制作工資表課件

1、第12章 制作工資表本章中將使用Excel 2007制作某公司員工的工資表。通過本實例讀者可以詳細(xì)了解Excel 2007的公式、工作薄保護、工作表打印等相關(guān)知識。本章主要內(nèi)容包括工作表樣式的應(yīng)用、利用公式進行工資計算、使用宏完成重復(fù)工作、對工資表進行保護、使用IRM設(shè)置權(quán)限、通過宏進行打印前設(shè)置等。通過本章的學(xué)習(xí)，用戶可以具體握Excel 2007公式的使用方法、數(shù)據(jù)安全性設(shè)置、IRM信息權(quán)限管理技術(shù)的使用等，使用戶對數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)安全性保護有全面的掌握。12.1 案例分析每到月末都是勞資人員的工作忙碌期，最主要的任務(wù)就是計算員工工資，即制作員工工資表。一般員工的工資都由多個部分組成，如基本

2、工資、獎金、津貼，然后需要扣除各種費用，例如缺勤扣費、保險、養(yǎng)老金、住房公積金及個人所得稅等。具體的實發(fā)金額根據(jù)公司和工作性質(zhì)的不同而略有差異，但最基本的原則就是全部應(yīng)得收入扣除各種費用得出員工的實發(fā)金額（即實際拿到的金額），本實例中制作的工資表最終效果如圖12.1所示。 12.2 知識點熱身本實例用到的知識點主要有公式的應(yīng)用、宏的使用、文檔的保護、IRM信息權(quán)限管理技術(shù)等。為方便后面的制作，首先對這些功能做一些簡要介紹。12.2.1 公式概述公式是Excel處理數(shù)據(jù)的基本方法，也是Excel的靈魂和核心功能，是其處理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。一般公式由一系列數(shù)據(jù)、運算符等組成，可以進行加、減、乘、除數(shù)學(xué)運

3、算和其他邏輯、文本、引用運算，可以有效滿足絕大多數(shù)日常工作遇到的數(shù)據(jù)處理要求。公式的運算按照運算符進行。常用的Excel運算符可以分為以下四類。算術(shù)運算符：適合各種數(shù)學(xué)運算（如加、減、乘、除四則運算），常用的算術(shù)運算符如圖12.2所示。比較運算符：主要用來對兩個表達(dá)式進行比較，進而得出邏輯結(jié)果：TRUE或FALSE。常用的比較運算符如圖12.3所示。文本運算符：可以連接兩個及以上個文本字符串，使其成為同一個文本字符串，如圖12.4所示。引用運算符：可以使用以下引用運算符對單元格區(qū)域進行合并計算，如圖12.5 所示。12.2.2 編輯公式如果需要對某些數(shù)據(jù)進行運算，則可以使用公式。與其他內(nèi)容一樣

4、，Excel可以在單元格中直接輸入公式。與普通內(nèi)容不同的是公式所在的單元格的最終表示方式并非公式本身，而是公式的計算結(jié)果。例如在單元格內(nèi)輸入“=5+3”，按下Enter鍵后單元格顯示的是“8”而非公式字符串。1創(chuàng)建公式2修改公式3清除公式12.2.3 審核公式在公式的輸入過程中，難免會出現(xiàn)一些錯誤。這時可以使用Excel 2007的【公式審核】功能來對公式進行自動查錯，以便修改這些錯誤。在Excel 2007中，如果公式不能正常輸出結(jié)果，將顯示一個錯誤值。用戶可以根據(jù)錯誤值的類型判斷出錯的原因，以方便解決問題。通常錯誤值前都有一個“#”符號，各種錯誤值的列表如圖12.14所示。12.2.4 函

5、數(shù)分類對于一些常用的公式或不易編輯的公式，Excel以函數(shù)的形式提供給用戶。在使用時只要進行簡單的參數(shù)設(shè)置即可完成一系列復(fù)雜的運算，節(jié)省了用戶復(fù)雜的公式編輯時間，也大大降低了普通用戶使用公式的門檻。Excel 2007內(nèi)置的函數(shù)分為財務(wù)函數(shù)、邏輯函數(shù)、文本函數(shù)、日期和時間函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、工程函數(shù)、多維數(shù)據(jù)集函數(shù)、信息函數(shù)等9類。12.2.5 工作表的保護對于一些較為重要的文檔，有時需要限制其他用戶修改或訪問。例如本實例中的員工工資表在交由財務(wù)處時會希望不被其他人修改，而作為商業(yè)秘密則需要對其他普通員工保密，即限制訪問。Excel 2007的保護工作表和保護工作薄功能可以很好地完

6、成這一要求。Excel 2007提供了多層安全和保護，用于控制哪些用戶可以訪問和更改Excel數(shù)據(jù)。要保護工作簿中的數(shù)據(jù)，請執(zhí)行下列操作：為獲得最佳安全性，應(yīng)使用密碼保護整個工作簿文件，從而只允許授權(quán)用戶查看或修改數(shù)據(jù)。Excel密碼最多可有255個字母、數(shù)字、空格和符號。在設(shè)置和輸入密碼時，必須鍵入正確的大小寫字母。設(shè)置密碼后需牢記密碼，否則將無法使用工作薄文件。密碼保護有下兩種方式：限制可以打開和使用工作簿數(shù)據(jù)的用戶，以及要求提供密碼才能查看或保存對工作簿的更改。工作簿級別的密碼安全使用高級加密來幫助保護工作簿免受未授權(quán)的訪問。在保存工作簿時，可以設(shè)置一個密碼。用戶可以指定兩種不同的、用戶

7、必須鍵入才能執(zhí)行下列操作的密碼：打開和查看工作簿此密碼是加密的，可使數(shù)據(jù)免受未授權(quán)的訪問。修改工作簿此密碼未加密，它僅僅表示授予特定用戶編輯工作簿數(shù)據(jù)和保存對文件所做更改的權(quán)限。12.2.6 IRM信息權(quán)限管理技術(shù)信息權(quán)限管理（IRM）允許個人和管理員指定對文檔、工作簿和演示文稿的訪問權(quán)限，屬于文件級別的安全技術(shù)。這有助于防止未經(jīng)授權(quán)的人員打印、轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制敏感信息。在使用IRM限制了對某個文件的權(quán)限后，由于對文件的權(quán)限存儲在文檔文件自身內(nèi)，因此不論信息位于何處，都會對其強制實施訪問限制和使用限制。IRM的具體作用有。防止受限制內(nèi)容的授權(quán)收件人轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)制、修改、打印、傳真或粘貼這些內(nèi)容用于未授權(quán)

8、的用途。防止使用Microsoft Windows中的Print Screen功能來復(fù)制受限制內(nèi)容。限制發(fā)送到任何位置的內(nèi)容。支持文件過期，這樣在指定的一段時間后不能再查看文檔中的內(nèi)容。強制實行有關(guān)管理和公司政策在公司內(nèi)部使用和傳播。由于IRM僅為文件級的保護，故對以下情況的操作IRM無法阻止：惡意程序（例如，特洛伊木馬、按鍵記錄器和某些類型的間諜軟件）清除、盜取或捕獲及傳送內(nèi)容。由于計算機病毒的操作導(dǎo)致內(nèi)容丟失或損壞。按照收件人屏幕上的顯示手動抄寫或重新鍵入受限制內(nèi)容。收件人對屏幕上顯示的受限制內(nèi)容拍攝數(shù)字圖片。使用第三方屏幕捕獲程序復(fù)制受限制內(nèi)容。12.2.7 宏的應(yīng)用宏是可用于自動執(zhí)行的

9、一項或一組命令集合，用戶可以通過宏來自動完成一系列命令的使用。Excel 2007允許通過VBA編程語言來編輯宏。這對于普通用戶來說難度較大。為了使不懂編程語言的初級用戶同樣享受宏帶來的便捷，Excel 2007提供了【錄制宏】功能，用戶可以將經(jīng)常使用的操作步驟錄制下來，日后對于相同的操作則可以直接調(diào)用該宏腳本即可。12.3 具體操作步驟本實例將為某公司制作員工工資表，由于工資屬于商業(yè)秘密。故除了管理者和當(dāng)事人之外，一般不能讓其他人查看，而且工資經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后一般不能再行更改，故需要對其加密且限制修改。12.3.1 創(chuàng)建并設(shè)置工資表由于工資計算過程繁雜且瑣碎，故需要使用公式對工資、獎金及需要扣

10、除的個人所得稅、保險及公積金等的合計運算進行自動處理。具體操作步驟如下：12.3.2 通過公式計算實際工資基本數(shù)據(jù)輸入完畢后需要將基本工資乘以個人的績效系數(shù)，然后再加上加班費并扣除保險、所得稅等項目即可得到實際發(fā)放的工資數(shù)。具體操作步驟如下。12.3.3 設(shè)置用戶權(quán)限工資數(shù)據(jù)一旦報上級部門批準(zhǔn)后，將不允許其他人任意改動，這就需要使用信息權(quán)限管理技術(shù)為工作薄文件設(shè)置用戶權(quán)限。具體操作步驟如下。12.3.4 為工作薄添加保護由于辦公室電腦難免會有其他同事暫用，為了保證用戶的查看或更改權(quán)限不被濫用，需要為其添加加密密碼。這樣即使用戶的電腦由其他同事使用也可以保證文檔不會被未授權(quán)用戶查看或更改。為文檔

11、添加密碼的操作如下：（1）單擊【Microsoft Office】按鈕，在下拉菜單中【準(zhǔn)備】【加密文檔】命令，打開【加密文檔】對話框。（2）在【密碼】文本框中輸入用戶想要設(shè)置的密碼，如圖12.61所示。（3）單擊【確定】按鈕打開【確認(rèn)密碼】對話框，再次輸入相同的密碼，如圖12.62所示。這是為了避免用戶因按鍵錯誤而設(shè)置一個錯誤密碼而無法打開工作薄。（4）單擊【確定】按鈕為工作薄添加密碼。這樣用戶在打開該工作薄時會要求輸入密碼，沒有密碼的用戶將無法打開文檔。通過這種方式加密，將極大增加文檔的安全性。12.3.5 使用宏自動處理工資表通常工資批準(zhǔn)后將交由財務(wù)處進行轉(zhuǎn)賬程序，而每位員工也將拿到自己的

12、工資條，以便了解自己的收入狀況并核對是否有誤。如果將整個工資表打印后人手一份顯然將泄露其他員工的工資收入，但將工資表按照編號切開后對于中間的記錄將沒有標(biāo)題欄，這樣員工無法知道這些數(shù)據(jù)代表的是什么意義，如基本工資、績效系數(shù)、加班費等。故在打印工資表前需要為每條記錄都添加標(biāo)題。在員工人數(shù)眾多的情況下手動添加標(biāo)題顯然費時費力，Excel提供了宏功能來解決一些重復(fù)性機械操作，使用戶可以將機械工作交由計算機處理。12.4 案例總結(jié)本實例中大量使用了公式進行各種常規(guī)和非常規(guī)數(shù)值運算，當(dāng)工作表中含有大量公式時，則及時跟蹤引用單元格和檢查公式中的錯誤就成為一項非常重要的工作。下面就這方面的知識做一些介紹。12

13、.4.1 追蹤引用和從屬單元格對于一個含有較多公式的工作表，一旦發(fā)現(xiàn)部分單元格的計算結(jié)果有誤，要修改是很困難的。特別是交叉引用關(guān)系復(fù)雜的工作表，就更加困難了。在這種情況下，要審核單元格中的公式，可以使用單元格追蹤器來追蹤單元格引用。用戶可以使用【追蹤引用單元格】及【追蹤從屬單元格】的辦法進行引用來源的追蹤，追蹤引用單元格指的是用箭頭從提供數(shù)據(jù)的單元格指向目標(biāo)單元格，追蹤從屬單元格指的是用箭頭從當(dāng)前單元格指向引用當(dāng)前單元格的單元格。12.4.2 檢查錯誤Excel 2007也提供了一種檢查公式錯誤的命令，單擊【公式】【公式審核】【錯誤檢查】按鈕，打開【錯誤檢查】對話框來檢查列公式中的錯誤。在數(shù)據(jù)或公式輸入過程中，Excel 2007也會用一定的規(guī)則檢查公式中出現(xiàn)的問題，當(dāng)找出問題時會有一個綠色小三角顯示在單元格的左上角，選定該單元格時會在單元格附近自動出現(xiàn)錯誤提示，鼠標(biāo)移動到公式上時會出現(xiàn)錯誤的原因。12.5 常見問題解答本實例中的工資表制作完畢后即可通過打印機打印輸出，但有時候用戶編輯的工作表中部分?jǐn)?shù)據(jù)僅為計算輔助之用，并不需要參與打印，這時候如果靠頁碼設(shè)置對于批量頁面的打印來說顯然過于瑣碎且易出錯。下面就這種問題做一下解答。12.5.1 如何僅打印所需區(qū)域文檔編輯完后，如果用戶希望僅打印部分單元格區(qū)域，則可以通過設(shè)置打印區(qū)域來將需要打印的區(qū)域單獨選出，這