電子文檔的管理文庫

1、電子文檔的管理文庫作者:日期:電子文檔管理辦法第一章總則第一條為了學(xué)院信息化建設(shè)需要，規(guī)范學(xué)院形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法及國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法、國標(biāo)GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范等有關(guān)法規(guī)，特制定本辦法。第二條基本術(shù)語解釋（一）電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（二）歸檔電子文件：是指具有參考

2、和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。（三）電子文件的邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。（四）電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（五）電子文件的真實(shí)性：指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。（六）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。（七）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。（八）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用

3、、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。（九）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。第二章管理體制和職責(zé)第三條學(xué)院應(yīng)明確電子文件歸檔管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實(shí)際問題，為電子檔案的保管、查驗(yàn)、復(fù)制提供提供支持。第四條學(xué)院各部門從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，對其實(shí)施超前管理。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦部門負(fù)責(zé)，要將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。第五條學(xué)院各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部

4、門形成的電子文件的收集、積累與向檔案室移交工作。第六條對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，由學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)。檔案室應(yīng)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實(shí)行全過程管理。第七條歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室應(yīng)配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。并應(yīng)開發(fā)相關(guān)電子文檔管理系統(tǒng)軟件，管理歸檔的電子文檔。學(xué)院檔案管理人員要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)和電子文檔管理系統(tǒng)的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務(wù)利用工作。第三章電子文件收集、積累第八條各部門在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，

5、凡有查考利用價(jià)值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時(shí)邏輯歸檔。采用物理歸檔歸到檔案室后的電子文件，仍要在本部門保留一年后方可刪除或銷毀。第九條收集積累的電子文件類型（一）電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。主要收集積累定稿和正式版

6、本的電子文件，草稿視情況保存。電子文件稿本代碼為：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件.（二）電子文件信息類型要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。、文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。歸檔時(shí)應(yīng)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。文字型電子文件以XMLRTF、TXTNSF為通用格式，歸檔后檔案室要盡可能用軟件轉(zhuǎn)為PDF格式保存，以確保電子文件的真實(shí)性和不可改動(dòng)。、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外

7、部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEGTIFF為通用格式。、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒

8、體電子文件以MPEGAVI為通用格式。、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAVMP3為通用格式。、超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。、數(shù)據(jù)庫文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以DBFXLS文件為通用格式。、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專用軟件一并收集歸檔。（三）電子文件載體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。第四章電子文件的歸檔第十

9、條電子文件歸檔范圍電子文件的歸檔范圍參照學(xué)院制定的各門類檔案紙質(zhì)文件歸檔范圍。此外，還應(yīng)將各部門形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等電子文件收集積累歸檔。（電子文件歸檔范圍附后）第十一條電子文件歸檔電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。一、邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件制作了紙質(zhì)版本的部門，可以直接向檔案室實(shí)施邏輯歸檔，其基本要求是：（一）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識。（二）

10、檔案室要會(huì)同各部門設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。（三）網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。（四）歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的背景信息及元數(shù)據(jù)。（五）局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。（七）各部門設(shè)備更新時(shí)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作，做好數(shù)據(jù)更新記錄，將轉(zhuǎn)換后的新數(shù)據(jù)向檔案室移交歸檔。二、物理歸檔：檔案部門應(yīng)在每年一季度將已邏輯歸檔的電子文件分門

11、別類地制作成光盤，并制作相應(yīng)的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門確認(rèn)無誤后雙方簽署，以實(shí)現(xiàn)物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：（一）電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時(shí)就對應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一定的標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號等）。（二）各部門辦理完畢的電子文件，在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行邏輯歸檔，凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門保留一年后方可銷毀。（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)在存儲載體上同時(shí)備份相應(yīng)查看軟件。對用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時(shí)應(yīng)附數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)說明書，標(biāo)明每個(gè)字段的漢

12、字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫信息的可利用性。第十二條電子文件鑒定電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、劃定保管期限等。各部門兼職檔案員對歸檔的電子文件要進(jìn)行文件真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。第五章歸檔電子文件的移交第十三條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年一月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案室移交歸檔，數(shù)據(jù)庫文件可視情況按月或按季度向檔案室移交歸檔。第十四條檔案室應(yīng)對已歸檔的電子文件的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率必須達(dá)到100%檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：、載體有無劃痕，是否清潔；、有無病毒；

13、、核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；、核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；、對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。凡檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)及時(shí)重新制作，并再次對其檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的應(yīng)填寫歸檔電子文件登記表，雙方簽字確認(rèn)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案室保存。第六章歸檔電子文件的整理第十五條歸檔電子文件的整理（一）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件按載體和文件類別代碼進(jìn)行相對集中分類組織存儲載體。（二）歸檔電子文件以件為單位進(jìn)行整理，整理方法按國家檔案局的歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行整理。（三）電子文件的分類方案依據(jù)檔案實(shí)體分類方案編制實(shí)體分類號。

14、（四）存放載體的編號方案為：存儲載體類型代碼一文件格式代碼一順序號。存儲載體類型代碼為：GP-光盤；CP-磁盤；CD磁帶等。文件格式代碼為：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件;H-超媒體鏈結(jié)文件；D-數(shù)據(jù)庫文件；P-程序文件等。電子文檔編號方案為載體編號一文件件號。（五）把通過分類的電子文件按存放載體編號重新排列，將必要著錄項(xiàng)目輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，編制機(jī)讀目錄和簡要的檢索工具。其基本著錄項(xiàng)目為：序號、題名、責(zé)任者、文號、文件形成時(shí)間、全文標(biāo)識、實(shí)體分類號、電子文檔號（盤號及件號）、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)

15、則基本要求。第七章電子檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用第十六條歸檔電子文件移交到檔案室后，檔案室要制作三套，一套圭寸存保管，一套查閱利用，一套異地保存。10%發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)第十七條接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于采取恢復(fù)措施。第十八條隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展更新，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作。庫存電子檔案要在完整、準(zhǔn)確性有保障的前提下，同步轉(zhuǎn)換更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原載體仍需保存三年。第十九條對電子檔案的復(fù)制分為相同載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。在同等條件下，要優(yōu)先考慮載體的可靠性和先進(jìn)性。第二十條磁性載體上的歸檔

16、電子文件，每四年要復(fù)制轉(zhuǎn)存一次。需搶救的光盤應(yīng)及時(shí)復(fù)制，原載體保留時(shí)間不少于四年。第二十一條保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17C20C;相對濕度控制在35%-45%距離強(qiáng)磁場10米以上。第二十二條隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表。第二十三條歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項(xiàng)：（一）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子檔案的復(fù)制件。（二）電子檔案查閱利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要

17、以聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。第二十四條電子文件的保管期限參照紙質(zhì)文件材料保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。超過保管期限的電子檔案應(yīng)按照學(xué)院檔案鑒定與銷毀管理細(xì)則規(guī)定實(shí)施銷毀，并要確保載體與信息的徹底銷毀。第二十五條屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯銷毀。第二十六條檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。四川托普信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院電子文檔歸檔范圍一、文本文件（一）、黨群工作類屬紙質(zhì)檔案歸檔范圍的電子文件。（二）、行政檔案類屬紙質(zhì)檔案歸

18、檔范圍的電子文件。（二）、教學(xué)檔案類屬紙質(zhì)檔案歸檔范圍的電子文件。、教師編寫的各種教材、專著、譯著、工具書、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試題、典型教案、輔導(dǎo)材料、實(shí)驗(yàn)或?qū)嵙?xí)指導(dǎo)書等。、優(yōu)秀畢業(yè)生論文及學(xué)生在校期間發(fā)表的優(yōu)秀論文。、教師自己制作的有保存價(jià)值的教學(xué)演示文稿、課件。（三）、科研類紙質(zhì)檔案歸檔范圍的電子文件、教師承擔(dān)的科研課題或項(xiàng)目的申請書、課題進(jìn)展階段報(bào)告、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)手冊、產(chǎn)權(quán)登記表等。、上報(bào)成果的內(nèi)容簡介、正式發(fā)表的論文、正式出版專著。、獲省部級以上科研獎(jiǎng)狀、證書的彩色掃描圖片文件。（四）、資產(chǎn)檔案類屬類紙質(zhì)檔案歸檔范圍的電子文件。（五）、人力資源檔案類屬類紙質(zhì)檔案歸檔范圍的電子文件。（六）、各部門產(chǎn)生的其他有歸檔保存價(jià)值的電子文件。二、數(shù)據(jù)庫及相關(guān)程序類、教職工人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、教師成果信息數(shù)據(jù)庫及其數(shù)據(jù)庫管理軟件。、學(xué)院招生錄取學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫、學(xué)生入學(xué)成績數(shù)據(jù)庫、新生電子照及其有關(guān)數(shù)據(jù)庫管理軟件。、學(xué)籍?dāng)?shù)