為爭取公文時效課件

1、1一、總論 (含架構(gòu)圖、權(quán)責(zé)劃分、管考概念)二、文書流程管理稽核要點修正重點三、各類公文時效管制作業(yè)四、常見公文時效作業(yè)缺失 (含公文檢核共同缺失)簡報大綱2系統(tǒng)面公文整合資訊系統(tǒng)(管理功能)制度面1.流程管理稽核要點2.公文定期檢核3.不定期抽查輔導(dǎo)4.講習(xí)訓(xùn)練宣導(dǎo)執(zhí)行面(例行)1.公文月報統(tǒng)計分析2.各類案件管制3.逾期公文催辦、檢 討與究責(zé)一、總論-公文時效管制架構(gòu)圖權(quán)責(zé)劃分：(要點 16點19點)3業(yè)務(wù)單位機關(guān)首長專責(zé)管制文書單位審核展期之案件、專案管制及特殊性案件/速別之調(diào)整 逾處理時限30日以上者，責(zé)成人員限期結(jié)案/代理人制度之督促建立管理制度研訂稽核計畫定期檢核個案分析 彙送統(tǒng)計

2、資料訂定專案管制特殊性案件作法 共同性問題之協(xié)調(diào)改進文書管理電腦化登錄、 統(tǒng)計時效及稽催資料 列印逾期未結(jié)案件檢查表提醒逾期案件同仁提出展期申請配合調(diào)卷分析提供資料承辦人員：自我管理/確保公文品質(zhì)，依規(guī)定期限辦結(jié)各階段之查催管制會稿、會辦時效 簡化業(yè)務(wù)處理流程總論4 公文處理時效管制乃在掌握公文處理過程中的每個環(huán)節(jié)，透過公文登錄作業(yè)及稽催查詢途徑，促使每件公文能在時限內(nèi)處理完成。 消極目的在於防止公文延壓，積極目的更在於促使同仁自我管理，提高行政效率，落實為民服務(wù)。時效管制意涵與目的總論自我管理，公文隨到隨辦、不拖延、無積壓或毀損及遺失公文達到無逾期、無懲處之最高境界5收文分辦簽稿擬辦會簽稿陳

3、核判繕校用印發(fā)文歸檔資料登錄查詢稽催統(tǒng)計分析創(chuàng)簽稿:交辦或主動辦理(視為一般公文6天管制)公文處理各階段與時效管制全程、全案、全面管制重要總論適用類別一般公文(原則)專案、申請、陳情、訴願及其他管制原則文辦結(jié)就結(jié)案歸檔首件文號於全案辦結(jié)始能結(jié)案歸檔處理過程收發(fā)文件管制以個件為管制標的凡屬通知補件、會勘、會議、請釋、查詢及有關(guān)機關(guān)間公文往返等，以他號方式處理6時效管制與計算方式不同類別公文，依其性質(zhì)，管制方式有異以文管制以案管制總論公文處理時限，除最速件應(yīng)隨到隨辦外，餘以收文次日起算處理時限(計算方式)起算點限辦日期不含假日:一般公文、陳情案件含假日:限期案件、申請案件、專案案件、訴願案件、監(jiān)察

4、或立委質(zhì)詢案件7時效管制與計算方式總論時效計算方式(續(xù))處理人民申請案件作業(yè)要點10:處理期間適逢連續(xù)3日以上之國定假日或其他休息日時，其期間依實際假日日數(shù)延長，並應(yīng)於公告處理時限時一併公告之。 【本點僅適用人民申請案件】稽核要點5: 公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日登錄管制?！颈军c適用任何時效計算含假日案件】8總論9二、101年9月文書流程管理稽核要點修正重點稽核要點自99年12月合併施行以來迄今已逾一年半，為使公文管考作業(yè)之推行更臻周延，參酌相關(guān)法規(guī)及本府實務(wù)管考需求進行部分增修，修正重點歸納為14點：(一)明訂洽詢來文機關(guān)變更限期公文期限時應(yīng)留下公務(wù)電話紀錄

5、，並增列創(chuàng)簽稿取號時間點。（第三點） 修正後條文原條文三、(一)（）、變更來文所訂期限者，應(yīng)聯(lián)繫來文機關(guān)確認，並留存公務(wù)電話紀錄或相關(guān)文書。 三 、(一)（）、變更來文所訂期限者，應(yīng)聯(lián)繫來文機關(guān)確認。10101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(一)(續(xù)一)明訂洽詢來文機關(guān)變更限期公文期限時應(yīng)留下公務(wù)電話紀錄，並增列創(chuàng)簽稿取號時間點。（第三點） 修正後條文原條文三、(一）：創(chuàng)簽稿案件應(yīng)視為一般公文管制，且承辦人應(yīng)自系統(tǒng)取號後始得送出陳核，。三、(一）：創(chuàng)簽稿案件應(yīng)視為一般公文管制，11101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(二)(二)因遇假日延長處理期間之規(guī)定刪除，另新增末日遇假日則延至次一

6、工作日之規(guī)定。（第五點） 修正後條文原條文五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監(jiān)察案件或其他依法令另有規(guī)定期限之公文，其辦理期間假日不予扣除。 公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日。 五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監(jiān)察案件或其他依法令另有規(guī)定期限之公文，其辦理期間例假日不予扣除；處理期間如遇國定假日或其他休息日（星期六、日之例假日除外）時，其期間依實際假日日數(shù)延長之（訴願及監(jiān)察案件除外）。 12101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(三)(三)增列首件已存查之併案仍應(yīng)簽準後存查之規(guī)定及併案文號應(yīng)於主案之?dāng)M辦意見中敍明之規(guī)定。(第

7、八至九點) 修正後條文原條文八、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得存查，但應(yīng)附隨首件收文併檔處理，首件公文之?dāng)M辦意見中應(yīng)敍明擬併案文號與併案理由。 前項首件公文如已存查，機關(guān)再次收受相同案情公文時，其後續(xù)收受之公文仍應(yīng)簽準後始得存查。八、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得於簽準後存查銷號，但應(yīng)附隨首件收文併檔處理。 13101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(三)(續(xù)三)增列首件已存查之併案仍應(yīng)簽準後存查之規(guī)定及併案文號應(yīng)於主案之?dāng)M辦意見中敍明之規(guī)定。(第八至九點) 修正後條文原條文九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末件）來文時，以末件為基礎(chǔ)，

8、計算彙辦案件時效，末件公文之?dāng)M辦意見中應(yīng)敍明擬併案文號與併案理由。 九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末件）來文時，以末件為基礎(chǔ)，計算彙辦案件時效。 14101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(四)(四)增訂改分期限規(guī)定。（第十一點） 修正後條文原條文十一、機關(guān)間改分作業(yè)應(yīng)依下列規(guī)定：（一）.機關(guān)或單位 ，遇有分文爭議案件，應(yīng)指定專人協(xié)調(diào)並以最速件判定，俾提昇效率。（三）機關(guān)間或機關(guān)內(nèi)之單位間涉及改分及移文作業(yè)未於工作時間八小時內(nèi)完成者，應(yīng)依本要點第三十三點專案簽報議處。 十一、機關(guān)間改分作業(yè)應(yīng)依下列規(guī)定：（一）.機關(guān)間有分文爭議案件，應(yīng)指定專人協(xié)調(diào)判定，俾提昇效

9、率。15101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(五)(五)修正限期公文得先簽辦存查之限制為距收文日三十日以上者，以避免一個月內(nèi)應(yīng)回覆之限期公文因存查而失去管制。（第十三點） 修正後條文原條文（八）來函訂有函復(fù)期限，其期限距收文日三十日含假日以上，且非屬人民申請、陳情案件、訴願案件，經(jīng)擬訂辦理方式與期程，由機關(guān)首長準予存查者。（八）來函定有函覆期限，其期限距收文日十日含假日以上，且非屬人民申請、陳情案件、訴願案件，經(jīng)機關(guān)首長準予存查者。16101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(六)(六)新增承辦人員每日應(yīng)檢查逾期公文之規(guī)定。(第十八點)修正後條文原條文十八、承辦人員責(zé)任：（一）每日應(yīng)進入公

10、文整合資訊系統(tǒng)，檢查有無逾期公文（含受會公文），確實掌握文書處理時效，對經(jīng)辦文件，確遵文書處理手冊規(guī)定辦理，基於自我管理原則， . 十八、承辦人員責(zé)任：（一）對經(jīng)辦文件，確遵文書處理手冊規(guī)定辦理，基於自我管理原則， .17101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(七)(七)逾期未結(jié)案件檢查表之核章層級下修，但市長室列管案件除外，另新增收文人員應(yīng)正確登錄公文性質(zhì)與限期公文之限辦日期規(guī)定。(第十九點)修正後條文原條文十九、收發(fā)人員責(zé)任：（一）每星期應(yīng)列印逾期未結(jié)案件事前檢查週報表送承辦人員填報，除市長室列管案件之核章應(yīng)至機關(guān)首長外，餘陳核單位主管參處。 十九、收發(fā)人員責(zé)任：（一）每星期應(yīng)列印逾期未

11、結(jié)案件事前檢查週報表，陳機關(guān)首長參處。 18101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(七)(續(xù)七)逾期未結(jié)案件檢查表之核章層級下修，但市長室列管案件除外，另新增收文人員應(yīng)正確登錄公文性質(zhì)與限期公文之限辦日期規(guī)定。(第十九點)修正後條文原條文十九、收發(fā)人員責(zé)任：.（五）公文性質(zhì)之設(shè)定攸關(guān)公文時效，收文人員應(yīng)正確登錄公文性質(zhì)，遇限期公文時，應(yīng)正確登錄限辦日期。 十九、收發(fā)人員責(zé)任：. 19101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：

12、（一）一般公文未能於規(guī)定時間內(nèi)辦出時，承辦人應(yīng)於屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限，第一次展期不得超過原預(yù)定結(jié)案日期一倍，需由單位主管核準， 二十、展期申請：（一）一般公文未能於規(guī)定時間內(nèi)辦出時，承辦人應(yīng)於屆滿辦理期限前，申請展期，以二次為限，第一次展期不得超過六日，需由單位主管核準， 20101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：（一）.第二次展期日數(shù)，依案件實際需要提出，不得超過累計總辦理日數(shù)三十日，需由機關(guān)首長或首長授

13、權(quán)之主管核準後送研考人員登錄。 二十、展期申請：（一）.第二次不得超過累計總?cè)諗?shù)三十日，需由機關(guān)首長核準.21101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：（一）.但因情形特殊，必須辦理超過總辦理日數(shù)三十日時，應(yīng)簽經(jīng) 市長核準，並會知機關(guān)研考人員列入管制。 二十、展期申請：（一）.因情形特殊，歷次展期累計必須超過三十日以上時，應(yīng)簽經(jīng)市長核準，並會知研考人員列入管制。 22101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正

14、展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：.（二）市長室列管案件之展延以二次為限，一次不得超過十日(含假日)，第一次可由機關(guān)副首長代決，第二次應(yīng)由機關(guān)首長親核。二十、展期申請：.無23101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：.（三）限期公文如連繫來文機關(guān)未獲同意變更原處理期限者，應(yīng)辦理展期手續(xù)，並以逾期案件統(tǒng)計

15、。 二十、展期申請：.（二）來文定有期限，因展期不能按期辦結(jié)時，應(yīng)先行協(xié)調(diào)通知來文機關(guān)。 24101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文二十、展期申請：.（四）展期必須確屬需要，各權(quán)責(zé)主管應(yīng)從嚴審核或提示處理原則，避免展期。二十、展期申請：.（三）展期必須確屬需要，各權(quán)責(zé)主管應(yīng)確實審核或提示處理原則。25101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(八)(續(xù)八)修正展期規(guī)定文字，增列主管應(yīng)從嚴審核並避免展期之規(guī)定、市長室交辦列管案件公文之展延規(guī)

16、定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文原條文（五）辦理展期之公文以逾期案件列計，.如公文實際有積壓事實者，仍應(yīng)負積壓責(zé)任，不得以曾提出展期作為申復(fù)理由或拒絶申復(fù)。 (四)辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經(jīng)辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應(yīng)負積壓責(zé)任。 26101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(九)(九)增列專案案件之最長期限及通案申請之規(guī)定。（第二十二點） 修正後條文原條文二十二、專案案件：.（二）程序要件：、須於原件處理時限屆期前依規(guī)定提出申請，一次申請之期限不得超過六個月。 二十二、專案案件： . （二）程序要件：、須於原件處理時限屆期前依規(guī)定提出申請。27

17、101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(九)(續(xù)九)增列專案案件之最長期限及通案申請之規(guī)定。（第二十二點） 修正後條文原條文二十二、專案案件：、因案件數(shù)量眾多，且符合前述規(guī)定者，可以通案方式簽請機關(guān)首長核可，不必逐一提出申請。 二十二、專案案件： 無 28101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(十)(十)增列限期公文及市長室交辦列管案件不適用專案案件。（第二十四點）修正後條文原條文二十四、預(yù)計能在三十日內(nèi)辦結(jié)之案件及限期公文、市長室交辦列管案件、立法委員或市議員質(zhì)詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監(jiān)察案件已具專案性質(zhì)，均不另列為專案管制案件。 二十四、預(yù)計能在三十日內(nèi)辦結(jié)之案件

18、及立法委員或市議員質(zhì)詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監(jiān)察案件已具專案性質(zhì)，均不另列為專案管制案件。 29101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(十一)(十一)修正會簽公文延誤責(zé)任逾一倍得簽辦議處並增列應(yīng)簽辦而延誤簽辦之責(zé)任。（第三十三點） 修正後條文原條文三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處：（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。 三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處： .30101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(十一)(續(xù)十一)修正會簽公文延誤責(zé)任逾一倍得簽辦議處並增列應(yīng)簽辦而延誤簽辦之責(zé)任。（第三十三點） 修正後條文原條文三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處

19、：（十九）針對有時效之應(yīng)簽辦事項，視為限期公文，如有應(yīng)簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應(yīng)自交辦之次日起算延誤責(zé)任。三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處： .無31101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(十二)(十二)修正獎勵種類，以符獎懲衡平原則。（第三十五點）修正後條文原條文三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規(guī)定如下：（一）嘉獎一次或二次。（二）記功一次或二次。（三）記大功一次。 三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規(guī)定如下：（一）嘉獎一次或二次。（二）記功一次或二次。32101年9月文書流程管理稽核要點修正重點(十三)(十三)依據(jù)市政會議57次決議增列同一人同一年內(nèi)因公文延誤而受

20、書面糾正達二次者，記申誡一次之規(guī)定。（第三十六點）修正後條文原條文三十六、公文處理人員適用之懲處種類規(guī)定如下：（一）申誡一次或二次。（二）記過一次或二次。（三）記大過一次。 對於未達申誡程度有糾正必要者，得予以書面糾正。 同一人同一年內(nèi)因公文延誤而受書面糾正達二次者，記申誡一次，由研考人員統(tǒng)計並送人事單位辦理。 三十六、公文處理人員適用之懲處種類規(guī)定如下：（一）申誡一次或二次。（二）記過一次或二次。（三）記大過一次。一般公文33三、各類公文時效管制作業(yè)一般公文、最速件：一日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內(nèi)完成）。、速件：三日。、普通件：六日。 、創(chuàng)簽稿視為一般公文管制。 、交辦列管案件，應(yīng)依

21、交辦列管機關(guān)所訂之預(yù)定完成期限處理，未訂期限時，依一般公文時效管制。 34限期公文收文樣態(tài)登錄管制方式來文指定日期依指定日期管制來文給定一段時間從收文次日起算並含假日依規(guī)定即訂有處理時限依規(guī)定時限管制(如國賠案件20日、考績申訴30日)來文訂有不同處理時限以最後時限管制例行資料填報以第1次填報時間管制收文時，已逾來文所訂時限以普通件管制（續(xù)）一般公文各類公文時效管制作業(yè)注意該項業(yè)務(wù)是否有相關(guān)規(guī)定訂有辦理時限，如有，即屬限期案件公文因故無法於限定期限辦結(jié)，可於原處理時限內(nèi)聯(lián)繫來文機關(guān)獲同意，做成電話紀錄，據(jù)以修改限辦期限如未獲對方同意，則辦展期，並視為逾期須採取以案管制，不得改申請專案(特殊性案

22、件除外)限期公文35各類公文時效管制作業(yè)限期公文申請之處理時限不得超過6個月承辦單位須定期提報執(zhí)行情形至結(jié)案可申請通案性專案，惟須每年檢討限期案件、申請案件、陳情案件與訴願案件、市長室列管案件及限期案件不得申請為專案案件須採取以案管制。專案案件36專案案件各類公文時效管制作業(yè)專案案件37申請案件各類公文時效管制作業(yè)依法規(guī)及對外公告之處理時限管制(報研考會公告)補正一次通知及等待民眾補正應(yīng)創(chuàng)稿為之且期間得扣除逾原限辦期限未結(jié)之處理情形應(yīng)先行告知須採取以案管制，且不得申請為專案案件時效計算含假日，處理期間適逢連續(xù)3日以上之國定假日或其他休息日時，其期間依實際假日日數(shù)延長，並應(yīng)於公告處理時限時一併公

23、告應(yīng)持續(xù)檢討縮短處理時限申請案件38各類公文時效作業(yè)規(guī)範訴願案件訴願答辯:10日(本府內(nèi)規(guī)為10日，請加強宣導(dǎo)) 訴訟答辯:依法院來文指定時限，未指定者， 以10日為處理時限。 訴願審議:依訴願法規(guī)定。須採取以案管制，且其不得申請為專案案件，亦不做任何時效之扣除或展期。時效計算含假日。應(yīng)以原文號函復(fù)，切忌先存後辦。答辯案件39會辦案件送會單位:流程查催之責(zé)受會單位:依公文夾顏色區(qū)分會辦時效 (內(nèi)會)紅色4小時 藍色1日 (外會)2日(本府內(nèi)規(guī)：2日) 會辦時間過久(逾2個工作日)查催機制告知 機關(guān)主管及研考人員督促了解。會辦案件彙併辦作業(yè)40彙併辦作業(yè)(續(xù))41421.改分本機關(guān)其他單位(工作

24、時間8小時完成) 經(jīng)單位主管核閱後，退回改分；被改分單位如有意見， 應(yīng)簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定。2.改分其他機關(guān)(工作時間8小時完成) 經(jīng)共同收文機關(guān)(府收文或上級機關(guān))分辦文件，認不屬本 機關(guān)業(yè)務(wù)職掌，簽註意見送由主任秘書以上人員核章退 回共同收文機關(guān)改分。機關(guān)間改分、移文作業(yè)：4.改分公文之管制或統(tǒng)計時效起算點，仍以總收文原登錄收 文日期為準。3.非辦案件改分移文其他機關(guān)(工作時間8小時完成) 由本機關(guān)直接收文，認不屬本機關(guān)業(yè)務(wù)職掌，以原收文號 移辦權(quán)責(zé)機關(guān)結(jié)案。文書流程管理稽核要點第33點改分移文延誤時效懲處規(guī)定。43文書稽催機制文書稽催1.到期前一日/到期當(dāng)日稽催(系統(tǒng)自動發(fā)送

25、)2.到期次日起催辦(系統(tǒng)自動發(fā)送)3.逾期未結(jié)案件檢查表之催辦(收發(fā)、研考)4.逾期未結(jié)個案申復(fù)表，簽辦究責(zé) (研考)注意事項1.研考人員應(yīng)進公文整合資訊系統(tǒng)中確認各承辦 人及主管之電子郵件信箱之正確性。2.文書人員及研考人員適時協(xié)助提醒承辦人及主 管每日簽收催辦郵件，並進行實際催辦。44展期申請作業(yè)展期申請作業(yè)1(一)一般公文未能於規(guī)定時間內(nèi)辦出時，承辦人 應(yīng)於屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限。(二)第一次展期：不得超過原預(yù)訂結(jié)案日期之一倍，需由單位主管核準，送單位登記桌(或機關(guān)收發(fā))登錄。(三)第二次展期：不得超過累計總?cè)諗?shù)三十日，需 由機關(guān)首長核準，送由公文研考人員登錄。(四)因情形

26、特殊，必須辦理超過總辦理日數(shù)三十日時，應(yīng)簽經(jīng)市長核準，並會知研考人員列入管制。new45展期申請作業(yè)2展期申請來文定有期限，因展期不能按期辦結(jié)時， 應(yīng)先行協(xié)調(diào)通知來文機關(guān)。 展期必須確屬需要，各權(quán)責(zé)主管應(yīng)從嚴審核並 提示處理原則，避免展期。 辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經(jīng) 辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應(yīng) 負積壓責(zé)任。申請案件展期僅申請1次之規(guī)範。訴願答辯案件不得辦理展期。限期案件視來文(會)機關(guān)同意延期與否提出展 期。46公文處理責(zé)任得專案簽報獎勵:(32)1.公文處理數(shù)量、速度、品質(zhì)、內(nèi)容難易度 等方面均有優(yōu)良表現(xiàn)之人員。 2.登錄、統(tǒng)計、分析、稽催等作業(yè)詳盡確實 且於文

27、書流程管理制度之落實推動有重大 貢獻者。3.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。4.文書流程管理制度之革新或改進建議，經(jīng) 採行確具績效者。獎勵47公文處理責(zé)任 得專案簽報議處:(33)（一）登錄不確實、統(tǒng)計不確實、未實施各種分析 致文書流程管理原則不能落實者。（二）無故積壓公文情形嚴重者。（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。（四）違反分層負責(zé)規(guī)定者。（五）無故拒收公文或?qū)Τ修k公文，延不簽收逾二日者。（六）核判公文經(jīng)書面查催後仍未核批或核後未交下者。（七）未依規(guī)定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者。（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。（九）承辦人員無故未將判發(fā)之文稿送發(fā)文，逾一日者。（十）公文陳

28、核經(jīng)書面查催後仍未核批或核批後未處理者。（十一）對逾期待辦之案件，經(jīng)催辦仍未辦理者。逾限懲處48（十二）對研考人員填報之稽催報表未予答復(fù)達二次以上且無正當(dāng)理由者。（十三）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經(jīng)核準電遞、傳真者。（十四）應(yīng)辦案件而簽存查或先簽存查再以創(chuàng)號發(fā)文者經(jīng)糾正再犯者。（十五）逕收來文或交辦案件應(yīng)登記而未送經(jīng)文書人員登記者。（十六）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準擅改紀錄者。（十七）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正者；人民申請案件展延一次仍未辦結(jié)，經(jīng)糾正仍未改善者。（十八）專案管制申請未符程序及實質(zhì)要件而有延誤時效情形重大者。（十九）針

29、對有時效之應(yīng)簽辦事項，視為限期公文，如有應(yīng)簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應(yīng)自交辦之次日起算延誤責(zé)任。 (二十) 違反本要點或文書管理之相關(guān)規(guī)定而屬情節(jié)重大者。逾限懲處得專案簽報議處(續(xù)):(33)49缺失篇常見時效作業(yè)缺失公文檢核缺失四、常見公文時效作業(yè)缺失(一)收文登錄缺失現(xiàn)象未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民陳情、申請案件、請款核銷案件訴、訴願答辯案件等錯誤登錄為一般公文。規(guī)定作法不同類別公文處理時限及時效計算標準有區(qū)別，應(yīng)加強分文人員之公文類別判別訓(xùn)練，依管制類別區(qū)分正確登錄。 50常見缺失(一)收文登錄(續(xù))缺失現(xiàn)象總收文或單位收文人員未能於收文當(dāng)日或次日完成登錄作業(yè)。規(guī)定

30、作法每日下班2小時前收到之公文，應(yīng)於當(dāng)日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應(yīng)隨到隨辦。當(dāng)日收文應(yīng)蓋當(dāng)日收文日期編號戳及條碼。 51常見缺失(二)改分作業(yè)缺失現(xiàn)象部分來文內(nèi)容涉及二個單位以上案件，常有發(fā)生一再簽請改分情形，並有單位收受改分公文後，另行以改分日期登錄起算時效現(xiàn)象。規(guī)定作法1.公文改分作業(yè)應(yīng)至遲於收文次日確定主辦單位。2.單位間有分文爭議案件，受改分單位應(yīng)應(yīng)簽明理 由陳請主任秘書以上人員裁定，不得再行移還。 3.機關(guān)間或單位間有分文爭議案件，受改分機關(guān)或 如有意見，應(yīng)簽明理由簽請一層裁定，不得再行 移還。 4.改分公文之管制或統(tǒng)計時效起算點，仍以總收文 原登錄收文日期為準。52常見缺失

31、(三)時效統(tǒng)計缺失現(xiàn)象未要求所屬機關(guān)(構(gòu))定期提送公文時效統(tǒng)計資料，即時掌握附屬機關(guān)(構(gòu))公文時效作業(yè)狀況。規(guī)定作法應(yīng)研訂提報作業(yè)相關(guān)規(guī)範，要求所屬機關(guān)(構(gòu))按月提送，並依統(tǒng)計時效定期分析，作為檢討改進的依據(jù)。 53常見缺失(四)異常分析缺失現(xiàn)象處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，逃避時效管制。規(guī)定作法宣導(dǎo)正確時效管制觀念，並加強抽查存查及創(chuàng)稿案件分析，防杜逃避稽催情事。 54常見缺失(四)異常分析(續(xù))缺失現(xiàn)象部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就該類案件進行檢討分析。規(guī)定作法對超過處理時限30日未結(jié)案件應(yīng) 個案(件)分析處理，並定期簽陳機關(guān)首長核閱或提報主管會報檢討。 55常見缺失(五

32、)稽催作業(yè)缺失現(xiàn)象未明確訂定稽催作業(yè)規(guī)定以供遵循，或?qū)嶋H作業(yè)流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產(chǎn)生應(yīng)有督促作用。規(guī)定作法應(yīng)速訂定機關(guān)內(nèi)部作業(yè)規(guī)定，落實稽催實際作業(yè)，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦系統(tǒng)協(xié)助稽催、單位收發(fā)人員協(xié)助查催、單位主管督導(dǎo)催辦及文書單位綜合稽催等。 56常見缺失(六)展期申請缺失現(xiàn)象 紙本之展期申請單未依文書流程管理稽核要點第20點之決行層級，或展期申請申請單未陳核完成，登記桌(或收發(fā))未審視即行展期。規(guī)定作法(一)一般公文未能於規(guī)定時間內(nèi)辦出時，承辦人應(yīng)於 屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限。(二)第一次展期：不得超過原預(yù)訂結(jié)案日期之一倍，需由單位主管(科長,股長

33、)核準，送單位登記桌(或機關(guān)收發(fā))登錄。(三)第二次展期：不得超過累計總辦理日數(shù)三十日，需由機關(guān)首長或授權(quán)之主管核準，送公文研考人員登錄。(四) 情形特殊，必須超過總辦理日數(shù)三十日以上 時， 展期應(yīng)簽經(jīng)市長核準並會知研考人員列管。57常見缺失(六)展期申請(續(xù))缺失現(xiàn)象 市長室交辦案件之展延申請單未依文書流程管理稽核要點第20點之決行層級，或展期申請申請單未陳核完成即送 市長室辦理而遭退件。規(guī)定作法(一) 市長室列管案件之展延以二次為限，一次不得超過十日(含假日)，第一次可由機關(guān)副首長代決，第二次應(yīng)由機關(guān)首長親核，核章層級不符時， 市長室將逕予退件。 (二)市長室交辦時已訂有辦理期限(如:一週

34、內(nèi)簽告)或載明最速件者，不得展期。(三)第二次展延申請單，市長親自核閱！ (請?zhí)嵝淹首⒁庹寡永碛?)58常見缺失(七)急要案件缺失現(xiàn)象部分來文屬急件或具時效性未能適當(dāng)處理，延誤處理時限。規(guī)定作法應(yīng)以目標管理，控管案件簽辦、陳核、發(fā)文、送達等流程，並注意處理流程各階段之查催，親自持會。59常見缺失(八)公文檢核缺失現(xiàn)象未依規(guī)定辦理機關(guān)本部公文檢核，或?qū)λ鶎贆C關(guān)進行定期、不定期公文檢核。規(guī)定作法各機關(guān)應(yīng)依手冊規(guī)定，各執(zhí)行機關(guān)至少每半年應(yīng)自行檢核一次、各主管機關(guān)對所屬機關(guān)（構(gòu)）至少每年檢核一次。 60常見缺失 (九)一般公文缺失現(xiàn)象開會通知單逕以來文速別進行管制。 規(guī)定作法凡開會或會勘通知單等通知

35、性質(zhì)之文書，其處理時限應(yīng)以所指定開會、會勘日期為準或以會後報告簽陳日進行管制。 61常見缺失(九)一般公文(續(xù))缺失現(xiàn)象公文會簽時間過於冗長，時效管制未能落實。規(guī)定作法機關(guān)內(nèi)部送會公文應(yīng)儘量會商，會商方式得以電洽、簽稿會核單、小組會商、自行持稿送會、以書函洽商等方式，並按傳遞速別卷宗時限辦理；外機關(guān)會辦文件受會單位應(yīng)以 (2天)管制處理，但局處單位間之內(nèi)會案件應(yīng)以(1天)管制。 62常見缺失(九)一般公文(續(xù))缺失現(xiàn)象代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。規(guī)定作法應(yīng)落實職務(wù)代理人制度，並強化內(nèi)部管理，以避免公文積壓。 63常見缺失(十)人民申請案件缺失現(xiàn)象部分申請案件未依全程管制原則進行以案管制，常有以先存後辦、函請補件或請相關(guān)機關(guān)就權(quán)責(zé)事項審查時即銷號結(jié)案之情形。規(guī)定作法管制單位應(yīng)嚴格要求在處理人民申請案件時，以案為單元處理、統(tǒng)計，單位內(nèi)部處理過程中，凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關(guān)機關(guān)間公文往返等，應(yīng)依一般公文創(chuàng)稿或原案附號辦理，不得以原文號銷號結(jié)案。 64常見缺失65公文檢核共同缺失與正確作法說明-1 (一)許多機關(guān)多誤認，逾期案件於辦理展期後即不算逾期，且可免申復(fù)，係為錯誤觀念。 正確作法：各類公文如逾原處理時限辦結(jié)即屬逾期案件，辦理展期（期限屆滿前提出）目的在於向長官說明本案需逾時處理之原因，且曾提出展期