文件級(jí)檔案的整理規(guī)范培訓(xùn)課件

1、文件級(jí)檔案的整理一、依據(jù)二、定義三、歸檔范圍四、整理原則五、歸檔要求六、整理方法依據(jù)國(guó)家檔案局 歸檔文件整理規(guī)則青島市檔案局 歸檔文件整理規(guī)程文件級(jí) 青島市企業(yè)檔案分類編號(hào)辦法返回定義件:歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。文件材料： 指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄文件級(jí)檔案：是檔案的一種保管形式，即以文件為保管單位的檔案。它是目前國(guó)家正在推行的一種較為簡(jiǎn)便的檔案管理形式 返回歸檔范圍企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展以

2、及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的，記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料返回整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 返回歸檔要求質(zhì)量要求數(shù)量要求時(shí)間要求返回質(zhì)量要求1、字跡清晰，材料耐久 2、歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑 證作用3、歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確齊全 是指文件材料不同的版本稿次要全完整 是指反映同一問題或方面的文 件材料收集要全面準(zhǔn)確 是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致返回?cái)?shù)量要求1、歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)2、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文

3、件一并歸檔返回時(shí)間要求管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后，第二年上半年歸檔產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔外購(gòu)設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件在開箱驗(yàn)收或項(xiàng)目接收后登記歸檔會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存返回整理方法裝 訂分 類排 列編 號(hào)編 目裝 盒裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。分類 歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)(問題)保管期限或保管期限年度機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的

4、穩(wěn)定。 （more）1按年度分類將文件按其形成年度分類。2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。3按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。3保管期限：歸檔文件保管期限

5、的簡(jiǎn)稱或代碼4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。（more）5機(jī)構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。在編目過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。（more）(2)、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)寬為297mm210mm)

6、。(3)、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。1、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。2、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。4、題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。6、頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。7、備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔

7、案盒1.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm(長(zhǎng)寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。2.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件號(hào)，中間用“”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。3.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。1、盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等

8、情況。2、整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。3、檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。4、日期：歸檔文件整理完畢的日期。樹立質(zhì)量法制觀念、提高全員質(zhì)量意識(shí)。7月-227月-22Wednesday, July 27, 2022人生得意須盡歡，莫使金樽空對(duì)月。06:48:4806:48:4806:487/27/2022 6:48:48 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2206:48:4806:48Jul-2227-Jul-22加強(qiáng)交通建設(shè)管理，確保工程建設(shè)質(zhì)量。06:48:4806:48:4806:48Wednesday, July 27, 2022安全在于心細(xì)，

9、事故出在麻痹。7月-227月-2206:48:4806:48:48July 27, 2022踏實(shí)肯干，努力奮斗。2022年7月27日6:48 上午7月-227月-22追求至善憑技術(shù)開拓市場(chǎng)，憑管理增創(chuàng)效益，憑服務(wù)樹立形象。27 七月 20226:48:48 上午06:48:487月-22嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。七月 226:48 上午7月-2206:48July 27, 2022作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)記得牢，駕輕就熟除煩惱。2022/7/27 6:48:4806:48:4827 July 2022好的事情馬上就會(huì)到來(lái)，一切都是最好的安排。6:48:48 上午6:48 上午06:48:487月-22一馬當(dāng)先，全員舉績(jī)，梅開二度，業(yè)績(jī)