ERP能解決控制問題嗎

1、.精品資料網(wǎng)cnshu25萬份精華管理資料，2萬多集管理視頻講座：.；精品資料網(wǎng)cnshu 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料ERP能處理控制問題嗎？某總經(jīng)理：“我知道采購環(huán)節(jié)的破綻大，假設(shè)我讓物價辦來監(jiān)視采購部，讓財務(wù)處來監(jiān)視物價辦，讓審計部來監(jiān)視財務(wù)處，那誰來監(jiān)視審計部呢？我不是依然有能夠失控嗎？假設(shè)我運用ERP系統(tǒng)，這樣的問題能處理嗎?引自作者的ERP工程調(diào)研筆記。企業(yè)管理者們要平衡控制與效率的關(guān)系，沒有效率的企業(yè)是無法繼續(xù)生存的，按照馬克思的說法，其投入于產(chǎn)品與效力中的勞動時間超越了社會必要勞動時間，無法獲得應(yīng)有的利潤；而失去控制的企業(yè)那么更加可怕，只能用“盲人騎瞎馬，夜半臨深池來描畫，這時的效率只

2、能用來評價其奔向死亡的速度。換句話說，在企業(yè)管理者的心目中，“效果、“做正確的事、“控制三者是密不可分的。在諸如ERP系統(tǒng)等信息化投資前，企業(yè)管理者的猶疑不決，不會是由于不了解信息化提升效率的才干，多半是由于信息化帶來的覺得是“控制力減弱！在實施ERP系統(tǒng)之前，我們靠規(guī)章制度和實際閱歷來管理，除了海量信息呵斥的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時性失控外，大部分的管理者以為本人的運營運作系統(tǒng)是可控的。在信息化所提倡的“流程再造、“信息透明“方法變革等思緒面前，似乎每件業(yè)務(wù)從個人的操作方法到部門的職權(quán)界限、公司的整體流程都處于變化之中，能否還能保證原來的控制力都不敢說，更不要說提高控制力了。那么，ERP可以協(xié)助 企

3、業(yè)處理控制問題嗎？或者說，ERP能從哪些方面給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來協(xié)助 呢？我們試著分析一下。首先，我們要明確內(nèi)部控制是什么，它包括什么內(nèi)容。根據(jù)1996年美國注冊會計師協(xié)會發(fā)布的SAS No.78，內(nèi)部控制的定義是“由一個企業(yè)的董事長、管理層和其他人員實現(xiàn)的過程，旨在為以下目的提供合理保證：1財務(wù)報告的可靠性；2運營的效果和效率；3符適宜用的法律和法規(guī)。在這個準(zhǔn)那么中，一個合理完好的內(nèi)部控制包括五個部分，分別是控制環(huán)境Control Environment、風(fēng)險評價Risk Assessment、控制活動Control Activities、信息與溝通Information and Commu

4、nication、監(jiān)控Monitoring。我們就上述內(nèi)部控制的每個組成部分來分析ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系，看看ERP會給內(nèi)部控制帶來哪些影響，ERP是如何帶來這些影響的。1、 控制環(huán)境，指董事會與管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度、認(rèn)知度和行動。包括如下幾個方面：1 員工老實性和品德觀。這就是我們經(jīng)常說的“企業(yè)文化層面的內(nèi)容，作為一個管理信息系統(tǒng)，ERP似乎與之沒有直接關(guān)系，因此，在某廠長說ERP是一種企業(yè)文化后，遭到了不少的批判。其實，作為一套鉤稽關(guān)系嚴(yán)密、各職能之間嚴(yán)密集成、信息共享的系統(tǒng)，是可以協(xié)助 管理層塑造“老實的文化的，對于違規(guī)的事情，從“不敢到“不愿的路很近，從“天知地知只需我知到“放縱同樣

5、只需一步之遙。2 員工的勝任才干。由于在設(shè)計時，系統(tǒng)中固化了很多預(yù)測、執(zhí)行的方法，ERP可以大大提高員工的勝任才干。例如在接受客戶訂單時估算本錢與完工日期、月末當(dāng)日結(jié)賬出具財務(wù)報表、按照消費方案與庫存情況準(zhǔn)確采購、在多種類小批量方式下合理安排消費義務(wù)，即使是閱歷豐富、才干極強(qiáng)的員工，也無法勝任，有了ERP作為工具，計算快捷、又有模擬才干，卻又不算什么難事了。3 董事會或?qū)徲嬑瘑T會。如董事會能否獨立于管理層，審計委員會、獨立董事能否可以完成其監(jiān)視職責(zé)。對于這點，ERP確實無能為力。4 管理哲學(xué)和運營方式。這一點與“員工老實性和品德觀相類似，只是一個是從員工的角度出發(fā)，一個是從管理團(tuán)隊的角度出發(fā)。

6、通常我們以為，ERP系統(tǒng)的建立過程，就是企業(yè)從粗放式運營向集約化運營的轉(zhuǎn)變過程。ERP系統(tǒng)的實施，標(biāo)志著企業(yè)的管理哲學(xué)和運營方式向“準(zhǔn)確、“快速、“量化的轉(zhuǎn)變。5 組織構(gòu)造。除非企業(yè)有極大的決心，否那么在建立階段，ERP普通無法改動企業(yè)的組織構(gòu)造，即使改動，也應(yīng)該歸功于業(yè)務(wù)流程重組的效果。但是也很難想象，一個企業(yè)的信息傳送方式、權(quán)責(zé)體系發(fā)生了變化，而組織構(gòu)造一如既往不加以調(diào)整的。因此，在系統(tǒng)的運營過程中，ERP將首先處理組織構(gòu)造中的信息傳送問題，再處理業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問題，最后，ERP將潛移默化地將企業(yè)的組織構(gòu)造帶向合理化。6 授予權(quán)益和責(zé)任的方式。ERP系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)要求企業(yè)有規(guī)范嚴(yán)厲的授權(quán)

7、體系，無論是系統(tǒng)的登錄權(quán)、單據(jù)與報表的查詢權(quán)，還是一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批權(quán)、一個年度預(yù)算的決議權(quán)，在系統(tǒng)中都有明確的授權(quán)過程，并記錄其審批與執(zhí)行的過程，以便落實相關(guān)責(zé)任。所以說，ERP的實施大大改動了企業(yè)權(quán)責(zé)不清，遇事必找大老板的情況。7 人力資源政策和實施。ERP系統(tǒng)中包括人力資源管理系統(tǒng)，在選育用留員工等方面協(xié)助 企業(yè)進(jìn)展管理，當(dāng)然，關(guān)于雇用、培訓(xùn)、提升和獎勵雇員的政策還是要企業(yè)本人制定，ERP只是通知我們可以有哪些角度、哪些方法我們可以用，并在我們選擇之后，更好地執(zhí)行。2、 風(fēng)險評價，指管理層識別并采取相應(yīng)行動來管理那些對企業(yè)戰(zhàn)略、日常運營、財務(wù)報告等有影響的內(nèi)部或外部風(fēng)險，包括風(fēng)險識別和風(fēng)

8、險分析。1 外部風(fēng)險識別，如對技術(shù)開展、競爭格局、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化等要素的識別。對于這些外部的風(fēng)險，ERP難以起到有效的協(xié)助 。2 內(nèi)部風(fēng)險識別，如對員工素質(zhì)、公司活動性質(zhì)、信息系統(tǒng)處置特點等要素的識別。ERP里有一部分報表與流程是專門用以分析內(nèi)部風(fēng)險的，例如庫存上下限的分析、崗位與人員的契合度分析、訂單履約才干與盈利才干分析等。3 風(fēng)險重要程度分析。對于那些操作性的風(fēng)險，如時間如交貨期推遲、數(shù)量如物料配套情況不佳、金額如本錢動搖較大等，ERP可以直接得出其量化目的以供管理層參考。4 風(fēng)險發(fā)生能夠性分析。同樣是對于日常運營中操作性的風(fēng)險，如銷售預(yù)測誤差率、人員流失率等，ERP可以經(jīng)過對數(shù)據(jù)進(jìn)展構(gòu)造

9、性分析、趨勢分析等得出近似的能夠性參考值。5 風(fēng)險管理途徑分析。通常ERP不能直接給出問題的處理方法，系統(tǒng)只是預(yù)置盡量多的參考方案，以便在提供分析結(jié)果后供管理人員選擇運用。3、 控制活動，或稱控制程序。指協(xié)助 確保管理層的指令得以實施的政策和程序。1 業(yè)績評價。指將實踐業(yè)績與其他規(guī)范，如前期業(yè)績、預(yù)算和外部基準(zhǔn)尺度進(jìn)展比較；將不同系列的數(shù)據(jù)相聯(lián)絡(luò)，如運營數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，對功能或運轉(zhuǎn)業(yè)績進(jìn)展評價。這真實是ERP的拿手好戲，諸如針對業(yè)務(wù)人員的銷售龍虎榜、針對利潤中心的平衡記分卡等手段，沒有ERP確實難以做到，至少是很難及時準(zhǔn)確作到。2 信息處置。指的是那些保證業(yè)務(wù)在信息系統(tǒng)中正確、完全和經(jīng)授權(quán)處置

10、的活動。信息處置分為兩類：普通控制和運用控制。普通控制與信息系統(tǒng)設(shè)計和管理有關(guān)，如保證軟件完好的程序、信息處置時間表、系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)維護(hù)，對于ERP還是什么其他軟件來講并無差別；運用控制那么與個別數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中處置的方式有關(guān)，如保證業(yè)務(wù)正確性和已授權(quán)的程序，ERP比之那些相互之間不集成的單一職能運用系統(tǒng)要強(qiáng)很多，與手工操作相比更是不可同日而語。3 實物控制。也稱資產(chǎn)和紀(jì)錄接近控制，包括實物平安控制、對計算機(jī)及數(shù)據(jù)資料的接觸予以授權(quán)、定期清點等。在這個領(lǐng)域，ERP不能提供更好的協(xié)助 ，畢竟軟件不能幫人拿著倉庫鑰匙，也不能保證他人不看桌子上的“不該看的報表。4 職責(zé)分別。將各種功能性職責(zé)分別，以

11、防止單獨作業(yè)雇員從事或隱藏不正常行為。普通來說，下面職責(zé)應(yīng)被分開：業(yè)務(wù)授權(quán)管理功能、業(yè)務(wù)執(zhí)行保管職能、業(yè)務(wù)記錄會計職能、對業(yè)績的獨立檢查監(jiān)視職能等。ERP系統(tǒng)不能保證職責(zé)的分別，但在ERP系統(tǒng)明晰的職責(zé)劃分與授權(quán)體系下，企業(yè)可以循著ERP的脈絡(luò)完成這一控制活動。4、 信息與溝通。為了使職員能執(zhí)行職責(zé)，企業(yè)必需識別、捕捉、交流外部和內(nèi)部信息。1 外部信息，指市場份額、法規(guī)要求、客戶贊揚等。外部信息與外部的風(fēng)險類似，ERP難以起到有效的協(xié)助 ，至多對一部分規(guī)范性的外部信息，可以在企業(yè)曾經(jīng)識別、捕捉到之后加以更高效的處置。2 內(nèi)部信息，指會計制度、管理制度、運營數(shù)據(jù)等。說究竟，ERP系統(tǒng)是一個提供內(nèi)

12、部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)，企業(yè)合理的運用ERP，可以自創(chuàng)ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)制度，經(jīng)過ERP系統(tǒng)規(guī)范其執(zhí)行，并將成為制度與數(shù)據(jù)的載體運轉(zhuǎn)于企業(yè)之中。3 溝通。溝通包括使員工了解其職責(zé)，了解其任務(wù)如何與他人聯(lián)絡(luò)，如何對上級報告例外情況。ERP可以經(jīng)過其授權(quán)體系使員工了解本人的職責(zé)，經(jīng)過參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報告使員工了解本人任務(wù)與他人任務(wù)之間的關(guān)系。5、 監(jiān)控。評價內(nèi)部控制質(zhì)量的進(jìn)程，包括繼續(xù)監(jiān)控、獨立評價或兩者結(jié)合的方式。1 繼續(xù)監(jiān)控。繼續(xù)監(jiān)控建立于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)循環(huán)當(dāng)中，包括日常的管理監(jiān)控活動。如分部和總部采購、消費和銷售部門的經(jīng)理堅持日常運營聯(lián)絡(luò)，對與他們觀念不同的報告提出質(zhì)疑以保證相互

13、間的監(jiān)視。沒有ERP，就沒有繼續(xù)監(jiān)控的客觀、科學(xué)規(guī)范，監(jiān)控要么流于方式，要么各抒己見難以一致，而ERP中的主消費方案銜接銷售與消費、物料需求方案銜接消費與采購倉儲部門、資金方案銜接業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門，相互之間的監(jiān)控以翔實的記錄為根據(jù)，以科學(xué)制定的方案為準(zhǔn)繩，當(dāng)然可以繼續(xù)有效地監(jiān)控。2 獨立評價。獨立評價通常由內(nèi)部審計部門或人事部門執(zhí)行，對內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行情況檢查評價，與有關(guān)人員交流并提出改良意見。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計人員快捷深化地了解業(yè)務(wù)流程與其間的控制體系，并在業(yè)務(wù)抽樣、正確性復(fù)核等方面節(jié)約部分任務(wù)量。對照上述的分析，我們可以得出一個ERP在企業(yè)內(nèi)部控制體系中所起作用大小的影響表如下。其中，影響方式指ERP對內(nèi)部控制系統(tǒng)的協(xié)助 是直接的、由其本身特點帶來的，還是間接的、由于運用ERP改善管理與環(huán)境帶來的；影響范圍指的是ERP在該領(lǐng)域帶來的影響是針對企業(yè)全局的，還是限于企業(yè)內(nèi)部部分人員與機(jī)構(gòu)的；影響力那么指能否運用ERP系統(tǒng)，對該控制的領(lǐng)域所呵斥的變化。從該表可以看出，除了少數(shù)幾個領(lǐng)