淺談電算化會計檔案的管理

1、淺談電算化會計檔案的管理摘要 隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，我國相當多機構(gòu)已經(jīng)開始使用會計軟件進行賬務(wù)處理，會計電算化提高了工作效率，為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現(xiàn)出新的特點。本文就電算化后會計檔案的形成、保管、應(yīng)用進行較全面的論述，并提出了管理的具體措施。 關(guān)鍵詞會計電算化；會計檔案；管理 隨著會計電算化的普及，計算機處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率，為實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新

2、要求，這就需要我們不斷深入研究與總結(jié)，以提高電算化會計檔案的管理水平。 一、電算化會計檔案的內(nèi)容 （）紙質(zhì)會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表，財務(wù)分析報告等，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 （2）非紙質(zhì)會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。 （3）計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；

3、財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。 二、電算化會計檔案的生成與管理 （一）紙制會計檔案生成與管理 會計憑證的生成方式 （）由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的會計憑證，按會計人員工作規(guī)則、會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。 （）手工事先作好會計憑證，計算機錄入會計憑證，然后進行處理，在這種情況下，保存手工會計憑證與紙質(zhì)憑證皆可。 無論采用哪種方法，會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，應(yīng)先經(jīng)過檢查和預(yù)處理，審核原始憑證的合法性、正確性。憑證輸入計算機后要進行復(fù)核，

4、復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復(fù)核人員與輸入人員不允許同為一人。對于復(fù)核后發(fā)現(xiàn)有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責任。系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。 打印生成的記賬憑證視同手工填制的

5、記賬憑證，按會計電算化工作規(guī)范和會計檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。 會計賬簿和報表的生成與管理 對電算化后的會計賬簿和報表的打印和保管，會計電算化工作規(guī)范有明文規(guī)定，即應(yīng)當打印出書面形式，其保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定辦理。 （）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)

6、金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。 （）總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)單位的實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年月末應(yīng)全部完成此項工作。 （）單位的會計報表和部分財務(wù)分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，通常每月月末進行。單位在向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務(wù)會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應(yīng)補充打印，并

7、同樣要由有關(guān)會計人員簽章。 （二）非紙質(zhì)會計檔案生成與管理 存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設(shè)備（移動硬盤、光盤、磁帶機）備份。備份次數(shù)應(yīng)視單位的會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專人負責，建立相應(yīng)的責任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對計算機內(nèi)的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內(nèi)的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數(shù)據(jù)最好采用備份法進行數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止

8、因病毒入侵或地震、火災(zāi)等意外情況而造成計算機故障和存儲設(shè)備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤設(shè)備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。 對于歸檔保存的會計數(shù)據(jù)備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數(shù)據(jù)恢復(fù)時會計信息的正確性。 （三）計算機系統(tǒng)檔案的管理 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的年。 三、電算化會計檔案保管的幾點措施 （）完善制度，規(guī)范管理。建立健全法規(guī)和制度是管理電算化會計檔案的保障。在會計檔案管理辦法的基礎(chǔ)上，不斷完善本單位會計電

9、算化檔案管理制度，如制定細化的電算化會計檔案崗位責任制、安全保密制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度等，在實際工作中以制度約束行為，以制度規(guī)范管理。 （）建立授權(quán)操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設(shè)置也要發(fā)生相應(yīng)的改變，根據(jù)責、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理員，專門負責會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會計電算化檔案；負責會計檔

10、案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復(fù)制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)；定期對磁或光介質(zhì)的會計檔案進行檢查、殺毒工作。 （）加強防范，確保檔案安全。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應(yīng)用會計系統(tǒng)的計算機不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實行會計網(wǎng)絡(luò)化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設(shè)計授權(quán)和身份認證系統(tǒng)；進行信息加密；加強安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。 （）提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵，針對目前各單位檔案管理機構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他