管理體系文件的編制規(guī)定(共12頁)

1、頁碼2/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改(xigi)碼0編寫規(guī)定版本號前言 本規(guī)定主要規(guī)定了文件的基本結構，編寫要求和印制要求。給出了有關表述的一些樣式，提供了文件發(fā)布的格式和字體字號。 本規(guī)定代替了質(zhì)量體系文件編寫規(guī)定，擴展了適用范圍，改變了文件封面和各頁面的要求。增加了職責的要求。增加了文件的編排格式和印制要求。本規(guī)定代替文件質(zhì)量體系文件編寫規(guī)定于 年 月 日發(fā)布第1版。頁碼3/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改(xigi)碼0編寫規(guī)定版本號目的和適用范圍為統(tǒng)一規(guī)范質(zhì)量管理體系文件編制工作，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于質(zhì)量管理體系管理性文件的編寫、印制。

2、其他文件的編寫亦可參考本規(guī)定有關內(nèi)容。規(guī)范性引用文件術語概述性要素標識標準、介紹其內(nèi)容、背景、制定情況以及該文件與其他文件的關系的要素，即標準的封面、目次、前言和引言等。規(guī)范性要素要聲明符合文件規(guī)定而應遵守的條款要素。必備要素在文件中必須存在的要素。補充要素提供附加信息，以幫助理解或使用文件的要素，即文件的資料性附錄、參考文獻和索引等?？蛇x要素在文件中不是必須存在的要素。其存在與否視文件的具體需求而定。要求表達應遵守的準則的條款。條款規(guī)范性文件內(nèi)容的表述方式，一般采取陳述、指示、推薦或要求等形式。職責集團公司辦公室是文件編制的歸口管理部門。負責制定文件編制的規(guī)定，并組織實施，對文件編制的規(guī)范性

3、進行檢查和指導。文件編制單位對文件編制的規(guī)范性負責。管理內(nèi)容和要求文件的基本結構和內(nèi)容要求文件一般由概述性要素、必備要素和補充要素構成。頁碼3/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改(xigi)碼0編寫規(guī)定版本號封面概述性要素目次前言引言范圍（也可以是：主題內(nèi)容和適用范圍或目的和適用范圍） 規(guī)范性引用文件 術語、定義規(guī)范性要素職責管理內(nèi)容和要求 規(guī)范性附錄修訂狀況記錄表補充要素資料性附錄5.2文件各部分的內(nèi)容要求5.2.1封面的構成及要求每個文件均應有封面。封面由單位名稱、文件類別、文件標題、文件編號、版本號，文件編寫人、審核和批準人，審核和實施日期、發(fā)放號、受控標識等組成。單位

4、名稱：質(zhì)量手冊、程序文件、集團公司級作業(yè)文件，使用“鋼鐵集團有限責任公司”。二級單位的作業(yè)文件使用“XXXXX(本單位全稱)”，如“第四軋鋼廠”等。文件類別分為：程序文件、作業(yè)文件。版本號采用從1開始的阿拉伯數(shù)字順序編起。標題見5.2.5條款。受控狀態(tài)標識使用紅色“受控”印章標注。審核和實施日期標注形式為：XXXX（年）XX（月）XX（日）。年月日均使用阿拉伯數(shù)字表示。發(fā)放號采用從1開始的阿拉伯數(shù)字順序編起。封面的示例見附錄A。5.2.2目次目次為可選要素。如果需要，可設置目次。目次所列的內(nèi)容和順序為：前言；章；帶有標題的條；“術語和定義”一章中的條不在目次中列出。附錄。目次的標注形式：左邊為

5、目次內(nèi)容，右邊為頁碼，內(nèi)容與頁碼間用“”相連。5.2.3前言前言為可選要素。前言表述本文件的主要內(nèi)容(nirng)。說明與前一版本相比的重大變化。說明本文件與其它文件的關系。說明歷次版本的修改發(fā)布情況。前言不應包含要求、圖和表。5.2.4引言(ynyn)引言為可選要素。需要(xyo)時，用來說明編制文件的目的或依據(jù)。頁碼4/管理體系文件文件編號修改碼0編寫規(guī)定版本號5.2.5標題標題為必備要素。由管理對象和業(yè)務特性兩部分組成。標題應力求簡練，準確表示出文件的主題。注：若文件為文件修改單，標題則為“關于XXXXXX（原文件標題）的修改單第X號”，其中，第X號表示該文件的修改次數(shù)。5.2.6范圍（

6、主題內(nèi)容和適用范圍或目的和適用范圍）范圍為必備要素?！胺秶被颉斑m用范圍”應明確表示文件的對象和所涉及的各個方面，由此指明文件的適用范圍。必要時，可指出文件不適用范圍。范圍的文字簡潔，不應包含要求。 “主題內(nèi)容”應指明文件的主要內(nèi)容。“目的”應說明編制文件要達到的目的。5.2.7規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件為必備要素。應列出文件中引用文件的目錄。引用文件可以注日期引用，也可以不注日期引用。如果引用文件其中特定的要素，則應注明日期引用，應給出文件的發(fā)布年號和準確名稱。不注日期引用應視為包括所引文件的所有修改單和修訂版。引用文件不引用非公開性及在文件編寫過程中參考過的標準和文件。上層文件不應引用下

7、層文件。5.2.8術語、定義術語、定義為必備要素。應給出為理解文件中某些術語所必需的定義。應包含行業(yè)用語、符號和縮略語。5.2.9 職責職責為必備要素。應明確文件所描述的事項的負責和配合單位，明確職責、權限和工作接口。5.2.10 管理內(nèi)容和要求“管理內(nèi)容和要求”為必備要素，是文件的主體部分。詳細規(guī)定該事項所涉及的全部內(nèi)容和應達到的要求，以及采取的措施和方法。要分步展開該事項的各細節(jié)，明確輸入、轉(zhuǎn)換的各環(huán)節(jié)和輸出的內(nèi)容，以及與其他活動接口處的協(xié)調(diào)措施。明確每個環(huán)節(jié)、轉(zhuǎn)換過程中各因素由誰、何時、何地、如何做、做到什么程度、應達到的要求；所依據(jù)的文件，使用的設備、工具、原材料；如何控制和記錄，記錄

8、的傳遞方式等。如涉及純技術問題或已有文件規(guī)定的可以引用技術標準或相關文件。附錄附錄分為規(guī)范性附錄和資料性附錄。規(guī)范性附錄為可選要素。為文件不可分割的部分。資料性附錄為可選要素，是給出的附加(fji)信息。附錄應按條文中提及的先后次序編排附錄的順序。每個附錄應有(yn yu)一個編號。附錄(fl)編號由“附錄”和隨后表明順序的大寫英文字母組成。字母從“A”開始。附錄編號下方應標明附錄的性質(zhì)，即：規(guī)范性附錄或資料性附錄，再下方是附錄標題。修訂狀況記錄表修訂狀況記錄表為必備要素，用于記錄文件修訂歷史。修訂狀況記錄表格式見附錄B。頁碼5/管理體系文件文件編號修改碼0編寫規(guī)定版本號修訂狀況記錄表中，頁碼

9、欄記錄被修改條款所在的頁碼；修改記錄被修改的條款編號；審核、批準欄若以撤換修改頁的形式進行的最近一次修改，由審核、批準人簽名，以往的修改審核批準人的姓名采用打印形式。當采用修改單形式對文件修改時，修改狀況由文件持有單位標注。5.3編寫要求通則5.3.1.1 文件所規(guī)定的條款要符合ISO9001標準要求和上一級文件的規(guī)定，保證與同級文件間相互協(xié)調(diào)一致，接口清楚、嚴密。5.3.1.2 每一個文件在其所規(guī)定的事項，應力求完整。條款應明確而無歧義，具有可操作性、可檢查性。5.3.1.3 文件中應使用規(guī)范漢字、法定的量和單位，正確使用標點符號。 為清晰起見，數(shù)和數(shù)值相乘時，應使用“”，而不使用圓點。文件

10、中使用的組織機構名稱應為全稱。若使用簡稱，則在第一次使用簡稱時，應在簡稱后給出全稱，并加上圓括號。5.3.2 表格文件如果使用表格更有利于理解，則可以使用表格。表格應有名稱和編號，表的編號由“表”和從1開始的阿拉伯數(shù)字組成。表的編號與文件的章條號無關。5.3.3 圖例文件如果使用圖更有利于理解，則可以使用圖。圖中所使用的符合應符合相關規(guī)定。圖應有名稱和編號。圖的編號由“圖”和從1開始的阿拉伯數(shù)字組成。圖的編號與文件的章條號無關。5.3.4計算公式公式應以正確的數(shù)學形式表示，由字母和符號表示的量，應隨公式進行解釋。當公式為2個以上時，為便于引用，應對公式使用從1開始的帶圓括號的阿拉伯數(shù)字進行編號

11、。公式的編號與文件的章條號無關。5.3.5章條劃分5.3.5.1章是文件內(nèi)容劃分的基本單元。在每個文件中，應使用阿拉伯數(shù)字從1開始對章編號。編號應從“范圍”一章開始，一直連續(xù)到附錄之前。當某一章沒有要求時，保留其章的編號。每一章均應有標題。標題應置于編號之后，并與其后的條文分開。5.3.5.2條是章的細分。應使用阿拉伯數(shù)字對條編號。章與條的編號中間用“.”隔開。第一層次的條可分為第二層次的條，需要時，一直可分到第五層。同一層次中有兩個以上的條時才可設條。第一層次的條宜給出標題。標題應置于編號之后(zhhu)，并與其后的條文分行。第二層次的條可同樣處理。在某一章或條中，同一層次的條，有無標題應統(tǒng)

12、一。段是章或條的細分。段不編號。盡量(jnling)不出現(xiàn)“懸置(xun zh)段”。附錄的章條編號前應加上附錄編號中表明順序的字母，字母后跟下腳點。如，附錄A中的章用“A.1”、“A.2”等表示。5.3.5.4章條劃分的示例見附錄C。5.3.6頁碼頁碼由兩部分組成。前部分為本頁頁碼，后部分為文件總頁碼，兩者用“/”隔開。頁碼從封面開始，使用從1開始的阿拉伯數(shù)字順序編碼。5.4印制要求5.4.1文件幅面A4紙型。4個邊距統(tǒng)一為25mm。在特殊情況下，幅面允許根據(jù)實際需要延長和頁碼6/管理體系文件文件編號修改碼0編寫規(guī)定版本號加寬，倍數(shù)不限。附錄A應另起頁。各個附錄通常另起一頁，如果有多個較短的

13、附錄，可以接排。附錄編號和標題各占一行。正文的格式見附錄D。修改碼采用從0開始的阿拉伯數(shù)字順序編起?！?”表示本版本尚未修改，其他數(shù)字表示本版本文件本頁碼被修改的次數(shù)。章條編號頂格起排，編號與標題或文字之間空1字的間隙。章的標題占兩行。條的文字回行時頂格排。示例見附錄C。各項前面的破折號、圓點或字母編號均空兩個字起排。其后的文字以及文字回行均應距頂格五字距離。前言、引言單獨另起頁起排。字體字號應符合附錄E的規(guī)定。頁碼7/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改(xigi)碼0編寫規(guī)定版本號附錄A（規(guī)范性附錄）封面格式示例鋼鐵集團有限責任公司文件編號XXXXXX程序（作業(yè)）文件版本號

14、X頁碼 x/xXXXXXXXX（文件標題）受控標識：編寫批準日期審核實施日期批準發(fā)放編號頁碼8/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改(xigi)碼0編寫規(guī)定版本號附錄B（規(guī)范性附錄）修訂狀況(zhungkung)記錄表格式版本號頁碼修改碼修改條款審核批準批準日期實施日期頁碼9/管理體系文件(wnjin)文件(wnjin)編號修改碼0編寫規(guī)定版本號附錄C（規(guī)范性附錄(fl)）條文編排(binpi)及層次編號示例目的(md)和范圍規(guī)范性引用文件術語、定義職責管理內(nèi)容和要求XXXX（小標題）XXXXXXXXXXXX（小標題）5.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

15、XXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。5.2.2.3XXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXX 5.4.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。頁碼10/管理體系文件文件編號修改碼0編寫規(guī)定版本號附錄D（規(guī)范性附錄(fl)）正文(zhngwn)格式頁碼X/X文件編號XXXXXXXX修改碼 XXXXXXXXXX（文件標題）版本號X范圍規(guī)范性引用文件術語、定義職責管理內(nèi)容和要求頁碼11/管理體系文件(wnjin)文件編號修改碼0編寫規(guī)定版本號附錄E（規(guī)范性附錄(fl)）文件(wnjin)中的字體字號序號頁別位置文字內(nèi)容字體字號01封面昆鋼質(zhì)量管理體系文件四號黑體02封面版本號、文件編號四號宋體03封面文件標題一號黑體04封面審核日期、實施日期四號宋體05封面編寫、審核、批準四號宋體06正文各頁文件標題四號黑體07各