COP-ZC-12會(huì)議基本工作規(guī)范

1、.文件稱號：新會(huì)議根本任務(wù)規(guī)范 版號：文件編號：COP-ZC-12 修正號：0 頁數(shù)：第 PAGE 6 頁 共 NUMPAGES 6 頁：.；1 .0 目的詳細(xì)規(guī)定會(huì)議效力的任務(wù)要求及任務(wù)規(guī)范，為效力員在任務(wù)規(guī)范方面提供準(zhǔn)那么，務(wù)求做到一致、規(guī)范的會(huì)議效力，為賓客提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議效力。2. 0 適用范圍主要適用于會(huì)議組效力員、領(lǐng)班、DJ。3 .0 職責(zé)3 .1 餐廳效力員擔(dān)任為客人提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議效力。3 .2 咨客擔(dān)任引領(lǐng)及迎送客人。3 .3 餐廳主管和領(lǐng)班那么督促整個(gè)過程按規(guī)范及規(guī)范完成。4. 0 內(nèi)容4.1 會(huì)議效力的預(yù)備任務(wù)4.1.1 效力員在接到會(huì)議通知單時(shí)，應(yīng)通知直屬上司，由上司一致安

2、排人手，并將會(huì)議通知單按照開會(huì)日期的先后順序放在指定的文件夾內(nèi)保管好，并在交班簿內(nèi)做好交班任務(wù)。4.1.2 仔細(xì)閱讀會(huì)議單，了解會(huì)議主辦單位的身份背景、效力要求、接待規(guī)范、會(huì)議時(shí)間等，以便為賓客提供特征、優(yōu)質(zhì)的效力。4.1.3 提早30分鐘按會(huì)議要求預(yù)備好所需的電器音響設(shè)備，并檢查能否正常。 4.1.4 如有橫幅、指示牌、座位牌等美工制造品的，要在會(huì)議前一天的下午5：30PM前到美工部取回并在交班簿內(nèi)做好記錄。并將取回的一切美工制品分類擺放在指定的位置。如美工未能及時(shí)完成的，那么要在交班簿內(nèi)注明，交由下一班同事?lián)稳』?，并及時(shí)通知當(dāng)值領(lǐng)班。4.1.5 按照會(huì)議單的要求依時(shí)預(yù)備好相應(yīng)的物品，如：

3、臺(tái)布、杯具等物品。 4.2 會(huì)場擺設(shè)4.2.1 按會(huì)議要求布置會(huì)場，熟習(xí)接待等級、提供相應(yīng)的設(shè)備配置及效力規(guī)范。4 .2.2 VIP會(huì)議應(yīng)擺設(shè)文件夾，文件夾應(yīng)擺在每座位前的桌面正中位置，文件夾底部邊緣應(yīng)與臺(tái)邊相距1.5厘米。文件夾內(nèi)應(yīng)配筆，筆尖朝上，在擺放筆時(shí)應(yīng)先檢查筆能否能寫。每個(gè)文件夾中應(yīng)有三張信紙4.2.3 VIP會(huì)議的主席臺(tái)，如客人沒有特別指定的，普通情況運(yùn)用鮮紅色的臺(tái)裙。臺(tái)裙要求干凈、無破損。臺(tái)裙在靠座位那邊應(yīng)少用夾，運(yùn)用大頭針釘，但針頭應(yīng)藏在臺(tái)群內(nèi)，防止刮手。4.2.4 VIP會(huì)議主席臺(tái)應(yīng)配有鮮花，普通情況，主席臺(tái)正中擺放一盆下垂式鋪花，但主席臺(tái)如過長的，應(yīng)建議在兩邊各加一盆小鋪花

4、不需下垂。4 .2.5 VIP會(huì)議主席臺(tái)的椅子應(yīng)與其他座位的有所區(qū)別，可采用加椅套或換較高檔的椅子，如真皮沙發(fā)等。在場地和人數(shù)允許的情況下，座位之間的間隔 應(yīng)相對寬松，方便出入，間隔 普通不少于25厘米。4.2.6 1.8米會(huì)議臺(tái)擺3位。如人數(shù)太多或客人要求的情況下，可每臺(tái)多加一位。擺臺(tái)要求：橫排、豎排都要成不斷線，豎排間隔應(yīng)為1.5米，橫排通道間隔 不少于1.2米。椅子應(yīng)平均擺放，橫、豎排均要拉線對齊，凳與凳之間間隔 不少于20厘米。劇院式擺位要求每排之間的間隔 不應(yīng)少于60厘米，通道間隔 不少于1.2米，凳與凳之間間隔 不少于20厘米。擺放要求參照講座式擺椅子的要求。4.2.7 會(huì)議臺(tái)布要

5、求干凈、無污跡、無破損，中線要正對會(huì)議臺(tái)中間，兩邊對齊，每排的高度要堅(jiān)持一致。4.2.8 根據(jù)會(huì)議要求擺放相應(yīng)的杯具。 茶杯：應(yīng)擺放在座位桌面的右上方，杯把一概朝右方，茶杯杯耳要成不斷線，墊碟與臺(tái)上方邊緣間隔 3厘米。豎排以杯蓋頂點(diǎn)為規(guī)范點(diǎn)，做到每點(diǎn)在同不斷線上。 水杯：在提供礦泉水或冰水時(shí)運(yùn)用，擺放前必需檢查一切杯具能否干凈、無污跡、無指紋、無破損。擺放時(shí)要戴一次性手套，擺放在座位的右上方，與臺(tái)邊間隔 為3厘米。同時(shí)應(yīng)配有杯墊及紙杯蓋。杯墊、杯蓋上的店徽應(yīng)正對客人。礦泉水與水杯的中心點(diǎn)應(yīng)在同不斷線上。VIP會(huì)議運(yùn)用高腳水杯，擺法同上。4.2.9 普通會(huì)議如要擺放紙和筆的，不需擺放文件夾，只需

6、在座位正面擺上2張信紙，信紙底部間隔 臺(tái)邊1.5厘米，筆擺放在信紙的右邊緣，筆尖向上，筆頭與信紙的底部對齊。 4.2.10 會(huì)議橫幅要求平整無皺折、無污跡，橫幅內(nèi)容要與通知單上的內(nèi)容相一致，字間均勻，上下對稱，分布合理美觀。制造終了應(yīng)檢查字體能否正確無誤。如有錯(cuò)別字或內(nèi)容不符的，應(yīng)立刻與美工部聯(lián)絡(luò)，并通知上級。4.2.11 會(huì)場內(nèi)原那么上制止吸煙，如客人吸煙，首先應(yīng)禮貌地向客人解釋，如客人一再堅(jiān)持的，可向上級反映。煙盅按兩人合用一個(gè)擺放，擺在兩個(gè)座位中間，配墊碟及花紙。要求煙盅內(nèi)有兩個(gè)煙頭就要及時(shí)改換。改換煙盅時(shí)要用右手拿一個(gè)干凈煙盅覆蓋在臟的煙盅上，將兩個(gè)煙盅同時(shí)拿起放在托盤上，然后再將干凈

7、的擺回在墊碟上。4.2.12 會(huì)議期間如要水果分盤效力的，必需在會(huì)議臺(tái)上擺放紙巾、牙簽及渣滓碟。普通每兩位提供一盤水果，擺在兩個(gè)座位中間，果盤兩側(cè)分別擺放渣滓碟及紙巾碟。VIP會(huì)議的水果效力要配水果叉。4.2.13 會(huì)議期間如有自助茶點(diǎn)效力的，要求設(shè)置自助餐臺(tái)，臺(tái)面擺放要美觀大方、方便易取。要根據(jù)會(huì)議人數(shù)及會(huì)場特點(diǎn)合理設(shè)計(jì)臺(tái)型，做到分散人流，防止出現(xiàn)過分?jǐn)D迫的景象。預(yù)備好所需的餐具及相應(yīng)的物品，如：咖啡爐、啡壺、食物夾等物品。4.2.14 清理睬場，會(huì)場內(nèi)要求干凈整潔，一切與會(huì)議無關(guān)的物品都要撤走或放入柜內(nèi)。4.2.15 咨客擔(dān)任按時(shí)、按地點(diǎn)擺放會(huì)議指示牌。4.2.16 通知管事部將會(huì)議所需的

8、植物送到指定的會(huì)場，協(xié)助擺放好。通知時(shí)要說清楚植物的用途及要求。 4.2.17 會(huì)議要運(yùn)用立式講臺(tái)的，普通情況是擺在背向舞臺(tái)的右上方。詳細(xì)按客人的要求擺放。如有鮮花，要及時(shí)跟進(jìn)。4.2.18 會(huì)見室普通客方應(yīng)在面向主席臺(tái)的左方，右方為主辦方。每兩個(gè)人為一組，然后擺一張小茶幾，依次擺好成不斷線。主席位背后各擺放一張椅給翻譯。4.2.19 DJ擔(dān)任檢查會(huì)場燈光，對燒掉的燈要及時(shí)改換。4.3 會(huì)前檢查及預(yù)備任務(wù) 4.3.1 普通會(huì)議接待，效力員應(yīng)提早3045分鐘到達(dá)會(huì)場，VIP會(huì)議那么要提早1小時(shí)以上到達(dá)預(yù)備。4.3.2 翻開熱水器，并將茶壺擦干凈，預(yù)備好茶膽及倒茶時(shí)用的小方巾。4.3.3 按接待通

9、知單的要求，全面對會(huì)場進(jìn)展檢查，確保所需用品齊全、無脫漏。4.3.4 按要求擺放好簽到臺(tái)，并將“嘉賓簽到、“請賜名片等簽到器具擺放好。4.3.5 DJ檢查一切的電器設(shè)備，并提早15分鐘調(diào)好音響與會(huì)議所需的設(shè)備。4.3.6 再次檢查會(huì)議環(huán)境能否整齊、干凈。4.3.7 如有食物供應(yīng)，應(yīng)在1530分鐘前預(yù)備好，按客人要求的時(shí)間擺放。4.3.8 提早15分鐘翻開會(huì)場部分燈光包括走廊。4.3.9 提早10分鐘將茶水預(yù)備好，每壺茶的濃度應(yīng)堅(jiān)持穩(wěn)定，不應(yīng)太濃或太淡。4.3.10 提早15分鐘翻開空調(diào)及會(huì)場全部燈光包括走廊。4.4 會(huì)議期間效力4.4.1 咨客與效力員必需提早1530分鐘站在門口及電梯口凳與凳

10、之間間隔 不少于20厘米恭迎客人，并引領(lǐng)客人入座。引領(lǐng)客人時(shí)，與客人的間隔 不應(yīng)超越1.5米，并要側(cè)身引領(lǐng)，留意客人動(dòng)向。對VIP客人留意拉椅效力。4.4.2 一級VIP接待一切效力員要求一致服式，佩戴白手套。冬季時(shí)，要求上熱毛巾。4.4.3 客人入座后，應(yīng)立刻為客人斟茶水，以八成滿為規(guī)范。當(dāng)一切客人全部入座后，應(yīng)在5分鐘內(nèi)進(jìn)展第二次倒茶，確保每位客人都有茶水。以后每隔1530分鐘為客人添加茶水。加茶的時(shí)間應(yīng)根據(jù)天氣情況及客人飲用的多寡而定，靈敏處置。倒茶時(shí)，要留意動(dòng)作規(guī)范，應(yīng)右手握茶壺把，左手拿干凈的小方巾輕托茶壺嘴，倒茶時(shí)盡量不要正面遮擋客人的視野，壺嘴不能正向客人，用左手的食指與中指將茶

11、杯蓋悄然夾起，與杯口呈45度，防止茶水彈出。4.4.4 主席臺(tái)的茶水，普通情況是嘉賓入座后立刻送上，特殊情況可提早510分鐘倒好，如：電視直播、電視會(huì)議等。4 .4.5 在不遠(yuǎn)的地方站立好，方便客人能隨時(shí)找到。4 .4.6 會(huì)議期間，如有茶點(diǎn)、水果的，效力員應(yīng)及時(shí)拾掇臺(tái)面的渣滓，確保會(huì)場的衛(wèi)生。同時(shí)要補(bǔ)充食品及餐具。4. 4.7 會(huì)議期間，效力員應(yīng)親密留意客人動(dòng)態(tài)，及時(shí)自動(dòng)地為客人傳送無線咪。4. 4.8 提早30分鐘把單據(jù)預(yù)備好，方便客人結(jié)帳。4 .4.9 會(huì)議終了后，效力員應(yīng)馬上翻開會(huì)場大門，并站在門口恭送客人。咨客或效力員要提早為客人按電梯，方便客人。VIP會(huì)議可提早通知保安部懇求公用梯。4 .4.10 會(huì)議終了后，效力員應(yīng)自動(dòng)協(xié)助客人，把客人物品撤走。如物品太多、太重的，應(yīng)找當(dāng)值管理人員增派人手協(xié)助。4 .5 清理睬場4 .5.1 會(huì)議終了后，立刻檢查會(huì)場。檢查內(nèi)容包括：會(huì)議設(shè)備能否齊全、客人能否有遺留物品，如有發(fā)現(xiàn)，需盡快歸還，如客人已分開，那么要上交管理人員作好登記，并交保安部保管。4 .5.2 客人全部分開后，立刻封鎖空調(diào)及會(huì)場的部分燈光，節(jié)約能源。 4. 5.3 回收一切會(huì)議物品，分類存放好。4 .5.4 清理睬場，將一切用過的杯具、餐具收好一致送到洗碗間清洗、消毒，然后放