2022年高效會議管理技巧詳解

1、高效會議管理技巧詳解 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第一講 當今會議面面觀 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0101 t sp 第一節(jié) 引言 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0102 t sp 第二節(jié) 會議的意義 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0103 t sp 第三節(jié) 會議的目的 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0104 t sp 第四節(jié) 會議的種類 HYP

2、ERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0105 t sp 第五節(jié) 會議的頻率 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0106 t sp 第六節(jié) 會議成本的計算 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第二講 會議效率不高的原因及解決方案 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0201 t sp 第一節(jié) 會議效率不高的原因 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0202 t sp 第二節(jié) 如何進行預防性

3、管理 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0203 t sp 第三節(jié) 高效會議的八大特征 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0204 t sp 第四節(jié) 會議規(guī)范 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第三講 開會前的準備工作 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0301 t sp 第一節(jié) 引言 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0302 t sp 第二節(jié) 如何判斷是否需要開會 HY

4、PERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0303 t sp 第三節(jié) 會議準備的作用和方法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0304 t sp 第四節(jié) 會議準備的內容 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0305 t sp 第五節(jié) 主持人如何做會前準備 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第四講 成功會議的五種策略 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0401 t sp 第一節(jié) 引言 HY

5、PERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0402 t sp 第二節(jié) 如何做開場白 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0403 t sp 第三節(jié) 如何分配發(fā)言時間 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0404 t sp 第四節(jié) 如何掌握議事進度 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0405 t sp 第五節(jié) 如何達成會議決策 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第五講 會議中的溝通與反饋技巧

6、 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0501 t sp 第一節(jié) 引言 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0502 t sp 第二節(jié) 會議中的溝通技巧 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0503 t sp 第三節(jié) 會議中的反饋技巧 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第六講 主持人的會議管理技巧 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0601 t sp 第一節(jié) 傾聽技巧 HYPER

7、LINK /video.php?bianhao=A09&jie=0602 t sp 第二節(jié) 講話技巧 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0603 t sp 第三節(jié) 情景模擬 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第七講 如何對待會議中的意外情況 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0701 t sp 第一節(jié) “蟬”型發(fā)言者的癥狀及應對辦法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0702 t sp 第二節(jié) “鯊魚”型發(fā)言者的

8、癥狀及應對辦法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0703 t sp 第三節(jié) “驢”型發(fā)言者的癥狀及應對辦法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0704 t sp 第四節(jié) “兔子”型發(fā)言者的癥狀及應對辦法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0705 t sp 第五節(jié) “螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應對辦法 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0706 t sp 第六節(jié) 情景模擬 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&c

9、ountid= l # t a 第八講 主持人與參會者的守則與責任 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0801 t sp 第一節(jié) 主持人的守則與責任 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0802 t sp 第二節(jié) 參會者的守則和責任 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0803 t sp 第三節(jié) 主持人和參會者怎樣達成協(xié)議 HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第九講 會議記錄 HYPERLINK /video.php?

10、bianhao=A09&jie=0901 t sp 第一節(jié) 記錄者功能和勝任條件 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0902 t sp 第二節(jié) 對會議記錄的十大建議 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=0903 t sp 第三節(jié) 團隊會議的誤區(qū) HYPERLINK /list.php?bianhao=A09&countid= l # t a 第十講 會后跟進 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=1001 t sp 第一節(jié) 引言 HYPERLINK /video.php?bianh

11、ao=A09&jie=1002 t sp 第二節(jié) 參會者如何進行會后跟進 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=1003 t sp 第三節(jié) 主持人如何進行會后跟進 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=1004 t sp 第四節(jié) 會后自我評定 HYPERLINK /video.php?bianhao=A09&jie=1005 t sp 第五節(jié) 如何提高下次會議質量第1講當今會議面面觀【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題

12、，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義1會議是一個集思廣益的渠道圖1-1集思廣益圖如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。2會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存

13、在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。圖1-2組織或部門與會議3會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。會議的目的開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。傳達資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調

14、矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。達成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產生和問題的解決。圖1-3達成協(xié)議與解決問題的6個步驟資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。鞏固

15、主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調會議，以此來強化自己的地位。會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關。表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類 團體會議 一對一會議 面對面會議 電話會議 視頻會議 宣布人事安排、講解政策的會議 當眾表揚或批評別人的會議 臨時處理突發(fā)事件的會議 固定的團隊會議 集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

16、1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議4.一對一會議會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：【自檢】請將下列相關選項用橫線連接起來。A、固定的部門會議至少每兩月一次B、一對一會議隨時C、處理突發(fā)事件的會議按需要D、全體會議至少每月一次見參考答案1-1【本講總結】從某種角度

17、而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個人應從基礎做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎知識，才可能使每一次會議都“行之有效”?！拘牡皿w會】_第2講會議效率不高的原因及解決方案【本講重點】會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及預防性管理1會議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于

18、以下原因，開會效率低下：公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。時下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也

19、很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。2會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。

20、（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。3預防性管理所謂預防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行?！九e例】以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預防性管理。會議效率不高的原因預防性管理措施時

21、間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者?！咀詸z】請根據(jù)自身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？ 是 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，

22、并提出改進意見。存在問題是否存在改進意見主持人毫無影響力是 否會議地點的布局讓人很有壓迫感是 否會前準備不足，會議議題讓人不明所以是 否會議總是選在午飯時間進行是 否高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1會議時間安排的規(guī)范上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員

23、工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。2會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排

24、時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。所有與會者都要準備在會上發(fā)言。準時開始，準時結束。各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。3固定的會議流程規(guī)范圖2-1固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包

25、括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等?！颈局v

26、總結】會議效率不高是當前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應在會前充分做好預防性管理。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們如何提高會議的效率?！拘牡皿w會】_第3講開會前的準備工作【本講重點】是否要開會準備工作的作用1H 5W準備工作核對單主持人的準備工作是否要開會“機遇只偏愛那些有準備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準備工

27、作是確定是否真的有開會的必要性。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產生把好第一關。1無需開會的“五個如果”圖3-1不需開會的“五個如果”如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次

28、，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負、得不償失。2必須開會的“五個如果”圖3-2必須開會的“五個如果”“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯

29、報工作，使各種信息在公司內部高效流通。表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批評某些情節(jié)嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。當你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務意味著要達到團結上下、協(xié)作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務的及時完成?！咀詸z】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調查，原因在于一名

30、員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評B.開會當眾批評C.寫檢查處罰(2)你為什么這么做？見參考答案3-1準備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解準備工作究竟有什么作用。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。一般來說，會議的準備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少

31、會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。11H 5W圖3-31H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。2特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調查顯示，會議人數(shù)最多不應超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當然，會議的合適人數(shù)應該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。會議準備工作核對單會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準備工作核對單1、了解

32、會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時間7、決定會議的地點9、確定出席人數(shù)11、是否準備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關資料2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會者準備資料20、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：如果與會人員超過10個，會場最好布置成“”字型，主持人可以站在

33、會場中央，這樣有利于協(xié)調討論;如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準備工作1主持人的4個準備工作2SWOT分析圖3-4SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。【本講總結】一次成功的會議背后一定是非常充分的準備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深

34、刻的理解。好的準備是成功的一半，一定要做好會議的準備工作?！拘牡皿w會】_第4講成功會議的五種策略【本講重點】如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議決策方式如何圓滿結束會議如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。1語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當

35、他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。2非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看

36、手表，也能達到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準時開始，準時結束。如何達成決議決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。4種群體決策圖4-14種群體決策1權威決策權威決策出現(xiàn)于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時?！九e例】特別行動小組向部分領導提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點：

37、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權力界限明顯的地方最有效。缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當復雜性增高時，權威決策的質量會由于考慮面不寬而受到影響。2少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領導。優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。缺點：在小集團內，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質

38、量和執(zhí)行。3共識決策共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產生高質量決議。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。4無異議決

39、策無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策?！九e例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常難以做出。4種團隊決策法【自檢】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不

40、和及沖突最低。 (2)權威決策B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產生高質量決議。 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。(4)共識決策D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權力界限明顯的地方最有效。見參考答案4-1如何圓滿結束會議【本講總結】會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至會議的結束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。需要特別引起注意的是達成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學方法。策略是決定會議成敗的關鍵因素

41、之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累!【心得體會】_第5講會議中的溝通與反饋技巧【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫1溝通漏斗圖5-1溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關系，只存活了60%。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領

42、悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時時刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非?？膳?。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越少。2溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。3溝通的冰山模式圖

43、5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內容則占到80%95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，并且有明確的時間約束。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)，并且雙方為達成目標而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。造成溝通困難的因素如何建立信任會議中的反饋技巧1反饋的兩種方式2反饋的兩種類型圖5

44、-4反饋的兩種類型正面指導反饋積極的反饋是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐漸減少。建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設性反饋：3反饋時的特征4如何接受反饋【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：描述性話語是否正確(1)你出生前我們就是這么做的!是否(2)這就是最佳解決方法。是否(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？是否(4)為了按時完成任務，我要你這樣做。是否見參考

45、答案5-1【本講總結】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學會如何進行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率?！拘牡皿w會】_第6講主持人的會議管理技巧【本講重點】傾聽的技巧實際的說話技巧傾聽的技巧1傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內容：首先建議你學會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。傾

46、聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視?！咀詸z】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。談話內容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。經(jīng)理乙說：沒關系的，你說吧。員工甲說：差12000元。經(jīng)理乙說：啊.員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊.”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談談經(jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應該注意什么問題？_見參考答案6-1充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學習和鍛煉得到提高。其次傾聽

47、是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。2傾聽的具體方法傾聽時最好保持點頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談者相互接觸，要使交談者有一種被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神，你的身體前傾時，會給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關鍵則是重復和總結，當然也要做好相關的記錄。3傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：4“傾聽”小總結如果用兩句日常用

48、語來總結傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談者充分感受到你正在傾聽。其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當然能夠在會議主持中游刃有余。會議中的說話技巧會議中主持人要學會使用以下幾種說話技巧：展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。探詢。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”評論。與會者

49、回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認為問題是.”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致。“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”測試理解情況。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認為大家可能沒有聽明白，這時候就

50、要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。總結。在測試完理解情況之后，就需要總結，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結一下你們說的是一、二、三”。排除與引進。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關在門外，即將其排除”?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，

51、您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。這其二“把別人帶進來”就是所謂的“引進”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“好，這個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。情景小案例人物主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4

52、會議主題關于新年晚會地點、時間、節(jié)目和抽獎禮品的討論會議特色主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。主持人語錄：1、開場白“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個是確定一下晚會舉行的地點、時間；第二個就是員工的節(jié)目；第三個就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”評議：只明確了會議議題，會議時間等因素只字未提。2、“你們就全說了?！痹u議：當25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡短無力的話。3、“我們是在講今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來?！痹u議：當與會者1和與會者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。4、“行行”評議：面對

53、與會者1和與會者2的爭論，主持人只能隨聲附和。5、“今天先別討論這個問題了，會議先到此結束，我們下次再通知一個會議，再開一個吧，我覺得今天的會議沒結果?！痹u議：當別人還在討論中時，首先放棄會議，表現(xiàn)了極大的絕望。這個情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對一個會議來說是多大的災難。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領”之下，會議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中。【本講總結】主持人的會議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個方面：第一是如何聽；第二是如何說。聽和說是主持人必不可少的兩項技能。對聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要

54、識別傾聽的誤區(qū)。就說而言，主要應學習8種說話技巧。同時，要熟悉傾聽和說話時經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進行?！拘牡皿w會】_第7講如何對待會議中的意外情況【本講重點】與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇與“Cicada蟬”相遇與“Shark 鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤” 與“Crab 螃蟹（跑題者）”相遇【自檢】請做以下判斷題：(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。()(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言

55、者，具有很強的防備心理。()(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習慣于給予消極的、否定的意見。()(4)保持短暫的沉默可以對付在會議中打瞌睡的人。()見參考答案7-1情景小案例地點：某公司會議室人物：主持人；與會者1“蟬”； 與會者2“鯊魚”；與會者3“兔子”；與會者4“驢”；與會者5“螃蟹”會議議題：員工晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內容。會議內容如下主持人說：今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時間局限在1小時之內，我們要決定4項內容，即晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內容。下面請大家各抒己見。評議：主持人開場白可謂簡潔明了，分別指明了會議的主題、時間。與會者1“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目

56、方面，還是由各小組自己報上來，然后由誰負責匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎活動是晚會重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。要達到這個效果，我覺得去年那個抽獎就挺有意思，我抽中了一臺彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。地點的選擇也很重要，去年選擇的地點就在公司樓底下的一個迪廳，我覺得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過，沒有什么神秘感，也沒有新鮮感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個比較遠的，高雅一點的，我想比如說什么中央電視臺梅地亞賓館，或者是去清華紫光國際會議中心，那個地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評議：像“蟬”一樣的與會者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。

57、一定要控制其發(fā)言時間。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實非常好，你想總結的是地點和抽獎是非常重要的，其他是不重要的?！跋s”說：對。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。與會者2“鯊魚”：我不同意他的看法，地點和抽獎這些都是次要的，既然是一個晚會，主題應該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個晚會質量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對去年一年做一個回顧，對來年做一個展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團隊的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴肅的地方就可以，時間的話這個只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評議：與會者2是屬于“鯊魚”性格的發(fā)言者，有攻擊別人的傾向；總是給予消極

58、的、否定的意見。與會者3“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。評議：與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時間、地點，我們不妨先按照這個順序討論，然后馬上討論這個禮品發(fā)放的問題，好嗎？評議：主持人要采取以下方式對付這樣的人：肯定他的貢獻或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。與會者3“兔子”：不，既然開晚會，節(jié)目還是很重要的，不如從節(jié)目單開始。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別

59、想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時間、地點確定一下，時間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號那一天，小王你覺得呢？與會者1“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。主持人說：好，那么地點，梅地亞賓館？與會者2“鯊魚”：迪廳。與會者1“蟬”說：迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會者2“鯊魚”：迪廳有什么不好啊？與會者1“蟬”說：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會者2“鯊魚”：他是太高興了扭的腳吧。與會者1“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。與會者2“鯊魚”：這個事情里面，不能沒有一點點失誤或一點點小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會來使大家產生一種團隊的凝聚力，這是最主要的

60、。主持人說：好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時就到這兒。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。評議：主持人及時打斷了與會者1和與會者2的爭吵，避免了大會開成小會。與會者4“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人說：您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦？與會者4“驢”說：覺得去年挺好的。主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會者5“螃蟹”：就按你們說的辦吧。主持人說：按照我們這個討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結束時大家做一個表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？那下面