創(chuàng)造老頑童的春天課件

1、1如何召開(kāi)各項(xiàng)會(huì)議 及認(rèn)識(shí)議事規(guī)則主 講 人：李金雀 臺(tái)南市南區(qū)國(guó)宅社區(qū)發(fā)展協(xié)會(huì)總幹事 會(huì)議 -社交、公關(guān)、政治、意見(jiàn)交流 訊息傳播及溝通的活動(dòng)。會(huì)議-一種社會(huì)科學(xué) 一種人文藝術(shù) 成功與失敗 與會(huì)者的誠(chéng)意及能力。會(huì)議是什麼 2開(kāi)會(huì)讓你. 面對(duì)面的溝通 訊息一次交流 融合意見(jiàn) 凝聚共識(shí) 分派工作 公平合理 為什麼要開(kāi)會(huì)會(huì)議文書(shū)的意義研究事理 為之解決一人謂之獨(dú)思，二人謂之對(duì)話，三人以上而循有一定規(guī)則者，則謂之會(huì)議三人行必有我?guī)熂紡V益，尋求多數(shù)意見(jiàn) 達(dá)成決議，解決問(wèn)題會(huì)議表決民主法治社會(huì)迅速形成共識(shí)，避免意見(jiàn)的堅(jiān)持延宕事務(wù)的推展有效發(fā)揮會(huì)議功能長(zhǎng)時(shí)間意見(jiàn)相左，採(cǎi)取各類(lèi)型的表決方式表決結(jié)果未能一致

2、時(shí)，少數(shù)意見(jiàn)必須服從多數(shù)意見(jiàn)的共識(shí)。避免長(zhǎng)時(shí)間出現(xiàn)勢(shì)均力敵的狀況生，會(huì)議成員人數(shù)預(yù)設(shè)為奇數(shù)人數(shù)。 會(huì)議總類(lèi)聯(lián)誼性會(huì)議-餐會(huì)，慶祝會(huì)，表?yè)P(yáng)大會(huì)政令宣導(dǎo)會(huì)議-主管會(huì)議，部門(mén)會(huì)議等研習(xí)性會(huì)議-讀書(shū)會(huì)，經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)議協(xié)商會(huì)議-需求討論會(huì)，專(zhuān)案討論會(huì)等6會(huì)議總類(lèi)會(huì)員大會(huì)定期會(huì)議-理事會(huì) 監(jiān)事會(huì) 聯(lián)席會(huì)議臨時(shí)會(huì)議志工會(huì)議計(jì)畫(huà)性會(huì)議7會(huì)議前的規(guī)劃與準(zhǔn)備(一)確立會(huì)議的主題 -議題具體明確 -樹(shù)立於會(huì)議相關(guān)法律規(guī)範(fàn)。(二)注意會(huì)議通知的精準(zhǔn)性 -會(huì)議主題內(nèi)容說(shuō)明精確扼要 -會(huì)議議程的程序步驟，按照議會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)程序設(shè)計(jì) -會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間地點(diǎn)，必須清晰而正確的載明。會(huì)議前的規(guī)劃與準(zhǔn)備(三)掌握會(huì)議通知的時(shí)效性 -注意

3、收件人距離遠(yuǎn)近及交通往返時(shí)間(四)會(huì)場(chǎng)安置要合於情理並有明確指標(biāo) -時(shí)間地點(diǎn)選擇，須考慮合乎會(huì)議相關(guān)議題的討論 與機(jī)密需求。 -能滿足參與會(huì)議成員的實(shí)際需要及方便，避免造 成不必要的困擾與麻煩。9會(huì)議進(jìn)行中的程序步驟 (一)精確統(tǒng)計(jì)出席人數(shù) 除特殊規(guī)定外，以出席人數(shù)超過(guò)應(yīng)到人數(shù)之半數(shù)， 始得開(kāi)會(huì)。(二)議事運(yùn)作合乎社會(huì)倫理 -會(huì)議的主旨與目標(biāo)本在於協(xié)調(diào)同異以解決紛爭(zhēng)。 -會(huì)議主席人選的推選是否合適恰當(dāng)？ -在議事運(yùn)作過(guò)程，維持中立不偏頗的立場(chǎng)？ -參與會(huì)議相關(guān)成員座位排設(shè)安放順序是否合宜？會(huì)議進(jìn)行中的程序步驟 (三)維持議事運(yùn)作的秩序 -議事進(jìn)行，按照會(huì)議議程進(jìn)展， -遵守議事規(guī)則並相互尊重禮

4、讓。 -動(dòng)議則必須要有一人以上之附議始得成立，主席 對(duì)動(dòng)議得自為附議。11會(huì)議文書(shū)開(kāi)會(huì)通知委託書(shū)簽到簿-議事日程- 開(kāi)會(huì)秩序會(huì)議紀(jì)錄提案選舉票12凡與召開(kāi)會(huì)議有關(guān)的文書(shū)，統(tǒng)統(tǒng)稱(chēng)為會(huì)議文書(shū)。會(huì)員大會(huì)定期會(huì)議-每年召開(kāi)一次，十五日以前書(shū)面通知。臨時(shí)會(huì)議理事會(huì)認(rèn)為必要。會(huì)員代表五分之一以上請(qǐng)求。監(jiān)事會(huì)函請(qǐng)召集。通知日期不受限。13理監(jiān)事會(huì)議理事會(huì)-三個(gè)月召開(kāi)一次監(jiān)事會(huì)-三個(gè)月召開(kāi)一次理監(jiān)事會(huì)議不得委託出席理監(jiān)事連續(xù)二次無(wú)故缺席者，視同辭職會(huì)議通知-七日前以書(shū)面通知。會(huì)議決議以理事監(jiān)事過(guò)半數(shù)之出席，出席較多之同意行之。14會(huì)議與會(huì)議文書(shū) 1.會(huì)議召開(kāi)前的規(guī)劃準(zhǔn)備2.會(huì)議進(jìn)行中的程序步驟3.會(huì)議結(jié)束後的

5、集結(jié)整理三階段一脈承接，環(huán)環(huán)相扣而彼此照應(yīng) 開(kāi)會(huì)通知單 召集參與會(huì)議相關(guān)成員，載明會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)，以及會(huì)議的相關(guān)資訊；個(gè)別通知類(lèi)型，在撰寫(xiě)形式方面有：書(shū)函式、公函式、表格式、信箋式、條列式等五種；公告通知類(lèi)型登載報(bào)紙或網(wǎng)頁(yè)， 張貼於公布欄 以電子郵件傳送 開(kāi)會(huì)通知標(biāo)題須註明會(huì)議名稱(chēng)、召開(kāi)次數(shù)正文必須包括開(kāi)會(huì)日期、時(shí)間、地點(diǎn)；可同時(shí)包括議程。如有文件同時(shí)發(fā)送，應(yīng)註明發(fā)文日期。會(huì)議通知格式會(huì)址： 傳真： 聯(lián)絡(luò)人及電話：受文者： 發(fā)文日期： 發(fā)文字號(hào)： 附件：開(kāi)會(huì)事由： 開(kāi)會(huì)時(shí)間： 開(kāi)會(huì)地點(diǎn)：主持人：出席人：列席者：副本：備註：發(fā)文單位戳記18臺(tái)南市區(qū)社區(qū)發(fā)展協(xié)會(huì) 開(kāi)會(huì)通知單委託書(shū)會(huì)員(會(huì)員代

6、表)不能親自出席。書(shū)面委託其他會(huì)員(會(huì)員代表)代理。每一會(huì)員以代理一人為限。19簽到簿簽到簿會(huì)議進(jìn)行首要會(huì)議文書(shū) 提供參會(huì)成員簽名註記，更記錄參與會(huì)議的相關(guān)成員到會(huì)出席狀況。其特性與功能在於有效統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，更在於確立會(huì)議的合法性，是否達(dá)到能夠開(kāi)始並進(jìn)行實(shí)質(zhì)會(huì)議議程的標(biāo)準(zhǔn)。 提案單針對(duì)臨時(shí)動(dòng)議之需要而設(shè)計(jì)的會(huì)議文書(shū)。提供參與會(huì)議的相關(guān)成員，具體說(shuō)明動(dòng)議內(nèi)涵與原由，可列舉可行辦法和措施，以避免動(dòng)議內(nèi)容流於泛說(shuō)空洞。選票單提供參與會(huì)議的相關(guān)成員，表達(dá)個(gè)人選擇意志，同時(shí)做為共同意思表示的最後判準(zhǔn)依據(jù)，以利於最後選舉結(jié)果的論斷。選票單的型式有無(wú)記名與記名兩類(lèi)，為能明晰且準(zhǔn)確地呈現(xiàn)選擇意志記錄的功效，選

7、票單在撰寫(xiě)形式方面目前均採(cǎi)取表格形式 會(huì)議紀(jì)錄會(huì)議議程進(jìn)行之過(guò)程、報(bào)告事項(xiàng)與討論提案之內(nèi)容、選舉和決議之結(jié)果，以及最後共識(shí)之狀況，加以詳實(shí)紀(jì)錄的會(huì)議文書(shū)，其特性與功能在於詳細(xì)集結(jié)整理議事內(nèi)涵，忠實(shí)記錄各項(xiàng)商議、討論、選擇之結(jié)果，提供未來(lái)執(zhí)行工作之依據(jù) 會(huì)議紀(jì)錄 紀(jì)錄程序必須與議程一致 -會(huì)議紀(jì)錄依照會(huì)議進(jìn)行之程序步驟書(shū)寫(xiě)而成 -會(huì)議進(jìn)行之程序步驟必須遵守會(huì)議議程之規(guī)範(fàn)， -會(huì)議紀(jì)錄在程序上，必須與議程一致。(二)紀(jì)錄內(nèi)涵要簡(jiǎn)明扼要 -紀(jì)錄者本於忠實(shí)書(shū)寫(xiě)之原則不可隨意增減 -議會(huì)現(xiàn)場(chǎng)無(wú)關(guān)議題內(nèi)容的談笑過(guò)程，可以不記。 -把握主旨重點(diǎn)，力求內(nèi)涵之簡(jiǎn)明扼要。會(huì)議結(jié)束後的集結(jié)整理階段 紀(jì)錄結(jié)果必須忠誠(chéng)

8、詳實(shí)紀(jì)錄者必須本於忠誠(chéng)於事的態(tài)度，不可扭曲本意誤導(dǎo)事實(shí)，更不可顛倒是非無(wú)中生有，必須詳細(xì)而據(jù)實(shí)的紀(jì)錄結(jié)果，以昭公信。紀(jì)錄內(nèi)容要確實(shí)檢核會(huì)議紀(jì)錄要發(fā)送之前，會(huì)議紀(jì)錄人與會(huì)議召集人必須先確實(shí)檢核，以確認(rèn)其與會(huì)議進(jìn)行與決議之過(guò)程吻合，無(wú)任何偏差之情事記載。 25會(huì)議議程大會(huì)開(kāi)始主席致詞長(zhǎng)官致詞來(lái)賓致詞報(bào)告事項(xiàng) (1)主席報(bào)告 (2)上次會(huì)議決議案 (3)指示事項(xiàng)執(zhí)行情形 (4)各單位業(yè)務(wù)報(bào)告 (5)專(zhuān)題報(bào)告6. 提案討論7. 臨時(shí)動(dòng)議8. 選舉9. 散會(huì)26會(huì)員大會(huì)召開(kāi)理事會(huì)1.審查會(huì)員會(huì)籍，確定大會(huì)出席人數(shù)。 (會(huì)員造冊(cè)， 報(bào)請(qǐng)主管機(jī)關(guān)備查)2.決定理、監(jiān)事候選人產(chǎn)生方式 -公告、通知會(huì)員登記，不

9、足名額由理事會(huì)提名補(bǔ)足。 -依會(huì)員大會(huì)決議授權(quán)理事會(huì)推薦人選。 -如會(huì)員人數(shù)較少時(shí)，可將會(huì)員全部姓名印入選票。27會(huì)員大會(huì)籌備事項(xiàng)3.決定會(huì)員大會(huì)召開(kāi)日期、時(shí)間及地點(diǎn)。4.確定年度收支決算、收支預(yù)算及工作計(jì)畫(huà)。 (收支決算表應(yīng)提監(jiān)事會(huì)審議通過(guò))5.決定大會(huì)議程、提案內(nèi)容、會(huì)務(wù)工作報(bào)告。6.籌辦大會(huì)任務(wù)編組，擬訂各組工作項(xiàng)目。 7.是否隨時(shí)召開(kāi)理、監(jiān)事會(huì)，選舉理事長(zhǎng)及常務(wù)監(jiān)事會(huì)員大會(huì)籌備事項(xiàng)8.製作會(huì)員名冊(cè)、議程、開(kāi)會(huì)通知 (大會(huì)十五日前報(bào)主管機(jī)關(guān)備查並請(qǐng)派員指導(dǎo))9.印製會(huì)員大會(huì)通知單、委託書(shū)及議程 (大會(huì)前十五日寄發(fā)通知會(huì)員)10.準(zhǔn)備會(huì)議資料及物品11.編印大會(huì)手冊(cè)12.製作會(huì)員親自出席報(bào)

10、到簽名冊(cè)、委託出席簽名冊(cè)及領(lǐng)取選票簽名冊(cè)。29會(huì)員大會(huì)籌備事項(xiàng)13.印製委託出席證、親自出席證及貴賓證。 14.各種選舉票加蓋團(tuán)體圖記及常務(wù)監(jiān)事印章並包裝妥善保管。15.製作開(kāi)票統(tǒng)計(jì)表及書(shū)寫(xiě)大會(huì)議程表張貼會(huì)場(chǎng)。16.規(guī)劃會(huì)場(chǎng)發(fā)票處、圈票處及投票處17.如會(huì)員人數(shù)較多（一百人以上）須分組發(fā)票、增設(shè)圈票處及投票箱。3018.準(zhǔn)備圈票處屏風(fēng)、圈票用具及投票箱。19.擬定發(fā)票、監(jiān)票、唱票、計(jì)票人選提大會(huì)同意。20.繕造移交清冊(cè) (含圖記、未完成案件、檔案、財(cái)務(wù)及人事等資料）31會(huì)名、屆次、目錄及頁(yè)次。會(huì)議程序及時(shí)間分配。團(tuán)體沿革。(成立經(jīng)過(guò)、協(xié)會(huì)歷史、傳承等）現(xiàn)任及歷任理監(jiān)事名冊(cè)。上次大會(huì)決議案執(zhí)行情

11、形報(bào)告。會(huì)務(wù)工作報(bào)告。監(jiān)事會(huì)監(jiān)查報(bào)告。大會(huì)手冊(cè)內(nèi)容32大會(huì)手冊(cè)內(nèi)容大會(huì)討論議案。(案由、說(shuō)明、決議、年度決算、工作計(jì)畫(huà)、預(yù)算等提案）財(cái)產(chǎn)清冊(cè)。生產(chǎn)建設(shè)基金收支報(bào)告表。前年度收支決算表。本年度工作計(jì)畫(huà)及收支預(yù)算表。團(tuán)體章程及內(nèi)部規(guī)章。會(huì)員名冊(cè)（如會(huì)員多可分區(qū)及編號(hào)）其他（活動(dòng)照片或研究成果或感言之發(fā)表)。33提案格式範(fàn)例一案號(hào)：第號(hào)案 提案者： 案由：。說(shuō)明：。決議：。34提案範(fàn)例一案號(hào)：第一號(hào)案 提案者：本會(huì)理事會(huì)案由：本會(huì)年度歲入歲出決算書(shū)，請(qǐng)審查。說(shuō)明：本會(huì)年度歲入歲出決算書(shū)，業(yè)經(jīng)經(jīng)本會(huì)第 屆第次理監(jiān)事聯(lián)席會(huì)議審查通過(guò)在案，提 請(qǐng)大會(huì)審議通過(guò)後，報(bào)請(qǐng)主管機(jī)關(guān)核備。議決：35提案範(fàn)例案號(hào)：第

12、二號(hào)案 提案者：本會(huì)理事會(huì)案由：擬訂本會(huì)年度工作計(jì)畫(huà)，請(qǐng)審議。說(shuō)明：本會(huì)年度工作計(jì)畫(huà)，業(yè)經(jīng)本會(huì)第屆 第 次理監(jiān)事聯(lián)席會(huì)議審查通過(guò)在案。 提請(qǐng)審議通過(guò)後據(jù)以行，並報(bào)請(qǐng)主管機(jī)關(guān)核 備。議決：36提案範(fàn)例十三、臨時(shí)動(dòng)議：十四、選舉事項(xiàng)：請(qǐng)載明選舉名稱(chēng)、選舉依據(jù)及名額、選舉方式、監(jiān)票、發(fā)票、唱票、記票人員、選舉得票數(shù)及當(dāng)選人 選舉結(jié)果須經(jīng)主席當(dāng)場(chǎng)宣布，並徵得大會(huì)無(wú)人異議。如無(wú)選舉，本節(jié)則免列。十五、散會(huì)：同日午時(shí)分。37 第一屆第一次理監(jiān)事會(huì)議議程會(huì)議開(kāi)始 主席致詞 來(lái)賓致詞（預(yù)先徵詢(xún)，如無(wú)則免列）。報(bào)告事項(xiàng)選舉第一屆常務(wù)理監(jiān)事及理事長(zhǎng)。移交。第一屆理事長(zhǎng)致詞。38討論提案：案由：決定本會(huì)會(huì)址處所（含

13、聯(lián)絡(luò)電話）案。說(shuō)明：會(huì)址處所依規(guī)定不得少於三十平方公尺，應(yīng)取 得準(zhǔn)予使用一年以上之使用權(quán)證明(借用同意書(shū)）。決議：案由：聘任本會(huì)總幹事等工作人員案。說(shuō)明：工作人員不得由選任之職員擔(dān)任。決議：臨時(shí)動(dòng)議：散會(huì)：39理事長(zhǎng)移交清冊(cè)臺(tái)南市區(qū)社區(qū)發(fā)展協(xié)會(huì)第屆理事長(zhǎng)移交清冊(cè)目錄年月日表冊(cè)名稱(chēng)：圖記移交清冊(cè)、檔案移交清冊(cè)、業(yè)務(wù)移 交清冊(cè)、財(cái)產(chǎn)移交清冊(cè)、人事移交清冊(cè)份數(shù)移交人：卸任理事長(zhǎng)（簽章）接收人：新任理事長(zhǎng)（簽章）監(jiān)交人：新任常務(wù)監(jiān)事：（簽章）40會(huì)議紀(jì)錄(一)臺(tái)南市會(huì)第屆第次會(huì)員大會(huì)紀(jì)錄一 、時(shí)間：年月日午時(shí)分。二 、地點(diǎn)：。、出席人員：大會(huì)得僅載明人數(shù)， 其他會(huì)議載明人員姓名 、缺席人員：大會(huì)得僅載明人數(shù)， 其他會(huì)議載明人員姓名五 、請(qǐng)假人員：大會(huì)得僅載明人數(shù) 其他會(huì)議載明人員姓名六 、列席人員：載明單位名稱(chēng)及代表姓名41會(huì)議記錄(二)七、主席：紀(jì)錄：八、主席致詞：（可略）九、主管機(jī)關(guān)代表暨來(lái)賓致詞：（可略）十、推選會(huì)議紀(jì)錄簽署人：（