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1、恒 大 酒 店 采 購 管 理 辦 法 第一章總則第一條為規(guī)范酒店采購管理,根據(jù)恒大地產(chǎn)集團酒店系統(tǒng)管理辦法,制定本辦法, 適用于地區(qū)酒店各類物資的采購管理。第二條 酒店采購工作必須確保采購效率及采購物資的品質(zhì)、控制采購成本、提升酒店 市場競爭力。第三條 供應部經(jīng)理在酒店總經(jīng)理(董事長)的領導下進行采購管理工作,是酒店物資供 應的直接責任人。第四條 采購管理中心協(xié)調(diào)酒店做好各項采購工作,監(jiān)督酒店采購工作正常運行。第五條集團派駐質(zhì)檢專員到各酒店參與酒店采購工作的關鍵環(huán)節(jié)。第二章物資采購配送管理第六條 材料設備公司統(tǒng)一配送類物資,按全國性材料物資采購供應管理制度執(zhí) 行。第七條 預算金額超過20萬元
2、的單項購銷類合同采購的物資由酒店管理集團組織招標 采購,地區(qū)酒店供應部負責合同的簽署。地區(qū)酒店須在物資到貨前三個月上報招標立 項申請。第八條 預算金額20萬元以下(含20萬元)的單項購銷類合同物資和月結合同類(含 框架協(xié)議)物資、現(xiàn)金采購物資,由地區(qū)酒店供應部按本制度進行采購。第三章物資申購程序第九條地區(qū)酒店自行采購的物資由使用部門提出采購申請,經(jīng)使用部門負責人、倉 庫主管、供應部經(jīng)理審核后報酒店總經(jīng)理(董事長)審批。自購固定資產(chǎn)類物資,在采購前需完成資產(chǎn)報批手續(xù)。第十條材料設備公司統(tǒng)一配送和酒店管理集團招標類物資的申購程序:1、使用部門提出采購申請,經(jīng)供應部核實后報酒店總經(jīng)理(董事長)審批,
3、并由酒店 供應部負責將匯總清單上報集團采購管理中心審核。2、集團采購管理中心負責與材料設備公司確定配送、招標工作的分配,并將最終分配 方案反饋至地區(qū)酒店供應部,由供應部負責完成相關物資的資產(chǎn)報批。第十一條 材料設備公司統(tǒng)一配送類物資的下單管理:1、酒店籌備期,由各地區(qū)公司工程部協(xié)助在NC系統(tǒng)中錄制請購單。地區(qū)酒店供應部 負責提供審批后的資產(chǎn)報批資料、材料計劃給地區(qū)公司工程部。2、酒店開業(yè)后,由地區(qū)酒店供應部負責將審批后的資產(chǎn)報批資料、材料計劃于每月25 日前上交酒店管理集團。由采購管理中心在當月的28日至次月3日將請購單送審到材 料公司,材料公司在10日前下發(fā)訂單至相關供應商。第十二條酒店開業(yè)
4、后,酒店管理集團招標配送的物資如需增補各地區(qū)酒店可根據(jù)原 價格自行簽署補貨合同或自行簽訂購銷合同。第十三條如因工期或其它因素影響材料設備公司和酒店管理集團配送物資到貨時間 的,各地區(qū)酒店至少需提前一個月向酒店管理集團提出申請。第十四條 合同類物資補倉物品申購程序:1、倉管員每月25日前提出補倉計劃,分類填寫采購申請書,報倉庫主管、供應部 經(jīng)理、酒店總經(jīng)理(董事長)審批后,倉管員直接向供應商下單。2、濕料類物資(菜肉、三鳥、水果、海鮮)由使用部門根據(jù)每日營業(yè)情況分類填寫每 日進貨計劃表或采購申請書,經(jīng)廚房、酒吧負責人審批后,于當天20: 00前交 供應部值班人員,由值班人員下單給供應商。第四章合
5、同采購管理第十五條一次性采購金額3000元以上(含3000元)的酒店物資,原則上必須簽訂 合同,并按相關權限報批。第十六條 合同金額30萬元以下(含30萬元)的,由各地區(qū)酒店總經(jīng)理(董事長) 自行審批;合同金額30萬元以上300萬元以下(含300萬元)的,由酒店管理集團自 行審核,報集團主管副總裁審批;合同金額300萬元以上的,再報集團董事局主席審 批。第十七條 肉菜、水果、糧油等食品可簽署月結合同(含框架協(xié)議),經(jīng)酒店總經(jīng)理(董 事長)審批后執(zhí)行;貴重干貨、印刷品、文具耗材等其它酒店營運消耗品和服務外包 項目月結類合同,經(jīng)酒店總經(jīng)理(董事長)審核后,再報集團主管副總裁審批后執(zhí)行。 第十八條
6、采購獨家代理、獨家生產(chǎn)、特定品牌的物資,須由供應部以專項報告的形 式上報酒店總經(jīng)理(董事長)審核后實施。第十九條 合同發(fā)生變更,增加金額10萬元以下(含10萬元)由各地區(qū)酒店總經(jīng)理 (董事長)自行審批;增加金額10萬元以上30萬元以下(含30萬元)的,報集團主 管副總裁審批;30萬元以上的,再報集團董事局主席審批。第二十條 各地區(qū)酒店對外訂立合同時,應參照使用酒店管理集團公司的合同范本。 第五章現(xiàn)金與緊急采購管理第二十一條 一次性采購金額3000元以下的酒店物資,可進行現(xiàn)金采購,上報酒店總 經(jīng)理(董事長)審批后執(zhí)行。第二十二條 現(xiàn)金采購類物資申購由使用部門填寫采購申請書,報使用部門負責人、 倉
7、庫主管、供應部經(jīng)理審核,再報酒店總經(jīng)理(董事長)審批后執(zhí)行。第二十三條 采購人員收到已審批的采購申請書后,組織集團質(zhì)檢專員或酒店質(zhì) 檢人員、使用部門代表組成現(xiàn)金采購小組進行采購。現(xiàn)金采購必須堅持至少三人以上(含三人)的采購原則。第二十四條 貴重干貨現(xiàn)金采購需供應部經(jīng)理、倉庫主管、采購主管、集團質(zhì)檢專員 連同中餐行政總廚共同進行市場調(diào)查、詢價后實施采購,同時做好市場詢價記錄并會 簽。第二十五條 政府或集團重大接待的緊急采購及海鮮、干貨、香煙等按行業(yè)慣例確需 現(xiàn)金采購的,金額3000元以上的(含3000元),10萬元以下的,由酒店總經(jīng)理(董事 長)審批后執(zhí)行;10萬元以上(含10萬元)的,需再報集
8、團主管副總裁審批后執(zhí)行。 第二十六條 緊急物品的申購由酒店總經(jīng)理(董事長)指示供應部經(jīng)理安排緊急采購, 采購完成后兩個工作日內(nèi)使用部門補辦相關手續(xù)。第六章供應商篩選及定價管理第二十七條供應部經(jīng)理根據(jù)采購申請,下發(fā)搜集單位通知書。征召小組成員(由 采購分組、質(zhì)檢專員等至少3人組成)采用網(wǎng)上搜集、行業(yè)推薦、市場考察方式,每 人在3天內(nèi)獨立搜集至少3家以上(含3家)備選供應商并分別制作初選單位基本 情況表。第二十八條供應部經(jīng)理根據(jù)聯(lián)系情況制作入圍單位聯(lián)系情況表,呈報酒店總經(jīng)理 (董事長)選定入圍單位。恒大系列酒店當年內(nèi)合作供應商,如無發(fā)生重大產(chǎn)品質(zhì)量、 價格問題的可自動納入入圍單位。第二十九條 供應
9、部經(jīng)理與至少2名征召小組成員(其中一名必須為集團質(zhì)檢專員) 負責對入圍單位進行考察或約見,填寫考察記錄表或約見記錄表,參加人員在 會簽表上獨立出具會簽意見,報酒店總經(jīng)理(董事長)審批,選定資格審查合格單位。 供應部經(jīng)理對供應商的資質(zhì)負責。合格供應商資質(zhì)要求:1、近兩年內(nèi)至少供應過三家同檔次的高星級酒店、五鉆或高于五鉆等級的酒樓;2、入圍供應商須提供至少三份非同一單位簽署的近兩年內(nèi)與高星級酒店、五鉆或高 于五鉆等級的酒樓合作合同復印件并加蓋公司章;3、供應商在行業(yè)內(nèi)屬區(qū)域性前10名且無不良紀錄。第三十條 合格供應商在5個工作日內(nèi)提供有效報價,如有效報價少于3家,由供應 部經(jīng)理重新組織供應商的征召
10、。第三十一條供應部經(jīng)理聯(lián)同相關人員采用現(xiàn)場議標或競爭性逐一談價的方式,確定 最終價格。按“性價比最優(yōu)”的原則,供應部經(jīng)理確定擬合作單位上報酒店總經(jīng)理(董 事長)審批。第三十二條框架協(xié)議類物資主要是指菜肉、三鳥、水果、海鮮、凍品、餐料、貴重 干貨等物資的價格因市場波動需定期調(diào)整供貨價格的物資。供應部根據(jù)合同期內(nèi)合作 供應商的周期報價與市場詢價,確定當期價格。1、根據(jù)物資類別差異,供應部對框架協(xié)議按當次/月/季度/半年詢定價一次。按照定 價制度,從框架協(xié)議供應商中確定當次供貨合作供應商。2、濕料類物資(菜肉、三鳥、水果、海鮮),供應部每月詢價至少兩次,分別在14日 及月底前兩日完成市場考察及詢價,
11、經(jīng)至少2份供應商有效報價、至少1份市場有效 詢價,分別在15日及月底最后的工作日前完成上下半月價格的確定。3、貴重干貨,供應部每季度詢定價一次;凍品、餐料,每半年詢定價一次;拉菲,根據(jù) 當次定價進行購置。以上詢定價,經(jīng)至少3家供應商有效報價確定當次價格。第三十三條合同定價期內(nèi)價格如需調(diào)整,供應部根據(jù)供應商發(fā)出的調(diào)價通知單 重新啟動詢定價程序,以物品價格變更確認單的形式重新定價。第三十四條 合同期內(nèi)如需增加同類別物資,供應部根據(jù)使用部門發(fā)出的采購申請 書重新啟動詢定價程序,以新增物品價格確認單形式確定新增物品及價格。第七章借款與付款管理第三十五條 采購人員每人可借支金額20,000元;供應部主管
12、級以上(含主管)每人 可借支金額30,000元。1、采購人員借支現(xiàn)金時,購回的物品在辦理入倉手續(xù)并及時沖賬后方可再次借支。特 殊情況最遲不得超過5個工作日,否則不得再次借支,并將追究采購人員的責任。2、采購人員借支的現(xiàn)金每個季度進行一次借款全額報銷還款,經(jīng)財務核對無誤后再重 新辦理借款,如未按時辦理核消手續(xù),不得再次借支,并將追究采購人員的責任。3、如因特殊情況借款超額時,經(jīng)辦人應附專題申請報告,報各地區(qū)酒店總經(jīng)理(董事 長)批準。酒店每月尚未報銷沖賬的借款金額,累計不得超過20萬元。第三十六條 合同付款:1、酒店籌備期間,地區(qū)公司財務部按酒店公司的管理流程及審批權限執(zhí)行資金支付。10萬元以下
13、(含10萬元)的,由各地區(qū)酒店總經(jīng)理(董事長)審批后執(zhí)行;10萬元 以上的,報地區(qū)公司董事長及分管酒店的副總裁審批后執(zhí)行。2、酒店開業(yè)后,30萬元以下的,由各地區(qū)酒店總經(jīng)理(董事長)審批;30萬元以上 (含30萬元)、300萬元以下的,報集團主管副總裁審批;300萬元以上(含300萬元)的,須再報集團董事局主席審批后執(zhí)行。3、特殊情況的付款(無合同或超出合同、無計劃或超出計劃等非正常情況)5萬元以 下的,由各地區(qū)酒店總經(jīng)理(董事長)審批;5萬元以上(含5萬元)、10萬元以下的, 再報集團主管副總裁審批;10萬元以上(含10萬元)的,須再報集團董事局主席審批 后執(zhí)行。第八章質(zhì)檢專員及采購人員自律
14、規(guī)定第三十七條質(zhì)檢專員職責:1、質(zhì)檢專員由集團派駐到各地區(qū)酒店供應部,業(yè)務上由集團采購管理中心直接管理。2、根據(jù)搜集單位通知書,獨立搜集至少3家以上(含3家)備選供應商。3、參與供應商的考察或約見,并簽具意見。4、參與供應商價格談判及供應部組織的市場詢定價,并簽具意見。5、參與酒店現(xiàn)金采購并簽字。6、參與酒店采購物資驗收過程并簽字。7、每周五提交質(zhì)檢工作報告及每月8日前提交上月月度采購臺帳資料給集團采購管理 中心備案。第三十八條質(zhì)檢專員不準濫用職權、損害公司權益;嚴禁發(fā)生借故拖延、推諉屬于職 責范圍內(nèi)的工作事項,有意刁難、勒索供應商和個人的行為;不允許利用職務上的便利, 謀取不正當?shù)睦?嚴禁參加有可能影響公正執(zhí)行質(zhì)檢工作的部門或個人安排的宴請、 健身、娛樂等消費活動,一經(jīng)查實,將嚴肅追究有關單位和人員的責任。第三十九條 供應系統(tǒng)以外的任何人員不得干預采購工作、不允許向供應部推薦供應 商。第四十條參與供應商篩選的人員獨立運作,禁止相互串通、干預。第四十一條所有員工不得接受供應商的任何宴請、饋贈,如確實未能拒絕的,收受人 應填寫禮金禮品上繳清單,通
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