用Excel巧做項目管理

1、用Excel巧做項目管理Part 01:任務分解任務分解是成功項目管理的第一步。術語一般稱為WBS o臨陣磨槍，看了一些資料，放到這里,以便于大家理解。了解更多，請點擊 這里。如何進行WBS分解：目標一任務工作活動WBS分解的原則：?橫向到邊即百分百原則一一指WBS分解不 能出現(xiàn)漏項，也不能包含不在項目范圍之內(nèi) 的任何產(chǎn)品或活動。?縱向到底指WBS分解要足夠細，以滿足任 務分配、檢測及控制的目的。WBS分解的方法：?至上而下與至下而上的充分溝通? 一對一個別交流?小組討論WBS分解的標準?分解后的活動結構清晰?邏輯上形成一個大的活動?集成了所有的關鍵因素?包含臨時的里程碑和監(jiān)控點?所有活動全部

2、定義清楚總之，無論是使用excel ,還是使用project , 或者是其他任何神馬工具，任務分解是第一步， 學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，你才 能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作，才能統(tǒng)籌安 排時間表。任務分解之后，你可以使用excel來自定義你需 要展示什么信息。我的建議是至少展示以下信息：XX X X X項目任勇分署最晚開始截至日翱關聯(lián)一豈前秋熱負震人*It Item1.1 Item12月2日12月8日all4已完成鳳姐11.2 Item12月9日12月1。日2,1汨完成霹1J Item32月6日12月1$日18、,已完成墨利哥1.4 Item月汨12H13B1211進行中L7 It

3、em12月23日12月缸日2.5進行中冷冷1.8 Item12A14B1Z月22日2 A進行中小目月2. Item2d Item32月6日12月14日2.1,1 Item12月6日12月工。日2.3、小Ms2.2 Item月8日12月11日1已完成好IfrH23 Item12323B12月29日未開始霞利哥2.4 Item12月31日1月汨.任務定義：即使線下溝通過，但是在這里的 撰寫，還是要盡可能定義清楚，是 確認”還 是 交付”，或者 完成”，在工作量上是不一 樣的概念。.最晚開始與截至日期：這里沒有用時長”和 開始時間”，而是用了 最晚開始”和 戳 至時間”的組合，是因為，截至時間是每項

4、 任務經(jīng)過最終的deadline加上討論得到的 每項任務的 時長”倒退得到的。所以，截至 時間是每項任務必須要保證的。我只需要每 個負責人知道這一點。而最晚開始時間是截 至時間減去時長”得到的。但是最早開始時 間我并不關注，他們什么時候都可以開始， 但是我會根據(jù)這個最晚開始時間來發(fā)出提 醒一一根據(jù)你進行的資源評估，你再不開始 就來不及了.關聯(lián)任務：設置前置和后置關聯(lián)：對于任務 之間的影響關系一目了然。A任務 :代表 受前面A任務影響，若A任務不完成，我無 法開始。A:代表本任務是下面A任務的 前置任務，若本項任務不完成或有延遲，下 面A任務會受影響。這個后面再細說。.當前狀態(tài)：項目管理表需要每

5、日檢查，時時 更新，并將重大變化時時通知給相關方。當 前狀態(tài)可以讓每項任務的完成情況一目了 然，并將延遲的任務重點標識出來。.負責人：每項任務都需要指定一個負責人， 而時間點和交付物的標準已經(jīng)得到了該負 責人的正式確認。Part 02:順藤摸瓜的任務關聯(lián)：XX XXX項目 |任務分解晶隴開蛤一截至日勒*美聯(lián)G三負責人1. Item1.1 Item12月2日12月日all寸已完成L2 Itenn月9日12月1。日2.1,1阻完成美普1.3 Item32月6日12月15目C 1小6座和哥1.4 Item12月汨12月U日1.2 241勤8小月月1.5 Item12月6日工陰1。日2,9李剛L6 I

6、tem12月13日12327017進行中鳳姐1.7 Item12月21日12月31日2 5進行中冷冷1.8 Item12月14日12月22日2,6進行中小月月Z. Item2.1 Item立月6日12月14日2.1.1 It?m12月6日12月10日23延近冷冷2.2 Item12月8日12B11B鳳妲2.3 Item12月23日12月29日未開始2.4 Item12月31日1月5日未開始Hi I- T !t r 二 l 1 1 f = 1 1當犀利哥來找你說，我的任務的截止時間點我 不能保證，我要延后2天，通過這個后置關聯(lián), 你能夠馬上給犀利哥解釋說，你的截止時間如果 要后延，會導致你的后置

7、任務即1.8無法如期開 始，當我們在看1.8任務時，又會發(fā)現(xiàn)1.8若有 延遲，會影響2.6無法正常開工因此，若要 中途調(diào)整項目任務，就需要將相關方叫到一起， 評估調(diào)整的可行性一一一切都要保證最終的關 鍵里程碑。Part 03:花花綠綠的甘特圖解”部分的人名顏色是相關的。在一個小項目里，很容易為各種角色指定一個標志色。如此，他打開這個計劃表，直接搜尋他的標志色，就對他的任務非常清楚。一一在項目經(jīng)理排資源時，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因為并行任務太多而 導致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。在復雜的項目里，還可以借助excel的顏色篩選，直接將某個人的任務全部篩選出來

8、:小月月李剛君復制*5,亡近藤性粘粘口）播人中刪除回.溶腺內(nèi)容兇施選出的酒g播人批注也由沒置單元格格式”.禮下拉列表的包函K 顯示拼苣字段囚【心得】：? 盡量確保資源得到最大的利用，通過甘特圖的形象化展示，你可以對你的項目小組的人 每個時間在做什么一目了然，基本上不會出現(xiàn)空白的階段，如果不受其他項目的影響， 所有人的資源都在這張圖里了。? 盡量保證一個人的資源不會在多條任務里并行，除非是兩個任務都是 50%的資源投入,且必須要一個人同時做 一一比如上圖里的犀利哥的任務時間，出現(xiàn)了并行，就是不太合 理，需要被規(guī)避的。? 使用不同的顏色來標注任務，讓多人協(xié)作時，只看顏色就清楚自己的時間點是什么。P

9、art 04:關鍵里程碑所謂關鍵里程碑是一個階段工作必須要保證的時間點，而這個時間點的順利完成與否，決定了 里程碑以后的各項工作能不能也保證順利進行。如果關鍵里程碑都無法保證，將意味著里程碑 以后的各項任務要重新調(diào)整。將關鍵里程碑標注為醒目的紅色，并加上里程碑說明，是一個不錯的辦法Part 05:強大的篩選功能excel提供了強大的篩選功能，讓你在管理復雜 的任務時，也能夠游刃有余。按負責人來篩選:選:卜按當前狀態(tài)來篩,限瞬開始-蔽至日就TH美聯(lián)cA12月2日升等.當前加12月汨12月電12月7日12月汩12月13日1221312月14日從“當前裝也檢菰色灌適任12月陽12月6日12月13日1

10、2 月 8m12月23日工2月丸日12月16日卻完中始于 領已行開遑6 4rJM未延丘 國固畫畫回0T，月16日 12月21日Part 06: 凍結窗格，讓軟件更加像project我們也期望excel做出來的計劃表，能夠在拖動查看視圖時，日期行和任務行 能夠鎖定在原地不動。使用excel的窗格凍結功能能夠輕而易舉達到目的。如 圖所示：點擊你期望凍結的窗格交叉點窗格，點擊凍結窗格，即達到目標。三1揖分JJ刑E宣f一隙點三4正可二 . T . 0 1 F H-者口顯示tM 100%教闡新建窗口全部里SE次相咯選定區(qū)域、顯示比明“Part 07 :與Project 相比的不足之處尺有所短，寸有所短。

11、更何況是一個山寨的項目 管理工具了。.甘特圖不能夠自動生成，需要手動去填充顏 色。每次去更改和調(diào)整時間，都需要去重新 填充一下甘特圖。.無其他project提供的高級功能（鑒于我確實沒有深入研究過，所以也不清楚，但是 貌似目前也不需要那些功能）Part 08 :如何制作?這個問題是本篇文章的最簡單的問題了， 相信您 比葫蘆畫瓢也能夠畫出來，說不定加入您的想 法，會比我做出來的模版更好。我的做法：? Stepl :預留左側6列? Step2 :將其余列選擇足夠多，然后 右鍵” 選擇列寬”，將列寬改成1.8-2.5 之間即 可? Step3 :預留以上3行，左側6列以上3 行用以寫項目名稱以及任務

12、分解字段名，右 側被改變列寬的頭部3行，用來填充日期。? Step4 :日期與星期填充，excel其實有 強大的自動完成功能，不過日期目前我還沒 找到自動從今日開始填充的方式，星期的填 充，你可以輸入一，二后直接使用自動填充 工具完成。2口 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4- 一I1+ L L1 L：口二| =虧指六七天中王豐修一下二開二十字開按住短行向三存一宜也老同三? Step5 :輸入已經(jīng)確認的任務分解結果，輸 入已經(jīng)排好的日期，并根據(jù)這些填充甘特圖? Step6 :適當美化，保存分享另外，特別提出，軟件和工具只是軟件和工具， 計劃如果不在

13、日常工作中時時檢查，仍然就只是計劃，不能真正發(fā)揮價值。excel來做項目管理 的好處是一般人的電腦上都會安裝 excel ,便于 你共享項目計劃，但是依然要不斷地進行 過 問”，及時更新項目每項計劃的進度，才能夠真 正發(fā)揮出項目管理的作用。如果您覺得本文對你有用，并且也希望在項目管 理里使用一下excel ,歡迎不斷分享你們的心 得。我還有很多遺留問題需要得到解決，比如：.自動填充真實的日期（星期是已經(jīng)實現(xiàn)了， 但是日期到了 30 , 31號不能夠自動從1開始 填充）.每次打開軟件，將當日的列自動標注紅色 歡迎多多拍磚交流來自豆瓣好友 櫻桃芭蕉”的分享：你好，沒注冊搜狐，所以就直接豆郵了這兩個問題都可以通過公式實現(xiàn)：.自動填充真實的日期（星期是已經(jīng)實現(xiàn)了， 但是日期到了 30 , 31號不能夠自動從1開始 填充）解決辦法：在第一個日期的單元格(假設該單元 格是A1 )中填入起始日期，比如2010/12/01,在其后的