高效會(huì)議管理技巧課件

1、高效會(huì)議管理技巧厲進(jìn)鵬目錄前言一、明白會(huì)議二、會(huì)議的三大角色三、會(huì)議存在的問題四、如何開一個(gè)高效的會(huì)議 1、會(huì)前準(zhǔn)備 2、會(huì)中控制 3、會(huì)后跟蹤 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！ 第一 明白會(huì)議會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的成本集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的意義會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣會(huì)議的種類 按人數(shù)分類按開會(huì)方式

2、分類 按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對一會(huì)議1.面對面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政2.策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的4.會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的時(shí)間成本直接的會(huì)議成本其他成本第二 會(huì)議三大角色主持人與會(huì)者記錄者主持人時(shí)間主持人責(zé)任開會(huì)前根據(jù)會(huì)議主題確定會(huì)議議題依據(jù)提供的材料提供論證材料開會(huì)中控制會(huì)議方向，使會(huì)議按照議程進(jìn)行引導(dǎo)發(fā)言者發(fā)言及時(shí)并正確總結(jié)段落或者議題討論內(nèi)容管理會(huì)議沖突開會(huì)后提醒抄送記要明確會(huì)議執(zhí)行責(zé)任人布置跟蹤事宜及時(shí)間節(jié)點(diǎn)與會(huì)者時(shí)間主持人責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的材料準(zhǔn)備論證

3、材料記下會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中發(fā)言的準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么共識(shí)還有那些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成記錄者時(shí)間主持人責(zé)任開會(huì)前了解會(huì)議主題，準(zhǔn)備錄用工具協(xié)助主持人通知開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)布置會(huì)場以及會(huì)務(wù)組織開會(huì)中提煉會(huì)議決議、及時(shí)記錄與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議的目的開會(huì)后抄送會(huì)議紀(jì)要協(xié)助跟蹤落實(shí)會(huì)議決議執(zhí)行情況及時(shí)向主持人反饋跟蹤結(jié)果第三 會(huì)議存在的問題會(huì)議的四大惡習(xí)會(huì)議-傷不起會(huì)議是四大惡習(xí)會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí)會(huì)議的幾大致命傷會(huì)前無準(zhǔn)備偏離討論主題主持人不能拍板做決定少數(shù)人壟

4、斷發(fā)音意見無法流暢地溝通一言堂，與會(huì)者迎合領(lǐng)導(dǎo)的想法會(huì)議的十大致命傷沒有后續(xù)跟蹤參與者與會(huì)議主題相關(guān)性不大爭辯、成為明爭暗斗和可以展示自己的地方第四 如何開一個(gè)高效的會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中控制會(huì)后跟蹤成功、高效會(huì)議的幾大特征擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人跟蹤落實(shí)并反饋結(jié)果固定的會(huì)議流程規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程 1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排工作跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃一、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒

5、什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow5W1H：是標(biāo)準(zhǔn)化操作流程英文含義What（目的）為什么， 為什么要做，目的，原因Why（目標(biāo)）什么，做什么，怎么做，內(nèi)容，目標(biāo)When（時(shí)間）什么時(shí)候，何時(shí)做，何時(shí)完成，時(shí)間、時(shí)限Where（地點(diǎn)）在哪里， 在哪里做，地點(diǎn)、場所、位置Who（誰做）誰去做，找誰做，人員、對象，主體、客體How（

6、方法）怎樣，要怎樣做，做法、措施、策略 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的4個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析 SWOT分析Strength優(yōu)勢

7、Weakness劣勢Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅 自身環(huán)境二、 會(huì)議中技巧白帽子：信息、數(shù)據(jù)紅帽子：判斷、形成問題青帽子：針對以上的問題討論黃帽子：給出積極的解決方案或者建議黑帽子：排除不適合的方案或者建議藍(lán)帽子：總結(jié)并形成決議，跟蹤落實(shí)簡化六頂帽子 單純提出事件數(shù)據(jù)直覺判斷提出大家的意見創(chuàng)造想法對以上的建議肯定綜合分析評議方案提出反對意見確定決議落實(shí)跟蹤反饋有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情

8、況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度參會(huì)者的守則和責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)、執(zhí)行和反饋會(huì)議過程中的五大人物1、與“蟬”相遇2、與“鯊魚”相遇3、與“驢”相遇4、遭遇“兔子般追蹤”5、與“螃蟹（跑題者）”相遇與“cicada蟬”相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)對于“蟬”的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“鯊魚”相遇有

9、攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見對付“鯊魚”型發(fā)言者的辦法非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范與“驢”相遇過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題對付“驢”型發(fā)言者的辦法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn) 遭遇“兔子般追蹤”質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與“螃蟹（跑題者）”相遇開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等對“螃蟹”型發(fā)言者的辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范短暫沉默三、 會(huì)后跟蹤會(huì)議記錄者的功能對會(huì)議記錄的幾大建議會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)

10、計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納跟蹤決議的落實(shí)情況并反饋結(jié)果會(huì)議記錄的幾大建議會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主持共同修正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析、理解、貫徹會(huì)議方向考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)反饋給會(huì)議記錄者、主持人以及相關(guān)人員如何會(huì)議反饋事件（完成時(shí)間）本周完成結(jié)果當(dāng)前完成狀（周 ）持續(xù)狀態(tài)公司名稱變更（5.1-5.30）本周內(nèi)上交材料包括1、身份證2、股東決議3、等等材料已經(jīng)全部收集齊全，并上交，等待5-7個(gè)工作日，未發(fā)現(xiàn)其他情況按照目前進(jìn)度本月內(nèi)完成車棚的施工（5.1-5.14）本周預(yù)計(jì)可以江車棚主體結(jié)構(gòu)完成由于本周直下雨，室外無法施工，只有材料到場，未施工本工作需要延期至:5.20號(hào)左右完成車輛管理制度的完善（5.1-5.7）補(bǔ)充完善制度并發(fā)布制度補(bǔ)充并已經(jīng)發(fā)布完成預(yù)計(jì)在