān)都可使

4、用，“函”分為商洽函、問(wèn)答函、批答函，僅為平級(jí)機(jī)關(guān)之間的交流工具。會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。各級(jí)機(jī)關(guān)都可使用，“會(huì)議紀(jì)要”屬于綜合性文種，即可上報(bào)又可下發(fā)，也可平行使用。 3、公文(gngwn)的格式公文一般是由眉首、主體(zht)、版記三部組成。眉首：首頁(yè)紅色(hngs)反線之上的部分（此紅色反線上粗下細(xì)，名為武文武文線）。包括：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。（1）公文份數(shù)序號(hào)：公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用 HYPERLINK /view/1038406.htm t _blank 阿拉

5、伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。（2）秘密等級(jí)和保密期限 ：需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開(kāi)。(3 )緊急程度:如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。(4) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成。(5) 發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào) H

6、YPERLINK /view/420849.htm t _blank 仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 發(fā)文字(wnz)號(hào)之下4mm處印一條與版心(bnxn)等寬的紅色反線。主體(zht)：即文件的正文部分。包括：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間。（1）公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（2）主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)

7、多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。（3）公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件。（5）成文(chngwn)日期(rq)：用漢字(

8、Hnz)將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“”，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。 版記：應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。包括：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、份數(shù)。（1）主題詞：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3 標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。（2）抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公

9、文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí) （二）公文的發(fā)文辦理程序（見(jiàn)下圖）部門(mén)擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字辦公室核稿單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文編號(hào)排版印發(fā)存檔1、公文初擬人員職責(zé)：負(fù)責(zé)草擬公文文稿，做到語(yǔ)言通順、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容正確；填寫(xiě)發(fā)文處理單中人名、時(shí)間、表述等（發(fā)文底稿單見(jiàn)后附表2）。初擬人員應(yīng)認(rèn)真研究、組織起草，嚴(yán)格把關(guān)，擬好草稿后由主要負(fù)責(zé)人簽名。2、辦公(bn gng)室擬稿(n go)人員初核職責(zé)：審核公文文字、段落結(jié)構(gòu)是否正確，會(huì)簽手續(xù)是否齊全(qqun)，公文內(nèi)容是否真實(shí)、合理、合規(guī)、合法和可行。3、辦公室復(fù)核職責(zé)：審核公文業(yè)務(wù)內(nèi)容是否準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，是否符合實(shí)際；是否

10、具有可操作性，是否需要進(jìn)一步組織有關(guān)部門(mén)研究和協(xié)商會(huì)簽。公文用詞是否恰當(dāng)，表述是否準(zhǔn)確，語(yǔ)句是否精煉，段落結(jié)構(gòu)是否合理。協(xié)調(diào)公文間的關(guān)系，內(nèi)容是否正確，是否必須發(fā)文；簽發(fā)程序和公文格式是否正確，行文關(guān)系和發(fā)送范圍是否恰當(dāng)，密級(jí)和緊急程度標(biāo)注是否準(zhǔn)確等。4、辦公室核稿中，對(duì)公文質(zhì)量不高、內(nèi)容不完善、格式不規(guī)范等問(wèn)題，視情況請(qǐng)擬文部門(mén)自行完善、退回補(bǔ)正。5、擬稿人、審核人均應(yīng)在統(tǒng)一格式的公文底稿指的指定欄目?jī)?nèi)簽名表態(tài)，以示負(fù)責(zé)。6、未經(jīng)辦公室和有關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核的文稿，不得直接呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。7、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)公文，要簽署自己的意見(jiàn)、姓名和日期，不能只簽姓名或者只簽姓不簽名，也不能劃圈代簽。8、制

11、發(fā)公文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，力戒照抄照轉(zhuǎn)、內(nèi)容空泛。要嚴(yán)格控制文件規(guī)格和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。（三）公文的收文辦理程序（見(jiàn)下圖）簽收登記擬辦請(qǐng)辦傳閱承辦催辦注辦簽收、登記、擬辦、請(qǐng)辦、傳閱、承辦、催辦等程序。1、登記(dngj)：對(duì)于收到的公文(gngwn)，要在第一時(shí)間貼上公文處理卡，寫(xiě)清登記來(lái)文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文(f wn)字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期等內(nèi)容。（見(jiàn)文件處理卡附表3）2、擬辦： 文秘工作人員填寫(xiě)收文處理卡后，送辦公室主任提出辦理意見(jiàn)，按照主任意見(jiàn)呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理。3、請(qǐng)辦： 辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將需要辦理的公文轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理。對(duì)需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理

12、的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。5、傳閱：辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示，將公文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或者批示。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機(jī)要文件傳閱要當(dāng)天送、當(dāng)天收回，或閱文者在閱文室閱讀。6、承辦：凡屬承辦部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、按照文件要求辦理；凡涉及其他部門(mén)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理。7、催辦：辦公室對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況。8、對(duì)涉及其他部門(mén)職責(zé)的，主辦部門(mén)要主動(dòng)搞好協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門(mén)要積極配合。9、要嚴(yán)格(yng)落實(shí)督

13、辦制度，做到事事有回音、件件有著落，確保領(lǐng)導(dǎo)批示落到實(shí)處。公文(gngwn)處理流程圖各業(yè)務(wù)部門(mén)按照需要擬制公文填寫(xiě)公文處理卡后交辦公室主任辦公室主任填寫(xiě)該文件由哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)批示、傳閱按擬辦意見(jiàn)和局長(zhǎng)批示意見(jiàn)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及科室傳閱并負(fù)責(zé)催辦辦公文書(shū)負(fù)責(zé)從OA上下載文件辦公室文書(shū)根據(jù)不同部室發(fā)文按順序編號(hào)送辦公室核稿呈分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字辦公文書(shū)套印紅頭，并打印一份存檔，將電子版文件通知下發(fā)各項(xiàng)目整理歸檔（四）文件(wnjin)的整理歸檔立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(fn li)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的

14、過(guò)程。一般(ybn)由文秘部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。1、歸檔的范圍（1）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)收文發(fā)文資料。（2）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍:上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，電話記錄等；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中。不需貫徹執(zhí)行的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映， 抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。2、企業(yè)文件歸檔的分類（1）黨群工作形成的文件材料；（2）行政管理工作形成的文件材料；（3）經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材

15、料；（4）工程技術(shù)管理工作形成的文件材料；（5）人力資源管理工作形成的文件材料；（6）機(jī)電物資管理工作形成的文件材料；（7）財(cái)務(wù)、審計(jì)管理工作形成的文件材料。3、歸檔的方法（1）裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對(duì)破損的和大小不一的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、切齊和折疊，左邊(zu bian)三孔一線裝訂（2）按照文件類型，進(jìn)行分類(fn li)歸類；（3）將以歸類裝訂(zhungdng)好的的文件統(tǒng)一放入檔案盒中保管，徐曉輝的文件，進(jìn)行銷毀處理。4、檔案保存時(shí)限檔案保存時(shí)間分為永久、長(zhǎng)期、短期，永久文件保存時(shí)限為50年以上；長(zhǎng)期文件保存時(shí)限16-50年；短期文件保存時(shí)限為15年以下三、公文的行文規(guī)則1、行

16、文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。4、屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。5、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。6、除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。四、公文的管理1、文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)(jgun)公文處理的有關(guān)制度。2、公開(kāi)發(fā)布行政機(jī)關(guān)(jgun)公文，必須經(jīng)發(fā)文

17、機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。3、公文(gngwn)被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4、機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)。5、工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。中國(guó)水電五局有限公司(yu xin n s)第一分局文件XXX發(fā)2011X號(hào)2號(hào)小標(biāo)宋體，加粗關(guān)于(guny)XXXXXXXXXXX的通知XXXXXXXX:(正文(zhngwn)部分字體為三號(hào)仿宋)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

18、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加標(biāo)點(diǎn) 2.XXXXXXXXXXXXXXX二XX年X月XX日右空四字注：成文日期必須在有公文內(nèi)容的頁(yè)面中，不可單獨(dú)(dnd)放在無(wú)公文內(nèi)容的空白頁(yè)中，也不可在空白頁(yè)中標(biāo)“此頁(yè)無(wú)正文”后，單獨(dú)放置成文日期，如公文內(nèi)容剛好滿頁(yè)，則可通過(guò)刪減公文內(nèi)容，或者改變(gibin)行間距進(jìn)行調(diào)整后，放置成文日期。主題詞可單都放置一頁(yè)，在公文正文結(jié)束后，最末頁(yè)低端添加。主題詞:XX XX XX 通知(tngzh) （詞目間間隔一個(gè)字，最后一個(gè)主