無效會(huì)議及提高會(huì)議質(zhì)量效率的方法（PPT39頁)

1、案例：開會(huì)達(dá)人9點(diǎn)，部門例會(huì)。31031110點(diǎn)，南京，客戶大會(huì)。看到這張下周日程安排表，我真是欲哭無淚。雨果說“我不是在喝咖啡，就是在去喝咖啡的路上?！贝笪暮肋@話充滿了瀟灑，而對(duì)于我來說，則是“我不是在開會(huì)中， 就是在去開會(huì)的路上?！?開會(huì)達(dá)人除了已經(jīng)規(guī)劃好的會(huì)議，我還得隨時(shí)面對(duì)突如其來的會(huì)議，會(huì)議召集、會(huì)議準(zhǔn)備都 讓我頭疼不已，現(xiàn)在我已經(jīng)可以自詡為“開會(huì)達(dá)人”了。其實(shí)我想明白了，身在企業(yè)就免不了要開會(huì)。從講究例行性的周會(huì)、月會(huì)、例會(huì)、 年會(huì)，講究功能性的業(yè)務(wù)會(huì)議、營(yíng)銷會(huì)議、提案會(huì)議、戰(zhàn)略會(huì)議、動(dòng)腦會(huì)議、決策會(huì)議、檢討會(huì)議、部門會(huì)議或跨部會(huì)議，講究現(xiàn)場(chǎng)主義的站著開的朝會(huì)，到一邊吃一邊開會(huì)的早

2、餐會(huì)、便當(dāng)會(huì)、茶會(huì)，我們不知不覺進(jìn)入了無時(shí)不會(huì)、無地不會(huì)、無所不會(huì)、無人不會(huì)、無事不會(huì)的時(shí)代，想不成為“開會(huì)達(dá)人”估計(jì)也是件很難的事。2開會(huì)達(dá)人在使用WebEx后，我這個(gè)開會(huì)達(dá)人終于擺脫了會(huì)議的煩惱，只需要普通電腦、普通的瀏覽器，我就能上網(wǎng)參加會(huì)議。即使我身在外地，也不必回到會(huì)議室才能夠參加會(huì)議。不過，目前我的會(huì)議中使用WebEx的頻率還不多，但隨著公司逐步推廣WebEx， 我今后參加會(huì)議將不再這么疲于奔命了。3開會(huì)達(dá)人問題：1.你認(rèn)為開會(huì)的目的是什么？2.會(huì)議開得成功的秘訣在哪里？ 4一、明確會(huì)議的目的召開會(huì)議可以有許多不同的原因，會(huì)議主辦者必須預(yù)先明確會(huì)議的目的，才能使會(huì)議取得成功。目的尚

3、未明確，就無法確定需要舉行哪種會(huì)議。因此，首先需要確定會(huì)議的目的及所需的時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。從一開始就要明確會(huì)議目的。如果不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。5二、考慮開會(huì)的細(xì)節(jié)如果已確定一個(gè)會(huì)議的目的和主題，就可以開始考慮其他細(xì)節(jié)。1.想一下這個(gè)會(huì)議要開多久，哪幾個(gè)問題需要討論以及必須分配給每個(gè)問題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于分派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。2.一定要安排好會(huì)議，以確保恰當(dāng)?shù)?、有必要的、?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。3.對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是在浪費(fèi)時(shí)間。6每個(gè)人都明確開會(huì)的目

4、的嗎？是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？是否有比開會(huì)更好的方法？是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見？使用各種視覺輔助手段是否有利于會(huì)議？7案例：開個(gè)有效的會(huì)議藍(lán)天實(shí)業(yè)公司生產(chǎn)部經(jīng)理經(jīng)常通過召開會(huì)議來解決問題和處理工作，同時(shí)他自己又必須參加很多上司主持召開的會(huì)議。他感覺整天忙于各種會(huì)議，無暇處理業(yè)務(wù)，造成工作上的被動(dòng)，為此下決心改進(jìn)會(huì)議。過去，他每召集一次會(huì)議，不管會(huì)議內(nèi)容是什么，總是要求下屬所有的負(fù)責(zé)人來開會(huì)。結(jié)果，會(huì)議規(guī)模很大。每位參加者為了表示對(duì)會(huì)議的重視，大都至少提出一個(gè)問題，而多數(shù)問題都與會(huì)議議題無關(guān)，這就難免使會(huì)議時(shí)間拖得很長(zhǎng)。究竟怎樣確定與會(huì)人員的

5、范圍才合理呢？8案例：開個(gè)有效的會(huì)議經(jīng)過認(rèn)真分析研究，他找到了一個(gè)兩全其美的辦法。這就是：會(huì)前，先分發(fā)一份會(huì)議須知單，內(nèi)容大都為#某月某日某點(diǎn)，在某會(huì)議室討論某問題，已邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志參加討論，如果你認(rèn)為需要了解有關(guān)情況或愿意參加討論，屆時(shí)出席。未到會(huì)者，我們將于會(huì)后送上會(huì)議討論紀(jì)要，供你參考并提出意見。過去每次會(huì)議都要有十多人參加，并且時(shí)間很長(zhǎng)。而現(xiàn)在只有少數(shù)幾個(gè)人參加，再加一個(gè)記錄的秘書，用一個(gè)小時(shí)左右就把會(huì)開完了，而且也沒有人敢怠慢。問題：1.開會(huì)時(shí)間越短越好嗎？2.你認(rèn)為應(yīng)該如何提高會(huì)議的效率？ 9一、有效會(huì)議的界定有效而成功的會(huì)議，一般來說需要具備以下三個(gè)條件。101.1 有效會(huì)議的

6、條件(一）會(huì)議目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)會(huì)議是為達(dá)成特定目標(biāo)所使用的一種工具、方法，一次成功的會(huì)議應(yīng)是一個(gè)建設(shè)性的獲得預(yù)期成果的過程。因此，衡量會(huì)議效果的時(shí)候，最先評(píng)估的就是會(huì)議是否完成了預(yù)期目標(biāo)。當(dāng)然，預(yù)先存在的假設(shè)是這個(gè)目標(biāo)有被努力達(dá)到的價(jià)值。 111.1 有效會(huì)議的條件(二）會(huì)議目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)1.這里強(qiáng)調(diào)的是必須保證會(huì)議在溝通與信任的前提下，爭(zhēng)取在最短時(shí)間內(nèi)取得成果、達(dá)到目標(biāo)。2.這是根據(jù)效率原則而提出的要求，也是充滿挑戰(zhàn)性的要求。但在實(shí)際工作中 這一點(diǎn)卻很難達(dá)到，很多會(huì)議在溝通討論環(huán)節(jié)花費(fèi)掉大量時(shí)間，也達(dá)不到組織者需要的目的，造成低效、拖沓的結(jié)果。從事咨詢和培訓(xùn)工作的弗朗西斯米凱爾（Fra

7、nces Micale)說道：“我所聽到的最大的抱怨是會(huì)議沒成效，耗時(shí)過長(zhǎng)，沒必要?！弊稍儙熍寮藙谒梗≒eggy Klaus)說：“經(jīng)理人有時(shí)候感到自己必須聽取每個(gè)人的意見，才能做出決定。但這樣做太費(fèi)時(shí)間，著實(shí)荒謬?！?21.1 有效會(huì)議的條件會(huì)議成本=每小時(shí)平均工資的3倍2開會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間1.乘以3,是因?yàn)殚_會(huì)人員多是組織中的中、高層管理者，他們的收人高于平均工資。2.乘以2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失以2倍計(jì)算。以人均5萬元年薪的企業(yè)為例，10個(gè)人參加3個(gè)小時(shí)的會(huì)議成本約為4100多元，這還不考慮租用會(huì)議設(shè)施的費(fèi)用。因此，只有真正明白了會(huì)議首先是在消耗企業(yè)利潤(rùn)時(shí)，我們才會(huì)認(rèn)真地對(duì)

8、待每 一個(gè)會(huì)議，盡量減少不必要的會(huì)議。131.1 有效會(huì)議的條件(三）與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意讓與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，是指與會(huì)者對(duì)會(huì)議本身進(jìn)展及結(jié)果的感受，絕不是會(huì)議的最終成果或決議使每個(gè)與會(huì)者都從中受益。從實(shí)際存在的情況來看，讓與會(huì)者參與會(huì)議的情況一般都是與其直接相關(guān)或間接相關(guān)的事情，因此盡量讓與會(huì)者感到自己充分參與了決議的產(chǎn)生，自己的意見表達(dá)出來并得到了傾聽和理解，會(huì)議就能使他們感到滿意。讓與會(huì)者感到滿意的會(huì)議會(huì)使他們?cè)黾映晒Φ母杏X，并對(duì)會(huì)后決策的實(shí)施產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用，這也成為衡量有效會(huì)議非常重要的因素。14一、有效會(huì)議的界定有效而成功的會(huì)議，一般來說需要具備以下三個(gè)特征。151.2 有效會(huì)

9、議的基本特征(一）鮮明而清晰的目標(biāo)鮮明的目標(biāo)和會(huì)議主題能推動(dòng)會(huì)議工作的有序和有效開展，會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)非常明白召開這次會(huì)議想要達(dá)到什么目標(biāo)。一次會(huì)議的目標(biāo)可能有多個(gè)，抓住最主要的目標(biāo)才是最關(guān)鍵的問題。一般來說，要在會(huì)前充分準(zhǔn)備，這一點(diǎn)很重要。會(huì)前準(zhǔn)備不僅是一個(gè)物質(zhì)準(zhǔn)備，還是一個(gè)思緒整理的過程。在這個(gè)過程中還會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)，甚至可以上升到理論的高度，有的還要寫成文稿。當(dāng)然，這個(gè)鮮明、清晰的目標(biāo)還必須是切合實(shí)際的。也就是說，目標(biāo)要有被完成的可能性，不可能完成的目標(biāo)是完全沒有意義的，實(shí)際上也說明這個(gè)會(huì)議是無效的。 161.2 有效會(huì)議的基本特征(二）不搞“一言堂”“一個(gè)人說、很多人聽”的會(huì)議是典型的一言

10、堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)上夸夸其談，臺(tái)下坐著沉默的聽眾這樣的場(chǎng)景你一定不陌生。這樣的會(huì)議更像作報(bào)告，完全沒有團(tuán)隊(duì) 成員之間的交流?！耙谎蕴谩笔降臅?huì)議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分發(fā)揮每一位團(tuán)隊(duì)成員的智 慧，無法充分調(diào)動(dòng)大家的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。因?yàn)橐谎蕴靡馕吨耙蝗酥笓]、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道，這樣的機(jī)制更不可能孕育出自動(dòng)自發(fā)的員工。有的會(huì)議是需要“一言堂”的，但更多的會(huì)議則需要更多的人從不同角度發(fā)言，這樣才能形成“頭腦風(fēng)暴”，創(chuàng)造性的火花才會(huì)迸出。171.3 有效會(huì)議的基本特征(三）相應(yīng)的“議事規(guī)則”議事規(guī)則包羅萬象，內(nèi)容非常詳細(xì)。有的規(guī)則專門針對(duì)主持會(huì)議的主

11、席，有的規(guī)則針對(duì)會(huì)議秘書，還有大量有關(guān)普通與會(huì)者的規(guī)則，包括不同意見應(yīng)該如何提出與表達(dá)、會(huì)議辯論應(yīng)該如何進(jìn)行、會(huì)議分歧時(shí)如何表決等。一個(gè)有效的會(huì)議應(yīng)該具備這些相應(yīng)的議事規(guī)則。18二、杜絕無效會(huì)議在任何管理中，會(huì)議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性與制度的強(qiáng)制性、約束性構(gòu)成了組織正常運(yùn)作的軌道。然而在現(xiàn)代企業(yè)中，越來越多的管理者共同抱怨“會(huì)議太多”，他們大部分的工作時(shí)間都花費(fèi)在冗長(zhǎng)的文山會(huì)海之中，時(shí)間的不受控 制令他們感到無比沮喪，可以說“無效會(huì)議”比比皆是。會(huì)議常常頻繁、冗長(zhǎng)、空洞、 平淡，毫無效果。在絕大多數(shù)情況下，總結(jié)會(huì)議失敗的教訓(xùn)要比了解成功的經(jīng)驗(yàn)更加重 要，因此我們來討論一下無效

12、會(huì)議產(chǎn)生的主要原因及危害性。 19會(huì)議缺乏意義會(huì)議組織混亂會(huì)議參會(huì)者選擇錯(cuò)誤會(huì)議議而不決發(fā)言者滔滔不絕無效會(huì)議的特征 大家說說會(huì)議的不良現(xiàn)象有什么？20 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因(一） 主題不明確很多時(shí)候，會(huì)議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會(huì)”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對(duì)于會(huì)議的主題、目的則缺少認(rèn)真的思考。這是會(huì)議主題不明確的第一種表現(xiàn)。會(huì)議主題不明確的第二種表現(xiàn)是會(huì)議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。 21 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（二）.缺乏具體議程議程是會(huì)議進(jìn)行的程序。議程在會(huì)議開始之前就規(guī)定了會(huì)議依照什么程

13、序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會(huì)議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會(huì)出現(xiàn)順序顛倒、內(nèi)容重復(fù)、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況參會(huì)者覺得會(huì)開得沒頭沒腦，會(huì)議組織者也可能會(huì)遭 遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。22 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（三）規(guī)則不清晰所謂會(huì)議規(guī)則，就是會(huì)議展開過程中遵循的約定或規(guī)定。例如，參會(huì)者發(fā)言的順序 是隨機(jī)的，還是按照座次輪流，或是遵循事先商定的順序？參會(huì)者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭的還是書面的，是公開的還是匿名的？這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊(duì)的交流機(jī) 制，如果它們不存在，那么會(huì)議將變得一團(tuán)糟。就像不

14、存在足球規(guī)則就不可能踢好足球 比賽一樣。當(dāng)會(huì)議主持人宣布“討論”的時(shí)候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會(huì) 場(chǎng)一片沉默這就是缺乏會(huì)議規(guī)則的結(jié)果。23 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（四）引導(dǎo)不得當(dāng)抱怨、牢騷、爭(zhēng)吵、人身攻擊這些都是我們極不愿意在會(huì)議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實(shí)卻不盡如人意，總是有為數(shù)不少的會(huì)議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭。導(dǎo)致這種情況的 重要原因是會(huì)議主持人缺乏正確的會(huì)議引導(dǎo)能力，更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導(dǎo)會(huì)議的意識(shí)。會(huì)議主持人必須設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會(huì)議目的，而不是踟躕于半路（或者 在無關(guān)緊要的事情上耿耿于懷（或者在某一矛盾上過分計(jì)較，導(dǎo)致矛盾擴(kuò)大化等。24 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主

15、要原因（五）選擇錯(cuò)誤的參會(huì)者正確而聰明地選擇參會(huì)者是高效率會(huì)議的必備因素之一。很多會(huì)議邀請(qǐng)了無關(guān)緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)議就有必要取消，因?yàn)榧词拐匍_了，也無法取得成效。如果同時(shí)邀請(qǐng)兩個(gè)對(duì)立部門參加會(huì)議，很可能會(huì)激化兩者之間的矛盾。如果邀請(qǐng)兩個(gè)觀點(diǎn)迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會(huì)議，就有可能令會(huì)議無果而終。另外，參會(huì)人數(shù)的多與少也直接影響著會(huì)議的成效。 25 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（六）短話長(zhǎng)說有些人在表述觀點(diǎn)時(shí)習(xí)慣性地做很長(zhǎng)的鋪墊，說很多客套話（有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復(fù)別人的觀點(diǎn)（有些人用很多的時(shí)間論述一個(gè)簡(jiǎn)單的觀點(diǎn)，而這個(gè)觀點(diǎn)卻

16、毫無新意，甚至與會(huì)議主題并沒有十分緊密的關(guān)聯(lián)性（有些人夸夸其談卻不知所云（有些人拐彎抹角地表達(dá)自己的看法，含糊其辭、令人費(fèi)解這些情況都大大 降低了會(huì)議的效率。26 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（七）議而不決會(huì)議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權(quán)的人做出。如果一場(chǎng)會(huì)議的過程無懈可擊，也獲得了普遍認(rèn)同的意見、做法和行為，卻因?yàn)闆Q策者不在場(chǎng)而無法做出決策，這樣的會(huì)議結(jié)果很令人惋惜。27 2.1產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因（八）會(huì)后缺乏跟進(jìn)會(huì)議形成的決策未有效落實(shí)，這恐怕是所有參會(huì)者最為失望的問題。事實(shí)上，會(huì)議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經(jīng)令人慶幸。從思想到行動(dòng)的距離，總是那么漫

17、長(zhǎng)。人們走出會(huì)議室，就已經(jīng)將會(huì)議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分， 取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會(huì)議對(duì)實(shí)際工作并沒有什么意義。這主要是會(huì)后缺乏跟進(jìn)導(dǎo)致的。28會(huì)議的不良現(xiàn)象及解決對(duì)策29實(shí)訓(xùn) 有一次，余世維先生主持公司的會(huì)議，他把鬧鐘帶到會(huì)場(chǎng)，對(duì)參會(huì)人員說：“各位，我?guī)Я唆[鐘來，11:30分散會(huì)?！贝蠹叶夹α耍l都沒在意。到了11:30分，鬧鐘響了，會(huì)只開了一半。余先生說：“鬧鐘響了，我們散會(huì)?！边@時(shí)有人說：“還有一半沒開呢?！庇嘞壬鷪?jiān)持散會(huì)，并說明天重開。 第二天他又把鬧鐘帶到會(huì)場(chǎng)，同樣說11:30分散會(huì)，這次每個(gè)人都盯著鬧鐘，結(jié)果會(huì)議11:28分就結(jié)束了。30實(shí)訓(xùn)123提問如果會(huì)議延長(zhǎng)時(shí)間，你心情如何？會(huì)議拖延主要原因有哪些？每組至少說出3個(gè)。每個(gè)小組拿出一個(gè)有效的控制會(huì)議時(shí)間的辦法。31提高會(huì)議質(zhì)量的策略判斷會(huì)議的必要性選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)場(chǎng)地確立會(huì)議目標(biāo)計(jì)算開會(huì)成本選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)時(shí)間會(huì)議前32會(huì)議的不良現(xiàn)象及解決對(duì)策提高會(huì)議質(zhì)量的策略準(zhǔn)時(shí)開始及結(jié)束控制時(shí)間不宜過于舒適按議程開會(huì)避免干擾會(huì)議中33會(huì)議的不良現(xiàn)象及解決對(duì)策提高會(huì)議質(zhì)量的策略隨機(jī)考核完善會(huì)議記錄標(biāo)明不守會(huì)議紀(jì)律者最終會(huì)議的決議與待辦事項(xiàng)解散臨時(shí)機(jī)構(gòu)會(huì)議后34建議頻