第三節(jié)會議禮儀

1、第三節(jié) 會議禮儀1 接待準(zhǔn)備工作之一：酒店門口橫幅2 會議準(zhǔn)備工作（用車車號牌）3酒店報到臺4 酒店大堂會議指引牌5 會議前天的準(zhǔn)備工作6 會議室氣氛營造7 開會前晚的彩排工作8 會議室休息中準(zhǔn)備的水果，點心9 會議進行中10 會議代表用風(fēng)味餐時的攔門酒 風(fēng)味酒店前的歡迎橫幅11大型商務(wù)會議（業(yè)務(wù)會議）的工作流程安排12【案例1】 年末，某企業(yè)召開總結(jié)大會，企業(yè)近百名員工全體參加。會上有一項議程是表彰企業(yè)10名作出突出貢獻(xiàn)的優(yōu)秀員工，由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、董事會的成員親自為其頒發(fā)獎狀，以此來鼓勵員工。到了頒獎時刻，10名代表整齊上臺，獎狀卻沒有人遞送到領(lǐng)導(dǎo)手中，一時冷場，待到獎狀送上臺后，慌亂中發(fā)的

2、獎狀已全然不能對號入座，10位優(yōu)秀員工只能重新確認(rèn)寫著自己名字和榮譽的獎狀，臺下一片嘩然。討論： 請針對以上案例談?wù)劥舜螘h接待所出現(xiàn)的問題，并說說正確的做法。13會議會議是兩個以上的人,多人或多個組織團體就事先商定的議題進行商議的過程，是人際交往的一種常規(guī)形式。座談會、辦公會、報告會、博覽會、展示會。14會議禮儀的內(nèi)容端正會風(fēng)會務(wù)工作排列會議的位次15會議的作用討論問題弄清問題解決問題16一、端正會風(fēng)會風(fēng)：有關(guān)會議的風(fēng)氣；開會開會，去了就睡開會開會，其實不累17中央和地方黨政國家機關(guān)部門開支狀況中央和地方黨政國家機關(guān)部門開支狀況中央和地方黨政國家機關(guān)部門開支狀況數(shù)據(jù)中央和地方黨政國家機關(guān)部門

3、開支狀況（年）中央黨政國家機關(guān)部門會議差旅費42.7億地方黨政國家機關(guān)部門會議差旅費1625億18、避免形式主義議而不決，決而不行；、嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模、地點、時間、經(jīng)費19會議小調(diào)侃第一天：簽到見面有禮第二天：表彰會人人拿獎第三天：慶功會滿漢全席第四天：現(xiàn)場會議各取所需第五天：總結(jié)會打包發(fā)貨第六天：返程周游列國20、提高會議效率集中主題壓縮會議的內(nèi)容對于會議材料已經(jīng)發(fā)放的，可不必再照本宣科限時發(fā)言21、按時到會，專心參會，維持秩序按時到會：準(zhǔn)時赴會，不得遲到、早退專心參會：不得交頭接耳，四處走動，接聽電話維持秩序：不得憤然告退、打斷、譴責(zé)或是當(dāng)眾爭論22 會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主

4、題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī) 格布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單23會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作24會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會人員離會 會議總 結(jié)會議文書的立卷歸 檔會議的宣傳報道 25會議準(zhǔn)備工作 指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、26一、會前策劃禮

5、儀1、會前禮儀會前準(zhǔn)備會前禮儀策劃的重點會議的籌備通知的擬發(fā)會議證件的制作文件的起草常規(guī)性準(zhǔn)備：會議用品的采購、與外界搞好溝通、會場布置。272、會場的選擇和布置會場的選擇會議地點會場面積硬件設(shè)備費用的計算28會場環(huán)境設(shè)計布局合理，空間適中，通風(fēng)良好，干凈整潔。對會場的濕度要及時調(diào)整。會場布置要避免使用黑色和白色，這樣的色調(diào)會對人體產(chǎn)生吸光和反光。會場四周墻壁和桌椅宜采用淺色調(diào)，這對攝像影響較小。主席臺和會場四周可適當(dāng)用在會場布置中，要突出會名。在會場的安排中，要保持暢通，便于安全疏通。會場設(shè)備要注意安放的位置和音效。準(zhǔn)備茶水、點心、飲料喝宣傳畫冊等。29大中型會議會場的布置主席臺排座：主席臺

6、坐席：前排高于后排，中間高于兩側(cè)；左側(cè)高于右側(cè)。主持人坐席：居于前排正中央；居于前排的兩側(cè)；按具體身份排座，不宜居于后排。發(fā)言者席位：主席臺的正前方；主席臺的右前方。群眾席排在座：一是不進行統(tǒng)一排座，大家各自擇位而坐；二是按單位就坐，即指與會者在群眾席上按單位、部分或地位和行業(yè)就座。按單位就座，以前排為高，后排為低；若不同樓層，則樓層越高，排序越低。30大型會議特點：與會者眾多、規(guī)模較大的會議企業(yè)職工代表大會報告會經(jīng)驗交流會新聞發(fā)布會會場上應(yīng)分設(shè)主席臺與群眾席主席臺必須認(rèn)真排座群眾席的座次可排可不排 31 群 眾 席 群 眾 席10864213579主 席 臺尊位發(fā)言席群 眾 席322群眾席排

7、座：在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。 （1）自由式擇座：即不進行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。 33談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對 門為上座，應(yīng)屬于客方，背背對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進門方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上， 屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而而遠(yuǎn)地分布在主談人兩側(cè)就坐。34 會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門 豎式 橫式35圓形多邊談判一般采用圓

8、形談判桌(見圖93)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。36馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊37383913576421246753譯員 主賓譯員 主人正門客方主方40 中型會議室 半圓型、課堂型。 4142大型會議室眾星拱月型禮堂型43半圓型44國際會議會場的布置主會場分會場休息廳和餐廳45小型會議廳的布置布置總體原則：美觀實用、出入方便、主次分明、錯落有致、色調(diào)和諧、試聽清晰。會見廳會談廳簽字廳大型集會合影廳冷餐會46小型會議小型會議：本系統(tǒng)內(nèi)的會議會場布置:圓桌型、方桌型特點：領(lǐng)導(dǎo)和會議成員可

9、以互相看得見大家可以無拘無束的自由交談適于召開15人至20人左右的小型會議全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺47任務(wù)訓(xùn)練48495051525354551面門設(shè)座 562依景設(shè)座 指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。 57 小型會議室 橢圓形回字形字型長方形5859603、通知禮儀在會議通知中，要告知會議的詳細(xì)情況，便于會議參加者合理安排時間；對會議的主要參加者，在通知中要對其出席表示感謝，同時要禮貌的語言表達(dá)真誠的邀請之意，在會議通知發(fā)出后，要保持密切聯(lián)系，確保其對會議的重視。注意發(fā)送會議通知要有一定的提前量，對發(fā)出的通知要多

10、放查證，防止會議通知遺失。通知發(fā)出后，要求與會者要有回執(zhí)，并提供詳細(xì)的聯(lián)系方式，收到回執(zhí)后，則要及時向會議參加者發(fā)出正式的邀請函。614、膳宿禮儀餐飲安排禮儀注意就餐編席、名次的排列、時間、地點等。要考慮參會人員的級別、身份、民族等，不能任意將一些人組合在一起。住宿安排禮儀要考慮：客人的身份、人數(shù)、性別、年齡、身體狀況、生活習(xí)慣和工作需要來酌情安排；選擇賓館根據(jù)接待經(jīng)費預(yù)算、賓館實際接待能力、口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境、交通狀況、安全條件等因素來考慮，基本生活需要如空調(diào)、熱水、衛(wèi)生間、電話、電視、寬帶、娛樂、購物、辦公、會議設(shè)施等。62二、會議現(xiàn)場禮儀1、會前禮儀服務(wù)注冊簽到服務(wù)簿式簽到證卡簽到

11、座次表簽到計算機簽到。接待服務(wù)禮儀對于外國人、外地人。接到客人，問候、遞名片、協(xié)助辦理住宿、告知日程。將客人送至住地后，不要立即離開，可以與客人聊一些活動背景、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、自然景觀、景觀和物價等。安排領(lǐng)導(dǎo)人接見與會者，發(fā)表講話，合影留念。參會人員報道后，要及時核對與會者對回程票的具體要求。63特殊問題要特殊對待：職務(wù)高或級別特高的參會者，要安排套房。職務(wù)和級別較高的人員，應(yīng)安排單人間。對年老體弱、病、殘疾者，要安排在地層或離服務(wù)臺較近的地方。要將同一單位或同時離開會議的人員要集安排，既可以節(jié)約成本，又便于協(xié)調(diào)房間。會議主要參加者的陪同隨行人員，要盡量安排在會議主要人員的房間附近。大會服務(wù)人員的工作休息房間，要安排在靠近人口或樓梯的地方，便于參會者聯(lián)絡(luò)。64引導(dǎo)服務(wù)禮儀會議服務(wù)人員要熟悉場內(nèi)區(qū)域座號，在引座時，做到準(zhǔn)確無誤。主動照顧年老體弱者入座、站立、投票、上衛(wèi)生間等。652、會議發(fā)言人禮儀與會議發(fā)言禮儀會議發(fā)言人禮儀應(yīng)衣著整潔、莊重、精神飽滿，走向主席臺要穩(wěn)健有力。入席后，如站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直；坐姿主持是，身體應(yīng)挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。發(fā)言人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談。66會議發(fā)言人禮儀會議發(fā)言有正是發(fā)言和自由發(fā)言等兩種。正式發(fā)言者應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺要步態(tài)自然、有力，體現(xiàn)出