商務(wù)禮儀(商務(wù)會(huì)議禮儀)（PPT52頁(yè))

1、模塊一/商務(wù)會(huì)議禮儀1 商務(wù)會(huì)議禮儀 知識(shí)點(diǎn)： 職業(yè)素質(zhì)： 2知識(shí)點(diǎn)掌握公司會(huì)議的工作流程了解會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會(huì)議座次安排的原則了解商務(wù)談的禮儀規(guī)范 3 職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力 4 任務(wù)公司會(huì)議商務(wù)談判 5任務(wù)描述公司會(huì)議公司會(huì)議的工作流程會(huì)議的座次安排6任務(wù)描述商務(wù)談判 出席談判的儀態(tài)儀表禮儀商務(wù)談判的 座次安排 7公司會(huì)議的工作流程安排工作會(huì)議的會(huì)前工作流程工作會(huì)議的會(huì)中工作流程工作會(huì)的會(huì)后工作流程8 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱(chēng) 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備

2、會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單9會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作10會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總 結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸 檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 11會(huì)議準(zhǔn)備工作 指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則 準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、122、確定會(huì)議名稱(chēng) 會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型” 構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題 來(lái)確定。 會(huì)前準(zhǔn)備工作1、 確定會(huì)議主題與議題 要有切實(shí)的依據(jù)；必須要

3、結(jié)合本單位的 實(shí)際；要 有明確的目的。134、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期 會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席， 確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 本著精簡(jiǎn)效能的原則 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。145、 確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。156、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、 秘書(shū)組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會(huì)人員

4、名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的 性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。169、安排會(huì)議議程與日程 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排， 對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn) 題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。 8、確定會(huì)議地點(diǎn) 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。 有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。1710、制發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。 會(huì)議通知的種類(lèi)有書(shū)信式和柬帖式。 會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話、郵件。18 11、制作會(huì)議證件 代表證 出席證 會(huì)議正式證件 列席證

5、來(lái)賓證 會(huì)議證件 旁聽(tīng)證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證 會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。19 12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、 開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。20公司大小型會(huì)議中尊位及位次排序方法 小型會(huì)議的兩種尊位及位次排序的方法 大型會(huì)議中主席臺(tái)排座、發(fā)言者座席、 主持人席位、群眾席安排 21 小型會(huì)議室 橢圓形回字形字型長(zhǎng)方形22 中型會(huì)議室 半圓型、課堂型。 大型會(huì)議室 禮堂型、眾星拱月型。 23 群 眾 席 群 眾 席10

6、864213579主 席 臺(tái)尊位發(fā)言席群 眾 席24 會(huì)場(chǎng)的布置 主席臺(tái) 主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)；二是要簡(jiǎn)化。 主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的順序依次排列。 場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置： 會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、 坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、 花卉。 25主方談判的接待準(zhǔn)備 （1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項(xiàng)談判事宜時(shí)，一定要在迎送、款待、場(chǎng)地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴(lài)和尊重。 成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通

7、訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。 26了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級(jí)別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時(shí)間、地點(diǎn)、交通方式，以安排迎送的車(chē)輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車(chē)船票或飛機(jī)票。27擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實(shí)際，擬訂出接待 計(jì)劃和日程安排表。日程安排還要注意時(shí)間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢(xún)意見(jiàn)，待客方無(wú)異議確定以后，即可打印。28如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊(duì)分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時(shí)，東道主可根據(jù)實(shí)

8、際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會(huì)或招待會(huì)，客方談判代表在談判期間的費(fèi)用通常都是由其自理的。29（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對(duì)等。準(zhǔn)確掌握對(duì)方抵離的時(shí)間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點(diǎn)迎候。主方應(yīng)主動(dòng)到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對(duì)于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。 30迎接的客人較多的時(shí)候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊(duì)迎接，雙方人員互相握手致意，問(wèn)候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車(chē)，應(yīng)該請(qǐng)客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門(mén)上車(chē)，主人從左側(cè)門(mén)上車(chē)，避免從客人座前穿過(guò)。Nice to see you!31（3）

9、談判室的布置與座次安排 談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會(huì)客室， 有條件的話最好安排二三 個(gè)房間，一間作為主要談 判室外，另一間作為雙方 進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個(gè)休息室。談判室布置以高雅、寧?kù)o、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒(méi)有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡(jiǎn)潔、實(shí)用、美觀。32談判桌擺放及座次安排長(zhǎng)方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對(duì) 門(mén)為上座，應(yīng)屬于客方，背 面對(duì)門(mén)為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進(jìn)門(mén)方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上， 屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠(yuǎn)地分別

10、在主談人兩側(cè)就坐。33 會(huì)談桌主方人員1客方人員523445321會(huì)談桌客方人員1244213535門(mén)主方人員門(mén) 豎式 橫式34圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見(jiàn)圖93)，國(guó)際慣例上稱(chēng)為“圓桌會(huì)議”。35馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會(huì)客室沙發(fā)上進(jìn)行，雙方主談人在中間長(zhǎng)沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊(見(jiàn)圖94).3613576421246753譯員 主賓譯員 主人正門(mén)客方主方37（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”， 對(duì)一些非原則性問(wèn)題采 取寬容的態(tài)度，以保證 談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表 團(tuán)的來(lái)意目的、成員人 數(shù)、成員組成、抵離的 具體時(shí)間

11、、航班車(chē)次、 食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便 主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問(wèn)、游覽觀光等活動(dòng)要求，但應(yīng)尊重主方安排。38談判期間，對(duì)主方安排的各項(xiàng)活動(dòng)要準(zhǔn)時(shí)參加， 通常應(yīng)在約定時(shí)間的5分鐘之前到達(dá)約定地點(diǎn)。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問(wèn)要先預(yù)約。對(duì)主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎?感謝。客座談判有時(shí)也可視雙方的情況， 除談判的日程外，自行安排食宿、 交通、訪問(wèn)、游覽等活動(dòng)。392. 出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個(gè)人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士?jī)x容的要求是干凈整齊，端莊大方。40男性頭發(fā)：發(fā)型簡(jiǎn)單大方，長(zhǎng)短適當(dāng)， 干凈整齊，不準(zhǔn)留新

12、潮、怪異的發(fā)型， 不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時(shí)，握手問(wèn)候、交換名片和遞送文件等都會(huì)將手展示于人，因此，及時(shí)修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的。 41面部：保持干凈清爽， 養(yǎng)成每天上班前必剃 須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子， 也不能留大鬢角。談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類(lèi)的食物，保持牙齒清潔，沒(méi)有食品殘留物，也沒(méi)有異味。42 女性 出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過(guò)于時(shí)髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長(zhǎng)發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場(chǎng)合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實(shí)素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過(guò)于濃艷，要與

13、服飾協(xié)調(diào)。可適當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過(guò)于濃烈。43女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油 美飾一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。44（2）規(guī)范的服飾男性：應(yīng)穿深色(藍(lán)、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝， 白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶， 配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時(shí)間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場(chǎng)合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、 旅游鞋、 涼鞋等休閑服裝出席。45 女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場(chǎng)合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長(zhǎng)筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾

14、配搭，適當(dāng)點(diǎn)綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運(yùn)動(dòng)裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒(méi)有教養(yǎng)，也顯得沒(méi)有品味。(Yes)(No)46（3）文明得體的言談舉止說(shuō)話商務(wù)談判人員要求說(shuō)話表達(dá)準(zhǔn)確， 口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語(yǔ) 和謙語(yǔ)，盡量采用委婉的表達(dá)方式。商務(wù)談判時(shí)，還要善于傾聽(tīng)對(duì)方的意 見(jiàn)，要求準(zhǔn)確把握對(duì)方的意圖。 說(shuō)話速度不宜太快， 涉外談判時(shí)，更應(yīng)照顧到翻譯的方便。 說(shuō)話的態(tài)度要友好、和善，面帶微笑， 以有助于促使問(wèn)題的解決。47 舉止出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體： 站 坐 走 握手48 談判過(guò)程中的禮儀商務(wù)談判過(guò)程中，自始至終都貫穿一定的禮儀規(guī)范:主方準(zhǔn)時(shí)迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達(dá)談判地點(diǎn)， 當(dāng)客方人員到達(dá)時(shí)，主方人員在大樓門(mén)口迎候，亦可指定專(zhuān)人在大樓門(mén)口接引客人， 主方人員只在談判室門(mén)口迎候。雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問(wèn)候、致意。然后由客方先行進(jìn)入談判室或賓主雙方同時(shí)進(jìn)入談判室，主方人員待客方人員落座后再坐下。49重要的談判，在正式開(kāi)始前，雙方作簡(jiǎn)短致辭，互贈(zèng)紀(jì)念品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主談人居中，其右側(cè)是客方主談人，客方其余代表依次排列，