高校文件歸檔范圍及其歸檔程序課件

1、高等學(xué)校文件材料歸檔范圍及歸檔工作程序西北工業(yè)大學(xué)檔案館 柯峰提 綱高校文件材料歸檔范圍預(yù)立卷工作歸檔工作程序依 據(jù) 材 料2008年9月1日起實(shí)施的教育部和國家檔案局聯(lián)合制定教育部第27號(hào)令高等學(xué)校檔案管理辦法1994年1月1日起實(shí)施的原國家教委制定的 教辦1993429號(hào)文件 高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法高等學(xué)校檔案工作規(guī)范首先，明確什么是高等學(xué)校檔案？ 是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 辦法第二條 第一部分 歸檔范圍第一部分 歸檔范圍1、歸檔原則2、歸檔重點(diǎn)3、歸檔范圍1、歸檔的文件材料，必須對(duì)

2、學(xué)校和社會(huì)有史料和研究價(jià)值，具有參考價(jià)值和憑證作用。2、歸檔的文件材料，必須反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、歸檔的文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持文件的原貌，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系和成套性特點(diǎn)。一、歸檔原則二、歸檔重點(diǎn)： 本校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級(jí)針對(duì)本校的指令性、指導(dǎo)性件和需要學(xué)校承辦的文件材料。三、歸檔范圍高等學(xué)校檔案管理辦法第十五條明確規(guī)定： 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案同步歸檔。文件材料的歸檔范圍有十一大類。 1、黨群類 2、行政類 3、學(xué)生類 4、教學(xué)類 5、科研類 6、基本建設(shè)類 7、儀器設(shè)備類 8、產(chǎn)品生產(chǎn)類 9、出版物類 10、

3、外事類 11、財(cái)會(huì)類1、黨群類（DQ） 主要包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，黨群類（DQ）可以劃分為7個(gè)二級(jí)類目。DQ類DQ11黨務(wù)綜合DQ12紀(jì)檢DQ13組織DQ14宣傳教育DQ15統(tǒng)戰(zhàn)DQ17團(tuán)委DQ16工會(huì)DQ類文件材料歸檔應(yīng)注意問題：DQ11黨務(wù)綜合：分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。DQ12紀(jì)檢：黨員處分、復(fù) 查材料，群眾來信來訪及處理意見。DQ13組織：黨校工作及離退休干部材料入此。DQ14宣傳教育：學(xué)生思想政治教育工作文件入此。DQ15統(tǒng)戰(zhàn)：民主黨

4、派、政協(xié)委員、人大代表材料入此。DQ16工會(huì)：婦女工作、“三育人”材料入此。DQ17團(tuán)委：學(xué)生社團(tuán)材料入此。2、行政類（XZ） 主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，行政類（XZ）可以劃分為6個(gè)二級(jí)類目。XZ類別XZ11行政綜合XZ12人事XZ13監(jiān)察審計(jì)XZ14武裝保衛(wèi)XZ15總務(wù)XZ16檔案圖書文博XZ類文件材料歸檔應(yīng)注意問題:XZ11 行政綜合：學(xué)校評(píng)估、教代會(huì)、校史和院、系、所等單位綜合材料入此。 XZ12人事：師資工作材料入此。XZ13監(jiān)察審計(jì)XZ14武裝保衛(wèi)：治安綜合治理材料入此。XZ15總務(wù)：

5、 后勤服務(wù)工作材料入此。XZ16檔案、圖書、文博3、學(xué)生類 主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。 辦法將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。中國教育報(bào)2008年9月26日 依據(jù)教育部關(guān)于學(xué)歷問題的答復(fù)意見本、?？飘?結(jié))業(yè)生離校隨轉(zhuǎn)個(gè)人檔案一般應(yīng)有如下材料：(1)高中畢業(yè)生登記表；(2)高考體檢表；(3)高考報(bào)名表；(4)高考政審表；(5)報(bào)考高校志愿表和高考成績單(一式兩份)；(6)高校學(xué)籍登記表并附成績單；(7)高校畢業(yè)生健康證明；(8)高校畢業(yè)鑒定表；(9)高校畢業(yè)生登記表

6、。以上為高中階段材料4、教學(xué)類（JX） 主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。 按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍(87)教辦字016號(hào))的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍主要包括17個(gè)方面1.上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件。2.綜合性教學(xué)文件材料。3.招生工作的材料等。 4.學(xué)籍管理的材料。5.學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。6.教學(xué)計(jì)劃、方案和教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)。 7.教材方面的材料。8.教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)方面的材料。9.課堂教學(xué)材料。10.優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)及評(píng)審意見。11.研究生及碩士、博士學(xué)位獲得者的名冊(cè)、學(xué)位論文

7、及有關(guān)審批文件。12.畢業(yè)生分配材料。13.畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料。14.師資培訓(xùn)的計(jì)劃、考核和總結(jié)，出國進(jìn)修等文件。15.教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)勵(lì)材料，教學(xué)情況調(diào)查表。16.教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況。17.夜大學(xué)、函授部和各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件和材料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，教學(xué)類有二種分類方案。 其中按照教學(xué)環(huán)節(jié)分，教學(xué)類（JX）可以劃分為8個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類目JX11教學(xué)綜合JX12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)JX13招生JX14學(xué)籍管理JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐JX16學(xué)位工作JX17畢業(yè)生工作JX18教材第一種 教學(xué)類檔案按照學(xué)生層次也可劃分為如下4個(gè)二級(jí)

8、類目。實(shí)體分類號(hào)類目JX11綜合JX12研究生教育JX13本、?？平逃齁X14成人教育第二種 教學(xué)類文件材料歸檔應(yīng)注意： 1、歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。 2、規(guī)模較大的學(xué)校，對(duì)教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬于永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告等可由院系保存。學(xué)校檔案部門只按一定比例擇優(yōu)接收。5、科研類（KY） 按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(國檔發(fā)19876號(hào))執(zhí)行。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，科研類（KY）可以劃分為2個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類目KY11科研綜合KY12科研項(xiàng)目KY11（綜合）歸檔范圍 序號(hào)歸檔范圍

9、1科研行政管理文件材料 2科研計(jì)劃管理文件材料 3科研成果管理文件材料4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料 5申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)6學(xué)會(huì)工作(學(xué)術(shù)活動(dòng))材料 KY12(科研項(xiàng)目)歸檔范圍 序號(hào)項(xiàng)目階段1科研準(zhǔn)備階段2研究實(shí)驗(yàn)階段3總結(jié)鑒定階段4申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段5推廣應(yīng)用階段6、基本建設(shè)類(JJ) 按國家檔案局、原國家計(jì)委發(fā)布的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定(國檔發(fā)19884號(hào))執(zhí)行。 基建檔案主要是在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的文件材料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，基本建設(shè)類（JJ）可以劃分為2個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類目JJ11基建綜合JJ12工程項(xiàng)目JJ11（綜合）歸檔范圍序號(hào)歸檔范圍1上

10、級(jí)有關(guān)基建工作的文件2基建工作規(guī)章制度 3基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào) 4基建工作總體規(guī)劃 5基建工作年度(季度)總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表6基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算 7全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖8水、電、氣管道分布圖9地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料 JJ12(工程項(xiàng)目)歸檔范圍：序號(hào)材料名稱1項(xiàng)目可行性研究2項(xiàng)目設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件3項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件4項(xiàng)目管理文件5項(xiàng)目施工文件6項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件7財(cái)務(wù)管理文件8監(jiān)理文件材料 1、 若項(xiàng)目為國家重大建設(shè)項(xiàng)目需要按照國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ DA/T 28-2002）執(zhí)行。 基建類材料歸檔應(yīng)注意： 2、基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。 3、建設(shè)項(xiàng)目

11、實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總包單位匯總、整理。 7、儀器設(shè)備類（SB） 主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在10萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，儀器設(shè)備類（SB）檔案可以劃分為2個(gè)二級(jí)類目。 實(shí)體分類號(hào)類目SB11綜合SB12設(shè)備儀器種類SB11（綜合）歸檔范圍序號(hào)歸檔范圍1上級(jí)有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件2本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度3設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料4本校儀器、設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案5本校儀器、設(shè)備移交清冊(cè)及設(shè)備儀器報(bào)廢，

12、調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)6 本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料 SB12主要內(nèi)容包括儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等方面。1、儀器設(shè)備工作量大的院校，隨機(jī)檔案可設(shè)分室保存，二級(jí)管理。2、儀器設(shè)備歸檔的重點(diǎn)是：10萬元以上設(shè)備各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體材料，包括全套隨機(jī)圖樣。3、若購置儀器設(shè)備為國家重大建設(shè)項(xiàng)目需要按照國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ DA/T 28-2002）執(zhí)行。儀器設(shè)備類材料歸檔應(yīng)注意：8、產(chǎn)品生產(chǎn)類（CP） 主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，產(chǎn)品生產(chǎn)類（CP）檔案可以劃分

13、為2個(gè)二級(jí)類目。 實(shí)體分類號(hào)類目CP11綜合CP12產(chǎn)品種類CP11（綜合）歸檔范圍序號(hào)歸檔范圍1上級(jí)關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理的文件2本單位為產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)制定的各種規(guī)定、條例、辦法、制度及手冊(cè)、圖表3產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示 4產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、管理與專業(yè)協(xié)作單位有關(guān)技術(shù)性方 面來往的文件材料 5產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 CP12(產(chǎn)品項(xiàng)目)歸檔范圍序號(hào)材料名稱1銷售管理2產(chǎn)品計(jì)劃準(zhǔn)備階段材料3產(chǎn)品生產(chǎn)設(shè)計(jì)（研制）階段材料4產(chǎn)品生產(chǎn)試制與鑒定階段材料5產(chǎn)品生產(chǎn)階段材料9、出版物類（CB） 主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出

14、版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，出版物類（CB）檔案可以劃分為5個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類目CB11綜合CB12報(bào)紙CB13刊物CB14書稿CB15音像CB11（綜合）歸檔范圍序號(hào)歸檔范圍1 上級(jí)有關(guān)編輯出版工作的文件 2上級(jí)召開的編輯出版工作會(huì)議文件 3本校編輯出版工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、簡報(bào)和重要會(huì)議記錄4本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表5 編輯出版部門管理形成的文件材料 CB12-15(出版物項(xiàng)目)歸檔范圍 包括出版物的編審、出版等方面的全套材料。10、外事類（WS） 主要包括學(xué)校外事工作管理和外事活動(dòng)中形成各種文件材料； 主要包括：1、學(xué)校

15、派遣有關(guān)人員出席國際會(huì)議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；2、學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；3、學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；4、學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材 料。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，外事類（WS）檔案可以劃分為5個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類目WS11綜合WS12出國（境）WS13來校WS14國際合作與會(huì)議WS15外國留學(xué)生工作WS11（綜合）歸檔范圍 序號(hào)歸檔范圍1上級(jí)關(guān)于外事工作的文件材料2學(xué)校外事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)等 3外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 4外事工作

16、會(huì)議材料 11、財(cái)會(huì)類（CK） 按財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法(財(cái)會(huì)字199832號(hào))執(zhí)行。 依據(jù)高校檔案實(shí)體分類法，財(cái)會(huì)類（CK）檔案可以劃分為5個(gè)二級(jí)類目。實(shí)體分類號(hào)類 目CK11綜合CK12會(huì)計(jì)報(bào)表CK13會(huì)計(jì)賬簿CK14會(huì)計(jì)憑證CK15工資清冊(cè)CK11（綜合）歸檔范圍 序號(hào)歸檔范圍1上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料 2本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件3 學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料5會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 6財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)7財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè) 高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各

17、種載體形式。三種特殊類型檔案類目1、SX 聲像類 反映學(xué)校歷史發(fā)展和主要職能活動(dòng)中的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、膠片等各種非紙質(zhì)材料及相應(yīng)的文字材料。聲像檔案二級(jí)類目表實(shí)體分類號(hào)類目SX12照片SX13錄音帶SX14錄像帶SX15幻燈片SX16磁盤SX17影視膠片SX18縮微膠片SX19光盤2、SW 實(shí)物類 學(xué)校在公務(wù)活動(dòng)中受贈(zèng)的具有紀(jì)念意義的禮品、字畫、書畫作品以及獲得獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯和其他具有紀(jì)念意義的實(shí)物。實(shí)物檔案二級(jí)類目表實(shí)體分類號(hào)類目SW12獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書SW13獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗SW14禮品、紀(jì)念品SW15字畫SW16印章SW17其他3、RW 人物類 學(xué)校歷任校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科

18、帶頭人、知名人士和著名校友等在各種重要活動(dòng)和進(jìn)行學(xué)術(shù)研究時(shí)形成的文件材料。 人物檔案歸檔范圍（參考）人物檔案生平傳記類創(chuàng)作類文稿類社會(huì)活動(dòng)類評(píng)價(jià)類音像類其他類 干部人事檔案相關(guān)依據(jù)1、中組部、國家檔案局干部檔案工作條例組通字199113號(hào)2、中組部干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定組通字號(hào)199614號(hào)干部人事檔案歸檔范圍1、履歷材料；2、自傳材料；3、鑒定、考察、考核材料；4、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；5、政治歷史問題審查材料；6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；7、獎(jiǎng)勵(lì)材料；8、處分材料；9、錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記等材料；10

19、、他可供組織上參考的有保存價(jià)值的材料。 第二部分 預(yù)立卷工作 檔案預(yù)立卷工作，是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學(xué)校檔案預(yù)立卷工作，對(duì)學(xué)校立卷部門做好平時(shí)歸檔工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要的作用。 辦法第十六條明確規(guī)定： 高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。 第二部分 預(yù)立卷工作1、如何做好預(yù)立卷2、預(yù)立卷的要求3、歸檔材料質(zhì)量要求1、明確預(yù)立卷工作職責(zé) 將預(yù)立卷、歸檔工作明確列入分管領(lǐng)導(dǎo)和部門兼職檔案工作人員的崗位職責(zé)，明確要求。一、如何做好預(yù)立卷2、堅(jiān)持平時(shí)立卷制度 立卷部門要嚴(yán)格制度做好收發(fā)文登記工作，對(duì)辦理完畢的文

20、件及時(shí)進(jìn)行收集、整理，按材料的類別歸卷，文件盒或文件夾上要標(biāo)明類別目錄號(hào)。3、建立規(guī)范的預(yù)立卷類目 預(yù)立卷類目是立卷部門進(jìn)行平時(shí)立卷的依據(jù)，建立規(guī)范的預(yù)立卷類目是立卷部門做好平時(shí)立卷的關(guān)鍵。 二、各類檔案的預(yù)立卷要求： 各立卷部門根據(jù)本部門工作職責(zé)和當(dāng)年工作任務(wù)，參照歸檔范圍編制文件材料預(yù)立卷類目，并根據(jù)工作實(shí)際對(duì)預(yù)立卷類目適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。1、黨群、行政、教學(xué)類文件材料預(yù)立卷 兼職檔案人員平時(shí)應(yīng)注意積累，并將收集上來的檔案材料根據(jù)檔案歸檔范圍及保管期限表進(jìn)行分類、裝訂、編頁號(hào)等后，學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年的6月底前移交學(xué)校檔案部門歸檔。各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔。2、科研類文件材料預(yù)立卷凡正式

21、列為科研課題的項(xiàng)目，在確定科研課題負(fù)責(zé)人后，課題負(fù)責(zé)人（可以指定專人）應(yīng)建立平時(shí)立卷，做好積累材料的準(zhǔn)備工作，待項(xiàng)目告一段落或完成時(shí)，再按歸檔范圍進(jìn)行整理歸檔。應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3、儀器設(shè)備類文件材料預(yù)立卷 儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)對(duì)照裝箱單清點(diǎn)隨機(jī)文件材料，并收集保存。在設(shè)備安裝，調(diào)試完畢后，將全部的文件材料按照進(jìn)行整理歸檔。 重大儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有學(xué)校檔案部門參加。4、基建類文件材料預(yù)立卷項(xiàng)目明確負(fù)責(zé)人后，負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、材料、圖紙的平時(shí)收集和保管工作，并按各類項(xiàng)目歸檔范圍進(jìn)行分類，按條款建立卷盒，做好不同時(shí)期的收集工作。 在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5、財(cái)

22、會(huì)類文件材料預(yù)立卷 當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后暫由財(cái)會(huì)部門保管一年，于第二年3月底前移交歸檔。三、歸檔材料的質(zhì)量要求： 質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。一看材料是否為原件二看材料是否齊全、完整三看材料是否符合整理規(guī)范具體要求1、歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔；2、歸檔的文件材料必須是原件（定稿）, 重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份提供利用；3、歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合自然形成規(guī)律。 4、

23、歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整、審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。總體來講，歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn) 科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求 和 文書檔案案卷格式 的要求；5、電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范 (GBT 18894-2002)執(zhí)行。 電子文件的歸檔應(yīng)遵守兩個(gè)原則：第一、電子文件和紙質(zhì)文件歸檔實(shí)行“雙套制”，即在電子文件歸檔時(shí)應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時(shí)存檔。第二、同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作。1、歸檔分工2、形成積累3、歸檔方法第三部分 歸

24、檔工作程序每年年初檔案館布置上年度文件材料的歸檔工作和做好本年度文件材料的預(yù)立卷工作部門按立卷方法分類組卷，并做好本年度的預(yù)立卷工作檔案館有關(guān)業(yè)務(wù)室對(duì)部門案卷進(jìn)行詳細(xì)檢查，并指導(dǎo)立卷工作不合格案卷 合格案卷按要求重新整理移交檔案部門 歸檔工作流程一、歸檔分工學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等兼職檔案人員對(duì)應(yīng)歸檔文件材料及時(shí)整理、立卷。上級(jí)和所在地、市級(jí)來文，全校性、綜合性的黨群部分由學(xué)校黨委辦公室負(fù)責(zé)歸檔，行政部分由校長辦公室負(fù)責(zé)歸檔，黨政合署辦公單位一并歸檔。專業(yè)性或具體業(yè)務(wù)性的按職能劃分，由各承辦單位負(fù)責(zé)歸檔。歸檔涉及多個(gè)單位的大類，需要兩個(gè)以上單

25、位共同辦理的文件，由主辦單位負(fù)責(zé)歸檔，其他單位應(yīng)將整理好的文件材料向其集中，非主辦單位不移交歸檔。各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交學(xué)校檔案部門保存，任何人不得擅自帶走或銷毀。各歸檔單位根據(jù)歷年文件材料的形成規(guī)律和當(dāng)年的工作計(jì)劃，預(yù)計(jì)新年度可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照各類檔案歸檔范圍和保管期限表各機(jī)構(gòu)對(duì)照表，預(yù)先編制檔案歸檔類目。各歸檔單位要將平時(shí)辦理完畢的文件，隨時(shí)按照預(yù)立卷類目及時(shí)立卷。二、形成積累 不歸檔文件材料的范圍：1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的供參考、不辦的文件；2、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)供工作參考的抄件；3、未定稿的文件（包括上級(jí)機(jī)關(guān)的征求意見稿）；4、未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目；5、未定型、未正式施工前的草圖、藍(lán)圖、工時(shí)定額；6、未生效的合同、協(xié)議書、單據(jù)；7、重份文件和重份圖紙；8、儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、訂貨會(huì)等宣傳品；9、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；10、無查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；11、未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；12、從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料