檔案館室工作基礎課件

1、檔案館室工作基礎吳江市檔案局俞偉峰2010-8-18是 非 題1）檔案工作不是每個單位的主要工作，所以檔案工作相對而言也不太重要，自然也不會引起領(lǐng)導的充分重視。2）檔案人員上崗資格培訓的主要目的是讓受訓人員掌握一定的檔案管理理論和基本操作技能。3）有些單位辦公室工作繁忙，而且檔案業(yè)務量也大，就出點錢請幾個退休同志或有經(jīng)驗的同志來幫忙，這樣檔案工作質(zhì)量高，也省事，領(lǐng)導也同意出這個錢，何樂而不為。4）美女做檔案員的單位，檔案工作水平相對高一點。5）檔案工作的關(guān)鍵是如何在一個單位內(nèi)部建立一套科學流程，健全一套合理的檔案管理制度。6）現(xiàn)在檔案信息化的要求很高，對于檔案全文數(shù)字化工作，我們可以請專業(yè)數(shù)字

2、化公司做，這樣，既符合標準也省力。7）一個單位檔案工作水平高不高，主要還看專職檔案員的業(yè)務素質(zhì)和工作態(tài)度。8）單位的檔案工作等級達省級標準容易，要保持標準、抓好長效管理難。9）一個單位的文書檔案可由辦公室管，會計檔案由財會部門管，產(chǎn)品檔案由生產(chǎn)部門管，基建檔案由基建項目部管，設備檔案由后勤保障部門管，這樣的模式比較合理。10）檔案工作很清閑，這個崗位在許多單位都有人瞄著。一、檔案室工作的具體內(nèi)容1、起草并監(jiān)督執(zhí)行本單位的檔案工作的計劃和規(guī)章制度。2、負責對本單位所屬機構(gòu)或單位的檔案工作進行具體業(yè)務監(jiān)督和指導。3、對本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作進行業(yè)務監(jiān)督和指導。4、組織開展本單位檔案網(wǎng)

3、絡人員的業(yè)務培訓、協(xié)作交流以及檢查評比、等級測評等。5、本單位檔案的管理： 1）、收集 2）、整理 3）、鑒定 4）、保管 5）、統(tǒng)計 6）、利用 7）、移交二、檔案管理制度1、檔案工作人員崗位責任制度（分管領(lǐng)導、專職檔案員、兼職檔案員）：職責、權(quán)限、任務、考核和獎懲措施等。2、立卷歸檔制度（歸檔時間、要求、手續(xù)、范圍等）3、保管制度（安全、保護等）4、保密制度（保密要求）5、利用制度（利用方式、要求、批準手續(xù)）6、鑒定制度（鑒定標準、規(guī)定、銷毀手續(xù)等）7、移交制度（移交手續(xù)、移交時間等）8、收集制度（因地制宜，切實高效） 針對性、實用性、靈活性、長效性三、收集工作1、重要性：（基礎、起點、工

4、作的物質(zhì)對象）2、要求： A、齊全、完整 B、規(guī)范、標準 C、及時、安全3、收集的好辦法，好制度（制度化）文件材料收集歸檔好方法、好措施 為了促進機關(guān)文件材料的收集工作，集思廣益，吳江市檔案局于去年十月在市鎮(zhèn)機關(guān)中開展了一次文件材料收集好方法、好措施評比的活動，各單位的檔案人員積極參與，總結(jié)上報了很多好經(jīng)驗，現(xiàn)將其中部分好方法、好措施整理如下，以供各單位參考。1、用制度、措施保證文件材料的齊全、完整，并列入工作人員年終考核。2、在局域網(wǎng)上專辟檔案工作一欄，宣傳檔案工作，并及時公布文件材料收集移交情況。3、建立歸檔材料“移交周”制度。機關(guān)單位可確定每年的三月、六月的第一周為本單位的文件材料“移交

5、周”，逐步樹立工作人員的“移交”意識。4、檔案人員主動參與中心工作，做好日常收集。如會議材料、重大活動、臺帳材料等，會議、活動一結(jié)束材料即及時收集齊全，并收集好電子文件，以備數(shù)字化掛接。對照片、報道也要收集5、按機構(gòu)收集材料，強調(diào)部門負責制。列出歸檔范圍，注意平時積累，通過文件材料的收集整理，來體現(xiàn)部門一年來的工作成效。及時通報各部門的收集情況，進行適當?shù)谋頁P或獎勵。并做好文件材料移交手續(xù)。6、把好用印關(guān)。登記好用印情況，有關(guān)合同、協(xié)議、上報材料、重要材料用印時就要備份及時歸檔。7、在每位工作人員的電腦桌面上建立一個名為“歸檔文件”的文件夾，凡有保存價值的電子文件要求工作人員及時放入文件夾，年

6、底檔案員及時上門下載歸檔。8、規(guī)范各職能科室的收文登記，收到任何紙質(zhì)或電子文件交辦公室做好登記，把好收文關(guān)。9、年初根據(jù)上一年工作總結(jié)填寫文件材料催討表，然后到各科室了解上年度產(chǎn)生了哪些文件材料，在催討表中進行補充。10、事件發(fā)生初就要向當事人布置立卷任務，明確歸檔范圍、時限等要求，加強事中監(jiān)督，事畢及時索要材料。11、在檔案收集工作中要做到“四勤”，即眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。眼勤：勤于捕捉本單位的各種信息。嘴勤：勤與各部門聯(lián)系，了解各部門工作情況。手勤：勤為各部門做好力所能及的服務工作。腿勤：勤跑各部門，收集產(chǎn)生的文件材料。12、歸檔時限適度提前，有條件的可每月向各科室收集材料，包括文字、照

7、片、視頻、實物等不同門類的資料，并進行分類歸檔，以便于年終的檔案整理。13、促進信息化建設，在辦公自動化過程中即時收集歸檔。節(jié)省人力物力，提高效率。14、要求各部門科室專門指定文件柜和檔案盒來存放本年度需歸檔的文件材料，并要讓科室每位工作人員都知曉，一旦產(chǎn)生須歸檔的材料應及時存放到指定地點。15、加強對“白頭”文件的管理。16、實行常規(guī)收集、突擊收集和定期收集相結(jié)合的方法。17、每年組織一到二次兼職檔案員活動開展業(yè)務學習、工作布置、人際溝通以及文藝活動，以此激勵檔案員的工作熱情。18、每年發(fā)放“年度新增文件材料調(diào)查表”根據(jù)反饋信息加以匯總，及時更新文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，及時將新

8、表公布，發(fā)放到各科室。（吳江市檔案局業(yè)務指導科）四、檔案分類方案 檔案分類方案是簡要敘述檔案分類原則層次和綱目條款的文字材料。（應涵蓋單位各門類、載體的全部檔案，一般不宜經(jīng)常變化，但可根據(jù)實際情況進行局部調(diào)整）XX單位檔案分類方案（表）室藏檔案文書檔案辦公室業(yè)務科業(yè)務檔案（專業(yè)）XXXXXX科技檔案基建檔案設備檔案產(chǎn)品檔案會計檔案經(jīng)費工會食堂XXX特殊載體檔案光盤XXX實物憑證帳冊報表XXXXXX吳江市市基層水利站檔案分類方案 為加強鎮(zhèn)水利站檔案管理工作，促進檔案管理規(guī)范化、標準化、制度化，更好地為水利事業(yè)和社會各方面服務，根據(jù)中中華人民共和國檔案法、江蘇省檔案管理條例和水利系統(tǒng)檔案工作的有關(guān)

9、規(guī)定，各鎮(zhèn)水利站形成的各種門類和載體的檔案應實行集中統(tǒng)一管理，各項體制、制度及組織機構(gòu)按機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范執(zhí)行，文件材料歸檔范圍及檔案分類方案保管期限統(tǒng)一規(guī)定如下： 分類方案： 一、按照內(nèi)容和載體不同，分類方案如下： 1、文書檔案按年度問題分類 2、科技檔案 基建檔案，按工程項目分類 設備檔案，按設備種類、型號分類 3、會計檔案，按核算單位年度形式分類 4、特殊載體檔案按年度載體類型分類二、歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目歸 檔 范 圍 及 名 稱保管期限文書檔案黨群工作1、本站黨支部工作總結(jié)、計劃、臺帳、會議記錄、年報永久2、上級對本站黨組織機構(gòu)、人員的任命批復永久3、上級對本站黨支部

10、、黨員的獎懲決定、審批表永久4、上級關(guān)于組織建設、黨員干部管理、精神文明建設方面有關(guān)通知10年5、本站團支部、工會工作總結(jié)、計劃、臺帳、年報、花名冊永久6、上級關(guān)于開展團組織、工會工作的有通知、意見等10年行政工作1、本站年度工作計劃、總結(jié)、大事記、會議記錄永久2、本站召開的各種會議、講話材料30年3、本站機構(gòu)設置、啟用印章、干部任免的材料永久4、本站各類統(tǒng)計年報、干部職工花名冊永久5、本站干部職工的各類獎懲材料永久6、本站干部職工工資轉(zhuǎn)移證、行政關(guān)系介紹信，職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、退休、職稱、復轉(zhuǎn)材料永久7、本站關(guān)于綜合治理、文明單位創(chuàng)建、計生、教育方面的材料30年8、本站簡訊及在各類報刊雜志

11、、簡訊上的文章30年9、本站制定的各項規(guī)章制度30年10、本站后勤、福利、接待工作材料10年11、本站關(guān)于財務管理、經(jīng)費請示、分配、下?lián)堋⒏黝愘M用收取等方面的材料30年12、上級關(guān)于行政管理方面普發(fā)性且需參考執(zhí)行的政策性文件10年檔案門類類目歸檔范圍及名稱保管期限文書檔案業(yè)務工作1、本站有關(guān)本地區(qū)防洪工作的評估、設計、規(guī)劃、總結(jié)、情況匯報30年2、本站有關(guān)水利工程、防洪工程、農(nóng)村灌溉工程方面工程規(guī)劃及質(zhì)量管理材料30年3、本站水資源收費管理材料30年4、本站有關(guān)下屬排澇站、泵站的管理材料30年5、上級有關(guān)防洪、水利工程建設、水資源收費方面的規(guī)定、通知、意見等10年科技檔案基建檔案同一工程內(nèi)，包

12、括工程的前期勘探、測繪、審批、設計，以及工程施工、監(jiān)理、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程文件材料永久辦公生活用房設備檔案按設備購置的先后順序歸檔，包括設備購置隨機材料（說明書、保修卡等），安裝調(diào)試運行、維護修理的全過程材料30年會計檔案憑證同一核算單位內(nèi)的各類憑證、賬冊、報表及其它移交清冊、銷毀清冊等按會計檔案管理規(guī)定的期限執(zhí)行帳冊報表其它特殊載體檔案光盤永久照片永久錄音錄像30年證書30年獎狀30年實物三、整理方法 依照檔案部門有關(guān)業(yè)務建設規(guī)范，本站各類檔案實行統(tǒng)一整理編目，固定次序，便于科學管理和交流。1、文書檔案： 按照吳江市歸檔文件整理規(guī)則有關(guān)規(guī)定整理。同一年度內(nèi)按問題保管期限分別編件號。2

13、、科技檔案： 基建檔案以一個項目為一個保管單位，一個項目的檔案立一卷或數(shù)卷。案卷排列按照工程項目竣工時間先后為序。同一項目，文字材料在前，科技圖紙在后。 設備檔案為同機裝一盒或數(shù)盒，一盒編一號，按購進時間先后編案卷號。3、會計檔案： 按核算單位整理，同一核算單位內(nèi)，在同一年度內(nèi)，按憑證賬冊報表的順序連續(xù)編流水號。4、特殊載體檔案： 光盤以張為保管單位，按形成時間排列，跨年度大流水編號。 照片檔案以形成先后順序裝冊，以冊為保管單位，跨年度大流水編號。 錄音錄像以盒為保管單位，按形成時間排列，跨年度大流水編號。 獎狀、證書等實物檔案，標簽貼于背面，跨年度大流水編號。五、歸檔范圍和保管期限表國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定歸檔案范圍也是我們們收集的依據(jù)。保管期限表也是確定檔案保管期限的直接依據(jù)，是檔案鑒定的實際標準。六、利用工作、根本目的、利用方式被動利用：借閱、電話咨詢等主動利用（為主）：匯編材料大事記、組織沿革、專題編研等、檢索工具（檔案管理系統(tǒng)軟件） 七、檔案人員的責任心工作態(tài)度的重要性工作方式的靈活性八、檔案工作等級測評江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范及測評細則、