工作效率管理課件

1、 高效工作管理2007年8月28日 主講：胡波擁有主動積極的心態(tài)清晰明確的目標(biāo)學(xué)習(xí)成功者的經(jīng)驗(yàn)用正確的方法做正確的事情思考:為什么有人比我工作更出色？目標(biāo)、途徑、方法一、目標(biāo)管理 行為研究結(jié)論表明：人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查：目標(biāo)的作用：1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個(gè)行為所產(chǎn)生的效 果。2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時(shí)間。3.能清晰地評估每一個(gè)行為的進(jìn)展，正面檢討每一個(gè)行為的效率。4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。有效工作目標(biāo)的特征明確具體可衡量可行性相關(guān)性時(shí)間性制定個(gè)人工作目標(biāo)前,請首先結(jié)

2、合部門的年度目標(biāo)案例分析千方百計(jì)催物料，將缺料影響降到最低8月25日前優(yōu)質(zhì)、高效地完成技術(shù)支持截止到8月31日產(chǎn)量再創(chuàng)新高8月15日前實(shí)現(xiàn)DSPU板來電顯示功能本月實(shí)現(xiàn)訂貨額4億，同時(shí)異常機(jī)器出廠率控制在20以下。責(zé)任人：張三、李四、王五有 效 目 標(biāo) 的 特 征設(shè)定目標(biāo)的7個(gè)步驟將實(shí)現(xiàn)這些計(jì)劃的行動列入每天的日程安排 第七步根據(jù)自己制定的計(jì)劃立即采取行動 第六步 將事情按照輕重緩急排列順序 第五步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單 第四步將自己的目標(biāo)設(shè)定一個(gè)最后的期限 第三步將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體 第二步確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么 第一步為什么要做計(jì)劃練 習(xí)列出下一年你

3、個(gè)人要實(shí)現(xiàn)的10個(gè)目標(biāo)找出其中最重要的一個(gè)工作目標(biāo)將目標(biāo)進(jìn)行分解,按照七個(gè)步驟制定行動計(jì)劃時(shí)間大盜有：打擾 （電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力二、時(shí)間管理艾里克斯 缺乏明確的目標(biāo) 拖延缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多，而且做事有頭無尾缺乏條理與整潔不懂授權(quán)不會拒絕別人的請求倉促決策懶惰與心理消極行動緩慢主觀原因上級領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)時(shí)間（開會、電話、不 懂授權(quán)）。工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間（訪客、官樣文件、 審批程序等）。生活條件浪費(fèi)時(shí)間（通訊、環(huán)境、交 通、朋友閑聊、家住郊區(qū)等）。

4、客觀原因老王案例精心計(jì)劃是高效工作的基礎(chǔ)，我們?yōu)槭裁匆鲇?jì)劃？墨非定律： ( 1 ) 凡是可能出錯(cuò)的都會出錯(cuò)； ( 2 ) 每次出錯(cuò)的時(shí)候，總在最不可能出錯(cuò)的地方； ( 3 )不論您估算多少時(shí)間，計(jì)劃的完成都會超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計(jì)劃的花費(fèi)都會超出預(yù)算； ( 5 )所以，在做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。 1、精心計(jì)劃 精心計(jì)劃 工作的最高目標(biāo)之一,就是讓自己投入的心力,體力與情感有最大的回報(bào),令人欣慰的是,制定計(jì)劃時(shí)多花費(fèi)一分鐘,就能讓你在行動中節(jié)約10分鐘,花費(fèi)十幾分鐘做每天的計(jì)劃,可以讓你為自己節(jié)約兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間和精力。你需要的計(jì)劃單：每天計(jì)劃：每周計(jì)劃

5、每月計(jì)劃步驟:準(zhǔn)備紙筆列出任務(wù)清單（想起一件新的工作立刻加到清單上）根據(jù)輕重緩急來排先后的順序在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉10/90定律,工作前花10%的時(shí)間用于制定計(jì)劃,在工作中將節(jié)約90%的時(shí)間。2、重 要VS緊 要 重要事情你個(gè)人覺得有價(jià)值且對 你的使命、價(jià)值觀及首 要目標(biāo)有意義的事和活 動。如果它成功地完成，你 或別人將取得很大的收 益。帶來的收益越高， 這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越 高。緊急事情你或別人認(rèn)為需要立 刻注意的事和活動。如果不能按期完成， 它對你或別人的價(jià)值 會減少甚至消失。時(shí)間管理矩陣危機(jī)；急迫的問題；有期限壓力的計(jì)劃。防患于未然；改進(jìn)產(chǎn)能；發(fā)掘新機(jī)會；規(guī)劃、休閑。不速之客；某

6、些電話；某些信件與報(bào)告；某些會議；必要而不重要的問題；受歡迎的活動。繁瑣的工作；某些信件；某些電話；浪費(fèi)時(shí)間的事；有趣的活動。Do it nowDo it laterDelegateDont do it緊急 不緊急重要 不重要你所在的象限壓力人從容人無聊人無用人壓力；精疲力竭；危機(jī)處理；忙于收拾殘局。有遠(yuǎn)見，有理想；平衡；紀(jì)律；自制；少有危機(jī)。短視近利；危機(jī)處理；被視為巧言令色；輕視目標(biāo)與計(jì)劃；缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，至破裂全無責(zé)任感；工作不保；依賴他人或機(jī)構(gòu)維生。緊急 不緊急重要 不重要帕累托原則去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域。集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所

7、有問題。在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作。80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時(shí)間20%的時(shí)間來自花去意大利的著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷德帕累托 普通人的時(shí)間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%緊急 不緊急重要 不重要成功人士的時(shí)間安排20-25%65-80%15%1%2-3%緊急 不緊急重要 不重要 明確自己的價(jià)值觀 設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟 把握今日：最重要時(shí)刻 長期中期 短期 3、自我領(lǐng)導(dǎo)9頁13頁練習(xí)每周時(shí)間管理樣表老王的故事 4、使用ABCDE的方法來管理每天ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時(shí)間的方法，適合每天使用。A是項(xiàng)目的非常重要事情，

8、如果不只一項(xiàng)，可以A1 A2 。B項(xiàng)目是你應(yīng)該做的，后果不嚴(yán)重，但是你不做會讓別人麻煩C項(xiàng)目是做起來輕松愉快，地位卻無足輕重的事情D是可以委派別人來做的事情E是完全取消的不做的事情 練 習(xí)將你明天的任務(wù)清單，用ABCDE的方法來練習(xí)。 5、工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理 “你為什么能拿到薪水”？公司需要你完成具體的工作，薪水和獎金是對你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報(bào)。 我們每個(gè)人的工作可以分解為57個(gè)環(huán)節(jié)。我們需要把關(guān)鍵點(diǎn)找出來。 找出自己在每個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和劣勢，然后確認(rèn)一種技能。 你工作中最薄弱的那個(gè)環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度。 帶著這張清單，去拜訪你的上司，和他討論。請他給出中肯的評價(jià)確認(rèn)。 6、克

9、服拖沓克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒。清理你的辦公桌（將文件按照你需要的程度擺放，收起無用的文件和物品）。準(zhǔn)備工作所需要的資料、電腦程序、電子郵件地址、其他通訊的資料。為自己創(chuàng)建一個(gè)長時(shí)間工作舒適的辦公環(huán)境。讓自己的辦公桌賞心悅目。良好的自我確認(rèn)：自己是個(gè)效率很高的人，迅速進(jìn)入狀態(tài)。拿起資料立刻對自己說：讓我們開始工作吧！逃避也是拖沓的主要原因認(rèn)真的完成家庭作業(yè)（不斷的學(xué)習(xí)，有時(shí)候覺得自己不勝任， 是拖沓的主要原因） 6、克服拖沓 創(chuàng)造性拖延：推遲掉對自己價(jià)值不高的，意義不大的活動，從而處理那些可以使工作和生活煥然一新的事情。（留下來陪伴家人、讀書、運(yùn)動等），先難后易也可以防止

10、拖沓。建議步驟：1、每天下班前將第二天所要做的事情列出來：2、用ABCDE的方法，結(jié)合20/80法則審視這張表格3、選擇A-1對你最重要，意義最大的工作4、準(zhǔn)備好這項(xiàng)工作你需要的每樣?xùn)|西，擺放整齊，以方便你在第二天一早 立刻開始工作。5、徹底清理你的辦公桌，這樣就是這個(gè)重要的工作就乖乖的在桌子上等你了。6、 約束自己早些起床，用寬松的時(shí)間到單位，精神百倍的坐在座位上，立刻開始。7、 連續(xù)21天使用這個(gè)辦法，直到成為一個(gè)習(xí)慣。 6、克服拖沓 分步驟進(jìn)行工作也可以很好的防止拖沓，只要你接手的工作讓你覺得望而生畏，無從下手，就嘗試下邊的辦法：方法一、按部就班 將整體工作任務(wù)分解成階段性目標(biāo)，即可以使

11、你把目標(biāo)可操作化，同時(shí)，使你每完成一段，就感受到成就感和動力。方法二、打開缺口 在你接手的工作中，找到一個(gè)出口，迅速動手（一般都是從自己擅長入手，會增加你的信心）。 7、給自己壓力 將重要的工作的完成日期書面化，以提醒自己剩余的時(shí)間。并書寫下列項(xiàng)目。適當(dāng)?shù)慕o自己一些壓力：寫出完成這個(gè)項(xiàng)目可以給自己帶的五項(xiàng)好處寫出不完成這個(gè)項(xiàng)目可以給自己帶來的五項(xiàng)損失冥想完成后自己的心理感受和場景與壓力共處，將壓力化為動力1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能夠由別人，并且應(yīng)該由別人做 的事？3、我做了什么耗時(shí)過長的事？4、我做了什么會浪費(fèi)別人時(shí)間的事？8、以后要經(jīng)常反省自己你告訴我情況，我來決策你告

12、訴我?guī)讉€(gè)建議，我來選擇你告訴我你希望如何做，我同意后你再做你告訴我如何去做，在我反對前，你可以繼續(xù)下去你可以去做，但事后讓我知道你是如何去做的你可以去做，不需要與我聯(lián)系 9、授 權(quán) 的 程 度決定授權(quán)項(xiàng)目選擇合適人選解釋授權(quán)項(xiàng)目被授人列計(jì)劃討論監(jiān)控方法和關(guān)鍵點(diǎn)授權(quán)監(jiān)控授 權(quán) 流 程 圖時(shí) 間 管 理 工 具年度目標(biāo)規(guī)劃月工作計(jì)劃表周工作計(jì)劃表日工作計(jì)劃表可授權(quán)的項(xiàng)目表總 結(jié)目標(biāo)清晰：清晰自己的各階段目標(biāo)請讓自己的年度工作目標(biāo)結(jié)合部門的目標(biāo)設(shè)定有效目標(biāo)的七個(gè)步驟自我管理到位：精心計(jì)劃輕重緩急、按照角色自我領(lǐng)導(dǎo)用A-E的方法管理每天工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理克服拖沓與壓力共舞經(jīng)常反省自己合理授權(quán)高效工作管理

13、等于：小 結(jié)一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。加強(qiáng)做責(zé)任心，責(zé)任到人，責(zé)任到位才是長久的發(fā)展。8月-228月-22Tuesday, August 9, 2022人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。20:58:4120:58:4120:588/9/2022 8:58:41 PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。8月-2220:58:4120:58Aug-2209-Aug-22重于泰山，輕于鴻毛。20:58:4120:58:4120:58Tuesday, August 9, 2022安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。8月-228月-2220:58:4120:58:41August 9, 2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年8月9日8:58 下午8月-228月-22追求至善憑技術(shù)開拓市場，憑管理增創(chuàng)效益，憑服務(wù)樹立形象。09 八月 20228:58:41 下午20:58:418月-22專業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提升離退休工作的質(zhì)量和水平。八月 228:58 下午8月-2220:58August 9, 2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2022/8/9 20:58:4120:58:4109 August 2022科學(xué)，你是國力的靈魂；同時(shí)又是社會發(fā)展的標(biāo)志。8:58:41 下午8:58 下午