全國計算機二級access 報表

1、第五章 報 表共一百一十七頁本章學習(xux)任務5.1報表的定義與組成(z chn)5.2報表的分類(4種)5.3創(chuàng)建報表(3種)5.4編輯報表(主要4種操作)5.5報表排序和分組共一百一十七頁本章學習(xux)任務（續(xù)）5.6使用計算控件5.7創(chuàng)建子報表5.8創(chuàng)建多列報表5.9設計復雜(fz)的報表5.10打印、預覽和保存報表共一百一十七頁5.1 報表(bobio)的定義與組成5.1.1 報表的定義窗體的概念和作用(zuyng)報表是Access數據庫的對象之一，它根據指定規(guī)則打印輸出格式化的數據信息。報表的功能：報表主要用于對數據庫中的數據進行分組、計算、匯總和打印輸出。共一百一十七頁報

2、表(bobio)與窗體相似處：建立過程基本一樣。不同處：報表只能輸出數據，而窗體不僅可輸入還可輸入數據。報表可以有效地對大量信息(xnx)進行顯示和匯總，而窗體不能。共一百一十七頁報表(bobio)與窗體建立窗體的目的是顯示、輸入、編輯數據及控制應用程序執(zhí)行的交互的友好操作界面。建立報表的目的則是為提供(tgng)實用、靈活的輸出格式，報表是以打印格式展示數據的一種有效的方式。共一百一十七頁5.1.2 報表(bobio)的視圖Access的報表操作提供了3種視圖：“設計”視圖：用于創(chuàng)建和編輯報表的結構?！按蛴☆A覽”視圖：用于查看報表的頁面數據輸出形態(tài)(xngti)?！鞍婷骖A覽”視圖：只能在報表

3、的設計視圖下可用。用于快速查看報表的基本布局，但可能不包含全部數據。演示3個視圖的切換通過“報表設計”工具欄中“視圖”按鈕來進行切換。共一百一十七頁5.1.3 報表(bobio)的組成報表頁眉：在報表開始處，用來顯示(xinsh)說明性文字。只打印在報表的開始處。頁面頁眉：用來顯示報表中的字段名稱或對記錄的分組名稱。主體：打印表或查詢中的記錄數據。頁面頁腳：打印在每頁的底部，用來顯示本頁的分組統(tǒng)計結果。報表頁腳：用來顯示整份報表的匯總說明。在所有記錄都被處理后，只打印在報表內容的結束處。共一百一十七頁圖5.1 報表的組成區(qū)域(qy)（設計視圖下）節(jié)主體節(jié)不可少，其他部分(b fen)成對添加/

4、隱藏。共一百一十七頁5.1.4 報表(bobio)設計區(qū)共一百一十七頁1.報表(bobio)頁眉節(jié)用來顯示說明性文字。其中任何內容都只能在報表的開始處，只打印在報表的開始處。即報表的第一頁打印一次。如“學生(xu sheng)基本信息”報表，可在報表頁眉加標題：學生(xu sheng)信息輸出。主要用在封面。共一百一十七頁2.頁面(y min)頁眉節(jié)用來顯示報表中的字段名稱（列標題）或對記錄的分組名稱。其中的文字(wnz)或控件一般輸出顯示在每頁的頂端。即在每一頁上都顯示。共一百一十七頁3.組頁眉節(jié)可以根據需要，在報表設計5個基本節(jié)區(qū)域的基礎上，還可以使用“排序與分組”屬性(shxng)來設置

5、“組頁眉/組頁腳”區(qū)域，以實現報表的分組輸出和分組統(tǒng)計。顯示分組字段內容。共一百一十七頁報表分組顯示、統(tǒng)計(tngj)設計分組標題組頁眉字段名稱分組結果(ji gu)共一百一十七頁4.主體(zht)節(jié)主體節(jié)用來(yn li)處理每條記錄，其字段數據均須通過文本框或其他控件（主要是復選框和綁定對象框）綁定顯示?？梢园嬎愕淖侄巍Ｈ纾骸肮g”為year(date()- year(工作時間)共一百一十七頁5.組頁腳節(jié)主要安排文本框或其他類型控件顯示各個(gg)分組中的統(tǒng)計數據結果。如：“平均成績”為avg（成績）共一百一十七頁報表分組顯示、統(tǒng)計(tngj)輸出（部分）共一百一十七頁可以從“視圖(s

6、ht)”菜單中選擇“排序與分組”選項，打開如圖5.5所示的數據“排序與分組”窗體進行設定。共一百一十七頁6.頁面(y min)頁腳節(jié)一般包含頁碼或控制項的合計(hj)內容，數據顯示安排在文本框和其他一些類型控件中。每一頁最后顯示。共一百一十七頁7.報表(bobio)頁腳節(jié)該節(jié)區(qū)一般是在所有的主體和組頁腳被輸出完成后才會打印在報表的最后面。通過報表頁腳區(qū)域放置(fngzh)文本框或其他一些類型控件，可以顯示整個報表的計算匯總或其他的統(tǒng)計數字信息。如：所有學生的平均年齡為Sum(年齡)共一百一十七頁5.2 報表(bobio)的分類報表分為以下4種：縱欄式報表表格式報表圖表(tbio)報表標簽報表共

7、一百一十七頁5.2.1 縱欄式報表(bobio)（窗體報表）在一頁中主體節(jié)區(qū)內顯示一條或多條記錄，且以垂直(chuzh)方式顯示。字段標題信息與字段記錄數據全部在每頁的主體節(jié)區(qū)內顯示。共一百一十七頁圖5.6 縱欄式報表(bobio)輸出共一百一十七頁5.2.2 表格式(g shi)報表以行、列形式顯示記錄數據，通常一行顯示一條記錄，一頁顯示多行記錄。注意(zh y)：記錄數據的字段標題信息在頁面頁眉節(jié)區(qū)內顯示。共一百一十七頁圖5.7 表格式(g shi)報表輸出共一百一十七頁5.2.3 圖表(tbio)報表圖表報表(bobio)是指包含圖表顯示的報表(bobio)類型。圖5.8 圖表報表輸出共

8、一百一十七頁5.2.4 標簽報表(bobio)（郵件標簽）以緊湊的形式打印表或查詢中的數據。一頁上打印多個標簽(bioqin)。便于裁剪。圖5.9 標簽報表輸出共一百一十七頁5.3 創(chuàng)建(chungjin)報表在Access中，提供3種創(chuàng)建報表的方式：使用“自動報表”功能；使用向導(xingdo)功能；使用“設計”視圖創(chuàng)建。實際應用時，首先使用“自動報表”或向導功能快速創(chuàng)建報表，然后在“設計”視圖中進一步完善。共一百一十七頁5.3.1 使用“自動(zdng)報表”創(chuàng)建報表是一種(y zhn)快速創(chuàng)建報表的方法。先為報表選擇數據源，然后選擇報表類型：縱欄式或表格式（前兩步順序可調），最后會自動生

9、成報表顯示數據源所有字段記錄數據。共一百一十七頁例5.1 在教學管理.mdb中使用“自動報表(bobio)”創(chuàng)建學生信息報表(bobio)。創(chuàng)建過程如下面圖示 圖5.10 “新建報表(bobio)”對話框 共一百一十七頁這種方法創(chuàng)建出的報表只有主體(zht)區(qū)，沒有報表頁眉、頁腳和頁面頁眉、頁腳節(jié)區(qū)。創(chuàng)建過程中不能對字段進行設置。共一百一十七頁5.3.2 使用(shyng)“報表向導”創(chuàng)建報表提示用戶輸入相關的數據源、字段和報表版面格式(g shi)等信息。例題5.2 以“教學管理.mdb”數據庫文件中已存在的“學生選課成績表”查詢對象為基礎，利用向導創(chuàng)建“學生選課成績報表”。具體步驟如圖示：

10、共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁創(chuàng)建過程中，可以對字段進行分組排序設置，可以選擇報表(bobio)樣式。共一百一十七頁5.3.3 使用“圖表向導”創(chuàng)建(chungjin)報表例5.3 使用“圖表向導”創(chuàng)建(chungjin)一個“教師職位統(tǒng)計表”圖標報表共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁在第五步中，要改變圖例中的文字時，通過在圖表中點擊“右鍵”，在其中選擇(xunz)“圖表選項”來定制。共一百一十七頁5.3.4 使用“標簽向導”創(chuàng)建(chungjin)報表例5.4

11、制作(zhzu)以圖5.8所示的標簽報表。操作步驟如下圖所示：共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁5.3.5 使用“設計”視圖(sht)創(chuàng)建報表主要(zhyo)操作過程：創(chuàng)建空白報表并選擇數據源；添加頁眉頁腳；布置控件顯示數據、文本和各種統(tǒng)計信息；設置報表排序和分組屬性；設置報表和控件外觀格式、大小位置和對齊方式等。共一百一十七頁例題5.5 使用“設計”視圖來創(chuàng)建(chungjin)如圖所示的“學生選課成績表”表格式報表。具體步驟如下：共一百一十七頁共一百一十七頁報表(bobio)選擇器共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁5.

12、4 編輯(binj)報表在報表“設計(shj)”視圖中對已創(chuàng)建的報表進行編輯和修改：主要操作項目有：設置報表格式添加背景圖案、頁碼及時間日期等。共一百一十七頁5.4.1 設置(shzh)報表格式Access中提供了6種預定義報表格式：“大膽”、“正式”、“淺灰”、“緊湊(jncu)”、“組織”和“隨意”通過使用這些自動套用格式，可以一次性更改報表中所有文本的字體、字號及線條粗細等外觀屬性。共一百一十七頁設置報表格式(g shi)操作步驟如下：(1)“設計”視圖打開報表。(2)選擇格式更改的對象。(3)單擊“工具欄”上的“自動套用格式”按鈕。演示共一百一十七頁共一百一十七頁單擊“選項”按鈕后展開

13、(zhn ki)的對話框。共一百一十七頁共一百一十七頁Microsoft Access 將套用用戶在報表(bobio)中最后一次使用的自動套用格式。如果還不曾使用過向導來創(chuàng)建報表(bobio)或還沒使用過“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，Access 將使用“標準”自動套用格式。 共一百一十七頁5.4.2 添加背景(bijng)圖案例題5.6 通過在“設計”視圖中，打開報表，利用報表選擇器，打開報表“屬性”窗體，在“格式”選項卡中選擇“圖片”屬性進行背景圖片的設置(shzh)。設置背景圖片的其他屬性。共一百一十七頁主要(zhyo)有：圖片類型“嵌入”或“鏈接”圖片縮放模式“裁減”、“拉伸”

14、或“縮放”圖片大小調整方式圖片對齊方式圖片平鋪圖片出現屬性頁共一百一十七頁5.4.3 添加日期(rq)和時間例5.7 法一：在“設計”視圖中打開報表 單擊“插入”菜單中的“日期和時間”命令法二：直接(zhji)在報表上添加一個文本框，通過設置其“控件源”屬性為日期或時間的計算表達式（如=Date()或=Time()）來顯示日期與時間。共一百一十七頁上機問題(wnt)圖表的設置(shzh)更改。插入日期、時間時如沒有報表頁眉時，自動插入在主體節(jié)。若有報表頁眉，則插入在報表頁眉時。共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁結合型文本框控件只要(zhyo)指定控件來源。結合型組合框、結

15、合型列表框控件，不僅要指定控件源，還要指定行來源（借助查詢）。共一百一十七頁5.4.4 添加(tin ji)分頁符和頁碼1.在報表中添加分頁符在報表中，在某一節(jié)中使用分頁控制符來標志需要另起一頁的位置。通過在“設計”試圖下單擊工具箱中的“分頁符”按鈕。注意：分頁符應設置在某個控件之上或之下，以免(ymin)拆分了控件中的數據。如果要將報表中的每個記錄或記錄組都另起一頁，可以通過設置組標頭、組注腳或主體節(jié)的“強制分頁”屬性來實現共一百一十七頁強制(qingzh)分頁設置設置(shzh) 說明無（默認值）當前節(jié)（正在設置屬性的節(jié)）在當前頁中打印。節(jié)前當前節(jié)在新頁的頂部打印。節(jié)后下一節(jié)在新頁的頂部打

16、印。節(jié)前和節(jié)后當前節(jié)在新頁的頂部打印，下一個節(jié)也將在另一新頁的頂部打印。共一百一十七頁2.在報表中添加頁碼“設計”視圖中打開報表單擊“插入”菜單中的“頁碼”命令在“頁碼”對話框中，根據需要選擇相應的頁碼格式、位置和對齊方式。通過(tnggu)選中“在第一頁顯示頁碼”復選框來設定是否在第一頁顯示頁碼共一百一十七頁5.4.5 使用(shyng)節(jié)報表中的內容以節(jié)劃分的。每一個節(jié)都有其特定的目的，而且按照一定的順序打印在頁面及報表上，在“設計”視圖中，節(jié)代表各個不同的帶區(qū)，每一節(jié)只能別指定一次。在打印報表中，某些節(jié)可以(ky)指定多次，可以(ky)通過放置控件來確定在節(jié)中顯示內容的位置。共一百一十七

17、頁1.添加或刪除報表頁眉、頁腳和頁面頁眉、頁腳2.改變(gibin)報表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的大小3.為報表中的節(jié)或控件創(chuàng)建自定義顏色共一百一十七頁5.4.6 繪制(huzh)線條和矩形1.在報表上繪制線條利用工具箱中的“線條”工具。通過“格式”工具欄中的“線條/邊框寬度(kund)”按鈕和“屬性”按鈕，可分別更改線條樣式和邊框樣式2.在報表上繪制矩形共一百一十七頁5.5 報表(bobio)排序和分組5.5.1 記錄排序使用“報表向導”創(chuàng)建報表時，操作到“報表向導”第三個對話框時，會提示設置報表中的記錄排序。在“報表向導”中設置字段排序，限制(xinzh)最多一次設置4個字段，并且限制排序只能

18、是字段?！霸O計視圖”中，一個報表最多可以安排10個字段或字段表達式進行排序。共一百一十七頁例題5.8 在“教師信息表”報表設計中按照“工作(gngzu)時間”由早到晚進行排序輸出。通過“視圖(sht)”菜單下的“排序與分組”命令項共一百一十七頁5.5.2 記錄(jl)分組分組是指報表設計時按選定(xun dn)的某個（或幾個）字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。先選定分組字段，在這些字段上值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。報表通過分組可以實現同組數據的匯總和顯示輸出。一個報表中最多可以對10個字段或表達式進行分組。共一百一十七頁例題5.9 設計(shj)報表對學生成績進行分

19、組統(tǒng)計。(1)打開“教學管理.mdb”數據庫文件。(2)按照要求設計報表的數據源“學生選課成績表”查詢(3)在“設計”視圖中創(chuàng)建一個空白報表設置其數據源為“學生選課成績表”查詢。共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁5.6 使用(shyng)計算控件報表(bobio)設計過程中，除了在版面上布置綁定控件直接顯示字段外，還需進行各種運算并將結果顯示出來。比如：報表設計中頁碼的輸出，都是通過設置綁定控件的控件源為計算表達式形式而實現的，這些稱為“計算控件”共一百一十七頁5.6.1 報表(bobio)添加計算控件計算控件的控件源是計算表達式例題5.10 在“教師信息表

20、”報表設計中根據(gnj)教師“工作時間”字段值使用計算控件來計算教師工齡。共一百一十七頁在“設計”視圖中，刪除“工作時間”的“標簽”控件及“文本框”控件新插入(ch r)一個“標簽”控件或“文本框”控件設定標簽顯示文本為“工齡”設定文本框的“控件來源”屬性為計算表達式共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁5.6.2 報表(bobio)統(tǒng)計計算在Access中利用計算控件進行統(tǒng)計計算并輸出結果(ji gu)操作主要由兩種形式：1.在主體節(jié)內添加計算控件2.組頁眉/組頁腳節(jié)區(qū)內或報表頁眉/報表頁腳節(jié)區(qū)內添加計算字段共一百一十七頁5.7 創(chuàng)建(chungjin)子報表子報表是插在其他報表中的報

21、表。在合并報表時，兩個(lin )報表中的一個必須作為主報表，主報表可以是綁定的也可以是非綁定的，即報表可以基于數據表、查詢或SQL語句，也可以不基于其他數據對象。非綁定的主報表可作為容納要合并的無關聯子報表的“容器”。主報表中可以包含子報表或子窗體。一個主報表中最多可以包含兩級子窗體或子報表。共一百一十七頁5.7.1 在已有報表(bobio)中創(chuàng)建子報表(bobio)注意：在創(chuàng)建子報表之前，首先要確定主報表和子報表之間已經建立了正確(zhngqu)的聯系，這樣才能保證其在子報表中的記錄與主報表中的記錄之間有正確(zhngqu)的對應關系。共一百一十七頁例5.11 在“學生信息(xnx)表”主

22、報表中增添“選課成績信息(xnx)”子報表。操作步驟如圖示：(1)首先創(chuàng)建基于“學生表”數據源的主報表共一百一十七頁子報表插入(ch r)預留區(qū)域共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁圖示為沒有建立(jinl)表之間的關系而出項的錯誤提示對話框因而在創(chuàng)建子報表之前(zhqin)要建立學生表、課程表、選課表之間的關聯共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁共一百一十七頁5.7.2 將某個已有報表(bobio)添加到其他已有報表(bobio)來創(chuàng)建子報表(bobio)具體操作步驟：(1) 在“設計”視圖中，打開作為主報表的報表；(2)確保工具箱中的“控件向導”按鈕已按下；(3)

23、按F11鍵切換到數據庫窗口；(4)將報表或數據表從“數據庫”窗口拖動到主報表中需要插入子報表的節(jié)區(qū)，這樣，Access數據庫就會自動將子報表控件插入到報表中(5)調整、預覽并保存報表。注意(zh y)：在子報表鏈接到主報表之前，應當確保已正確的建立了表間關系。共一百一十七頁5.7.3 鏈接(lin ji)主報表和子報表通過“報表向導”或“子報表向導”創(chuàng)建子報表，在某種條件下(例如，同名字段自動鏈接等)Access數據庫會自動將主報表與子報表進行鏈接。但如果(rgu)主報表和子報表不滿足指定的條件，則可以通過下列方法來進行鏈接：共一百一十七頁(1)在“設計”視圖中打開(d ki)主報表。(2)選

24、擇“設計”視圖中的子報表控件，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕，打開“子報表屬性”對話框，如圖5.55所示。共一百一十七頁在“鏈接子字段”屬性框中，輸入子報表中“鏈接字段”的名稱，并在“鏈接主字段”屬性框中，輸入主報表“鏈接字段”名稱。在“鏈接子字段”屬性框中給的不是控件的名稱而是數據源中的鏈接字段名稱。若難以確定鏈接字段，可以(ky)打開其后的“生成器”工具去選擇構造。(3)單擊“確定”按鈕，完成鏈接字段的設置。注意：設置主報表/子報表鏈接字段時，鏈接字段并不一定顯示在主報表或子報表上，但必須包含在主報表/子報表的數據源中。共一百一十七頁5.8 創(chuàng)建(chungjin)多列報表設置多列報表的操作步驟如下：(1)創(chuàng)建普通(ptng)報表。(2)單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，顯示“頁面設置”對話框，如