會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書

1、.稱號會議預(yù)備作業(yè)指點(diǎn)書編號編制/修正部門審核版本頁碼第 PAGE 5 頁 共 NUMPAGES 5 頁所屬流程：.；會議預(yù)備作業(yè)指點(diǎn)書目的明晰會議預(yù)備任務(wù)的本卷須知，協(xié)助 會議組織者勝利進(jìn)展會議預(yù)備。范圍集團(tuán)開展管理部、總部各職能部、各地域公司職責(zé)集團(tuán)開展管理部擔(dān)任制定本指點(diǎn)書，各職能部和地域公司遵照執(zhí)行。會議預(yù)備任務(wù)程序?qū)σ淮螘h而言，高效的會議其真實(shí)正式宣布開場之前就開場了，可見會議預(yù)備任務(wù)的重要程度。4.1、確定能否真的有必要開會 一次高效會議的第一步預(yù)備任務(wù)是確定能否真的有開會的必要性。這一步確定任務(wù)的作用相當(dāng)于一個“挑選器，使那些沒有必要開的“會議提早落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好

2、第一關(guān)。4.1.1、無需開會的“五個假設(shè) 假設(shè)還有比開會更好的方法，即假設(shè)可以經(jīng)過一些看似原始的方法到達(dá)與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打或發(fā)郵件等，這些方式簡約有效，對于一些問題的處理具有經(jīng)濟(jì)適用的優(yōu)勢。 假設(shè)他是獨(dú)一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)本人和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，由于他人的參與能夠只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由他做出，就無需聚集他人集團(tuán)討論，結(jié)果又全盤推翻他人的意見，這種做法既不利于處理問題，又容易令本人墮入為難境地。 假設(shè)會議本錢過高。會議本錢是一個不容忽視的問題，一定要做好會議本錢的預(yù)算，不能用高昂的會議本錢來換取某些會議的發(fā)生，

3、由于長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。 假設(shè)曾經(jīng)按慣例每周聚會。 假設(shè)沒什么特別的事情需求討論。4.1.2、必需開會的“五個假設(shè) “聽取部門匯報(bào)任務(wù)最好采用會議的方式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時交書面報(bào)告往往會流于方式，容易使公司上下構(gòu)成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，問題和建議無法暢順流通。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報(bào)任務(wù)，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。 采用會議的方式表揚(yáng)或批判，有利于充分發(fā)揚(yáng)表揚(yáng)或批判的作用。在大會上當(dāng)眾表揚(yáng)“明星員工可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揚(yáng)典范的好作用，有效推進(jìn)競爭；當(dāng)眾批判某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒員工，

4、防止類似事情再度發(fā)生。 當(dāng)他給某一個工程小組，或者給他的部門分配義務(wù)時，最好用會議的方式，而不宜采用郵件或者其他書面方式。由于分派義務(wù)意味著要到達(dá)團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成義務(wù)的目的，只需經(jīng)過會議把義務(wù)公共化、明確化，才干促進(jìn)協(xié)作，從而保證義務(wù)的及時完成。 必需把信息同時傳達(dá)給很多人。 要讓他人參與決策以集思廣益。4.2、計(jì)算會議本錢 會議本錢包括時間本錢、直接會議本錢和效率損失本錢3種，會議本錢是非?？捎^的一筆數(shù)目，不能等閑視之。在每次決議開會前，把以下三種本錢思索一下，并大致算一下，也許會令他改動主意。4.2.1、會議的時間本錢 會議的時間本錢 = 參與會議的人數(shù)與會者的預(yù)備時間與會者的游覽時間會

5、議組織者預(yù)備時間 假設(shè)時間本錢不太直觀，可以將其轉(zhuǎn)換成金錢本錢，即開會的時間本錢參會者平均時薪。4.2.2、直接的會議本錢 直接的會議本錢 = 會議設(shè)備租用費(fèi)與會者的差旅食宿費(fèi)文件預(yù)備費(fèi)4.2.3、效率損失本錢 開會時，主管人員必需分開本人的崗位，這有能夠呵斥公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而呵斥的損失，就是效率損失本錢。效率損失本錢包括以下三種情況： 因不能及時接聽重要客戶的而損失一筆生意； 不能及時處置客戶的贊揚(yáng)而得罪一批客戶； 不能及時處理本人管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)。4.3、確定會議的各項(xiàng)預(yù)備任務(wù)就緒根據(jù)會議預(yù)備核對單檢查能否有脫漏的事項(xiàng)；根據(jù)高效會議預(yù)防性管理措施進(jìn)展核

6、對會議預(yù)備情況。詳見作業(yè)表單。4.4、會議議題、議程、文件報(bào)告的預(yù)備4.4.1、議題預(yù)備環(huán)節(jié)會議的議題預(yù)備是非常重要的環(huán)節(jié)，會議效率不高和會議流于方式根本上都有會議議題預(yù)備不充分相關(guān)。會議召集人必需對會議的議題預(yù)備擔(dān)任，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個議題的討論時間。4.4.2、議程安排確定各個分議題的討論時間、安排順序、主持人，即會議的議程，會議議程以打印會電子文檔方式分發(fā)到每個參會人手中。4.4.3、確定會議記錄人根據(jù)會議的規(guī)格和詳細(xì)要求，比如說議題范圍、專業(yè)程度、嚴(yán)密級別選定條件適宜的會議記錄人。4.4.4、會議文件預(yù)備通知各項(xiàng)文件資料預(yù)備的擔(dān)任人，讓其清楚需預(yù)備資料內(nèi)容、篇幅

7、、質(zhì)量、以及完成時間通知和聚集人，并有專人進(jìn)展跟蹤資料預(yù)備情況，保證在會議召開前保質(zhì)保量完成一切所需文件資料的預(yù)備任務(wù)。大型會議可成立會議籌備組，由籌備組來跟蹤和督辦會議文件的預(yù)備。需在會前討論的文件和資料，應(yīng)另行書面通知文件討論稿完成時間、討論時間、討論地點(diǎn)、參與人員。4.5、選擇最恰當(dāng)?shù)臎Q策方式 在議題預(yù)備環(huán)節(jié)，召集人還必需為需求表決的議題選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摵捅頉Q方式，選擇的原那么是基于議題的重要程度、緊急程度、議題涉及范圍、決策的影響層面。通常根據(jù)對提案的支持程度，可分為權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、共識決策和無異議決策四種。召集人可根據(jù)議題選擇最小目的，即最小支持率必需到達(dá)多少才經(jīng)過。 4

8、.5.1、權(quán)威決策 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，一方面做出決議時。適宜運(yùn)用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)指點(diǎn)人做最終決策并全權(quán)擔(dān)任時。 不宜運(yùn)用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)指點(diǎn)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動的情況下最適用；在權(quán)益界限明顯的地方最有效。缺陷：雖然可迅速做出決策，但實(shí)踐支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于思索面不寬而遭到影響。4.5.2、少數(shù)服從多數(shù)決策 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員贊同議案時，它以民主原那么為基礎(chǔ)。適宜運(yùn)用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者呵斥消極影響時。 優(yōu)點(diǎn)：允許絕大多數(shù)人對問題發(fā)表本人的意見。決議可經(jīng)過簡單唱票，相

9、對迅速和高效做出。缺陷：投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。投票容易導(dǎo)致勝負(fù)之爭，輸方將難以盡職和投入。4.5.3、共識決策 共識決策出現(xiàn)于一切成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映一切成員想法的全面處理方法，可以提高成員實(shí)施決策的積極性，表達(dá)平等之風(fēng)。但假設(shè)斷策時間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧時，決策就難以構(gòu)成。優(yōu)點(diǎn)：保證一切問題和思想得到公開爭辯，每個團(tuán)隊(duì)成員有時機(jī)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議經(jīng)過沉思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議。缺陷：達(dá)成一致需求相對長的時間，并具有挑戰(zhàn)性。而且需求大量的溝通、耐心的傾聽并了解他人觀念；為確保一切團(tuán)隊(duì)

10、成員有時機(jī)發(fā)表意見和分享其見解，會議上，必需進(jìn)展有效的推進(jìn)。4.5.4、無異議決策 無異議決策產(chǎn)生于一切成員對某項(xiàng)提議完全贊同時。當(dāng)提案非常重要，要求一切成員達(dá)成完全一致時，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做出無異議決策。然而，由于沒有哪兩個人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會破費(fèi)很長的時間。而且無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的閱歷，達(dá)成無異議決策都很高。4.6、會議主持人的預(yù)備任務(wù)會議支持人能夠是會議召集人，也能夠是會議指定的主持人，主持人必須在會前對會議的議題、議程、希望達(dá)成目的、表決方式、主要參會者能夠的態(tài)度都心中有數(shù)。會議主持4.6.1、主持人的四個預(yù)備任務(wù)：設(shè)定溝通目的、制定行動方案、預(yù)備能夠的爭論、進(jìn)展SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 本身Strengh優(yōu)勢Weakness優(yōu)勢