某公司檔案管理流程

1、XX公司檔案管理流程XX公司檔案管理流程一、檔案管理流程設(shè)計(jì)（一）流程設(shè)計(jì)目的圖8-1檔案管理流程設(shè)計(jì)目的說明（二）流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)二、 檔案日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編修部門 X 筌發(fā)入 I 簽發(fā)日期（一）檔案日常管理流程圖寺辦部門行政部I流程名稱檔案日常管理嫌程一執(zhí)行長i行政部長i行政人員i各職能部門U 3.分類整理、登記5.提供查詢、借閱上查詢、借閱8.檔案艮錄存檔H（二）檔案日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案鑒定與分類登記1（1）在相關(guān)下收集檔案（2）將新收已有檔案進(jìn)彳:部門的配合:集的檔案盒令企業(yè)檔案收集規(guī)定令檔案管理制度令檔案鑒定表斤分類整理2（1）對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，山廠”|/aJ

2、aI/罡埋由伺。1并擬定保管J（2）編制檔提交上級(jí)領(lǐng)-且州歸茶，哪艮案鑒定表，導(dǎo)審批3（1）確認(rèn)檔案鑒定的各項(xiàng)手續(xù)齊全，且已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）根據(jù)審批結(jié)果對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編號(hào)登記檔案保管維護(hù)4（1）將蛋壬記表及齊全文令檔案登記表件的修訂料歸檔保（2）檔爭77T余的“稿、管忘歸42、正本和材檔保管流程桀歸檔、維用標(biāo)準(zhǔn)”rJ鄉(xiāng)）11二護(hù)流程與工彳工具令檔案管理制度令檔案更新5查詢、借閱流程參照“檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)6（1）收集相關(guān)材料，不斷對(duì)檔案進(jìn)行更新、完善（2）整理出沒有價(jià)值和已損壞的檔案，并進(jìn)行相應(yīng)處理記錄表檔案銷毀與記錄存檔7檔案銷毀流程參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)“令檔案

3、銷毀記錄表令檔案更新記錄表令檔案管理制度8（1）將檔案更新、銷毀記錄表進(jìn)行存檔保存（2）對(duì)檔案重新進(jìn)行存檔保存（三）流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案收集、整理令收集全面性，收集的檔案文件完整、全面令收集、整理及時(shí)性，及時(shí)收集和整理檔案文件，無拖延情況2檔案鑒定令鑒定準(zhǔn)確度，對(duì)檔案價(jià)值和保存期限的鑒定意見與領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定結(jié)果基本一致3檔案分類整理、登記令分類整理準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100%令登記及時(shí)率，目標(biāo)值為100%6檔案更新、兀皆令更新延誤次數(shù)，目標(biāo)值為0次令更新、完善次數(shù)，目標(biāo)值為一次以上三、檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編修部門簽發(fā)人 J簽發(fā)日期J（一）檔案歸檔、維

4、護(hù)流程圖主辦部門I行政部II流程名稱I檔案歸檔、維護(hù)流程行政部長i行政人員i替職能部門配合申請(qǐng)歸檔案裝訂檔案編巖歸檔V檔案裝盒檔案維護(hù)(二) 檔案歸檔、維護(hù)工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具申1根據(jù)檔案鑒定表與檔案登用妻埴官出空白出由宿令檔案鑒定表令檔案登記表令檔案歸檔申請(qǐng)表舊歸檔IC衣與歸矛:歸43中表，并提交行政部長審批檔案裝訂2(1)將所整理的文件進(jìn)行組合固定，根據(jù)厚薄度采用卷繩或訂書器裝訂(2)裝訂時(shí)首先應(yīng)根據(jù)文件排版確定裝訂線。處理未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件時(shí)，應(yīng)在裝訂的位置加一定寬度的紙邊；處理大小不一、長短不齊的文件時(shí)，應(yīng)采取折疊的方法使其規(guī)格統(tǒng)一令檔案管理制度3在各職

5、能部門的配合下，將裝訂好的檔案按文件性質(zhì)分類4分類后，按一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)分類方案的最低一級(jí)類目進(jìn)行排序令檔案管理制度令檔案目錄5(1)排列順序后，按分類方案和排列順序?qū)n案逐件編號(hào)令檔案盒號(hào)順序裝入檔案盒，在檔案盒封面標(biāo)明全宗名稱(3)根據(jù)檔案盒擺放方式令檔案盒標(biāo) 簽令檔案管理的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止編號(hào)、盒號(hào)等必制度令案卷備考表(2)在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫文件名稱、類別、編號(hào)等內(nèi)容編號(hào)后，按文件性質(zhì)和內(nèi)容編制檔案目錄，以便查閱和統(tǒng)計(jì)(1)確定各檔案已全部分類編號(hào)且編制了檔案目錄(2)將整理好的檔案按編備項(xiàng)(4)檔案盒內(nèi)附上案卷備考表(置于盒內(nèi)文件

6、之后),其項(xiàng)目包括盒內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和歸檔日期等(5)盒內(nèi)檔案情況說明主要記錄檔案的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況檔案維護(hù)(1)將歸檔、審查完畢的歸檔盒根據(jù)檔案編號(hào)、檔案材質(zhì)及保存方法放至相應(yīng)的檔案室(2)定期對(duì)檔案與檔案盒令檔案管理制度令檔案室管理制度進(jìn)行除塵、維護(hù)（3）對(duì)破損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行必要的修理、托襯、裱糊，確保檔案完整、恢復(fù)原貌（三）流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬書山關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案歸檔申請(qǐng)令檔案歸去檔申請(qǐng)公令檔案歸去填寫準(zhǔn)初3申請(qǐng)之時(shí)，3申請(qǐng)旅無及時(shí)性，檔案歸無延誤情況表填寫準(zhǔn)確性，錯(cuò)誤2檔案裝訂令檔案裝工作按檔裝訂辦得令裝訂整孑完大小亙況規(guī)范性，檔案

7、裝訂工管理制度中的檔案6執(zhí)行F性，檔案裝訂整齊，長短不一等裝訂情3檔案分類令檔案分類合理性，檔案分類合理，便于查找令檔案分類出錯(cuò)次數(shù)，目標(biāo)值為0次5檔案編號(hào)令檔案編號(hào)正確性，檔案編號(hào)正確，無重復(fù)或錯(cuò)漏編號(hào)等情況7檔案裝人1LL令檔案裝步100%令檔案盒2準(zhǔn)確度,清晰、P灘確項(xiàng)標(biāo)檔案q容準(zhǔn)率，目標(biāo)值為簽填寫的清晰、蠱各項(xiàng)標(biāo)簽填寫確8檔案保存維護(hù)令檔案保存維護(hù)及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令檔案保存整潔性，檔案整潔、干凈，無灰塵覆蓋令檔案破損率，目標(biāo)值為0四、 檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案借閱、歸還流程圖編修部門簽發(fā)人 JI簽坡日期，辦理借閱手續(xù)3.辦理借詡手_續(xù)主辦部門1行政部流程名稱I檔

8、案借閱、歸還流程權(quán)限外檔案續(xù)借檔案歸還審批雨枇審核檔案閱讀、使用4.續(xù)借審查是否續(xù)借?權(quán)限內(nèi)-s竺吧，5.辦理續(xù)接手續(xù)；*辦理續(xù)接手線6.催還檔案是破損?沁8.破損檔案處理9.檔案與記錄歸檔（二） 檔案借閱、歸還工作標(biāo)準(zhǔn)階段檔案借閱工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（1）行政部長審核經(jīng)行政人員審查的檔案借閱申請(qǐng)表（2）行政部長審批權(quán)限內(nèi)的申請(qǐng)表，并將權(quán)限外的申請(qǐng)表（如借閱機(jī)密檔案的申請(qǐng)表）交執(zhí)行長審批（1）行政人員確認(rèn)檔案借閱申請(qǐng)表已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）取出相應(yīng)的借閱檔案，在檔案調(diào)出登記表中登記檔案的名稱、類別、編號(hào)、取出日期等信息（1）通知借閱人領(lǐng)取借閱檔案（2）在檔案借閱登記表上登記借閱檔案的名稱、類執(zhí)行工具令

9、檔案借閱申請(qǐng)表令企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度令檔案調(diào)出登記表令檔案借閱登記表令檔案管理制度檔案續(xù)借別、編號(hào)、借閱人、借閱日期、應(yīng)歸還日期、審批人、經(jīng)辦人等信息（1）審查續(xù)借檔案與續(xù)借原因（2）將相關(guān)續(xù)借檔案的名稱、類別、編號(hào)、續(xù)借原令檔案續(xù)借申請(qǐng)表令檔案續(xù)借因、續(xù)借時(shí)間等信息填寫登記表至檔案續(xù)借申請(qǐng)表，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批令企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批5（1）確認(rèn)續(xù)借手續(xù)已齊全（2）在檔案續(xù)借登記表中制度令檔案管理寫明續(xù)借檔案的名稱、類制度別、編號(hào)、續(xù)借人、審批人、續(xù)借日期、續(xù)借時(shí)間經(jīng)辦人等情況檔案歸還6（1）根據(jù)檔案借閱登記表確認(rèn)各檔案應(yīng)歸還日期及其借閱人等（2）對(duì)于即將到期歸還的檔案，應(yīng)通知檔案借閱人按時(shí)歸還令檔

10、案借閱登記表7檢查歸還檔案是否完整。令檔案續(xù)借對(duì)于有破損或缺失的檔案，應(yīng)將相關(guān)情況登記后登記表令檔案破損反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理處理表令檔案管理8根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的處理方式，對(duì)相應(yīng)的檔案及借閱人進(jìn)行處理制度9（1）將歸還或修復(fù)的檔案歸檔至相應(yīng)的檔案盒與檔案室（2）將檔案借閱登記表、檔案續(xù)借登記表、檔案破損處理表永久保存（三）流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明屬點(diǎn)所節(jié)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案取出、登記令檔案取出及時(shí)性，檔案借閱申請(qǐng)審批完成后及時(shí)取出令檔案調(diào)出登記表填寫完整性，填寫內(nèi)容完整、準(zhǔn)確3借閱手續(xù)辦理令借閱手續(xù)辦理及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令借閱手續(xù)完整性，借閱手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容

11、完整5續(xù)借手續(xù)辦理令續(xù)借手續(xù)辦理及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令續(xù)借手續(xù)辦理完整性，續(xù)借手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整7歸還檔案檢查、登記令歸還檔案檢查及時(shí)性，及時(shí)檢查歸還檔案的破損情況令歸還檔案登記準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100%8破損檔案處理令破損檔案處理及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令破損檔案處理規(guī)范性，處理工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及檔案管理制度中的檔案破損處理辦法進(jìn)行9檔案與記錄歸檔令歸檔及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令記錄保存完整性，各項(xiàng)登記記錄保存完整、無缺失情況五、檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案銷毀管理流程圖編修部門簽發(fā)人1簽發(fā)日期卜執(zhí)行長行政部長行政A員主辦部門I自贏|流程名稱t檔案徜毀管理流程

12、(二)檔案銷毀管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案銷毀分析1(1)定期根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、密級(jí)、利用價(jià)值等，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定(2)對(duì)鑒定為無保存價(jià)值的檔案編制檔案銷毀分析報(bào)告令檔案銷毀分析報(bào)告令檔案管理制度檔案銷毀審批2清點(diǎn)、核對(duì)篩選出檔案的內(nèi)容、價(jià)值，確保篩選出的需銷毀檔案為無保存價(jià)值檔案令檔案銷毀清單令檔案銷毀手冊(cè)令檔案銷毀分析報(bào)告令企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度令檔案管理制度3(1)根據(jù)清點(diǎn)、核對(duì)無誤的需銷毀檔案列出檔案銷毀清單(2)根據(jù)需銷毀檔案的內(nèi)容、密級(jí)，編制檔案銷毀手冊(cè)，內(nèi)容包括檔案的名稱、編號(hào)、類別、形成時(shí)間，銷毀原因，銷毀方式等(3)將檔案銷毀手冊(cè)與檔案銷毀分析報(bào)告提

13、交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批檔案銷4(1)確認(rèn)需銷毀檔案已通過審核(2)在需銷毀檔案的檔案令檔案目錄毀目錄、檔案總登記簿和檔案目錄登記簿上注銷相關(guān)檔案令檔案總登記簿令檔案目5(1)在行政部長的監(jiān)督下，由兩名或兩名以上的行政人員根據(jù)銷毀處理方式對(duì)需銷毀檔案進(jìn)行銷毀處理(2)銷毀處理方式有焚燒、碎片和化漿等錄登記標(biāo)令檔案銷毀記錄表令檔案管理制度6(1)確認(rèn)需銷毀檔案已銷毀(2)在檔案銷毀記錄表上登記銷毀檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人及監(jiān)督人等信息，并簽字歸檔(3)長期保存檔案銷毀記錄表(三)流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值檔案價(jià)值定期檢定令檔案價(jià)值鑒定及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令檔案價(jià)值鑒定合理性

14、，對(duì)檔案價(jià)值鑒定合理，無將有保存價(jià)值檔案鑒定為無保存價(jià)值、需銷毀檔案的情況3檔案銷毀清簞、手冊(cè)編制令檔案銷毀清單編制正確率，編制的清單內(nèi)容正確無誤令檔案銷毀手冊(cè)編制合理性，手冊(cè)內(nèi)容合理，銷毀方式和檔案性質(zhì)相適宜4檔案注銷令注銷及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令注銷準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100%5檔案銷毀令檔案銷毀按時(shí)完成率，目標(biāo)值為100%令檔案銷毀規(guī)范性，檔案銷毀工作按檔案管理制度中的檔案銷毀管理規(guī)定執(zhí)行6檔案銷毀記錄、歸檔令檔案銷毀記錄歸檔及時(shí)性，將檔案銷毀記錄及時(shí)歸檔，無逾期未記錄或未歸檔等情況令記錄保存完整性，檔案銷毀記錄長期保存，記錄無丟失六、 檔案保密管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編修部門簽發(fā)人 I_簽發(fā)日

15、期（一）檔案保密管理流程圖主辦部門行政部流程名稱）1檔案保底管理流程執(zhí)行長行政人員*1.擬定檔案保密管理制度執(zhí)行檔案保密管理制度112.劃分檔案密級(jí)確定檔案密級(jí)3編制檔案密級(jí)明細(xì)表Q.q.歸檔保存S.定期安全評(píng)估6.泄密事故處理r現(xiàn)臺(tái)(二)檔案保密管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案保密管理制度建設(shè)1(1)收集、參考優(yōu)秀企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)的檔案管理令檔案管理制度令檔案保密管理制度制度(2)擬定適合本企業(yè)的檔案保密管理制度，交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批密級(jí)確定2(1)根據(jù)檔案保密管理制度和檔案具體內(nèi)容，在相關(guān)部門配合下劃分檔案密級(jí)(2)編制檔案密級(jí)建議書，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批令檔案密級(jí)建議書令檔案密3(1)將檔

16、案按密級(jí)高低排序，編制檔案密級(jí)明細(xì)表(2)檔案密級(jí)明細(xì)表內(nèi)容包括檔案的名稱、類別、編號(hào)、密級(jí)等級(jí)明細(xì)令檔案管理制度4(1)將檔案按類別、編號(hào)及密級(jí)分別歸檔保存至相應(yīng)的檔案室(2)將檔案密級(jí)明細(xì)表存放至指定的安全文件柜保密處理5(1)定期組織人員對(duì)檔案安全進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞和錯(cuò)誤(2)將安全評(píng)估報(bào)告提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)處理方式令安全評(píng)估報(bào)告令泄密事故處理報(bào)告令檔案保密管理制度6(1)出現(xiàn)泄密事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)按照檔案保密管理制度進(jìn)行緊急處理(2)調(diào)查原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免類似事故再次發(fā)生密集調(diào)整7對(duì)檔案進(jìn)行定期審查、整理，審查、整理范圍包括已泄密和未泄密的全部檔案令檔案管理制度令企業(yè)內(nèi)部審批制度

17、8(1)確定已泄密和未泄密檔案的處理辦法(2)需解密、降級(jí)的檔案須提交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，重新進(jìn)入密集確定程序；無需處理的檔案，則歸檔保存(三)流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案密級(jí)劃分令檔案密級(jí)劃分合理性，檔案密級(jí)劃分合理，所提供密級(jí)劃分建議與領(lǐng)導(dǎo)審批意見的差錯(cuò)率為04檔案歸檔保存令歸檔及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令保存完整性，保存的檔案整潔、完整5定期安全評(píng)估令安全評(píng)估及時(shí)性，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)進(jìn)行安全評(píng)估令安全評(píng)估準(zhǔn)確性，安全評(píng)估準(zhǔn)確，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞和問題6泄密事故處理令處理及時(shí)率，目標(biāo)值為100%令處理有效性，泄露事故處理有效，能將不利影響降至最低七、 聲像檔案管理流程與

18、工作標(biāo)準(zhǔn)編修部門1簽發(fā)人 JI簽發(fā)日期II（一）聲像檔案管理流程圖抗行長行政部長行政人員？咨職能部門u開始二聲像檔案收集整理1.聲像資料收集/征篋甑合2.聲像資料整理A聲像資料編號(hào)3.編寫文字說明聲像檔案歸檔保管4.編制聲像檔案目錄5.歸檔聲像檔案6.保管聲像檔案聲像檔案開發(fā)利用配合7.聲像檔案開發(fā)利用（二）聲像檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)1（1）在聲像資料形成1個(gè)月內(nèi)收集反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問題的聲像資料，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與本企業(yè)有關(guān)的重大活動(dòng)聲像資料，本企業(yè)有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議及活動(dòng)的聲像資料，其他單位與本企業(yè)形成的重要聲像資料（2）隨時(shí)收集具有保存價(jià)

19、值的聲像資料（3）隨時(shí)征集重要的聲像資料2（1）整理、分類、組合、排列收集/征集的聲像資料（2）將照片資料按年代分類，同屬一類的按時(shí)間胭序新號(hào)，1可呵理與只底片號(hào)、底片在案卷內(nèi)的流水號(hào)；音像資料按年度分類，按內(nèi)容編號(hào)，同一內(nèi)執(zhí)行工具令檔案管理管理規(guī)定制度令聲像檔案令聲像資料統(tǒng)計(jì)表令聲像資料保管期限建議書容分錄幾盤的應(yīng)收為一個(gè)案卷，編同一案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)（3）編制聲像資料統(tǒng)計(jì)表與聲像資料保管期限建議書，交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批3編寫文字說明，準(zhǔn)確記錄聲像資料的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（；攝制者）等信息4（1）根據(jù)聲傍【資料的分令聲像檔案類及編號(hào)編制聲像資料文字說明目錄，以便查找令聲像檔案（2）聲像檔案目錄的內(nèi)目錄容包括聲像資料的名稱、令檔案管理類別、編號(hào)、時(shí)間、作者制度（；令聲像檔案5聲像檔案歸檔流程可參管理規(guī)定HR“檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”6（1）及時(shí)處理污損的聲檔案，進(jìn)行必要的技術(shù)處理d44-44八一（2）根據(jù)各項(xiàng)聲像檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)保存（3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不彳等私自撤銷、抽出。清洗、消磁、涂改和銷毀聲像檔案必須經(jīng)過審批（4）聲像檔案的銷毀、保密流程可分別參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”和“檔案保密管理流程與工作