2022年公司辦公自動化系統(tǒng)管理制度

1、精品辦公文檔公司 OA 辦公自動化系統(tǒng)管理制度第一章總則第一條公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)），是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水 平的重要手段。實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享的辦公自動化 系統(tǒng)。第二條為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各 種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)公司的實際，制定本制度。第二章 計算機管理 第三條 計算機是指公司給員工配置辦公用計算機，包 括臺式機、筆記本及移動平板電腦。不得將計算機或打印機 外設(shè)私自交換或帶離指定使用部位。嚴禁私自將個人電腦或 外部人員電腦接入公司網(wǎng)絡(luò)。計算機須愛護使用， 分類

2、存放文件， 定期殺毒，第四條不得安裝與工作無關(guān)的軟件，嚴禁安裝PPTV、PPS等在線視頻軟件，下班后及時切斷電源。出現(xiàn)故障及時填寫 IT 協(xié)作申請表申請維護。第五條 計算機須設(shè)置密碼，長時間離開電腦要保存正在處理的文件并鎖定電腦，重要文件須定期整理備份。精品辦公文檔第六條 傳遞電子文件須使用 OA系統(tǒng)電子郵件發(fā)送，嚴禁使用 QQ等軟件發(fā)送文件 ( 必須與政府有關(guān)部門聯(lián)系除外 ) 。在 OA系統(tǒng)上發(fā)送帶有公司秘密的文件，須壓設(shè)置密碼后發(fā)送，口頭傳遞密碼。第三章 OA的使用第七條 上班后及時登錄 OA系統(tǒng)電腦端，并檢查需辦理的流程，查看郵件、公告通知及日程安排，并保持 OA 系統(tǒng)處于在線狀態(tài)，確保

3、信息通暢。第八條主要工作流程和流程表單須在OA 上流轉(zhuǎn)，嚴禁線下流轉(zhuǎn)。財務(wù)流程須線上流程審批和線下紙質(zhì)版審核同步 進行。第九條接到工作流程須在24 小時內(nèi)辦結(jié)完畢，對于暫時不辦理的流程須掛起，否則將會計入超時流程。第十條 流程表單認真填寫必填字段，認真檢查上傳的 附件方可轉(zhuǎn)交下一步，下一步未接受可收回再修改。審批、審核過程中發(fā)現(xiàn)問題可退回到問題步驟。如需終止或者刪除 錯誤流程，須退回到申請人步驟后通知本公司管理員處理，嚴禁刪除在審批過程中的流程。下班前養(yǎng)成辦結(jié)當日待辦流程的習慣，并在 第十一條 及時書寫當日工作日志。第十二條外出或者出差培訓時，使用手機 登錄 OA系統(tǒng)處理重要流程。外出時間較長

4、的流程須委托給部門其他人員精品辦公文檔 辦理，不得出現(xiàn)人員外出造成主辦流程無法流轉(zhuǎn)的情況出現(xiàn)。第十三條 OA 登錄密碼須每三個月更換一次，嚴禁使用 空密碼。在非自己專用電腦上不得點選記住密碼。第十四條本部會議室申請須在OA 行政辦公下會議室申請里申請：大型（超過三十人）會議和學習須提前三個工作 日，中型（超過十人不到三十人的）會議和學習須提前一天 申請，小型會議和學習須提前一小時申請，非工作日使用會 議室須向綜合辦公室單獨申請。申請成功后須在會議開始前 一小時到綜合辦領(lǐng)取鑰匙，自行組織會議，如須使用會議室 器材告知會議室管理員負責器材準備調(diào)試工作。會議結(jié)束后 設(shè)備桌椅及時歸位，歸還鑰匙。OA

5、系統(tǒng) 第十五條辦公用品申領(lǐng)（僅限國投本部）須在行政辦公下辦公用品申領(lǐng)：每月15 日和 25 日申請，申請通過后到辦公用品管理員處領(lǐng)取，如果申請數(shù)量超過庫存，須 填寫 OA上使用辦公用品采購申請單申請購買。第十六條通知公告須使用行政辦公下公告通知管理發(fā) 布公告通知，每個部門和子公司應(yīng)確定專人負責發(fā)布本部門、子公司的公告通知，嚴禁超范圍發(fā)布公告通知，通知公告內(nèi) 容須寫明公告通知正文，公告通知的文件及附件作為附件形 式上傳。第十七條小范圍的重要事項通知、商洽和督辦以及文件 發(fā)送等不需要發(fā)布公告通知的，須使用電子郵件功能，嚴禁 使用微訊或者群組消息商談督辦工作和傳輸文件。收到郵件精品辦公文檔 須及時回

6、復(fù)接收狀態(tài)，并及時辦理。第十八條嚴禁利用OA 系統(tǒng)的郵件等功能做與工作無關(guān)的事情 包括下載游戲和視頻、在線視頻、在線淘寶等等。嚴禁在 OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)保密文件。第四章 OA系統(tǒng)用戶的開通和注銷第十九條由各公司人力資源部負責新增員工資料的審核，并把須要開通的人員名單、基本信息和使用權(quán)限，交由本公司管理員辦理開通，開通后由人力資源部及時完善人員其他信息。第二十條由人力資源部提供須注銷OA系統(tǒng)的人員名單，由本公司管理員及時辦理注銷，注銷需檢查是否有未完成的 流程表單，將其主辦的流程及時分配其他人員。第五章系統(tǒng)流程功能管理 第二十一條 各部門按照職能管理相應(yīng)的流程表單、知識管理下公共文件柜相應(yīng)資料文件夾

7、以及相應(yīng)的功能模塊 管理。第二十二條 如需修改、增加流程表單，須下載公共文 件柜中 OA 資料文件下工作流程確認單，按模板制作修改后 或新增的表單，部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后交由管理員制作流程表單。第二十三條 需要刪除流程須流程管理部門領(lǐng)導(dǎo)、分管精品辦公文檔領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽字同意后方可刪除。第六章 管理員職責 第二十四條 管理員須做好新入職員工的計算機培訓及 OA系統(tǒng)使用培訓工作。第二十五條 管理員須維護好本公司流程表單，及時處 理 OA使用過程中的問題，優(yōu)化處理表單流程。第二十六條每周五由本公司管理員統(tǒng)計超時及工作日 志書寫情況，督促工作日志書寫和限時辦理流程，并將結(jié)果 反饋給各部門負責人，作為績效考核重要依據(jù)。第六章處罰規(guī)定 第二十八條 確保 OA系統(tǒng)流暢，嚴禁上班時間使用辦公 網(wǎng)絡(luò)做與工作無關(guān)的事項，例如在線視頻、音頻、游戲和購 物等行為。每周將對在公司本部各部門及子公司進行流量行 為監(jiān)控，有以下行為將予以通報批評，并將結(jié)果交由人力資 源部扣除 5 分，連續(xù)發(fā)現(xiàn)翻倍：（一） WEB流媒體和 P2P流媒體一周之和超過 500MB或 超過本周個人總流量的 10%的；（二）游戲行為的；