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文檔簡(jiǎn)介
1、第一章 總 則第一條 為使某省某投資集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”)的公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的公文處理程序,提高公文處理的效率和公文質(zhì)量,按照*省人民政府國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于省屬企業(yè)公文處理有關(guān)問(wèn)題的通知的有關(guān)要求,結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際,制定本辦法。第二條 集團(tuán)公司的公文(包括傳真、電報(bào)),是集團(tuán)公司在公務(wù)來(lái)往中形成的具有約束力、體式規(guī)范的文書,是維持集團(tuán)公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的重要工具。第三條 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司公文處理和指導(dǎo)所屬各企業(yè)公文處理工作,負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范
2、,必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī),確保國(guó)家秘密和集團(tuán)公司商業(yè)秘密的安全。第二章 公文種類第五條 集團(tuán)公司的公文種類主要包括:(一)決議,適用于集團(tuán)公司董事會(huì)按公司章程決定重大事項(xiàng),部署集團(tuán)公司全局工作;(二)決定,適用于對(duì)重要事情或重要行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷所屬企業(yè)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng);(三)通告,適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng);(四)通知,適用于批轉(zhuǎn)所屬企業(yè)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門的公文,傳達(dá)要求所屬企業(yè)辦理和有關(guān)單位周知或者要共同執(zhí)行的事項(xiàng),任免和聘用人員;(五)通報(bào),適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況;(六)報(bào)告,適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)或其他行業(yè)管理
3、部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問(wèn);(七)請(qǐng)示,適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);(八)批復(fù),適用于批準(zhǔn)所屬企業(yè)請(qǐng)示的重要事項(xiàng)(不同意用“復(fù)函”);(九)意見(jiàn),適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法??捎糜谏闲形?、下行文和平行文;(十)函,適用于不相隸屬部門、單位之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;向無(wú)隸屬關(guān)系的部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。答復(fù)所屬企業(yè)一般審批事項(xiàng)的請(qǐng)示可以用“復(fù)函”;(十一)會(huì)議紀(jì)要,適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。第六條集團(tuán)公司向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,常用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”和“意見(jiàn)”。請(qǐng)求需答復(fù)的事項(xiàng),必須用“請(qǐng)示”;匯報(bào)無(wú)需上級(jí)答復(fù)的事項(xiàng),應(yīng)用“報(bào)告”;回復(fù)對(duì)一般問(wèn)題、事情的看法,可以用“意見(jiàn)
4、”。 第三章 公文格式第七條 集團(tuán)公司公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。(一)涉及國(guó)家秘密和集團(tuán)公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào);涉及商業(yè)秘密的文件可標(biāo)明“秘密”;(二)緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”;(三)發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)由發(fā)文單位全稱加“文件”二字,用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部;(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括企業(yè)代字、年份
5、、序號(hào)組成。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào);(五)上報(bào)的請(qǐng)示,必須在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名,最后寫上聯(lián)系人及聯(lián)系電話;(六)公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)明公文種類,標(biāo)題中除法規(guī)性文件使用書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);(七)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱;(八)除會(huì)議紀(jì)要外,其他公文須加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)公文,可由主辦單位加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)公文,聯(lián)合發(fā)文單位都加蓋印章;(九)成文時(shí)間,會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn);領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);一般信函、傳真電報(bào),以發(fā)出日期為準(zhǔn);(十)主送單位指公
6、文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱;(十一)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)、單位的要求標(biāo)注主題詞;(十二)文字從左至右橫寫、橫排;(十三)公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(GB/T9704-1999)執(zhí)行;(十四)公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型( 210mm297mm),左側(cè)裝訂。四章 行文規(guī)則 第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。集團(tuán)公司對(duì)所屬企業(yè)行文,原則上只發(fā)到集團(tuán)公司所屬企業(yè)。第九條 集團(tuán)公司向上級(jí)機(jī)關(guān)、單位正式行文,不得直接主送或抄送其領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)處室。公文
7、不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí),應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事,應(yīng)只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)、單位,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)、單位,應(yīng)當(dāng)抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,公文不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。使用“報(bào)告”文種的公文,不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。綜合事務(wù)部是集團(tuán)公司對(duì)外正式行文的部門;其他部門可行文向?qū)跇I(yè)務(wù)部門洽談工作。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、單位的文件,不必再抄送上級(jí)機(jī)關(guān)、單位。屬于國(guó)有資產(chǎn)出資人職責(zé)范圍的事項(xiàng),集團(tuán)公司向省國(guó)資委行文;屬于公共管理的事務(wù),集團(tuán)公司向相關(guān)政府部門行文,同時(shí)抄送省國(guó)資委。第十條 公文的編號(hào)規(guī)則:(一)董事會(huì)決議按董事會(huì)任屆編總序號(hào),“屆次”,并加編年
8、度序號(hào);決議后應(yīng)有參加會(huì)議董事簽名;均用“某省某投資集團(tuán)有限公司董事會(huì)文件”專用紙印發(fā);(二)總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要按年度順序及會(huì)議時(shí)間編“2第期”。用“總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要”的專用紙印發(fā);(三)工作會(huì)議紀(jì)要按年度順序編“2號(hào)”。用“工作會(huì)議紀(jì)要”的專用紙印發(fā);(四)某省某投資集團(tuán)有限公司文件正式文件發(fā)文字號(hào)為“*投集2號(hào)”;一般函件發(fā)文字號(hào)為“*投集函2號(hào)”,均用“某省某投資集團(tuán)有限公司文件”專用紙印發(fā);(五)中共某省某投資集團(tuán)有限公司委員會(huì)文件發(fā)文字號(hào)用“*投集黨2號(hào)”。用“中共某省某投資集團(tuán)有限公司委員會(huì)文件”專用紙印發(fā);(六)中共某省某投資集團(tuán)有限公司紀(jì)律檢查委員會(huì)文件發(fā)文字號(hào)用“*投集紀(jì)2
9、”號(hào)。用“中共某省某投資集團(tuán)有限公司紀(jì)律檢查委員會(huì)文件”專用紙印發(fā);(七)某省某投資集團(tuán)有限公司工會(huì)委員會(huì)文件發(fā)文字號(hào)用“*投集工會(huì)2”號(hào)。用“某省某投資集團(tuán)有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”專用紙印發(fā)。(八)某省某投資集團(tuán)有限公司團(tuán)委文件發(fā)文字號(hào)用“*投集團(tuán)委2”號(hào)。用“某省某投資集團(tuán)有限公司團(tuán)委文件”專用紙印發(fā)。(九)其他類型的文件集團(tuán)公司其他機(jī)構(gòu)的文件,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要,另行確定。第十一條 草擬公文的基本要求:(一)符合集團(tuán)公司的利益和有關(guān)法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。草擬“請(qǐng)示”必須說(shuō)理清晰透徹,要求明
10、確妥當(dāng);草擬“報(bào)告”必須綜合情況,敘述完整而簡(jiǎn)練;草擬“意見(jiàn)”必須切合實(shí)際,有較強(qiáng)的針對(duì)性和可靠性;(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、集團(tuán)公司與主送機(jī)關(guān)、單位的行文關(guān)系確定。標(biāo)示公文緊急程度與密級(jí),應(yīng)事出有因,切合實(shí)際;(四)人名、地名、數(shù)字、引文、詞句等使用要規(guī)范、準(zhǔn)確;引用公文應(yīng)當(dāng)先列標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日;(五)結(jié)構(gòu)層序數(shù),第一層為“一”,“第二層為(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;(六)應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位;(七)公文標(biāo)題、正文及附件等可使用規(guī)范簡(jiǎn)稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱,且文內(nèi)簡(jiǎn)稱必須統(tǒng)一。使
11、用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名;(八)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第五章 公文辦理程序第一節(jié) 收文第十二條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文的一般辦理流程包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理程序一般包括草擬、會(huì)簽、登記、審核、簽發(fā)、打印、校對(duì)、印刷、用印、分發(fā)、歸檔、銷毀等程序。第十三條 凡集團(tuán)公司收到的各類文件(含所附的申報(bào)材料)、函件、信件或其他郵件(不含私人信件、包裹和各類報(bào)刊雜志),無(wú)論是通過(guò)公文交換站收到
12、的,或者由發(fā)文機(jī)關(guān)、單位派人送來(lái)的,或者通過(guò)郵遞等其他途徑送到集團(tuán)公司的,均由綜合事務(wù)部保密室統(tǒng)一簽收。保密員對(duì)每天的收文進(jìn)行登記、編號(hào)。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門直接收到的文件,應(yīng)送保密室登記編號(hào)后再辦理。個(gè)別急需辦理的文件,經(jīng)辦人員在辦理完畢后應(yīng)盡快送保密室進(jìn)行補(bǔ)登記。第十四條 綜合事務(wù)部專責(zé)人員負(fù)責(zé)對(duì)當(dāng)日來(lái)文提出分辦意見(jiàn),并由綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人審核。對(duì)來(lái)文提出分辦意見(jiàn)按如下原則掌握:(一)來(lái)文若屬省委、省政府、各部門(辦公廳)及其有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)的文件、急件、批辦件,或?qū)僦匾咝晕募⑸婕凹瘓F(tuán)經(jīng)營(yíng)管理重大方面的文件,所屬企業(yè)上報(bào)的請(qǐng)示,以及確實(shí)難以把握的文件,由綜合事務(wù)部提出擬辦意見(jiàn),呈集團(tuán)公
13、司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批后再交有關(guān)部門辦理;(二)對(duì)所屬企業(yè)上報(bào)的其他文件、其他一般性文件,或有關(guān)部門送集團(tuán)公司征求意見(jiàn)的稿件等,由綜合事務(wù)部按照各部門職責(zé)直接送有關(guān)部門辦理;(三)收文主送單位為集團(tuán)公司部門的,一般視為反映情況或報(bào)告信息,只作傳閱件處理,原則上不予正式辦理。直接主送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件,一般也按閱件處理。來(lái)文屬于閱件的,由綜合事務(wù)部核定該份文件的送閱范圍后送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱;(四)對(duì)時(shí)間要求特別緊急的收文,可在送綜合事務(wù)部審核的同時(shí)多送一份給有關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,有關(guān)職能部門可先行準(zhǔn)備意見(jiàn),在收到正式批辦件后正式處理;(五)普發(fā)性的法律、法規(guī)及政府文件,可訂閱有關(guān)政府
14、刊物,或直接印發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行,不必層層轉(zhuǎn)發(fā)。一般性通知事項(xiàng),可用電話、傳真、電子郵件通知的,不發(fā)正式文件;(六)對(duì)于需要兩個(gè)以上部門協(xié)同辦理的文件,擬辦意見(jiàn)中應(yīng)明確主辦部門、會(huì)辦部門,分辦意見(jiàn)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批閱后送有關(guān)部門辦理。第十五條 綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人核定文件的分辦處理意見(jiàn)后,交保密員進(jìn)行登記,并在當(dāng)天將收文送出,或通知有關(guān)部門領(lǐng)取。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對(duì)各類文件進(jìn)行簽收。各部門應(yīng)及時(shí)指定人員辦理收到的文件。對(duì)由本部門獨(dú)立辦理的文件,屬急件的,應(yīng)即收即辦;屬于一般件的,應(yīng)在1-3個(gè)工作日內(nèi)提出呈批意見(jiàn),呈集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理;對(duì)于可直接起草文稿對(duì)來(lái)文進(jìn)行答復(fù)的,原則上應(yīng)在2-4個(gè)工作日
15、內(nèi)起草完畢呈集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于部分需要一段時(shí)間方可辦理完畢的文件,各部門可根據(jù)本部門工作安排辦理,不受前述時(shí)間限制,但應(yīng)本著效率原則,抓緊辦理。第十六條 對(duì)于需要兩個(gè)以上部門協(xié)作辦理的文件,會(huì)辦部門應(yīng)在主辦部門要求的合理時(shí)間內(nèi)完成,主辦部門收到會(huì)辦部門反饋意見(jiàn)后2個(gè)工作日內(nèi),將匯總的辦理意見(jiàn)呈集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)需要所屬企業(yè)協(xié)作的文件,由主辦部門本著講求效率原則,負(fù)責(zé)與所屬企業(yè)協(xié)調(diào)、催辦,原則上應(yīng)在集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日起7個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。 對(duì)于要求限期答復(fù)的來(lái)文,原則上應(yīng)在來(lái)文要求的期限屆滿前2個(gè)工作日呈集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十七條 各部門收到的傳閱文件,應(yīng)在當(dāng)天閱簽完畢并交回保密室
16、。因工作繁忙、部門領(lǐng)導(dǎo)出差等原因不能按期閱簽的,應(yīng)先退回保密室,待時(shí)間許可時(shí)再借閱,以免影響其他部門閱文。對(duì)于閱件轉(zhuǎn)辦件的,有關(guān)部門應(yīng)按前述辦文程序進(jìn)行辦理。第二節(jié)呈批文件第十八條 各部門送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的呈批件,應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽字、蓋部門印章,并由綜合事務(wù)部轉(zhuǎn)呈,綜合事務(wù)部專責(zé)人員應(yīng)對(duì)呈批件進(jìn)行審核。如屬于非發(fā)文呈批件,主要審核是否附齊了相關(guān)材料;如屬呈批發(fā)文稿件,則按本辦法發(fā)文管理要求進(jìn)行審核。呈送集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件應(yīng)做到資料齊整,并按照以下順序附上有關(guān)文件和資料:(一)文件呈批表或草擬的文稿;(二)來(lái)文;(三)有關(guān)部門的征求意見(jiàn)原稿;(四)有關(guān)政策依據(jù)等材料。對(duì)于由兩個(gè)以上
17、部門辦理的文件,主辦部門在整理、提出擬辦意見(jiàn)或草擬文稿時(shí),對(duì)會(huì)辦部門的意見(jiàn)在擬辦意見(jiàn)中采納與否,應(yīng)加以說(shuō)明和如實(shí)反映。第十九條 為便于文件的傳遞、辦理、跟蹤等環(huán)節(jié)的銜接,集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后的文件統(tǒng)一交綜合事務(wù)部,再退回各部門。各部門員工因公出差或外出開(kāi)會(huì)后起草的工作匯報(bào)或參加會(huì)議的情況報(bào)告,原則上應(yīng)在外出回來(lái)后3個(gè)工作日內(nèi)呈集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。第二十條 審批公文,主批人應(yīng)明確簽署意見(jiàn),并簽上姓名和日期,其他審批人圈閱或簽上姓名,應(yīng)當(dāng)視為同意。擬稿、修改和簽批公文,應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色筆。第三節(jié)發(fā)文辦理第二十一條 各部門呈送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的文稿,除領(lǐng)導(dǎo)要求或緊
18、急事項(xiàng)外,原則上先送綜合事務(wù)部在發(fā)文前進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是:是否確需要行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。第二十二條 集團(tuán)公司的發(fā)文,設(shè)立簽發(fā)人制度。(一)集團(tuán)公司對(duì)外的發(fā)文,按如下安排處理:向省委、省國(guó)資委黨委關(guān)于黨務(wù)工作的請(qǐng)示和報(bào)告,由集團(tuán)公司黨委書記簽發(fā);向省政府、省國(guó)資委的請(qǐng)示,以及必須由集團(tuán)公司法人代表簽發(fā)的文件,由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)簽發(fā);向省政府、省國(guó)資委關(guān)于投資、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的文件(請(qǐng)示除外),由集團(tuán)公司總經(jīng)理簽發(fā);向其他上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文,其他對(duì)外公文,按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(二)集團(tuán)公司對(duì)內(nèi)的發(fā)文,按如下安排處理:對(duì)所屬企業(yè)的批復(fù)文件由集團(tuán)公司根據(jù)工作分工黨委書記、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理簽發(fā)。對(duì)所屬企業(yè)的其他發(fā)文,按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(三)有關(guān)簽發(fā)人因出差或其他原因無(wú)法簽發(fā)的急件,由綜合事務(wù)部電話請(qǐng)示有關(guān)簽發(fā)人后,按照黨委書記、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理的順序,分別由后者先代為簽發(fā),
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