第四部分 專門檔案(共8頁)

1、PAGE PAGE 15第四部分(b fen) 專門檔案第一章 專門檔案(dng n)概述一、如何理解專門檔案(dng n)的概念，及其與相關(guān)概念的關(guān)系？專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動選留并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性活動中，為了實現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。這一定義主要包括：1、專門檔案是各種專門文件中的有保存價值的部分。2、專門檔案是人們的一種創(chuàng)造性的勞動成果。3、專門檔案形成于特定的專業(yè)活動領(lǐng)域，并具有相對穩(wěn)定的文件名稱、種類和格式。4、專門檔案

2、具有突出的現(xiàn)實使用價值和工具功能。5、專門檔案是具有保存價值的專門文件組成的有機體系。專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系（一）專門檔案與文書檔案的關(guān)系1、形成的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)不同；2、文件名稱形式、格式規(guī)范化程度不同；3、形成規(guī)律和管理方式不同；4、價值和作用性質(zhì)的差異。（二）專門檔案與科技檔案的關(guān)系科技檔案是一種最大門類的專門檔案。是指人們在從事科技、生產(chǎn)活動中形成的專業(yè)性的有保存價值的科技文件及有關(guān)伴隨這種活動生成的材料。它本身是一個復(fù)合的概念，其包括多種多樣具體類型的科技檔案概念。如基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品、科研、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、各種自然現(xiàn)象檔案（天文、氣象、水文、地震檔案等）地質(zhì)、測繪、環(huán)境保護等

3、。這種門類的檔案的共性是：不僅具有一般專門檔案的專業(yè)性、現(xiàn)實性強或工具性等特點外，還具有成套性和內(nèi)容信息存在較高科技價值屬性等特征。（三）專門檔案與專業(yè)檔案的關(guān)系專門檔案是根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域并結(jié)合檔案的內(nèi)容性質(zhì)這一標(biāo)準(zhǔn)，進行劃分后得到的結(jié)果?？砂褭n案分為：普通檔案（黨政檔案）和專門檔案兩類，專門檔案可分為科技檔案和一般專門檔案兩類。專業(yè)檔案是根據(jù)社會行業(yè)分工這一標(biāo)準(zhǔn)，進行劃分的結(jié)果。它包括一個行業(yè)范圍內(nèi)形成的各種類型的檔案，既有文書檔案，也有一般性專門檔案和科技檔案。專門檔案和專業(yè)檔案是兩面三刀個互有交叉關(guān)系的兩個不同概念。（四）專門檔案與照片檔案等特種載體檔案的關(guān)系照片檔案、縮微檔案等是從檔

4、案的物質(zhì)載體的角度，進行劃分所得到的分類結(jié)果?？砂褭n案分為：傳統(tǒng)載體型檔案和新型載體檔案；傳統(tǒng)載體型檔案可分為：石刻、金文、甲骨、簡牘、縑帛、紙制檔案等；新型載體檔案分為：照片、影片、縮微、磁介質(zhì)、光磁介質(zhì)檔案等。專門檔案中既有傳統(tǒng)載體類型的專門文件和材料，也有新型載體類型的專門文件。（五）專門檔案與電子文件的關(guān)系電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件是有關(guān)種類的專門檔案(dng n)的一種存在方式，這種存在方式的出現(xiàn)，要求我們在管理專門檔案的實踐中，必須重視吸納新的管理理念、管理思想和理論、運用新的管理規(guī)則和方式方法。（六）

5、專門檔案(dng n)與專業(yè)資料的關(guān)系人們通常把對從事某一項專業(yè)性活動有參考價值的素材，都稱為專業(yè)資料。所以，只要專門檔案可以用于這種目的，也可稱為專業(yè)資料。雖然兩者有著密切的關(guān)系，然而卻有著較為明顯的差異。專門檔案是一定單位在從事某項專業(yè)性活動過程中形成的，它是這種專業(yè)性活動的有機組成部分和歷史過程記錄，并可以為這種專業(yè)活動本身提供直接的具有法律效力(f l xio l)的證據(jù)；而專業(yè)資料則通常不具有這種直接記錄性，往往是通過交換、搜集或購買來的，因而專業(yè)資料一般僅具有參考價值。二、簡述專門檔案的屬性？一、專門檔案的一般屬性包括1、歷史記錄；2、原始性；3、憑證性和參考性；4、定向積累性；5

6、有機聯(lián)系性。二、專門檔案的特殊屬性包括：專業(yè)性、現(xiàn)實性、獨立性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性。三、說明專門檔案的功能與作用？功能：1、數(shù)據(jù)和信息儲備功能2、依據(jù)功能作用：1、專業(yè)數(shù)據(jù)和信息的保障作用；2、維系專業(yè)工作正常進行的工具作用；3、保證各項專業(yè)工作合法進行的監(jiān)督檢查作用；4、再現(xiàn)歷史、佐證歷史的印證作用。此外，也具有廣泛的憑證作用和情報作用。四、試述專門檔案發(fā)揮作用的一般規(guī)律性？規(guī)律也稱法則，是事物發(fā)展過程中的本質(zhì)聯(lián)系和必然趨勢。規(guī)律具有普遍性和重復(fù)性等特點。它是客觀的，是事物本身所固有的，人們不能創(chuàng)造、改變和消滅規(guī)律，但能認(rèn)識規(guī)律，利用它來改造自然界，改造人類社會。一、專門檔案對其形成者作用的突出

7、性。同一般的文書檔案相比，專門檔案雖然也具有第一價值和第二價值，但是在實現(xiàn)的方式和強度表現(xiàn)方面，卻不完全相同。二、專門檔案發(fā)揮作用的定向性。專門檔案發(fā)揮作用的定向性，突出表現(xiàn)在其作用領(lǐng)域的有限性和作用對象的穩(wěn)定性方面。三、專門檔案發(fā)揮作用的彈性。專門檔案發(fā)揮作用的彈性特點，主要表現(xiàn)在相似信息內(nèi)容的專門檔案在作用效果的差異性方面。四、專門檔案發(fā)揮作用的整體效應(yīng)性。專門檔案發(fā)揮作用的整體效應(yīng)性，是指專門檔案作為一個有機的專門文件和記錄體系，其整體所具有的作用效益，往往大于專門檔案個體作用效益之和；個體一旦脫離群體，其所具有的實際作用能力，就會大打折扣，甚至消失。五、專門(zhunmn)檔案發(fā)揮作用

8、的衰減性。專門檔案發(fā)揮作用的衰減性，是由專門檔案利用價值的時限性決定的。絕大部分專門檔案的現(xiàn)實作用具有時間效應(yīng)，相對于專門檔案的特定(tdng)用戶群體來說，其利用價值隨著時間的推移而減少，甚至趨向于零。第二章 會計(kui j)檔案管理一、如何理解會計檔案的定義？會計檔案：是各種社會實踐主體在會計核算專業(yè)活動形成的具有一定保存價值的會計文件，不論其記錄方式和載體如何。其基本含義為：（一）定義指明了會計檔案的形成者各種社會實踐主體。會計檔案形成者的廣泛社會性，決定了會計檔案來源的廣泛性。（二）定義指明了會計檔案的特定形成領(lǐng)域會計核算專業(yè)活動。專門檔案的突出特點之一，就是明顯的專業(yè)屬性。（三）定

9、義指明了會計檔案的價值屬特征具有一定的保存價值。（四）定義揭示了會計檔案的本質(zhì)屬性會計核算專業(yè)活動的原始記錄。各種會計檔案是會計核算專業(yè)活動過程及其結(jié)果的有機組成部分，其所承載的會計信息也具有明顯的原生性特點。（五）定義說明了會計檔案的存在形式特征。二、會計檔案有哪些屬性？1、突出的專業(yè)屬性； 2、形成過程的序時性；3、承載信息內(nèi)容的嚴(yán)肅性；4、數(shù)據(jù)記錄的平衡性；5、會計記錄與會計文件格式的規(guī)范性。三、實行會計電算化后，會計檔案的新特點有哪些？1、會計信息的存儲范圍和領(lǐng)域的擴大化；2、會計信息對軟硬件環(huán)境的依賴性；3、存儲介質(zhì)的多樣性；4、會計信息的易復(fù)制性和易更改性；5、電算化會計檔案的現(xiàn)代

10、化管理要求更高。四、試述會計檔案的價值和作用？會計檔案是制訂財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)源；會計檔案是進行科學(xué)經(jīng)濟決策的信息源；會計檔案是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定書證；會計檔案是研究社會經(jīng)濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻；會計檔案是開展歷史研究的記憶庫；會計檔案是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。會計檔案的作用：1、信息保障作用； 2、維系管理作用； 3、監(jiān)督檢查作用；4、經(jīng)濟、歷史研究作用；5、憑證、查考作用。五、會計檔案收集的要求有哪些？一、會計檔案收集的一般要求1、會計(kui j)檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一(tngy)領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的基本原則會計檔案必須集中統(tǒng)一管理，反對分散(fns

11、n)存放，這是會計檔案收集工作的最基本要求。2、會計檔案的收集活動必須自覺地遵循會計檔案的形成規(guī)律會計檔案作為社會的一種重要的信息資源，其所承載的信息也同樣要經(jīng)歷信息作用的活躍期、半活躍期和不活躍期的保存期或死亡期等幾個基本的運動階段。3、會計檔案的收集工作必須保證會計檔案的齊全完整、信息準(zhǔn)確。4、會計檔案的收集工作要注意質(zhì)量優(yōu)化、成分充實。六、簡述會計檔案的歸檔？為了保證會計檔案收集的齊全、完整與準(zhǔn)確，必須建立嚴(yán)格的會計檔案歸檔制度。會計檔案歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等方面的內(nèi)容。1會計檔案的歸檔范圍： 財政部和國家檔案局會計檔案管理辦法(財會字199832號) 所

12、規(guī)定的會計核算專業(yè)材料四種形式均應(yīng)作為歸檔范圍保存。 會計憑證: 主要有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、電算化系統(tǒng)生成的電子憑證(如磁盤、磁帶或光盤等)，以及其他具有歸檔價值的會計憑證。會計賬簿: 主要有總賬（也稱總分類賬）、明細賬（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、經(jīng)費支出明細賬等）、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿（也稱備查賬簿）、其他會計賬簿等。財務(wù)報告: 有月度、季度、年度財務(wù)報告 , 包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。其他類會計文件: 有銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，以及其他具有一定保存價值的會計核算文件、記錄等。會計電算化核算材料：

13、存儲在磁性介質(zhì)和光盤上的會計核算數(shù)據(jù)和信息；打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料；會計核算軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序等。2會計檔案的歸檔時間會計檔案管理辦法第六條第二款規(guī)定：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。”例如：2008年底整理立卷形成的會計檔案，2009年可由財會部門保存一年, 2010年初向本單位檔案機構(gòu)歸檔。 3會計檔案的歸檔要求總體要求: 收集、整理應(yīng)符合規(guī)范。要齊全、完整、準(zhǔn)確，分類清楚，組卷合理，排列科學(xué)，案卷題名簡明確切，裝訂美觀結(jié)實，編目科學(xué)系統(tǒng)，便于查找利用。4會計檔案的歸

14、檔手續(xù)在移交會計檔案時，交接雙方必須按規(guī)定履行一定的移交手續(xù)，具體做法是：會計移交檔案時，會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)在逐卷清點，一一核準(zhǔn)后，交接雙方按規(guī)定在會計檔案移交清冊上履行簽字蓋章手續(xù)。移交清冊一式三份，應(yīng)明確交接人員、時間、數(shù)量。交接雙方應(yīng)各存一份，另一份存入會計檔案中。七、常見的會計檔案分類方法主要包括以下三種(sn zhn)類型：1會計年度會計文件文種（憑證、賬簿(zhn b)、報表）保管(bogun)期限分類法；2會計年度保管期限組織機構(gòu)分類法；3會計年度會計類型文種保管期限分類法。八、 試述會計檔案的排列方法？四種：1、年度類別保管期限排列法；2、年度保管期限組織機構(gòu)分類排列法；3、年

15、度會計類型分類排列法；4、會計文件或會計記錄形式分類排列法；九、會計檔案鑒定的內(nèi)容和意義？內(nèi)容：1、會計檔案價值鑒定工作；2、會計檔案質(zhì)量的鑒別與審核工作。意義：1、會計檔案鑒定有利于實現(xiàn)會計信息的優(yōu)化；2、有利于合理地使用有限的人力、物力和財力資源；3、有利于在發(fā)生突然事件時及時搶求重要的會計檔案；4、有利于保證電子會計文件和記錄的證據(jù)價值。十、會計檔案的鑒定規(guī)則？1、高齡規(guī)則； 2、客觀性規(guī)則； 3、整體性規(guī)則；4、雙重性規(guī)則；5、當(dāng)機立斷規(guī)則；6、未結(jié)禁銷規(guī)則；7、依附性規(guī)則；8可靠性規(guī)則。第三章 人事檔案管理一、什么是人事檔案，它有什么特點？人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關(guān)部門在

16、人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績，工作表現(xiàn)，并以個人為單位集中保存起來以備查考的人事材料。人事檔案是專門檔案的一種，分為干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案等。特點：專指性、真實性、動態(tài)性、保密性。二、人事檔案有哪些類？1、學(xué)生檔案：是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中形成的、能反映學(xué)生成長情況的材料。2、工人檔案：是反映工人個人經(jīng)歷、勞動態(tài)度、思想品德、業(yè)務(wù)技能與獎懲等情況的檔案材料。3、干部檔案：是干部個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績的反映。4、軍人檔案：記錄中國人民解放軍、武裝警察部隊人員經(jīng)歷及“德、能、勤、績“等方面情況的檔案。人事檔案整理工作的要求：完整、真實、條理、

17、精練、實用。三、人事檔案有哪些收集(shuj)方法？各級組織、人事、紀(jì)檢、監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(shn j)、統(tǒng)戰(zhàn)、公安、檢察院、法院、民政等都是干部人事檔案材料的形成部門，都應(yīng)建立健全主動送交干部人事檔案材料歸檔的制度，同時，干部人事檔案管理部門，也應(yīng)掌握形成干部人事檔案材料的信息，建立干部人事檔案材料收集歸檔的聯(lián)系溝通制度，及時向有關(guān)部門收集新形成的干部人事檔案材料。1、通過組織、人事及其他人員管理(gunl)部門收集人事工作中形成的人事檔案，如各種履歷表、簡歷表、登記表、鑒定、考核、考績?nèi)蚊?、調(diào)動、晉升行政職務(wù)、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)整工資、錄（聘）用、出國審批、離退休等方面的材料。2、通

18、過紀(jì)檢、監(jiān)察、公安、司法、檢察等部門收集處分或免予處分的決定、查證核實報告、上級批復(fù)、個人陳述或檢察、法院判決書等材料。3、通過召開各種代表大會的機構(gòu)，收集有關(guān)代表登記表等材料，通過黨團組織等群眾團體收集入黨、入團以及各種先進模范表彰的審批和事跡材料。4、通過各級教育、培訓(xùn)部門收集學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)登記表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明或證書（或復(fù)印件），在校獎勵等方面的材料。5、通過業(yè)務(wù)和科技管理等有關(guān)部門收集發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、著作、譯著、論文等方面的材料。6、通過衛(wèi)生部門收集工作人員因病、工傷及其他的體檢表及有關(guān)材料，通過治喪部門或臨時機構(gòu)收集去世者的悼詞（生平）、公開報道、

19、非正常死亡的調(diào)查報告（遺書材料）等材料。四、人事檔案利用的方式？提供閱覽、提供外借、出具檔案證明、提供綜合性的檔案信息、咨詢服務(wù)。五、如何做好人事檔案的鑒別工作？人事檔案的鑒別是指人事檔案管理部門根據(jù)一定的原則和方法，對收集起來的人事檔案材料進行審查甄別和價值的鑒定，以決定其存毀或進行其他方面處理的過程，其實質(zhì)是決定一份檔案材料能否作為人事檔案中的內(nèi)容歸檔保存起來，是保證人事檔案精練、真實和實用的重要手段。1、人事檔案鑒別工作的原則（1）要堅持實事求是的原則。（2）要堅持辨證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，對某些特殊的檔案材料進行鑒別，必須按照馬克思主義的立場、觀點和方法，對具體問題作具體分析，

20、在鑒別一份檔案材料時，要根據(jù)人事檔案的內(nèi)容、用途及產(chǎn)生的客觀歷史條件對其價值做出準(zhǔn)確的判斷，切忌主觀臆斷和望文主義。2、人事檔案鑒別工作內(nèi)容（1）判斷是否屬于人事檔案。（2）確定是否屬于該人的材料。（3）審查材料是否手續(xù)完備。（4）檢查材料是否齊全、完整。（5）審查材料是否符合歸檔要求。3、對不歸檔材料(cilio)的處理：轉(zhuǎn)出、退還(tuhun)、留存、銷毀。第四章 音像(yn xin)檔案管理一、簡述音像檔案的的概念與特點？音像檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和個人在行使職責(zé)或從事社會活動中形成的、具有保存價值的照片（包括正片和底片）、唱片、錄音帶、影視片等專門載體材料。特點：直感性、真實性。

21、二、試述唱片檔案的管理？（一）唱片檔案的特點它與磁帶錄音檔案相比，有它自己的特點：1、唱片容易用機械方法大理拷貝，適用于大量高速的印刷。唱片的種類有粗紋、密紋和立體聲三種。2、唱片耐輻射，不怕強磁場的侵襲，可以在某些特殊場合使用。3、唱片錄音檔案具有比磁帶錄音檔案更佳的錄間效果，使播放了來的音樂更加優(yōu)美動聽，效果逼真。（二）唱片檔案的管理方法唱片檔案按照制成材料分為金屬模版、唱片兩類，應(yīng)對它們進行分別整理、保管。金屬模版按版次分別入庫，按生產(chǎn)的片號、版號分類排列保管。唱片按片種（粗紋、密紋、立體聲）、規(guī)格（尺寸、膠版、薄膜）、內(nèi)容分類整理保管。保存唱片檔案的單位和部門需要有聽音室和必要的音響設(shè)

22、備，并要注意唱片檔案的保管條件，保管人員應(yīng)具有一定的使用和維護音響設(shè)備的能力和知識。唱片檔案應(yīng)附有文字記載材料。報告要有原文，音樂、戲曲應(yīng)有唱詞、樂譜等。檔案部門在接收唱片檔案時，要同時檢查是否有文字記錄材料，在聽音檢查時，要核對原文。（三）唱片檔案的保護1、唱片模版的保護模版由金屬電鑄而成，隨時可用它來生產(chǎn)唱片，可以長期使用。其維護做法是：清除腐蝕電池的電動勢，做好模版的清洗工作；使用緩蝕劑，延緩唱片模版被腐蝕的過程。去氧包裝，將唱片模版密封存放；使用防腐蝕劑，提高唱片模版的貯存質(zhì)量。2、唱片的保護維護方法有：保持唱片的清潔； 防潮；防熱； 豎放；選擇合適的針壓； 選用合適的唱針。三、接受磁帶錄音檔案時要進行哪幾種性能的檢查？ 物理性能檢查、磁性能檢查、電磁性能檢查、對消磁程度、復(fù)印效應(yīng)進行測試檢查共四種。四、磁帶錄音檔案的保護條件與方法有？ 適宜的溫濕度、遠離(yun l)磁場以及有