公文講稿上報版

1、結(jié)合公司實際，今天我們主要學(xué)習(xí)三個方面的內(nèi)容：第一講， 公司公文的格式和行文規(guī)則；第二講，常用公文和文種的寫法；第三講，怎樣寫好公司公文。因個人水平有限，有不正確和不到位的地方，請大家批評指正。第一講公文概述 目的：1. 了解公文的概念，了解公文與文章及應(yīng)用文書的關(guān)系，達到真正了解公文的目的；2. 了解公文的分類，掌握公文之間的關(guān)系，正確界定各類公文的區(qū)別；3. 了解公文的總體作用，理解公文在公務(wù)活動中的重要意義；4. 了解公文文種的規(guī)定，進一步理解公文的準(zhǔn)確含義，掌握各種具體公文的作用，保證對公文文種的正確使用。一、定義公文是國家行政機關(guān)、企事業(yè)、團體組織等單位在處理公務(wù)的活動過程中，所制作

2、和使用的各類文字材料。二、公文的分類及公司常用公文種類1、國家行政機關(guān)公文13種（國務(wù)院國家行政機關(guān)公文處理辦法）：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。我司常用公文7種：決定、通知、通報、報告、請示、函、會議紀(jì)要。2、常用公文定義：決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。通告：適用于公布公司各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報：適用于表彰先進，批評錯誤

3、，傳達重要精神或者情況。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。會議紀(jì)要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、公文的作用1、傳達、公布公司政務(wù)的渠道和方式2、貫徹執(zhí)行上級機關(guān)規(guī)定、完成上級機關(guān)任務(wù)的依據(jù)3、處理日常公務(wù)的環(huán)節(jié)和手段4、溝通和交流公務(wù)信息的重要途徑5、查閱公務(wù)資料的重要渠道四、公文行文規(guī)則常用公文行文規(guī)則即行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則。規(guī)定如下：1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

4、3、各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級正式行文。4、不得以部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)名義對外正式行文。 5、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。6、屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。7、向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。8、請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。9、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送人和抄送人。上級向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下

5、級行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級。第二講 公文的格式目的：掌握公司對公文格式的具體要求根據(jù)規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。一份完整的公文，通常分為眉首、主體、版記三部分。這里，我們結(jié)合下圖逐項予以說明：（一）公文用紙幅面及版面尺寸公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm， 公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm1mm版心尺寸為：156 mm2

6、25mm（不含頁碼）排版規(guī)格與印裝要求：正文用4號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用4號仿宋GB2312體字或黑體字，一般每面排22行，每行排32個字。裝訂要求、公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。（二）眉首“紅頭文件”首頁上的紅線，叫“反線”（一般稱“間隔線”）。反線以上部分內(nèi)容，就是眉首（文頭）部分。包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（教材稱“文件名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號（一般簡稱“份號” ）。1、公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序 編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。2、秘密等級和保

7、密期限。如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用4號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”隔開。3、緊急程度。如需標(biāo)識緊急程度，用4號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。4、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如“富力地產(chǎn)集團文件” “廣州富力地產(chǎn)股份有限公司文件”等，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，公司規(guī)定為使用華文新魏字體，初號字，用紅色標(biāo)識

8、。對于不能在一行排列的，通過調(diào)整字符字符寬度來達到目的。不管是下行模式還是上行模式的公文，公司統(tǒng)一規(guī)定為發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為30mm。即從版心上邊緣下空3 行。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。5、發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用4號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。）“請示”、“報告”的發(fā)文字號位于發(fā)文單位標(biāo)識下，空二行，左頂格排布；其他公文的發(fā)文字號位于發(fā)

9、文單位標(biāo)識下，空二行，居中排布。如穗富力通知字200916號 6、簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用4號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用4號仿宋體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽名人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。發(fā)文機關(guān)及簽發(fā)人之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。線條粗細為1.75磅。眉首部分應(yīng)注意的問題。發(fā)文字號的年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把“1

10、997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號“”，而不是“（）”或“”；機密以上的公文要印文件份數(shù)序號；一般上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（三）主體反線以下，主題詞（不含主題詞）以上部分，為主體部分。1、公文標(biāo)題。紅色反線下空2行，用2號仿宋體字涂黑，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 2、主送機關(guān)。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用4號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3、公文正文。主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4、附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4號仿字體字標(biāo)

11、識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼 (如“附件：1、”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。5、成文日期。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識位置下面會講到。6、公文生效標(biāo)識。公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)識公文生

12、效標(biāo)識。（1）單一發(fā)文印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文的落款處在正文下空2行，下一行標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。（2）聯(lián)合行文印章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加

13、蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。（3）特殊情況說明。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，一般不采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。7、附注。公文如有附注，用4號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。主體部分請大家注意的內(nèi)容有：1、標(biāo)題。除規(guī)章制度外，一般不加書名號，不加標(biāo)點符號。同時，制作標(biāo)題時，既要反映文章的主題，文題相符；又要規(guī)范格式，不

14、能把詞組、名稱人為地分行。2、主送機關(guān)。普發(fā)性下行文主送機關(guān)較多，一般使用泛稱。上行文的主送機關(guān)一般是一個。請示、批復(fù)、意見、函的主送機關(guān)只能是一個。沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機關(guān)。3、正文。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“ ”。4、成文時間。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。同時要用漢字而不能用阿拉伯?dāng)?shù)字?！傲恪睂憺椤癘”。5、印章。務(wù)使印章與正文同處一面，盡量不采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。確保做到“壓年蓋月”，即公司印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。當(dāng)公文排

15、版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)盡量采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，如采取上述方法仍不能解決的，則應(yīng)采取在加蓋印章一面的左上方標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。（三）版記。1、主題詞。“主題詞”用4號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用4號仿宋GB2312體字；詞目之間空1字。2、抄送機關(guān)。公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用4號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)1行占l行位置；用4號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)

16、左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。4、版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。5、版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。6、頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣28mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。7、公文中表格。公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后

17、一頁為A3紙型表格時，封 三、封四應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁上。版記部分內(nèi)容雖然不多，卻是我們?nèi)菀缀鲆暤牡胤健?、主題詞。是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲和文件檢索。按規(guī)定，公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的國務(wù)院公文主題詞表標(biāo)注主題詞，實際情況是縣級以下機關(guān)的公文，對標(biāo)注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機關(guān)要求標(biāo)注。具體標(biāo)注中應(yīng)注意掌握選詞原則。一份文件主題詞不能超過5個。順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標(biāo)點。如國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知，就

18、要先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”，在必須標(biāo)注時，應(yīng)在該詞后加“”符號。如關(guān)于張龍之等4名同志任職的通知，其主題詞為：干部任免 張龍之等 通知。2、附注。主要用于說明其他項目不便說明的事項?？梢越忉屆~術(shù)語，可以說明發(fā)至級別。請示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)加括號，位置居左空2格，在成文時間下一行。第三講 常用公文和文種的寫法 公司常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有：述職報告、調(diào)研報告、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等?，F(xiàn)結(jié)合我司實際，主要講以下幾種：一、通知的寫法通知是使用得比較多的一種

19、公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。大部分都遵循的要求是：依據(jù)目的文種承啟語事項要求。通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：1、標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事

20、由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些?？梢圆扇煞N辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳關(guān)于批轉(zhuǎn)（日報）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知的通知的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)日報發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。2、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針

21、對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。”有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的

22、公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。3、要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。4、要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。5、任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。 二

23、、報告的寫法報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告（如關(guān)于上報年度會計報表的報告）等。1、工作報告。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如XX局XX年工作總結(jié)。專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是

24、就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如關(guān)于X省清理整頓公司工作的報告以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗材料。2、情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。如XX市商業(yè)局關(guān)于百貨大

25、樓重大火災(zāi)事故的報告。3、答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。如XX市財政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報告。三、請示的寫法請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交

26、。第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。第四，它的格式也包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。注意：寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇；原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要表達，要讓上級感到不批準(zhǔn)就說不過去。1、一般不得越級請示，因特殊情況必須越級

27、請示的，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。所謂特殊情況指：重大緊急事項，不越級請示要誤時誤事；被直接上級機關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機關(guān)意見分歧一時難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項。2、請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。如果寫幾個主送機關(guān)，可能是誰都不批復(fù)，或者是幾個單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。3、請示應(yīng)一文一事，同時，不得抄送下級機關(guān)。4、報告中不得帶請示事項，也不得越級報告。四、函的寫法函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：開頭，包括標(biāo)

28、題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。撰寫函件應(yīng)注意：第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄

29、不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。五、會議紀(jì)要的寫法辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。這部分可以寫

30、對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、“會議強調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、

31、“會議決定”之類。第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。六、工作總結(jié)的寫法總結(jié)，就是對過去一定時期內(nèi)的實踐活動包括工作、學(xué)習(xí)、思想等方面進行回顧、分析、評價，以得出經(jīng)驗教訓(xùn)或引出規(guī)律性的認識而形成的一種文書。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問題，是我們在工作中最常見、也最難以掌握的一種文書。大體上分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。綜合性總結(jié)又叫全面總結(jié)，展現(xiàn)的是一個地區(qū)、一個單位整個工作情況的全貌。一般按照基本情況、成績收獲、存在問題、經(jīng)驗體會、今后意見幾個部分來寫。如政府工作報告

32、、單位年度工作總結(jié)等。專題性總結(jié)是對某項工作、某項活動或某個問題所做的專門總結(jié)，內(nèi)容單純、集中、詳盡、具體，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推動全盤的效果。如年度依法行政工作總結(jié)等。（一）總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式。常見的有：1、分點式。將內(nèi)容按性質(zhì)和主次分點平列，各點之間有一定的邏輯關(guān)系，有事例、有分析、有結(jié)論，優(yōu)點是行文簡潔、生動活潑，但很難把握。一般用于帶全局性的專題總結(jié)。 2、小標(biāo)題式。將內(nèi)容分為若干個小標(biāo)題，按成功的原因、經(jīng)驗，或者階段性標(biāo)志來寫。多用于專題總結(jié)。3、條目式。內(nèi)容以工作項目分列為一個條目，每個條目都分為基本情況、成績、存在問題、今后要求等。多用于問題比較復(fù)雜、工作繁多的綜合性

33、總結(jié)。4、板塊式。這是我們常用的基本格式。就是把內(nèi)容分為基本情況、成績經(jīng)驗、問題教訓(xùn)、方向設(shè)想等部分，按照“總分總”的思路進行安排。目前，我局年度總結(jié)采用的是這種格式。5、全文貫通式。既不分條列項，也不用小標(biāo)題，而是按一定的順序全文貫通、一氣呵成，多用于專題總結(jié)。但也難以把握，寫不好就成了大雜燴。（二）總結(jié)的組成。不論那種格式，都包括標(biāo)題、正文、落款，而正文也包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。1、開頭。也叫前言、導(dǎo)語，主要概述基本情況、總的評價，給人以總體印象。要求是簡單精練、突出重點、有吸引力。2、主體。主要包括：一是過程和做法。講清楚原計劃做什么？采取的辦法和措施，工作步驟、主要環(huán)節(jié)。這里要突出

34、對新的、復(fù)雜的工作的總結(jié)，起到啟迪和借鑒的作用。二是成績和經(jīng)驗。這是衡量一篇總結(jié)價值的地方。成績指取得的物質(zhì)和精神成果，經(jīng)驗是取得這些成績的原因和方法。要詳實、具體、言之有物；要條理清楚，或按邏輯關(guān)系、因果關(guān)系、時間順序，或以主次輕重為序。既有一般情況，又有典型事例、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、對比說明；要力求上升到一定的理論高度。三是問題和教訓(xùn)。寫問題時，要注意找準(zhǔn)一些明顯的“瓶頸”問題，也要找準(zhǔn)一些關(guān)系全局的深層次問題。（三）寫總結(jié)注意事項。一要從總體上分析都有那些工作？這些工作在全局中的地位？各個方面的關(guān)系等等，然后再列提綱；二要抓住關(guān)鍵，通過對大量材料的研究，找出帶有規(guī)律性的東西。而不能羅列材料，記流水

35、帳，這樣的材料沒有生氣。如有些匯報事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么；三要敘議得當(dāng)，準(zhǔn)確清楚，善于安排和擺布材料。也就是說，要把材料放在最能說明觀點的位置上。第四講 撰寫常用公文時需注意的幾個細節(jié)問題一、公文的常見毛?。ㄒ唬┪姆N類別含混不清，有的甚至張冠李戴。一些公文標(biāo)題，上報的“請示”件，寫成了“報告”；上呈的“報告”，寫成了“請示”，有的甚至寫成“關(guān)于問題的請示報告”。在下行文中，命令與通知混淆，通知與通報不分，指示與通知混為一談，等等。（二）成份殘缺，語意表達模糊。例如：某單位上報的關(guān)于擁政愛民活動的情況通報，關(guān)于電子計算機演習(xí)班的函，關(guān)于機關(guān)業(yè)務(wù)訓(xùn)練的報告等。又如：

36、某政法單位上報一份參與“”搶劫人質(zhì)事件的報告，本意是處置事件，反倒成了制造事件。（三）標(biāo)點符號使用不當(dāng)，發(fā)生歧意。例如某單位關(guān)于更換干部大沿帽、風(fēng)帶的通知，發(fā)文機關(guān)意在只換大沿帽上的風(fēng)帶，而頓號的錯用使人們均理解為既換大沿帽又換風(fēng)帶了。（四）排列失誤，引發(fā)爭議。如某單位的一份簡報標(biāo)題為五臺山上海外游客劇增，排列為兩行上下等齊形，“五臺山上?！睘橐恍校巴庥慰蛣≡觥睘橐恍?，作者本意是說五臺山上的海外游客劇增，而讀者卻理解為五臺山上海的外游客劇增了。（五）公文標(biāo)題文種并用“文種并用”指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時使用，除比較常見的“關(guān)于請示報告”外，還有“關(guān)于請示函”、“關(guān)于決定（批復(fù)）的通知（通

37、報、決議）”等。矯正一般應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容及行文關(guān)系合理選擇其中的一個文種，“函呈”不分的“請示報告”則應(yīng)將“請示報告”改為“函”。（六）公文標(biāo)題文種錯用“文種錯用”專指公文不同文種的混淆錯用。1、“呈發(fā)”不分而錯用。主要有兩種情況：一是將應(yīng)該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種，或者將“通知”“決定”等下行文主送給了上級機關(guān)，結(jié)果鬧出了下級給上級發(fā)通知和作決定的笑話；二是將應(yīng)該下發(fā)所屬單位公文錯用“報告”、“請示”文種，或?qū)ⅰ皥蟾妗?、“請示”類上行文主送給了下屬單位，結(jié)果鬧出了上級向下級“報告”、“請示”的笑話。2、“函呈”不分而錯用。主要表現(xiàn)在四個方面：一是不相隸屬機關(guān)之間商洽工

38、作、詢問和答復(fù)問題不用函而錯用“請示”或“報告”；二是向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)不用函而濫用“請示”和“報告”；三是答復(fù)上級機關(guān)的詢問不用報告而誤用“函”；四是向上級機關(guān)請求指示不用請示而誤用“函”。3、“函發(fā)”不分而錯用。主要表現(xiàn)在通知和函不分而錯用上：一是某些單位出于自己業(yè)務(wù)工作需要，把本屬于商洽性的函錯用成“通知”；二是上級機關(guān)把向下級機關(guān)發(fā)的指示性或事項性通知錯用成“函”。另外，也有的該用“函”卻錯成了“通報”。如市財政局關(guān)于情況的通報（主送各區(qū)、縣人民政府），用“通報”行文違反行文關(guān)系，可修改為市財政局關(guān)于通報情況的函。（“函”為文種，“通報”為事由中的動詞，和“文種并用”之

39、病誤不同。）4、報告請示不分而錯用。主要指該用請示的卻用了報告，該用報告的卻用了請示。如中國人民銀行市支行關(guān)于申請撥給災(zāi)區(qū)貸款專項指標(biāo)的報告，可修改為關(guān)于申報專項救災(zāi)貸款指標(biāo)的請示；全國工業(yè)普查領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于兩年來工業(yè)普查準(zhǔn)備工作情況和今后意見的請示，“工作情況”無須請示，文種應(yīng)改為“報告”（此種“呈轉(zhuǎn)性報告”也不能用“意見”取代）。5、通告通知不分而錯用。多將通告印發(fā)或播發(fā)成通知，如關(guān)于注意交通安全的通知、關(guān)于使用文明禮貌語言的通知、關(guān)于節(jié)約用電的通知、起墳通知等，面向社會公民或有關(guān)方面，“通知”改為“通告”為宜。6、通報通知不分而錯用。主要有四種情況：一是習(xí)慣性地認為通報只是批評錯誤而縮小了

40、其使用范圍，不適當(dāng)?shù)刈屚ㄖ〈▓?；二是把握不?zhǔn)它們的區(qū)別，需要傳達重要精神或情況時也用通知行文；三是將指示性通知錯用通報行文；四是將批轉(zhuǎn)性通知錯用通報行文。對文種功用理解錯誤或?qū)κ掠伞耙讶弧焙汀拔慈弧钡臅r態(tài)認識不清，表述不當(dāng)，則往往會把通知錯成通報。如關(guān)于對參與嫖娼活動者必須嚴肅懲處的通報、部關(guān)于加強打擊走私倒賣黃金犯罪活動的通報，可視公文內(nèi)容將文種改為“通知”或分別刪掉“必須”和“加強”。7、通報決定不分而錯用。主要指用于獎勵時兩文種錯用的情況。如關(guān)于授予等同志標(biāo)兵稱號的通報，“通報”宜改為“決定”；關(guān)于表彰同志見義勇為行為的決定，“決定”宜改為“通報”。8、批復(fù)“復(fù)函”不分而錯用。主要表

41、現(xiàn)：一是主管部門對詢問問題或請批事項的不相隸屬的單位錯用批復(fù)行文；二是上級機關(guān)針對下級機關(guān)的請示不用批復(fù)而錯用“復(fù)函”行文。如關(guān)于同意建立市供銷合作社工人中、高級技術(shù)培訓(xùn)站的批復(fù)，市勞動人事局主送市供銷合作社，違反行文關(guān)系，“批復(fù)”宜改為“函”；最高人民法院關(guān)于執(zhí)行規(guī)定中有關(guān)問題的復(fù)函，是針對江蘇省高級人民法院請示的答復(fù)，“復(fù)函”宜改為“批復(fù)”。（七）公文標(biāo)題隨意省略事由“事由”即公文主要內(nèi)容。某些公告和通告，若正文特別簡短，概括事由又很冗長，省略事由未嘗不可，但卻不可以不適當(dāng)?shù)厥÷浴Ｈ缡腥嗣裾疀Q定，應(yīng)補上事由，修改為市人民政府關(guān)于的決定；中華人民共和國最高人民法院函，根據(jù)公文內(nèi)容，可修改為最高人民法院辦公廳關(guān)于搞好最高人民法院公報征訂工作的函。（八）公文標(biāo)題只有文種公文標(biāo)題即使省略，也不宜將“三要素”省略兩項。在一般情況下，只有文種的公文標(biāo)題是不規(guī)范的。如通知（政發(fā)1