中層管理培訓(xùn)教學(xué)課件

1、中層管理培訓(xùn)之二2011年制作第1頁，共46頁。第三章 中層干部的九項(xiàng)必備管理技能 時間管理 會議管理 溝通技術(shù) 目標(biāo)管理 績效管理 授權(quán)技術(shù) 影響與激勵 培養(yǎng)下屬 團(tuán)隊建設(shè)“九陽神功”,免費(fèi)學(xué)習(xí), 機(jī)會難得！第2頁，共46頁。一 時間管理時間管理總體水平的測試 計分方式為：選擇“從不”記0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1我在每個工作日之前都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備。 2凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3我利用工作進(jìn)度來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 第3頁，共46頁。一 時間管理4我盡量一次性處理完畢每份文件。 5我每天列出一個應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要

2、順序排列，依次辦理這些事情。 6我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。 7我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲張圖來安排我的工作。 8我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。 9當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要事情時，我會說“不”。第4頁，共46頁。浪費(fèi)時間的主觀原因 1.做事目標(biāo)不明確。 2.作風(fēng)拖拉。 3.缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。 4.過于注重細(xì)節(jié)。 5.做事有頭無尾。 6.沒有條理，不簡潔，簡單事情復(fù)雜化。 7.事必躬親，不懂得授權(quán)。 8.不會拒絕別人的請求。 9.消極思考。 一 時間管理第5頁，共46頁。不同態(tài)度的差異 消極心態(tài)： 1、我實(shí)在不行 2、我就這樣了

3、 3、他使我失控 4、他無法合作 5、我是被迫的 6、我不能做到 7、我只好這樣 8、先等等再說 積極心態(tài)： 1、我完全能行 2、我可以改變 3、我可以控制 4、我和他溝通 5、我是主動的 6、我能夠做到 7、我愿意合作 8、我馬上行動第6頁，共46頁。數(shù)字揭示意想不到的真相 人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時大約7次，每天50次60次。平均每次打憂用時大約是5分鐘，總共大約4小時。大約50%-80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。 每天自學(xué)1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)，3-5年就可以成為專家。 一個人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西花半

4、小時，每周要花3.5小時。 做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時間往往會比預(yù)期的時間多1倍。 如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事，你也會完成它們；如果你讓自己一天去做12件事情，則會完成78件. 第7頁，共46頁。一項(xiàng)國際調(diào)查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。 善于利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。 時間管理中最有用的詞是“不”。一 時間管理第8頁，共46頁。什么是習(xí)慣：無意識、不經(jīng)思考的行為方式；是精神或性格的一種固定趨向；我們會受制于各種各樣的習(xí)慣。關(guān)鍵詞：你的潛意識會構(gòu)成無數(shù)個習(xí)慣。時間管理與“習(xí)慣”第9頁，

5、共46頁。習(xí)慣與“舒適區(qū)”的關(guān)系每個人都有自己的舒適區(qū)；因?yàn)槭娣跃筒辉鸽x開；舒適區(qū)是由習(xí)慣所構(gòu)成的。勇于走出你的舒適區(qū)才能改變舊習(xí)慣 不舒適的 舒適的 不舒適的第10頁，共46頁。改變習(xí)慣的計劃1、寫出需要改變的習(xí)慣：習(xí)慣：第11頁，共46頁。2、定出改變習(xí)慣的計劃和目標(biāo)：目標(biāo)：第12頁，共46頁。3、制定可以量化的結(jié)果：什么時候達(dá)到目標(biāo)：第13頁，共46頁。4、列出習(xí)慣的問題： 問題： 問題： 問題：第14頁，共46頁。5、列出改變的理由： 好處： 好處： 好處：第15頁，共46頁。改變習(xí)慣的收益你的家人及朋友們會刮目相看；你的上司和同事會驚訝及贊賞；你自己會有成就感以及滿足感；你生活、

6、工作及事業(yè)獲得提升。關(guān)鍵詞：請立即采取行動！第16頁，共46頁。改變舊習(xí)慣的困難可能出現(xiàn)的問題：你可能會受外界誘惑而延續(xù)舊的習(xí)慣；你可能會被舊的習(xí)慣所牽引；你可能會感覺不舒服不自在。關(guān)鍵詞：堅持！堅決持續(xù)新的改變！堅持30-90天就會形成新習(xí)慣第17頁，共46頁。研討專題您自己認(rèn)為有那些需要改善的習(xí)慣？怎樣制定一個有效的計劃改變習(xí)慣？第18頁，共46頁。時間管理的方法六件優(yōu)先工作制莫法特休息法 麥肯錫30秒電梯理論帕累托原則 （四象限法） 辦公室美學(xué) 第19頁，共46頁。時間的四個象限 緊急的和重要的 不緊急但重要的 （1） （2） 緊急但不重要的 不緊急也不重要的 （3） （4）第20頁，共

7、46頁。第二、三象限淘寶時間本身并無多余，無法增加。有效的方法：堅決的從第三象限騰出時間；第三象限的欺騙性是最大的。關(guān)鍵詞：找回浪費(fèi)在第三象限的時間！第21頁，共46頁。辦公室美學(xué)離不開5S管理整理(Seiri)在工作現(xiàn)場，區(qū)分需要與不需要的東西。保留需要的東西，撤除不需要的東西整頓(Seiton)將需要的東西加以定位放置，并且保持在需要時立即能取出。 定位之后，要明確標(biāo)示 用完之后，要物歸原位 5S是日文SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKETSU(清潔)、SHITSUKE(修養(yǎng))這五個單詞，因?yàn)槲鍌€單詞前面發(fā)音都是“S”，所以統(tǒng)稱為“5S”。 第22頁，共

8、46頁。清掃(Seiso)將不需要的東西加以清除、丟棄，以保持工作場所無垃圾、無污穢的狀態(tài)。 勤于擦拭儀器設(shè)備 勤于維護(hù)工作場所清潔(Seiketsu)維護(hù)清掃過后的環(huán)境整潔美觀，使工作的人覺得干凈、衛(wèi)生而產(chǎn)生無比的干勁。第23頁，共46頁。修養(yǎng)(Shitsuke)養(yǎng)成按規(guī)定行事的良好習(xí)慣，并制度化。第24頁，共46頁。5 S 關(guān)連圖第1個S整 理第2個S整 頓第3個S清 掃第4個S清 潔第5個S修 養(yǎng)-區(qū)分“要用”與“不要用”的東西-將不要用的東西清掃乾淨(jìng)-將要用的東西 定出位置置放-時時保持美觀、干凈-使員工養(yǎng)成好習(xí)慣遵守規(guī)則地、物人第25頁，共46頁。推行5S成功條件主管的支持全員能徹底

9、了解5S的內(nèi)容和重要性以團(tuán)隊方式來推動5S制定明確的5S活動目標(biāo)建立合理之評價考核制度第26頁，共46頁。自己的工作環(huán)境須不斷的整頓，物品擺放要定點(diǎn)、定位、安全。保管的儀器設(shè)備要整理。不用的和用后的東西要立即處理，不可使其占據(jù)和污染工作環(huán)境。通路必須維持清潔與通暢。物品、設(shè)備要放置于規(guī)定的場所。不斷清掃，時刻保持清潔。人員隨時配合。員工5S的責(zé)任第27頁，共46頁。個人妙招分享：三層次組合時間管理把時間管理分三個層次。以年為單位的時間管理，以天為單位的時間管理，和以小時為單位的時間管理。時間管理的方法第28頁，共46頁。二 會議管理會議要素會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議規(guī)范會

10、議前的準(zhǔn)備會議記錄第29頁，共46頁。會議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位第30頁，共46頁。會議的種類 按人數(shù)分類按開會方式分類 按開會目的分類1.團(tuán)隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團(tuán)隊會議5.集思廣益的會議第31頁，共46頁。會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。第32頁，共46頁

11、。建議頻率：至少每兩月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會議第33頁，共46頁。建議頻率：隨時注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議第34頁，共46頁。建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議第35頁，共46頁。會議成本的計算會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本第36頁，共46頁。會議規(guī)范時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則第37頁，共46頁。時間安排規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。

12、這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。第38頁，共46頁。固定的會議流程規(guī)范開場白澄清觀點(diǎn)展開討論推動達(dá)到一致總結(jié)安排下次會議

13、備忘錄跟蹤計劃第39頁，共46頁。會議本身要遵守的規(guī)則1.會議通知后要收集反饋信息2.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)3.要有人提出不同的意見4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.會后要能拿到書面的記錄6.參會者要履行反饋職責(zé) 第40頁，共46頁。開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作第41頁，共46頁。如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果第42頁，共46頁。如果必須把信息同 時傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組

14、委派任務(wù)必須開會的五個如果第43頁，共46頁。 會議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料20.是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知第44頁，共46頁。會議記錄的7大建議重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議記錄應(yīng)有組織的整理與主持共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者第45頁，共46頁。28、舉一而反三，聞一而知十，及學(xué)者用功之深，窮理之熟，然后能融會貫通，以至于此。朱熹29、讀書之樂樂陶陶，起并明月霜天高。朱熹30、讀書之法無他，惟是篤志虛心，反復(fù)詳玩，為有功耳。朱熹31、讀書無疑者須教有疑，有疑者卻要無疑，到這里方是長進(jìn)。朱熹32、為學(xué)之道，莫先于窮理；窮理之要，必先于讀書。 朱熹33、讀書譬如飲食，從容咀嚼，其味必長；大嚼大咀，終不知味也。 朱熹34、