標(biāo)書制作技巧及word文檔操作技巧

1、目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc22139779 一、標(biāo)書編制中使用的基本功能 PAGEREF _Toc22139779 h 3 HYPERLINK l _Toc22139780 1.1標(biāo)書制作過(guò)程中用到的功能分析。 PAGEREF _Toc22139780 h 3 HYPERLINK l _Toc22139781 1.2頁(yè)面布局的調(diào)整 PAGEREF _Toc22139781 h 3 HYPERLINK l _Toc22139782 1.2.1調(diào)整頁(yè)邊距 PAGEREF _Toc22139782 h 3 HYPERLINK l _Toc22139783

2、1.2.2紙張方向與插入分節(jié)符 PAGEREF _Toc22139783 h 3 HYPERLINK l _Toc22139784 1.2.3插入分頁(yè)符 PAGEREF _Toc22139784 h 4 HYPERLINK l _Toc22139785 1.3頁(yè)眉頁(yè)腳的添加 PAGEREF _Toc22139785 h 4 HYPERLINK l _Toc22139786 1.4插入頁(yè)碼 PAGEREF _Toc22139786 h 4 HYPERLINK l _Toc22139787 1.5字體和段落 PAGEREF _Toc22139787 h 5 HYPERLINK l _Toc2213

3、9788 1.5.1字體 PAGEREF _Toc22139788 h 5 HYPERLINK l _Toc22139789 1.5.2段落 PAGEREF _Toc22139789 h 5 HYPERLINK l _Toc22139790 1.6樣式和標(biāo)題隔頁(yè) PAGEREF _Toc22139790 h 5 HYPERLINK l _Toc22139791 1.6.1樣式 PAGEREF _Toc22139791 h 5 HYPERLINK l _Toc22139792 1.6.2標(biāo)題隔頁(yè) PAGEREF _Toc22139792 h 5 HYPERLINK l _Toc22139793

4、1.7插入目錄 PAGEREF _Toc22139793 h 6 HYPERLINK l _Toc22139794 1.8插入圖片注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc22139794 h 6 HYPERLINK l _Toc22139795 1.9插入表格注意事項(xiàng)。 PAGEREF _Toc22139795 h 6 HYPERLINK l _Toc22139796 1.10封面注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc22139796 h 6 HYPERLINK l _Toc22139797 1.11其他注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc22139797 h 7 HYPERLINK l _Toc2213

5、9798 1.11.1文件的大小 PAGEREF _Toc22139798 h 7 HYPERLINK l _Toc22139799 1.11.2標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用 PAGEREF _Toc22139799 h 7 HYPERLINK l _Toc22139800 1.11.3標(biāo)書格式的總體設(shè)計(jì) PAGEREF _Toc22139800 h 7 HYPERLINK l _Toc22139801 1.12兼容文檔的轉(zhuǎn)換 PAGEREF _Toc22139801 h 7 HYPERLINK l _Toc22139802 2.2顯示所有格式標(biāo)記 PAGEREF _Toc22139802 h 8 HY

6、PERLINK l _Toc22139803 2.3復(fù)制粘貼 PAGEREF _Toc22139803 h 8 HYPERLINK l _Toc22139804 2.4格式刷 PAGEREF _Toc22139804 h 8 HYPERLINK l _Toc22139805 2.5插入制表符調(diào)整文檔位置 PAGEREF _Toc22139805 h 9 HYPERLINK l _Toc22139806 2.6插入框線 PAGEREF _Toc22139806 h 9 HYPERLINK l _Toc22139807 2.7表格的調(diào)整 PAGEREF _Toc22139807 h 9 HYPER

7、LINK l _Toc22139808 2.8查找功能的應(yīng)用 PAGEREF _Toc22139808 h 10 HYPERLINK l _Toc22139809 2.8.1查找特殊格式文檔 PAGEREF _Toc22139809 h 10 HYPERLINK l _Toc22139810 2.8.2查找模糊詞語(yǔ) PAGEREF _Toc22139810 h 10 HYPERLINK l _Toc22139811 2.9新建窗口 PAGEREF _Toc22139811 h 10 HYPERLINK l _Toc22139812 2.10插入批注 PAGEREF _Toc22139812 h

8、 10 HYPERLINK l _Toc22139813 2.11文檔中圖片的提取 PAGEREF _Toc22139813 h 11 HYPERLINK l _Toc22139814 2.12雙面打印 PAGEREF _Toc22139814 h 11 HYPERLINK l _Toc22139815 2.12.1雙面打印頁(yè)邊距 PAGEREF _Toc22139815 h 11 HYPERLINK l _Toc22139816 2.12.2雙面打印頁(yè)眉頁(yè)腳 PAGEREF _Toc22139816 h 11 HYPERLINK l _Toc22139817 2.12.3打印機(jī)設(shè)置 PAGE

9、REF _Toc22139817 h 11 HYPERLINK l _Toc22139818 2.13自動(dòng)保存的設(shè)置 PAGEREF _Toc22139818 h 11 HYPERLINK l _Toc22139819 2.14大寫價(jià)格 PAGEREF _Toc22139819 h 11 HYPERLINK l _Toc22139820 2.15整體文檔框架下，部分內(nèi)容頻繁替換的標(biāo)書編制工作方法探討 PAGEREF _Toc22139820 h 12 HYPERLINK l _Toc22139821 2.16文件的及時(shí)備份 PAGEREF _Toc22139821 h 12 HYPERLINK

10、 l _Toc22139822 2.17單獨(dú)文檔的準(zhǔn)確性 PAGEREF _Toc22139822 h 12 HYPERLINK l _Toc22139823 三、探索中的應(yīng)用 PAGEREF _Toc22139823 h 12 HYPERLINK l _Toc22139824 3.1修訂 PAGEREF _Toc22139824 h 12 HYPERLINK l _Toc22139825 3.2文檔比較 PAGEREF _Toc22139825 h 13 HYPERLINK l _Toc22139826 3.3EXCEL表連接式拷貝 PAGEREF _Toc22139826 h 13 HYP

11、ERLINK l _Toc22139827 3.4清除自動(dòng)編號(hào)宏 PAGEREF _Toc22139827 h 13 HYPERLINK l _Toc22139828 DimkgslistAsList PAGEREF _Toc22139828 h 13 HYPERLINK l _Toc22139829 3.5多級(jí)自動(dòng)編號(hào)的設(shè)置 PAGEREF _Toc22139829 h 14 HYPERLINK l _Toc22139830 3.6文本結(jié)構(gòu)圖混亂的解決 PAGEREF _Toc22139830 h 14 HYPERLINK l _Toc22139831 3.7下劃線的截取 PAGEREF _

12、Toc22139831 h 14一、標(biāo)書編制中使用的基本功能1.1標(biāo)書制作過(guò)程中用到的功能分析。標(biāo)書的制作過(guò)程中，最為核心的要求是滿足招標(biāo)文件的要求。其次是要滿足審美的要求，雖然每個(gè)人的審美原則不盡相同，但依然有以下標(biāo)書審美共識(shí) 1.頁(yè)面布局合理 2.具有清晰可辨的頁(yè)眉頁(yè)腳3.頁(yè)碼編制清晰4.行文格式一致5.各要點(diǎn)標(biāo)題清晰6.目錄清晰7.圖片擺放美觀8.表格美觀9.封面美觀根據(jù)以上需求的分析，標(biāo)書制作人員至少需掌握以上所涉及對(duì)象的調(diào)整和操作方法，才可以制作出滿足標(biāo)書審美共識(shí)的標(biāo)書。1.2頁(yè)面布局的調(diào)整 制作標(biāo)書經(jīng)常用到的頁(yè)面布局調(diào)整是，頁(yè)邊距、紙張方向、分頁(yè)這幾個(gè)問(wèn)題。1.2.1調(diào)整頁(yè)邊距要調(diào)

13、整頁(yè)邊距可在WORD菜單欄中選擇頁(yè)面布局，在頁(yè)面設(shè)置欄目下點(diǎn)擊頁(yè)邊距下方下拉選單，選擇頁(yè)邊距方案，或自定義頁(yè)邊距。一般為美觀及裝訂方便，裝訂側(cè)（一般為左側(cè)）需留出一定余量。（推薦A4頁(yè)邊距為上：2.4cm，下：2.4cm，左：3.2cm，右2.4cm。）1.2.2紙張方向與插入分節(jié)符 一般標(biāo)書中可能遇到需要插入寬度較寬的表格的情況（報(bào)價(jià)表、描述表、業(yè)績(jī)表等），此時(shí)可以將紙張方向設(shè)為橫向。 注意，紙張方向的調(diào)整對(duì)象是按照整節(jié)為單位來(lái)調(diào)整的，故在調(diào)整前，需先插入分節(jié)符后再調(diào)整。 要插入分節(jié)符，在頁(yè)面布局欄中頁(yè)面設(shè)置欄目下點(diǎn)擊分隔符，選擇分節(jié)符中“下一頁(yè)”。 選中在分節(jié)符后，頁(yè)碼任意位置，即可對(duì)本節(jié)

14、紙張方向進(jìn)行操作。選擇頁(yè)面布局欄目中頁(yè)面設(shè)置欄目下，選擇紙張方向，選擇橫向。 同理，如需變回縱向，也需添加分節(jié)符后進(jìn)行操作，選擇紙張方向縱向。1.2.3插入分頁(yè)符 為了標(biāo)書的簡(jiǎn)潔美觀，標(biāo)題一般另起新頁(yè)編寫。此時(shí)如在標(biāo)題和之前已有內(nèi)容之間使用空格方式保留空白，會(huì)在修改之前內(nèi)容時(shí)影響后續(xù)布局。此時(shí)可在之前內(nèi)容結(jié)尾處插入分頁(yè)符。選擇插入欄目下的頁(yè)欄目中的分頁(yè)選項(xiàng)可以添加分頁(yè)符，或使用快捷鍵Ctrl+Enter。 插入分頁(yè)符后，光標(biāo)會(huì)自行移至下一頁(yè)起始位置，并且在改變分頁(yè)符前內(nèi)容時(shí)，不會(huì)對(duì)下一頁(yè)內(nèi)容的字符位置造成影響。 注意：1.2.2中所述分節(jié)符也可以達(dá)到相同效果，但因分節(jié)經(jīng)常會(huì)影響其他項(xiàng)目如頁(yè)眉腳

15、、頁(yè)邊距、紙張方向等內(nèi)容，建議除在頁(yè)碼不連續(xù)或不在第一頁(yè)起始，或者需要調(diào)整紙張方向外，不建議添加分節(jié)符。1.3頁(yè)眉頁(yè)腳的添加 標(biāo)書文件中，經(jīng)常會(huì)添加頁(yè)眉頁(yè)腳，頁(yè)眉頁(yè)腳中包含了LOGO、項(xiàng)目信息、頁(yè)碼等內(nèi)容。要添加頁(yè)眉頁(yè)腳，可選擇插入欄目下，頁(yè)眉和頁(yè)腳欄目中，選擇相應(yīng)項(xiàng)下拉選單，選擇固有樣式添加。添加后可對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳進(jìn)行編輯。也可雙擊頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域，此時(shí)即可直接進(jìn)行編輯。 因?yàn)閺?fù)制文檔等操作，可能造成頁(yè)眉頁(yè)腳內(nèi)容與之前內(nèi)容不一致（如源文檔中存在分節(jié)符等原因）。此時(shí)可雙擊頁(yè)眉頁(yè)腳進(jìn)入編輯模式，在設(shè)計(jì)欄目下，導(dǎo)航欄目中，勾選連接到前一條頁(yè)眉/頁(yè)腳即可與上一節(jié)一致。要清除頁(yè)眉頁(yè)腳，可選擇插入欄目下，頁(yè)眉

16、和頁(yè)腳欄目中，選擇相應(yīng)項(xiàng)下拉選單中，刪除頁(yè)眉或頁(yè)腳即可。頁(yè)眉?xì)埩艟€可選中頁(yè)眉頁(yè)腳編輯模式后，在快捷樣式列表的下拉菜單中選擇清除樣式清除。 頁(yè)眉頁(yè)腳與上下頁(yè)邊距離可在頁(yè)眉頁(yè)腳編輯模式中，設(shè)計(jì)欄目下，位置欄目中調(diào)整。1.4插入頁(yè)碼 頁(yè)碼是投標(biāo)文件必不可少的內(nèi)容，一般如無(wú)特殊要求，頁(yè)碼需連續(xù)編制。要插入頁(yè)碼，可以在插入欄目下，頁(yè)眉頁(yè)腳欄目中選擇頁(yè)碼下拉選單，選擇在頁(yè)面頂端、底端、頁(yè)邊距或光標(biāo)選定的當(dāng)前位置添加，并在二級(jí)選單中選擇樣式。 插入后的頁(yè)碼可以如常進(jìn)行字體字號(hào)設(shè)置。經(jīng)常遇到的問(wèn)題是，需在目錄后重新起始頁(yè)碼。 此時(shí)，可在目錄后添加分節(jié)符，再選中欲重新起始的頁(yè)碼，在設(shè)計(jì)欄目下，頁(yè)眉和頁(yè)腳欄目中，

17、選擇頁(yè)碼下拉選單，選擇設(shè)置頁(yè)碼格式，在頁(yè)碼頁(yè)碼編號(hào)中，選擇起始頁(yè)碼，輸入起始頁(yè)碼。1.5字體和段落1.5.1字體 體的調(diào)節(jié)在開(kāi)始菜單中，字體菜單中內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，不再贅述，需注意盡量做到全篇正文字體字號(hào)一致，包括西文字體。 先選中要改變字體區(qū)域，然后在字體菜單中確定中文字體，之后再選擇想要設(shè)置西文字體，這樣西文字體不會(huì)覆蓋掉原中文字體。但如果順序相反，西文字體可能會(huì)被中文字體覆蓋。 1.5.2段落 段落中需注意，盡可能保持行距一致，減少使用自動(dòng)編號(hào)，自動(dòng)編號(hào)會(huì)影響可復(fù)制性。 開(kāi)始欄目下，段落欄目中的右下角箭頭，進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置。其中需注意常規(guī)中大綱級(jí)別項(xiàng)目，此項(xiàng)目可以將選中內(nèi)容在文檔結(jié)構(gòu)圖中已相應(yīng)級(jí)

18、別顯示，也可用于將從他處復(fù)制內(nèi)容轉(zhuǎn)換正文，已避免在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示，或在目錄中出現(xiàn)。但該項(xiàng)無(wú)法修改使用了”樣式”的內(nèi)容的大綱級(jí)別。1.6樣式和標(biāo)題隔頁(yè)1.6.1樣式 使用快捷樣式設(shè)置標(biāo)題可以使同一級(jí)標(biāo)題的字體、段落格式統(tǒng)一，也能大大節(jié)省調(diào)節(jié)時(shí)間。 一般樣式中提供了一級(jí)和二級(jí)標(biāo)題的樣式，如使用了二級(jí)標(biāo)題，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)三級(jí)標(biāo)題。 要應(yīng)用樣式，可以選中要設(shè)置的內(nèi)容后，點(diǎn)擊相應(yīng)樣式圖樣。 可以在樣式圖樣上點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇修改，修改樣式的字體、段落等內(nèi)容。 也可以將樣式直接設(shè)置為某段文檔的字體和樣式，在樣式圖樣上點(diǎn)擊右鍵，選擇更新”樣式”以匹配所選內(nèi)容即可。 可以在樣式右下角箭頭項(xiàng)目中選擇其他文

19、檔中樣式進(jìn)行樣式修改。 階段，本人對(duì)樣式的應(yīng)用還有待進(jìn)一步學(xué)習(xí)，目前樣式中會(huì)出現(xiàn)拷貝至其他文檔中后會(huì)替換其他文檔中樣式等問(wèn)題，還有待解決?，F(xiàn)階段不推薦將正文的樣式進(jìn)行修改，以免影響文檔的可復(fù)制性。 1.6.2標(biāo)題隔頁(yè) 可以具有隔頁(yè)作用，在操作中也注意到，多級(jí)標(biāo)題如在同一頁(yè)中，對(duì)于正文格式的美觀有一定影響，也不利于圖片、表格的插入。建議無(wú)特殊情況，使用隔頁(yè)的方式添加標(biāo)題。隔頁(yè)的方式指一頁(yè)中只有標(biāo)題，無(wú)正文，要做到隔頁(yè)，可使用分頁(yè)符或分節(jié)符。另外標(biāo)題在其所占頁(yè)碼中的位置值得注意，一般取垂直中上位置，水平居中，建議采用添加空白行方式，不建議采用段落中設(shè)置段前若干行方式。 1.7插入目錄 要插入目錄，

20、選擇引用欄目下，目錄欄目中，目錄下拉選單。使用自動(dòng)目錄，WORD會(huì)依據(jù)大綱級(jí)別生成目錄。目錄更新有兩種方式，一種只更新頁(yè)碼，一種將更新全部目錄。注意：更新全部目錄時(shí)，字體和段落也會(huì)有變化。也可在目錄下拉菜單中的插入目錄選項(xiàng)板中進(jìn)行設(shè)置，具體內(nèi)容本人使用不多，各位可自己嘗試。1.8插入圖片注意事項(xiàng) 要從外部插入圖片有多種方式，下面介紹三種方式。一、將光標(biāo)放在要插入圖片位置，選擇插入欄目下的插圖欄目中，圖片選項(xiàng)。二、選中圖片文件直接拖入文檔中要插入圖片位置三、用WINDOWS右鍵菜單中的復(fù)制功能復(fù)制圖片后，將光標(biāo)放在要插入圖片位置，后粘貼。 以上方法中，前兩種插入后，圖片若大于頁(yè)面，會(huì)受到頁(yè)邊距限

21、制按比例縮小。 第三種方法，插入后圖片保持圖片原大小。 圖片插入后，建議環(huán)繞方式為嵌入式，建議加邊框。1.9插入表格注意事項(xiàng)。 表格的插入一般有兩種方式一、使用EXCEL處理后的表格二、使用WORD插入表格 注意：EXCEL復(fù)制的表格樣式需重新調(diào)節(jié) 表格的調(diào)節(jié)主要是表格中字體和段落的調(diào)節(jié)，表格樣式的調(diào)節(jié)?？稍谶x中表格后出現(xiàn)的設(shè)計(jì)及布局欄目下，對(duì)表格的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)節(jié)，具體內(nèi)容可自行嘗試。 要清除表格，可已使用右鍵，剪切的方式，或者選中表格后再加選部分文檔一起按DELETE鍵刪除。1.10封面注意事項(xiàng) 封面內(nèi)容須包含招標(biāo)文件的全部要求，且布局合理。 封面中經(jīng)常會(huì)用到包含正本或副本字樣的文本框。

22、要插入文本框，選擇插入欄目下，文本欄目中，文本框下拉列表，一般使用簡(jiǎn)單文本框即可。文本框默認(rèn)為浮于文字上方，可在文檔中任意調(diào)整位置和大小。 1.11其他注意事項(xiàng)1.11.1文件的大小一般標(biāo)書文件根據(jù)圖片多少，大小不同，一般在20M-60M左右，如文件過(guò)大，可能造成機(jī)器運(yùn)行緩慢，容易死機(jī)等問(wèn)題。如文件過(guò)大，建議分冊(cè)制作，注意頁(yè)碼連續(xù)。如有可能，盡量對(duì)較大圖片進(jìn)行壓縮后再插入。1.11.2標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用 請(qǐng)注意正確使用中文、英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，原則上標(biāo)題中，數(shù)字標(biāo)題后應(yīng)使用西文標(biāo)點(diǎn)或不加標(biāo)點(diǎn)。 1.11.3標(biāo)書格式的總體設(shè)計(jì) 編制標(biāo)書前，需對(duì)以下內(nèi)容予以明確，避免格式不一致：1.頁(yè)邊距2.頁(yè)眉頁(yè)腳

23、3.中文字體，西文字體 4.各級(jí)標(biāo)題字體、字號(hào)、編號(hào)形式。 5.標(biāo)題前空行（字號(hào)、行數(shù)、行距、段前段后）6.正文字體、字號(hào)、行距、段前段后7.表格字體、字號(hào)、行距、段前段后8.表格行高9.表格列寬選擇依據(jù) 10.圖片邊框（線性、粗細(xì)）寬度要求、插入方式（嵌入型或者附于文字上方，為排版而進(jìn)行的四周型等） 11.圖片排版的其他要求（榮譽(yù)證書兩個(gè)一頁(yè)等）12.加黑或斜體使用依據(jù) 13.為美觀而調(diào)整時(shí)的依據(jù)（如少于多少行可以酌情修改以避免頁(yè)面空白，表格字號(hào)的酌情調(diào)整等 1.12兼容文檔的轉(zhuǎn)換 我公司目前使用的全部為WORD2007，但客戶和集成商普遍使用WORD2003系統(tǒng)，考慮到兼容性問(wèn)題，在提供給

24、客戶或集成商前，如無(wú)特殊要求，須轉(zhuǎn)換為WORD2003兼容模式。 要轉(zhuǎn)換為WORD2003兼容文檔，可在WORD選單(左上角)中另存為選單中選擇WORD97-2003兼容文檔。兼容文檔后綴為.doc，WORD2007文檔后綴為.docx二、提高效率的進(jìn)階功能 通過(guò)第一節(jié)內(nèi)容的技能，已可以滿足標(biāo)書編制的基本需求，本章對(duì)使用經(jīng)驗(yàn)技巧和合理安排工作流程進(jìn)行探討。 2.1常用快捷鍵 Ctrl+A包含整篇文檔Ctrl+C復(fù)制所選文本或?qū)ο驝trl+X剪切所選文本或?qū)ο驝trl+V粘貼文本或?qū)ο驝trl+Z撤消上一操作Ctrl+Y重復(fù)上一操作 Ctrl+F查找文字、格式和特殊項(xiàng)Ctrl+S保存文檔Shif

25、t+F5返回上次修改位置Ctrl+B使字符變?yōu)榇煮wCtrl+I使字符變?yōu)樾斌wCtrl+U為字符添加下劃線Ctrl+Shift+增大字號(hào)Ctrl+E段落居中Ctrl+J兩端對(duì)齊Ctrl+L左對(duì)齊Ctrl+R右對(duì)齊Ctrl+Enter分頁(yè)符2.2顯示所有格式標(biāo)記 顯示所有格式標(biāo)記后，可以讓編制者對(duì)文檔格式的細(xì)節(jié)有較強(qiáng)的把握。要顯示所有格式標(biāo)記，在WORD選單(左上角)中的WORD選項(xiàng)（最下方）中的顯示標(biāo)簽中的始終在屏幕中顯示這些格式標(biāo)記中勾選顯示所有格式標(biāo)記即可。2.3復(fù)制粘貼 在復(fù)制后注意選擇復(fù)制選項(xiàng)可以減少格式修改的勞動(dòng)量，如選擇保留源格式，可以保持與源格式的字體、段落和樣式。如選擇匹配目標(biāo)格

26、式則會(huì)使用當(dāng)前文檔中的各種樣式。其中優(yōu)劣還需個(gè)人根據(jù)感受自行比較。2.4格式刷 要在目標(biāo)內(nèi)容中使用某參考內(nèi)容格式，可以使用格式刷功能。 要拷貝參考內(nèi)容格式，首選選中參考內(nèi)容，然后在開(kāi)始欄目下的剪貼板菜單中選擇格式刷，此時(shí)格式刷已經(jīng)“蘸”上參考內(nèi)容格式，鼠標(biāo)成刷子狀。接著用鼠標(biāo)選中目標(biāo)內(nèi)容即可完全復(fù)制字體、字號(hào)、段落、樣式等格式內(nèi)容，刷完格式后，鼠標(biāo)回復(fù)箭頭形狀。 復(fù)刷格式，可以在選定參考內(nèi)容后，雙擊格式刷鎖定，此時(shí)可連續(xù)涂刷多個(gè)目標(biāo)內(nèi)容。按ESC或進(jìn)行其他操作可退出鎖定。2.5插入制表符調(diào)整文檔位置 在標(biāo)書編制中，經(jīng)常會(huì)遇到文字需要間斷情況，如頁(yè)眉頁(yè)腳，或者單位名稱落款。 除了使用空格來(lái)調(diào)節(jié)文

27、檔的位置外，制表符是精確調(diào)整文檔位置的重要手段。 要使用制表符，首先單擊文檔標(biāo)尺左側(cè)的的方框圖案，此時(shí)方框中圖案會(huì)變換。常用分別為L(zhǎng)型、倒立丁字型、左L型。分別指左對(duì)齊、中間對(duì)齊、右對(duì)齊。首先調(diào)整好對(duì)齊方式，然后選中要調(diào)整位置的文檔所在行，如多行文檔需調(diào)整可全部選中，接著在要對(duì)齊位置的標(biāo)尺上單擊。 之后將光標(biāo)放在文檔需要間斷的部分，按TAB鍵后，光標(biāo)位置之后內(nèi)容將按照左起第一個(gè)制表符格式對(duì)齊到制表符，再次按下，則會(huì)對(duì)應(yīng)下一個(gè)制表符，以此類推。 效果示例如下：2.6插入框線 在添加頁(yè)眉頁(yè)腳后，一般頁(yè)眉會(huì)自動(dòng)添加框線，但頁(yè)腳不會(huì)。 如要在頁(yè)腳添加框線，可以選擇第一行整行頁(yè)腳后，在開(kāi)始欄目下，段落欄

28、目中選擇框線，下拉菜單中添加相應(yīng)框線（如上框線）。或在邊框和底紋中調(diào)整。同樣可以在頁(yè)眉中，取消掉框線。 注意，使用添加圖形，直線也可以制作類似效果，但圖形與文本結(jié)合不緊密，后期調(diào)整難度較大，且不利于變更，不推薦使用圖形方法。2.7表格的調(diào)整 表格經(jīng)常遇到的問(wèn)題是，一、表格中字體不合適，位置不合理；二、表格太寬，超出頁(yè)面范圍，無(wú)法調(diào)整；三、表格太長(zhǎng)換頁(yè)后沒(méi)有標(biāo)題。 2.7.1表格布局在插入表格后，可在布局欄目下，對(duì)齊方式欄目中，選擇文本在表格中的位置，及文檔與單元格的邊距。 2.7.2表格自動(dòng)調(diào)整對(duì)于太寬的表格，可以采用選中表格后，在表格屬性的列標(biāo)簽下，逐頁(yè)調(diào)整列寬。另外，較快捷的辦法是布局欄目

29、下，單元格格式中，選擇自動(dòng)調(diào)整下拉菜單下的根據(jù)內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整表格或者根據(jù)窗口自動(dòng)調(diào)整表格。一般使用根據(jù)窗口自動(dòng)調(diào)整后再進(jìn)行手工調(diào)整。也可結(jié)合使用，具體使用可自行嘗試。2.7.3表格重復(fù)標(biāo)題行和表格跨頁(yè)斷行要在跨頁(yè)的表格中重復(fù)標(biāo)題行，可以選擇要重復(fù)的行后，在右鍵表格屬性中的行標(biāo)簽中，勾選在隔頁(yè)頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)，或者選中后直接選擇布局欄目下的數(shù)據(jù)欄目中的重復(fù)標(biāo)題行。 要允許或禁止表格的跨頁(yè)斷行，選中整個(gè)或與操作的表格后，在在右鍵表格屬性中的行標(biāo)簽中勾選或取消勾選允許表格跨頁(yè)斷行即可。2.7.4表格的刪除選中表格后使用BACKSPACE鍵可以刪除整張表格。2.8查找功能的應(yīng)用 基礎(chǔ)查找及替換功能不

30、再贅述，下面就一些應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享。2.8.1查找特殊格式文檔 在標(biāo)書編制中難免有未能及時(shí)準(zhǔn)備好的資料，此時(shí)可先插入紅色字體（或其他不同于正文格式的）文檔進(jìn)行占位。在最后審查時(shí)，可在查找中，選擇更多，在左下方的格式中選擇字體，選擇字體顏色為紅色。之后點(diǎn)擊查找即可找到之前插入的紅色字體，其他格式亦然。2.8.2查找模糊詞語(yǔ) 有時(shí)可能會(huì)需要查找形如“第N章”這樣的內(nèi)容，可在查找的更多選項(xiàng)中，選擇“任意字符”來(lái)替換N，即可查找出相關(guān)內(nèi)容。對(duì)于其他字符可自行嘗試。 2.8.3瀏覽對(duì)象單擊右側(cè)滾動(dòng)條下方的圓點(diǎn)符號(hào)，會(huì)彈出12各圖標(biāo)，在其中選擇相應(yīng)內(nèi)容后，點(diǎn)擊圓圈上下的箭頭符號(hào)即可按順序?yàn)g覽相關(guān)內(nèi)容，適用

31、于修改表格或圖片等內(nèi)容時(shí)的檢查工作。 2.9新建窗口 在標(biāo)書制作過(guò)程中，經(jīng)常有同一文檔中上下文需比對(duì)的內(nèi)容，此時(shí)如內(nèi)容不多，可使用Shift+F5鍵切換位置，對(duì)于內(nèi)容較多時(shí)，可采用新建窗口方式。要新建窗口可選擇視圖欄目下的窗口欄目中的新建窗口選項(xiàng)。點(diǎn)擊后會(huì)將源文檔在Windows任務(wù)欄中拆為文檔：1、文檔：2兩個(gè)。這兩個(gè)文檔內(nèi)容相同，修改一個(gè)另一個(gè)也會(huì)變化，可以理解為就是在原文檔中增加了一個(gè)觀察的位置。點(diǎn)擊窗口項(xiàng)目中的并排查看，可并排查看文檔以便比對(duì)（不僅適用于新建窗口，也可將不同文檔并排查看）。要取消新建窗口，直接關(guān)閉其中一個(gè)窗口即可，此時(shí)不會(huì)提示保存等信息。 13注意：如提示需要保存，很可

32、能你已經(jīng)關(guān)閉了所有新建窗口，此時(shí)正在關(guān)閉源文檔。2.10插入批注 在多人協(xié)同作業(yè)時(shí)，批注可以有效提示其他同事注意要點(diǎn)?；蛘哂糜谔崾咀约阂砑拥膬?nèi)容。要對(duì)制定內(nèi)容添加批注，可選擇審閱欄目下的批注欄目中的新建批注選項(xiàng)。提示，如文檔中沒(méi)有批注項(xiàng)，批注欄目中的其他選項(xiàng)不可選，可以利用此特點(diǎn)檢查最終文檔中是否殘留批注項(xiàng)。 添加批注后，一般會(huì)在文檔右側(cè)引出單獨(dú)的批注項(xiàng)，如在其他位置出現(xiàn)，可選擇旁邊修訂項(xiàng)目下的批注框下拉菜單，選擇在批注框中顯示修訂（雖然對(duì)象為修訂但同樣適用與批注）。 在批注欄目中選擇上一條或下一條可按順序?yàn)g覽各條批注。選擇刪除按鈕，可以刪除當(dāng)前選中批注，或者在刪除的下拉菜單中刪除所有批注。

33、 批注者的名稱可在修訂欄目下的修訂下拉菜單中的更改用戶名修改，批注中顯示縮寫。 2.11文檔中圖片的提取 有時(shí)可能會(huì)遇到需從文檔中將圖片提取為其他格式圖片。使用復(fù)制到畫圖板中方式文件質(zhì)量不高?？刹捎靡韵路椒ǎ盒陆ㄒ粋€(gè)WORD文檔，將需要提取的圖片復(fù)制到新建文檔中。在WORD選單(左上角)中另存為選單中選擇其他格式，在保存類型中選擇網(wǎng)頁(yè)（*.htm,*.html）。在網(wǎng)頁(yè)生成的相關(guān)文件夾下可以找到原格式的圖片 2.12雙面打印 有些標(biāo)書會(huì)要求雙面打印，此時(shí)頁(yè)面布局、頁(yè)眉頁(yè)腳等都會(huì)受到影響，要滿足雙面打印要求，需要如下操作支持。2.12.1雙面打印頁(yè)邊距 在頁(yè)面布局欄目下，頁(yè)面設(shè)置欄目中的頁(yè)邊距下

34、拉菜單中選擇自定義邊距，在頁(yè)碼范圍，多頁(yè)中選擇對(duì)稱頁(yè)邊距并應(yīng)用于整篇。2.12.2雙面打印頁(yè)眉頁(yè)腳 雙擊頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)入編輯模式，在設(shè)計(jì)欄目下，選項(xiàng)欄目中勾選奇偶頁(yè)不同，此時(shí)需重新設(shè)置偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉頁(yè)腳。注意：此奇偶頁(yè)按WORD統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)而插入的頁(yè)碼；奇偶頁(yè)不同不影響奇偶頁(yè)頁(yè)碼的連續(xù)性。 在雙面打印時(shí)，應(yīng)考慮頁(yè)眉頁(yè)腳中，文檔的位置的對(duì)稱性是否合理，頁(yè)碼位置是否合理。2.12.3打印機(jī)設(shè)置 不同打印機(jī)雙面打印設(shè)置不同，請(qǐng)結(jié)合具體情況進(jìn)行設(shè)置。2.13自動(dòng)保存的設(shè)置 一般文件自動(dòng)保存可以幫助我們避免損失，但如果文檔過(guò)大，自動(dòng)保存會(huì)拖慢系統(tǒng)速度甚至造成系統(tǒng)崩潰、死機(jī)。 要調(diào)節(jié)自動(dòng)保存設(shè)置，可在WORD選單(

35、左上角)中WORD選項(xiàng)按鈕（菜單最下方）中的保存標(biāo)簽中設(shè)置。2.14大寫價(jià)格現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)下載的最新輸入法，均具有數(shù)字大寫自動(dòng)轉(zhuǎn)換功能，為避免大寫出錯(cuò)，請(qǐng)查詢使用的輸入法相關(guān)應(yīng)用功能。2.15整體文檔框架下，部分內(nèi)容頻繁替換的標(biāo)書編制工作方法探討有時(shí)標(biāo)書文件中，部分代理產(chǎn)品的品牌一時(shí)難以決定，此時(shí)標(biāo)書隨時(shí)可能面臨修改。如針對(duì)各品牌單獨(dú)制作標(biāo)書文件，在其他商務(wù)文件框架修改及優(yōu)化時(shí)，會(huì)造成工作量成倍增加，且難以同步各版修改情況。因此，建議在遇到類似情況是，標(biāo)注好已完成版本中所有可能要替換的部分，然后再針對(duì)各部分單獨(dú)制作小段不同品牌文檔。在最終品牌確定后，再進(jìn)行替換工作，如此可減少因修改帶來(lái)的不便，也可以

36、將不同文檔部件分給不同人員制作，合理利用人力。2.16文件的及時(shí)備份 對(duì)于重要文件，為防止WORD系統(tǒng)出錯(cuò)等造成文檔損壞，需及時(shí)備份文件，備份文件時(shí)一定要注意版本區(qū)分，慎用最終版字樣，建立更新日志。2.17單獨(dú)文檔的準(zhǔn)確性在制作標(biāo)書文件時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到從其他單獨(dú)內(nèi)容的文檔中復(fù)制的情況，因此對(duì)單獨(dú)文檔的準(zhǔn)確性和一致性一定要特別注意。尤其其中針對(duì)項(xiàng)目替換的字眼，需要在單獨(dú)文檔中給予標(biāo)注?？墒褂萌绫卷?xiàng)目等通用字眼，提高文檔的可用性。三、探索中的應(yīng)用 還有一些功能或許可以對(duì)工作有幫助，但因?yàn)閼?yīng)用次數(shù)較少，功能不熟悉，此處介紹部分使用方法，還請(qǐng)各位同事一同在實(shí)踐中總結(jié)。3.1修訂修訂功能可以保留修訂前的結(jié)

37、果，并以明顯的形式標(biāo)注修改方式。適用于多人共同制作文檔時(shí)文件傳遞，或者指導(dǎo)新員工做出示范。文檔最終版本最好不要包含修訂內(nèi)容。操作方法：點(diǎn)擊審閱欄目下的修訂欄目中的修訂按鈕，此時(shí)修訂處于激活狀態(tài)，再激活狀態(tài)下進(jìn)行的文檔修改，系統(tǒng)將會(huì)進(jìn)行記錄。下劃線為插入內(nèi)容，刪除線為刪除內(nèi)容。大段刪除內(nèi)容會(huì)在右側(cè)顯示。要瀏覽修訂，可點(diǎn)擊審閱欄目下的更改欄目中的上一條或下一條來(lái)按順序?yàn)g覽修訂。要接受修訂（即同意更改）在選中相應(yīng)修訂后選擇接受，或在下拉菜單中選 擇相應(yīng)項(xiàng)。拒絕亦然。3.2文檔比較 文檔比較功能可以比較兩個(gè)文檔中的異同之處，特別適用于做技術(shù)規(guī)格書的逐點(diǎn)應(yīng)答使用，但文中有部分內(nèi)容或格式不同，可能會(huì)造成比

38、較內(nèi)容錯(cuò)亂。 操作方法： 將要比較的內(nèi)容分別摘錄在兩個(gè)文檔； 在審閱欄目下的比較欄目中，點(diǎn)擊比較下拉菜單，選擇比較選項(xiàng)；原文檔選擇欲編輯的文檔，修訂的文檔選擇參考文檔；可在更多中設(shè)置相關(guān)比較內(nèi)容；點(diǎn)擊確定，WORD會(huì)進(jìn)行運(yùn)算，耐心等待；WORD會(huì)將兩個(gè)文檔比較結(jié)果以修訂的形式呈現(xiàn)在一個(gè)新文檔中；此時(shí)可在比較結(jié)果中接受或拒絕修訂；將比較結(jié)果保存成新文檔即可。3.3EXCEL表連接式拷貝 鏈接式拷貝可以將WORD文檔中插入的EXCEL表與原表格一鍵刷新同步。適用于在價(jià)格未給出時(shí)進(jìn)行事先的表格準(zhǔn)備工作，也可減少?gòu)?fù)制過(guò)程中的出錯(cuò)率。 如原表單元格增減不利于調(diào)整。操作方法：復(fù)制EXCEL表格； 粘貼進(jìn)WORD后，在粘貼選項(xiàng)中選擇保留源格式并鏈接到EXCEL；右鍵更新鏈接即可與EXCEL同步； 右鍵鏈接到WORKSHEET對(duì)象鏈接中可以修改是否與源格式一致或斷開(kāi)連