電子公文效率統(tǒng)計(jì)功能設(shè)計(jì)研究

1、 PAGE 14電子公文效率統(tǒng)計(jì)功能設(shè)計(jì)研究 中國五礦辦公廳隨著網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)的迅速普及，電子公文系統(tǒng)取代紙質(zhì)公文人工流轉(zhuǎn)已成為一大趨勢(shì)。然而不論信息技術(shù)多么先進(jìn)，電子公文處理的每一環(huán)節(jié)均需要人的參與，如果不作統(tǒng)計(jì)督查，積壓、滯辦現(xiàn)象仍然很難避免，從而大大影響公文電子化帶來的效率提升。當(dāng)前市場(chǎng)上流行的商業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)對(duì)電子公文辦理流程關(guān)注頗多，而對(duì)電子公文辦理效率統(tǒng)計(jì)分析功能卻鮮有研究，本文結(jié)合公司近年來電子公文系統(tǒng)運(yùn)營實(shí)踐，對(duì)如何在電子公文系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文效率的統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行探討，以完善現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)。一、衡量標(biāo)準(zhǔn)的選擇從管理角度來講，公司的公文處理效率很大程度上取決于各個(gè)內(nèi)設(shè)部門的辦理效率，

2、部門的辦理效率又可以從兩個(gè)方面分析：一是按領(lǐng)導(dǎo)批示承辦公文的效率，二是對(duì)其他部門來文出具會(huì)簽意見的效率。本文以會(huì)簽效率為例對(duì)公文效率的統(tǒng)計(jì)分析功能進(jìn)行討論。會(huì)簽效率指標(biāo)具有以下三個(gè)特點(diǎn)：（一）具有代表性。在處理公文的工作實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)會(huì)簽效率直接關(guān)系到公文流傳的整體效率。我們對(duì)公司電子公文管理系統(tǒng)2008年處理的全部2040份公文進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，在以主辦單位簽報(bào)為起點(diǎn)、以辦公廳簽退為終點(diǎn)的整個(gè)公文流轉(zhuǎn)時(shí)間中，會(huì)簽時(shí)間平均占到了63%。會(huì)簽效率是影響并集中反映公文效率的一項(xiàng)重要因素。（二）可量化。我們將會(huì)簽效率量化為平均會(huì)簽時(shí)間、效率指數(shù)、同文效率指數(shù)、逾期率等指標(biāo)（下文中將詳細(xì)介紹），以數(shù)字的形

3、式呈現(xiàn)出來，一目了然，有利于橫向（不同的辦文單位）和縱向（不同的時(shí)間段）的比較。（三）可將責(zé)任落實(shí)到辦文單位。用來衡量會(huì)簽效率的指標(biāo)可以針對(duì)不同的辦文單位，表現(xiàn)某一特定單位辦理公文的效率。借助這些指標(biāo)，我們能夠就公文效率對(duì)各辦文單位進(jìn)行評(píng)比和考核。通過橫向數(shù)據(jù)的比較，將責(zé)任落實(shí)到具體的辦文單位，找到提高辦文效率的薄弱環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確把握工作的著力點(diǎn)。二、指標(biāo)的設(shè)定會(huì)簽效率表現(xiàn)為會(huì)簽速度的快慢，因此，其最直接的量化指標(biāo)就是會(huì)簽時(shí)間，即某部門會(huì)簽一份公文消耗的時(shí)間。此外，為了便于橫向比較，我們也設(shè)定了一些由會(huì)簽時(shí)間衍生出來的其他指標(biāo)。（一）平均會(huì)簽時(shí)間平均會(huì)簽時(shí)間是某一時(shí)間段內(nèi)某辦文單位會(huì)簽所有公文的平

4、均時(shí)間，用以衡量特定時(shí)間段內(nèi)特定單位的辦文效率。在系統(tǒng)中設(shè)定某辦文單位的平均會(huì)簽時(shí)間為該單位會(huì)簽公文所用全部時(shí)間與其會(huì)簽公文總數(shù)的比值?？梢员硎緸椋浩渲校珹Ti是i單位的平均會(huì)簽時(shí)間，tj是其辦理第j份公文所用的時(shí)間，mi是其會(huì)簽公文的總數(shù)。平均會(huì)簽時(shí)間越短，表示辦文效率越高。（二）效率指數(shù)效率指數(shù)是為了便于在各辦文單位之間進(jìn)行橫向比較，以平均會(huì)簽時(shí)間為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)出的一項(xiàng)指標(biāo)。我們將它設(shè)為在某一時(shí)間段內(nèi)全公司所有公文平均會(huì)簽時(shí)間與某單位平均會(huì)簽時(shí)間的比值?？梢员硎緸椋浩渲?，Ei是i單位的效率指數(shù)，AT全是全公司所有公文的平均會(huì)簽時(shí)間，ATi是i單位的平均會(huì)簽時(shí)間。當(dāng)某單位的效率指數(shù)大于1時(shí)，該單

5、位的平均會(huì)簽時(shí)間小于全公司所有公文平均會(huì)簽時(shí)間，會(huì)簽效率高于全公司的平均水平；當(dāng)它小于1時(shí)，該單位的平均會(huì)簽時(shí)間大于全公司所有公文平均會(huì)簽時(shí)間，會(huì)簽效率低于全公司的平均水平；當(dāng)它等于1時(shí)，該單位的平均會(huì)簽時(shí)間與全公司所有公文平均會(huì)簽時(shí)間相等，會(huì)簽效率與全公司的平均水平持平。也就是說，效率指數(shù)越高，說明該單位的公文會(huì)簽效率越高。應(yīng)當(dāng)注意的是，此處的全公司平均會(huì)簽時(shí)間AT全是全公司所有公文在一個(gè)辦文單位完成一次會(huì)簽所用的平均時(shí)間，并非各辦文單位平均會(huì)簽時(shí)間的算術(shù)平均數(shù)，而應(yīng)進(jìn)行加權(quán)。各單位會(huì)簽公文的數(shù)量并不相同，會(huì)簽公文多的單位對(duì)全公司會(huì)簽效率有更大的影響力。因此，全公司平均會(huì)簽時(shí)間可以表示為：其

6、中，T全是全公司會(huì)簽所有公文所用的時(shí)間，mi是第i個(gè)單位會(huì)簽公文的總數(shù)，共有n個(gè)單位。（三）同文效率指數(shù)公文內(nèi)容各不相同，所需的辦理時(shí)間也自然存在差異。因此，平均會(huì)簽時(shí)間和效率指數(shù)雖然是衡量辦文效率最簡捷的指標(biāo)，但卻沒有考慮到公文內(nèi)容的差異對(duì)于會(huì)簽時(shí)間的客觀影響。例如，一項(xiàng)重大投資項(xiàng)目的請(qǐng)示所需的會(huì)簽時(shí)間自然要比一項(xiàng)預(yù)算內(nèi)小額固定資產(chǎn)購置的請(qǐng)示所需的要多。考慮到公文內(nèi)容的差異，我們?cè)O(shè)定一項(xiàng)排除了其對(duì)會(huì)簽時(shí)間影響的指標(biāo)同文效率指數(shù)。它旨在更為準(zhǔn)確地表現(xiàn)不同辦文單位會(huì)簽同一件公文時(shí)的效率差異。某單位會(huì)簽?zāi)澄牡耐男手笖?shù)是會(huì)簽該文的所有單位平均會(huì)簽時(shí)間與該單位會(huì)簽時(shí)間的比值，可以表示為：其中，Ei

7、j同是i單位在會(huì)簽j文時(shí)的同文效率指數(shù)，ATj同是會(huì)簽j文的所有單位的平均會(huì)簽時(shí)間，nj是會(huì)簽j文的單位數(shù)量，tij是i單位會(huì)簽j文所用時(shí)間。例如，某公司企劃部、財(cái)務(wù)部、投資部三個(gè)部門會(huì)簽同一份公文，會(huì)簽時(shí)間分別為a、b、c天，三部門的同文效率指數(shù)就分別為：與上文中的效率指數(shù)類似，當(dāng)同文效率指數(shù)大于1時(shí)，該單位的會(huì)簽效率高于所有會(huì)簽單位的平均水平；當(dāng)小于1時(shí)，該單位的會(huì)簽效率低于所有會(huì)簽單位的平均水平；當(dāng)?shù)扔?時(shí)，該單位的會(huì)簽效率與所有會(huì)簽單位的平均水平持平。也就是說，某單位同文效率指數(shù)越高，表示會(huì)簽?zāi)澄臅r(shí)在所有會(huì)簽單位中其效率越高。當(dāng)辦文單位間有多份共同會(huì)簽的公文時(shí)，我們可以取某單位會(huì)簽各文

8、時(shí)的同文效率指數(shù)的平均數(shù)作為其同文效率指數(shù)。由于樣本數(shù)量增加，這一指標(biāo)更能客觀反映這一單位共同辦文時(shí)的一般效率水平。例如，幾個(gè)單位共同會(huì)簽了m同份公文，i單位的同文效率指數(shù)可以表示為：（四）逾期數(shù)、逾期率為保證公文能夠在較為確定的時(shí)間內(nèi)完成流轉(zhuǎn)，一般都會(huì)對(duì)會(huì)簽設(shè)定時(shí)限。例如，根據(jù)緩急不同可設(shè)定會(huì)簽時(shí)限為：平件5天、急件3天、特急件1天。以此為依據(jù)，我們?cè)O(shè)計(jì)了逾期數(shù)和逾期率兩項(xiàng)指標(biāo)。逾期數(shù)側(cè)重于表現(xiàn)超過會(huì)簽時(shí)限的次數(shù)的絕對(duì)水平。由于各單位會(huì)簽公文數(shù)量是有差異的，逾期率更有利于進(jìn)行橫向比較。這兩項(xiàng)指標(biāo)越高，表明會(huì)簽的效率越低。（五）效率改善率為了進(jìn)行縱向比較，統(tǒng)計(jì)會(huì)簽效率隨時(shí)間變化的情況，我們?cè)O(shè)定

9、效率改善率指標(biāo)。效率改善率就是某單位在某一時(shí)間段內(nèi)年均（或季度、或月）效率指數(shù)增長率。其中，Ei為效率改善率，n為統(tǒng)計(jì)期間內(nèi)的期數(shù)，Ei期初為期初的效率指數(shù)，Ei期末為期末的效率指數(shù)。例如，某單位i在第一年的效率指數(shù)為p，在第n年的效率指數(shù)為q，那么，它在這n年間年均的效率改善率就是：當(dāng)效率改善率為正時(shí)，表示在這一時(shí)間段內(nèi)會(huì)簽效率有所改善，其絕對(duì)值越大，改善幅度越大；當(dāng)效率指數(shù)為負(fù)時(shí)，表示在這一時(shí)間段內(nèi)會(huì)簽效率有所下滑，其絕對(duì)值越大，下滑幅度越大。三、功能的開發(fā)效率統(tǒng)計(jì)入口界面以設(shè)定各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)為基礎(chǔ)，可在電子公文系統(tǒng)中對(duì)公文效率統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行開發(fā)。下圖就是OA系統(tǒng)中公文管理模塊下效率統(tǒng)計(jì)功能的

10、入口界面。如下圖所示，進(jìn)入效率統(tǒng)計(jì)模塊后，可以選擇按年、月或特定時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。以2008年為例（以下數(shù)據(jù)均為虛擬），按照設(shè)定的指標(biāo)公式，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出某公司各指標(biāo)的數(shù)值并生成下表進(jìn)行展示，大部分統(tǒng)計(jì)功能的實(shí)現(xiàn)均以下表中的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，并由此自動(dòng)生成柱狀圖。部門辦公廳人事部企劃部財(cái)務(wù)部投資部黨辦收到總數(shù)34744319842212013會(huì)簽總數(shù)34744319842212013平均會(huì)簽時(shí)間0.71.51.40.90.62.4效率指數(shù)1.60.70.81.21.80.5逾期數(shù)674401逾期率2%2%2%1%0%8%部門工會(huì)紀(jì)檢監(jiān)察部審計(jì)部法律部信息部收到總數(shù)16151626222會(huì)簽總數(shù)1615

11、1626222平均會(huì)簽時(shí)間20.70.51.20.9效率指數(shù)0.61.62.20.91.2逾期數(shù)10081逾期率6%0%0%3%5%（一）平均會(huì)簽時(shí)間和效率指數(shù)的比較平均會(huì)簽時(shí)間和效率指數(shù)最簡單地表現(xiàn)了最易理解的辦文效率。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成各單位2008年的會(huì)簽效率指標(biāo)如下圖。依據(jù)圖表，我們可以看出該年審計(jì)部的平均會(huì)簽時(shí)間最短，效率指數(shù)最高，說明它具備最高的會(huì)簽效率。 （二）同文效率指數(shù)的比較同文效率指數(shù)表現(xiàn)不同辦文單位會(huì)簽相同公文時(shí)的效率。該指數(shù)適用于比較工作協(xié)同密切、共同會(huì)簽公文多的單位的會(huì)簽效率。假如，2008年企劃部、財(cái)務(wù)部、投資部共同會(huì)簽的35份公文中，系統(tǒng)將自動(dòng)生成三部門同文效率指數(shù)的

12、柱狀圖。其中，同文效率指數(shù)取的是35份公文的平均值。從中可以看出，投資部的會(huì)簽效率較高。（三）逾期提示根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，當(dāng)某單位的會(huì)簽時(shí)間超過規(guī)定期限時(shí)，系統(tǒng)將向該單位的公文管理員發(fā)出提示，提醒其抓緊辦理。同時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成指定時(shí)間段內(nèi)的各單位逾期數(shù)和逾期率的柱狀折線圖。上圖是系統(tǒng)生成的2008年各單位逾期數(shù)和逾期率柱狀-折線圖。可以看出，逾期數(shù)和逾期率的指示并非完全一致的，例如，黨辦、工會(huì)雖然逾期數(shù)很少，但由于其會(huì)簽公文總數(shù)也很少，所以逾期率有可能很高。（四）縱向比較 以上三項(xiàng)功能都是為進(jìn)行橫向比較而開發(fā)的，系統(tǒng)也可以幫助我們以效率改善率為基礎(chǔ)進(jìn)行縱向比較。下圖就是系統(tǒng)生成的2005-200

13、8年效率指數(shù)年均增長率柱狀圖。從中可以看出，大部分單位的效率指數(shù)年均增長率為正，表明其會(huì)簽效率在三年中有所改善；有三個(gè)單位的年均增長率為負(fù)，表明會(huì)簽效率在三年中出現(xiàn)了下滑。（五）其他功能在進(jìn)行公文效率統(tǒng)計(jì)的同時(shí)，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)還可以兼顧一些其他功能。例如，可以通過對(duì)某一時(shí)間段各單位會(huì)簽文件數(shù)量的統(tǒng)計(jì)來觀察各單位辦文的工作量。下圖是根據(jù)虛擬數(shù)據(jù)生成的2008年各單位會(huì)簽總數(shù)的柱狀圖，從中可以看出單位間會(huì)簽量的巨大差異。四、注意事項(xiàng)要使電子公文系統(tǒng)中的公文效率統(tǒng)計(jì)功能反映真實(shí)的情況，進(jìn)而在公文管理中發(fā)揮作用，不僅要有實(shí)用的軟件，而且需要與之配套的管理辦法和工作方法。（一）指標(biāo)精確性控制在編程開發(fā)代碼時(shí)，對(duì)辦文時(shí)間的判定應(yīng)剔除周末和節(jié)假日因素。同時(shí)，由于企業(yè)經(jīng)營所面臨的情勢(shì)復(fù)雜多變，有時(shí)在公文流轉(zhuǎn)過程中，業(yè)務(wù)情況發(fā)生了突然變化，相應(yīng)地需要對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行修改，所以造成了被動(dòng)的會(huì)簽時(shí)間的延遲。也可能出現(xiàn)個(gè)別公文在辦理途中發(fā)生終止。必須將這些特殊數(shù)據(jù)剔除出統(tǒng)計(jì)，才能反映各單位真實(shí)的辦文效率。（二）指標(biāo)分析對(duì)于利用系統(tǒng)得到的所有指標(biāo)，我們不可以簡單地以平均會(huì)簽時(shí)間評(píng)價(jià)一個(gè)部門辦文的快慢。由于各部門功能各異，辦理公文的數(shù)量差別巨大，復(fù)雜程度各有不同，因而評(píng)價(jià)一個(gè)部門的公文辦理效率要綜合