會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

1、.稱號(hào)會(huì)議預(yù)備作業(yè)指點(diǎn)書(shū)編號(hào)編制/修正部門(mén)審核版本頁(yè)碼第 PAGE 5 頁(yè) 共 NUMPAGES 5 頁(yè)所屬流程：.；會(huì)議預(yù)備作業(yè)指點(diǎn)書(shū)目的明晰會(huì)議預(yù)備任務(wù)的本卷須知，協(xié)助 會(huì)議組織者勝利進(jìn)展會(huì)議預(yù)備。范圍集團(tuán)開(kāi)展管理部、總部各職能部、各地域公司職責(zé)集團(tuán)開(kāi)展管理部擔(dān)任制定本指點(diǎn)書(shū)，各職能部和地域公司遵照?qǐng)?zhí)行。會(huì)議預(yù)備任務(wù)程序?qū)σ淮螘?huì)議而言，高效的會(huì)議其真實(shí)正式宣布開(kāi)場(chǎng)之前就開(kāi)場(chǎng)了，可見(jiàn)會(huì)議預(yù)備任務(wù)的重要程度。4.1、確定能否真的有必要開(kāi)會(huì) 一次高效會(huì)議的第一步預(yù)備任務(wù)是確定能否真的有開(kāi)會(huì)的必要性。這一步確定任務(wù)的作用相當(dāng)于一個(gè)“挑選器，使那些沒(méi)有必要開(kāi)的“會(huì)議提早落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好

2、第一關(guān)。4.1.1、無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)假設(shè) 假設(shè)還有比開(kāi)會(huì)更好的方法，即假設(shè)可以經(jīng)過(guò)一些看似原始的方法到達(dá)與開(kāi)會(huì)同樣的目的，就無(wú)需舉行會(huì)議，例如寫(xiě)紙條、打或發(fā)郵件等，這些方式簡(jiǎn)約有效，對(duì)于一些問(wèn)題的處理具有經(jīng)濟(jì)適用的優(yōu)勢(shì)。 假設(shè)他是獨(dú)一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)本人和他人的時(shí)間，召開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，由于他人的參與能夠只能把問(wèn)題變得更糟；其次，決策既然只能由他做出，就無(wú)需聚集他人集團(tuán)討論，結(jié)果又全盤(pán)推翻他人的意見(jiàn)，這種做法既不利于處理問(wèn)題，又容易令本人墮入為難境地。 假設(shè)會(huì)議本錢(qián)過(guò)高。會(huì)議本錢(qián)是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，一定要做好會(huì)議本錢(qián)的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議本錢(qián)來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，

3、由于長(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。 假設(shè)曾經(jīng)按慣例每周聚會(huì)。 假設(shè)沒(méi)什么特別的事情需求討論。4.1.2、必需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)假設(shè) “聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)任務(wù)最好采用會(huì)議的方式，不能用每周或每月交一次書(shū)面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書(shū)面報(bào)告往往會(huì)流于方式，容易使公司上下構(gòu)成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，問(wèn)題和建議無(wú)法暢順流通。因此，每月一定要召開(kāi)正式的會(huì)議，聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)任務(wù)，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。 采用會(huì)議的方式表?yè)P(yáng)或批判，有利于充分發(fā)揚(yáng)表?yè)P(yáng)或批判的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工可以樹(shù)立標(biāo)桿，充分發(fā)揚(yáng)典范的好作用，有效推進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批判某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，

4、防止類(lèi)似事情再度發(fā)生。 當(dāng)他給某一個(gè)工程小組，或者給他的部門(mén)分配義務(wù)時(shí)，最好用會(huì)議的方式，而不宜采用郵件或者其他書(shū)面方式。由于分派義務(wù)意味著要到達(dá)團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成義務(wù)的目的，只需經(jīng)過(guò)會(huì)議把義務(wù)公共化、明確化，才干促進(jìn)協(xié)作，從而保證義務(wù)的及時(shí)完成。 必需把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人。 要讓他人參與決策以集思廣益。4.2、計(jì)算會(huì)議本錢(qián) 會(huì)議本錢(qián)包括時(shí)間本錢(qián)、直接會(huì)議本錢(qián)和效率損失本錢(qián)3種，會(huì)議本錢(qián)是非?？捎^的一筆數(shù)目，不能等閑視之。在每次決議開(kāi)會(huì)前，把以下三種本錢(qián)思索一下，并大致算一下，也許會(huì)令他改動(dòng)主意。4.2.1、會(huì)議的時(shí)間本錢(qián) 會(huì)議的時(shí)間本錢(qián) = 參與會(huì)議的人數(shù)與會(huì)者的預(yù)備時(shí)間與會(huì)者的游覽時(shí)間會(huì)

5、議組織者預(yù)備時(shí)間 假設(shè)時(shí)間本錢(qián)不太直觀，可以將其轉(zhuǎn)換成金錢(qián)本錢(qián)，即開(kāi)會(huì)的時(shí)間本錢(qián)參會(huì)者平均時(shí)薪。4.2.2、直接的會(huì)議本錢(qián) 直接的會(huì)議本錢(qián) = 會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)與會(huì)者的差旅食宿費(fèi)文件預(yù)備費(fèi)4.2.3、效率損失本錢(qián) 開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必需分開(kāi)本人的崗位，這有能夠呵斥公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而呵斥的損失，就是效率損失本錢(qián)。效率損失本錢(qián)包括以下三種情況： 因不能及時(shí)接聽(tīng)重要客戶的而損失一筆生意； 不能及時(shí)處置客戶的贊揚(yáng)而得罪一批客戶； 不能及時(shí)處理本人管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)。4.3、確定會(huì)議的各項(xiàng)預(yù)備任務(wù)就緒根據(jù)會(huì)議預(yù)備核對(duì)單檢查能否有脫漏的事項(xiàng)；根據(jù)高效會(huì)議預(yù)防性管理措施進(jìn)展核

6、對(duì)會(huì)議預(yù)備情況。詳見(jiàn)作業(yè)表單。4.4、會(huì)議議題、議程、文件報(bào)告的預(yù)備4.4.1、議題預(yù)備環(huán)節(jié)會(huì)議的議題預(yù)備是非常重要的環(huán)節(jié)，會(huì)議效率不高和會(huì)議流于方式根本上都有會(huì)議議題預(yù)備不充分相關(guān)。會(huì)議召集人必需對(duì)會(huì)議的議題預(yù)備擔(dān)任，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個(gè)議題的討論時(shí)間。4.4.2、議程安排確定各個(gè)分議題的討論時(shí)間、安排順序、主持人，即會(huì)議的議程，會(huì)議議程以打印會(huì)電子文檔方式分發(fā)到每個(gè)參會(huì)人手中。4.4.3、確定會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和詳細(xì)要求，比如說(shuō)議題范圍、專(zhuān)業(yè)程度、嚴(yán)密級(jí)別選定條件適宜的會(huì)議記錄人。4.4.4、會(huì)議文件預(yù)備通知各項(xiàng)文件資料預(yù)備的擔(dān)任人，讓其清楚需預(yù)備資料內(nèi)容、篇幅

7、、質(zhì)量、以及完成時(shí)間通知和聚集人，并有專(zhuān)人進(jìn)展跟蹤資料預(yù)備情況，保證在會(huì)議召開(kāi)前保質(zhì)保量完成一切所需文件資料的預(yù)備任務(wù)。大型會(huì)議可成立會(huì)議籌備組，由籌備組來(lái)跟蹤和督辦會(huì)議文件的預(yù)備。需在會(huì)前討論的文件和資料，應(yīng)另行書(shū)面通知文件討論稿完成時(shí)間、討論時(shí)間、討論地點(diǎn)、參與人員。4.5、選擇最恰當(dāng)?shù)臎Q策方式 在議題預(yù)備環(huán)節(jié)，召集人還必需為需求表決的議題選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摵捅頉Q方式，選擇的原那么是基于議題的重要程度、緊急程度、議題涉及范圍、決策的影響層面。通常根據(jù)對(duì)提案的支持程度，可分為權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、共識(shí)決策和無(wú)異議決策四種。召集人可根據(jù)議題選擇最小目的，即最小支持率必需到達(dá)多少才經(jīng)過(guò)。 4

8、.5.1、權(quán)威決策 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，一方面做出決議時(shí)。適宜運(yùn)用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)指點(diǎn)人做最終決策并全權(quán)擔(dān)任時(shí)。 不宜運(yùn)用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)指點(diǎn)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最適用；在權(quán)益界限明顯的地方最有效。缺陷：雖然可迅速做出決策，但實(shí)踐支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于思索面不寬而遭到影響。4.5.2、少數(shù)服從多數(shù)決策 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員贊同議案時(shí)，它以民主原那么為基礎(chǔ)。適宜運(yùn)用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者呵斥消極影響時(shí)。 優(yōu)點(diǎn)：允許絕大多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表本人的意見(jiàn)。決議可經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單唱票，相

9、對(duì)迅速和高效做出。缺陷：投票一向促成人們分派。這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。投票容易導(dǎo)致勝負(fù)之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。4.5.3、共識(shí)決策 共識(shí)決策出現(xiàn)于一切成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映一切成員想法的全面處理方法，可以提高成員實(shí)施決策的積極性，表達(dá)平等之風(fēng)。但假設(shè)斷策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧時(shí)，決策就難以構(gòu)成。優(yōu)點(diǎn)：保證一切問(wèn)題和思想得到公開(kāi)爭(zhēng)辯，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有時(shí)機(jī)發(fā)表意見(jiàn)。復(fù)雜的決議經(jīng)過(guò)沉思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議。缺陷：達(dá)成一致需求相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具有挑戰(zhàn)性。而且需求大量的溝通、耐心的傾聽(tīng)并了解他人觀念；為確保一切團(tuán)隊(duì)

10、成員有時(shí)機(jī)發(fā)表意見(jiàn)和分享其見(jiàn)解，會(huì)議上，必需進(jìn)展有效的推進(jìn)。4.5.4、無(wú)異議決策 無(wú)異議決策產(chǎn)生于一切成員對(duì)某項(xiàng)提議完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求一切成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做出無(wú)異議決策。然而，由于沒(méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)破費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。而且無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的閱歷，達(dá)成無(wú)異議決策都很高。4.6、會(huì)議主持人的預(yù)備任務(wù)會(huì)議支持人能夠是會(huì)議召集人，也能夠是會(huì)議指定的主持人，主持人必須在會(huì)前對(duì)會(huì)議的議題、議程、希望達(dá)成目的、表決方式、主要參會(huì)者能夠的態(tài)度都心中有數(shù)。會(huì)議主持4.6.1、主持人的四個(gè)預(yù)備任務(wù)：設(shè)定溝通目的、制定行動(dòng)方案、預(yù)備能夠的爭(zhēng)論、進(jìn)展SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 本身Strengh優(yōu)勢(shì)Weakness優(yōu)勢(shì)