《會展項(xiàng)目策劃與組織》教學(xué)課件 模塊五 會展項(xiàng)目計(jì)劃與控制

1、會展項(xiàng)目策劃與組織START目錄模塊一 會展項(xiàng)目概述模塊二 會展項(xiàng)目立項(xiàng)策劃模塊三 會展項(xiàng)目相關(guān)活動策劃模塊四 會展項(xiàng)目營銷與招展招商策劃模塊五 會展項(xiàng)目計(jì)劃與控制模塊六 會展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)模塊七 會展項(xiàng)目實(shí)施與現(xiàn)場管理模塊八 會展項(xiàng)目風(fēng)險識別與應(yīng)對模塊九 會展項(xiàng)目收尾與評估模塊五 會展項(xiàng)目計(jì)劃與控制任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制任務(wù)二 確定會展項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本會展項(xiàng)目的計(jì)劃會展項(xiàng)目的監(jiān)督控制會展項(xiàng)目的計(jì)劃項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)涵會展項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組織者根據(jù)項(xiàng)目主題和內(nèi)容，設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所制訂的實(shí)施方案和預(yù)算安排，并

2、貫穿全過程。一個科學(xué)、合理的計(jì)劃能夠最大限度地降低突發(fā)事件對項(xiàng)目實(shí)施的影響，讓項(xiàng)目的管理工作事半功倍。會展項(xiàng)目計(jì)劃主要解決以下問題（見圖5-1-1）： 做什么（會展項(xiàng)目目標(biāo)）。 如何做（項(xiàng)目實(shí)施方案）。 誰去做（人員需求計(jì)劃）。 何時做（項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃）。 花費(fèi)多少（項(xiàng)目成本計(jì)劃）。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制圖5-1-1 會展項(xiàng)目計(jì)劃解決的問題任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目計(jì)劃的作用會展項(xiàng)目計(jì)劃主要具有以下作用： 明確會展項(xiàng)目目標(biāo)。首要問題就是明確會展項(xiàng)目目標(biāo)。計(jì)劃還需要將項(xiàng)目總目標(biāo)分解成各階段目標(biāo)及各種執(zhí)行目標(biāo)。 明確會展項(xiàng)目的任務(wù)。能明確為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)需要完成的各項(xiàng)任務(wù)和具體活動

3、。 合理進(jìn)行資源配置。通過細(xì)化工作任務(wù)來確定各項(xiàng)活動所需資源，使各項(xiàng)資源合理分配到最需要的工作中。 明確工作職責(zé)。會展項(xiàng)目計(jì)劃通過分解工作任務(wù)，明確每個人的工作內(nèi)容和責(zé)任范圍。 為實(shí)現(xiàn)有效控制打好基礎(chǔ)。目標(biāo)是檢驗(yàn)實(shí)際工作的標(biāo)準(zhǔn)，也是項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)有效控制的前提和基礎(chǔ)。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目的監(jiān)督控制會展項(xiàng)目監(jiān)督控制的內(nèi)涵和意義監(jiān)督控制是項(xiàng)目管理的基本職能之一，也是保證項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)必不可少的工作之一。會展項(xiàng)目控制就是檢查項(xiàng)目實(shí)際工作是否按既定的計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)偏差及時分析原因，予以糾正，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。會展項(xiàng)目控制幾乎包含了項(xiàng)目組織者為確保實(shí)際工作與組織計(jì)劃相一致所采取

4、的一切活動。需要通過監(jiān)督控制職能了解環(huán)境變化情況和項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)偏差，進(jìn)而糾正偏差，任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目控制的基本過程圖5-1-2 會展項(xiàng)目控制的基本過程任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制控制標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)施控制行為的依據(jù)，也是判斷項(xiàng)目是否處于正常運(yùn)作狀態(tài)的依據(jù)?？刂茦?biāo)準(zhǔn)的來源是項(xiàng)目組織者在計(jì)劃階段確定的項(xiàng)目總目標(biāo)、各階段目標(biāo)和各項(xiàng)工作的目標(biāo)。會展項(xiàng)目的實(shí)施工作是一個動態(tài)過程，受到內(nèi)外部因素的共同影響，出現(xiàn)與計(jì)劃不一致的偏差是自然現(xiàn)象。及時、準(zhǔn)確地獲取執(zhí)行信息，并將項(xiàng)目的實(shí)際工作成效與控制標(biāo)準(zhǔn)相比較，判斷兩者之間是否存在差異，做到防微杜漸。確定控制

5、標(biāo)準(zhǔn)衡量項(xiàng)目執(zhí)行情況分析偏差原因并予以修正項(xiàng)目產(chǎn)生偏差的原因主要有以下幾種： 計(jì)劃本身不合理而產(chǎn)生偏差。 外部環(huán)境發(fā)生變化而產(chǎn)生偏差。 由于項(xiàng)目執(zhí)行人員的原因產(chǎn)生偏差。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目控制的主要類型任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制圖5-1-3 會展項(xiàng)目控制類型前饋控制前饋控制始于會展項(xiàng)目立項(xiàng)之前，因此又稱預(yù)先控制或事前控制。前饋控制是組織者憑借經(jīng)驗(yàn)和最新信息，將可能出現(xiàn)的意外和影響因素列舉出來，并加以分析預(yù)測，考慮可能帶來的影響，不斷修正計(jì)劃和實(shí)施方案。重點(diǎn)在于預(yù)先防范，力求將問題扼殺于萌芽階段，避免項(xiàng)目出現(xiàn)較大的、難以挽回的損失。由于會展項(xiàng)目的獨(dú)特性，預(yù)測難度較大，因此前

6、饋控制的準(zhǔn)確性不高。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制同期控制是在會展項(xiàng)目實(shí)施過程中采取的一種控制類型，又稱事中控制、現(xiàn)場控制或同步控制。是指在項(xiàng)目實(shí)施階段，項(xiàng)目管理者在工作現(xiàn)場觀察項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)潛在的隱患和已經(jīng)出現(xiàn)的問題，并及時采取措施糾正偏差。重點(diǎn)在于項(xiàng)目管理者要了解現(xiàn)場情況并予以指導(dǎo)，這是一種低成本、高效率的控制方法，這種方法的有效性取決于現(xiàn)場管理者敏銳的觀察判斷能力和快速的反應(yīng)能力。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制反饋控制適用于項(xiàng)目偏差已經(jīng)出現(xiàn)的情況，又稱事后控制。重點(diǎn)在于糾正偏差，是監(jiān)督控制環(huán)節(jié)最為常見的控制類型。反饋控制具有一定的滯后性，為未來的計(jì)劃和項(xiàng)目的后續(xù)活動安排提供借鑒

7、。這3種控制類型各有優(yōu)缺點(diǎn)，如表5-1-1所示。任務(wù)一 認(rèn)識會展項(xiàng)目計(jì)劃及控制控制類型優(yōu) 點(diǎn)缺 點(diǎn)前饋控制能提前預(yù)防偏差的發(fā)生，有效降低偏差造成的損失 預(yù)測的難度較大，準(zhǔn)確性較低同期控制有效、及時，成本較低 控制的有效性主要取決于管理人員的能力反饋控制難度較小，易于實(shí)施，準(zhǔn)確度較高 存在一定的滯后性，造成的損失通常難以挽回表5-1-1 不同控制類型的比較會展項(xiàng)目目標(biāo)的要素和特點(diǎn)會展項(xiàng)目目標(biāo)的制訂原則會展項(xiàng)目目標(biāo)的三大要素在制訂會展項(xiàng)目目標(biāo)時，需要充分考慮范圍、時間和成本這三大要素。三者之間相互作用、相互影響。具體表現(xiàn)在以下幾個方面： 范圍與時間之間存在正比關(guān)系。 范圍與成本之間存在正比關(guān)系。

8、時間與成本之間存在重要關(guān)系。任務(wù)二 確定會展項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)二 確定會展項(xiàng)目目標(biāo)會展項(xiàng)目目標(biāo)的特點(diǎn)多樣化會展項(xiàng)目參與者眾多，不同的參與者對會展項(xiàng)目有著不同的需求與目標(biāo)。在設(shè)定目標(biāo)時，要充分考慮每一個參與者的需求，制訂多樣化的目標(biāo)體系。一致性雖然參與主體的目標(biāo)各不相同，各個層次的目標(biāo)也存在差異，但是在會展項(xiàng)目成功實(shí)施這一目標(biāo)上，它們是一致的。層次性會展項(xiàng)目目標(biāo)是一個多目標(biāo)構(gòu)成的目標(biāo)體系，在制訂目標(biāo)時，既需要有項(xiàng)目實(shí)施的總體目標(biāo)，又需要有各個子任務(wù)的子目標(biāo)。優(yōu)先性會展項(xiàng)目目標(biāo)存在主要目標(biāo)和次要目標(biāo)的差異。當(dāng)出現(xiàn)沖突時，要優(yōu)先考慮其中的某個或某些主要目標(biāo)。01020304任務(wù)二 確定會展項(xiàng)目目標(biāo)會展項(xiàng)目

9、目標(biāo)的制訂原則時限要求：制訂目標(biāo)時，應(yīng)明確任務(wù)完成的截止日期，以提高項(xiàng)目的工作效率，避免出現(xiàn)拖延情況。相關(guān)性：目標(biāo)的內(nèi)容要與項(xiàng)目的主要成果相關(guān)聯(lián)，且各個目標(biāo)之間也要存在關(guān)聯(lián)性。具體化：企業(yè)所描述的項(xiàng)目目標(biāo)最好是一個界定清晰，結(jié)果或產(chǎn)品明確的目標(biāo)，即對目標(biāo)的描述要專業(yè)化、規(guī)范化，避免使用籠統(tǒng)、模糊的詞匯?？珊饬啃裕褐朴喣繕?biāo)時，應(yīng)盡量避免使用形容詞來描述，要用可量化的數(shù)據(jù)來界定?？蓪?shí)現(xiàn)：項(xiàng)目的目標(biāo)應(yīng)具有可實(shí)現(xiàn)性，不宜太高。否則，企業(yè)就會失去為之努力的動力，或直接放棄該目標(biāo)。界定會展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍工作分解結(jié)構(gòu)會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃的編制會展項(xiàng)目范圍變更任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃是指會展

10、項(xiàng)目組織者根據(jù)會展項(xiàng)目目標(biāo)界定項(xiàng)目產(chǎn)品范圍，并列舉出實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品范圍的全部工作內(nèi)容，即界定過程范圍。界定會展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍是制訂會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃的第一步，也是最重要的一步。會展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍是對會展項(xiàng)目的目標(biāo)和成果的定義，也是會展項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和效果要求。任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制界定會展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目目標(biāo)。會展項(xiàng)目目標(biāo)對會展項(xiàng)目“要做什么”“何時完成”和“需要花多少錢”等問題進(jìn)行了界定。可交付成果：可交付成果是指會展項(xiàng)目在實(shí)施過程中的期望產(chǎn)出，即會展項(xiàng)目生命周期每一階段的成果。里程碑事件。里程碑事件是會展項(xiàng)目自然的、重要的控制節(jié)點(diǎn)，建立在會展項(xiàng)目可交付成

11、果的基礎(chǔ)上，以識別工作的主要階段和終止日期。質(zhì)量要求。為了保證會展項(xiàng)目的最終效果，往往會設(shè)置一些標(biāo)準(zhǔn)和要求。限制條件與排除情況：會展項(xiàng)目的限制條件主要包括項(xiàng)目工期和日程限制、項(xiàng)目資源限制、項(xiàng)目效果限制。排除情況是指職責(zé)以外的工作內(nèi)容。工作分解結(jié)構(gòu)是會展項(xiàng)目計(jì)劃工作的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)示意圖，使項(xiàng)目目標(biāo)從抽象的表述轉(zhuǎn)化為詳細(xì)的、明確的工作內(nèi)容。工作分解結(jié)構(gòu)主要有樹形圖、列表式和氣泡圖3種形式。任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制圖5-3-1 展覽項(xiàng)目的WBS樹形圖（垂直式）任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制圖5-3-2 會議項(xiàng)目的WBS樹形圖（水平式）任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制圖5-3-3 2008

12、年北京奧運(yùn)會基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目WBS（列表式）詳情表格見書本第129頁任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制1.02008年北京奧運(yùn)會基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目 1.1前期準(zhǔn)備階段 1.1.1組建組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu) 1.1.2城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1.1.2.1道路建設(shè) 1.1.2.2市容建設(shè) 1.2全面建設(shè)階段 1.2.1場館建設(shè) 1.2.1.1田徑場館建設(shè) 1.2.1.2游泳館建設(shè)圖5-3-4 會議項(xiàng)目的WBS（氣泡圖）任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制表5-3-1 不同形式WBS的比較分析形式優(yōu) 點(diǎn)缺 點(diǎn)適用情形樹形圖清晰直觀，層次分明不易修改，難以展現(xiàn)項(xiàng)目全部工作層次少、任務(wù)簡單的項(xiàng)目列表式能夠展

13、示項(xiàng)目的全部工作內(nèi)容不夠清晰直觀層次多、任務(wù)復(fù)雜的大型項(xiàng)目氣泡圖簡單明了，易修改，靈活性強(qiáng)形式松散，不能展示層次關(guān)系；任務(wù)較多或較復(fù)雜時，制圖容易出現(xiàn)混亂任務(wù)簡單、能夠靈活操作的項(xiàng)目項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)：有助于項(xiàng)目組織者將一個大型項(xiàng)目逐層分解為可執(zhí)行的活動，增強(qiáng)了項(xiàng)目的可操作性，提高了項(xiàng)目的成功率。在會展項(xiàng)目中，WBS主要有以下作用：任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制便于會展項(xiàng)目實(shí)施WBS是按照項(xiàng)目的內(nèi)在結(jié)構(gòu)或?qū)嵤╉樞蜻M(jìn)行逐層分解的，并為每一位工作人員的工作內(nèi)容提供指引，以便項(xiàng)目組織者按照邏輯完成項(xiàng)目各項(xiàng)工作。便于合理配置項(xiàng)目資源WBS將項(xiàng)目分解為多個子任務(wù)，可使項(xiàng)目組織者根據(jù)子任務(wù)的工作內(nèi)容進(jìn)行時間、成

14、本和人員安排，提高資源分配的準(zhǔn)確性。便于明確職責(zé)權(quán)利項(xiàng)目組織者按照子任務(wù)分配工作、劃分職責(zé)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)明確自己的工作內(nèi)容、相應(yīng)職責(zé)和權(quán)利，避免了團(tuán)隊(duì)成員之間的反復(fù)協(xié)調(diào)與溝通。能夠提高溝通效率根據(jù)WBS圖，團(tuán)隊(duì)可以了解自己屬于總工作中的哪一階段，以及上下階段的工作內(nèi)容和負(fù)責(zé)人，以便在工作出現(xiàn)問題時，能夠快速聯(lián)系相關(guān)人員解決或?qū)で髱椭鬼?xiàng)目范圍計(jì)劃的編制：會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃是一份正式文件，用于描述會展項(xiàng)目范圍，以及進(jìn)行會展項(xiàng)目范圍管理，它是會展項(xiàng)目進(jìn)行管理的依據(jù)。任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目范圍綜述包括項(xiàng)目的價值及意義、項(xiàng)目內(nèi)容、項(xiàng)目產(chǎn)出物、項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)等，它全面說明了會

15、展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍和過程范圍。會展項(xiàng)目范圍綜述的相關(guān)支持細(xì)節(jié)主要包括項(xiàng)目前提假設(shè)、各種限制和排除條件，以及項(xiàng)目范圍綜述中所使用的各種信息和數(shù)據(jù)等，這些資料多以附件形式出現(xiàn)。會展項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃主要包括會展項(xiàng)目工作分解的細(xì)節(jié)、項(xiàng)目范圍變更的可能性、對項(xiàng)目范圍變更頻率和大小的估計(jì)及項(xiàng)目范圍變更的管理安排等。任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目范圍變更意味著項(xiàng)目成本的增加和項(xiàng)目時間的延長，對項(xiàng)目的成本計(jì)劃和進(jìn)度計(jì)劃產(chǎn)生影響。對會展項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行有效控制，對會展項(xiàng)目的順利推進(jìn)和成功舉辦有著重要意義。會展項(xiàng)目范圍變更任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制項(xiàng)目要求發(fā)生變化。這是導(dǎo)致會展項(xiàng)目范圍變更的主要因素。為

16、了實(shí)現(xiàn)會展項(xiàng)目目標(biāo)，會展項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍和過程范圍也會發(fā)生相應(yīng)的改變。新工藝新技術(shù)的出現(xiàn)。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中出現(xiàn)新工藝或新技術(shù)，可能會導(dǎo)致會展項(xiàng)目范圍發(fā)生變化，但通常也會帶來一些正面、積極的影響。人員或組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。在會展項(xiàng)目實(shí)施過程中，組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化、人員發(fā)生調(diào)整等都會導(dǎo)致會展項(xiàng)目的工作過程或工作內(nèi)容發(fā)生變化。目方案變化。在會展項(xiàng)目的實(shí)施過程中會遇到各種困難和意外情況，項(xiàng)目工作人員需要根據(jù)具體情況進(jìn)行方案調(diào)整，或提出其他可行的替代方案。經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化。會展項(xiàng)目的開放性決定了會展項(xiàng)目會受到外界因素的影響。會展項(xiàng)目范圍變更的影響因素圖5-3-5 會展項(xiàng)目范圍的變更流程任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及

17、控制表5-3-2 會展項(xiàng)目范圍變更申請表任務(wù)三 會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目范圍變更申請表項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目經(jīng)理 變更發(fā)起人 所屬部門 聯(lián)系方式電話 郵箱 變更內(nèi)容 變更原因 變更影響（需另附頁描述具體影響）o項(xiàng)目目標(biāo) o項(xiàng)目范圍 o項(xiàng)目進(jìn)度 o項(xiàng)目成本o項(xiàng)目風(fēng)險 o其他_緊急程度o特急 o緊急 o普通資金來源o管理儲備 o預(yù)算儲備 o客戶 o其他_處理意見o批準(zhǔn) o修改后批準(zhǔn) o不批準(zhǔn) o暫緩決定簽字（蓋章）年 月 日會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制會展項(xiàng)目進(jìn)度控制及更新任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是在項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目活動做出的一系列時間安排，用來表明項(xiàng)目預(yù)計(jì)開始和完成

18、的時間。時間目標(biāo)是目標(biāo)體系中最重要的目標(biāo)之一，進(jìn)度計(jì)劃的編制、控制及更新在整個項(xiàng)目管理中尤為重要。會展項(xiàng)目范圍變更圖5-4-1 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制流程任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制項(xiàng)目活動定義在會展項(xiàng)目范圍計(jì)劃中，一個項(xiàng)目被分解成多個子任務(wù)，將子任務(wù)進(jìn)一步分解，則得到完成項(xiàng)目任務(wù)的基本活動，即項(xiàng)目實(shí)施過程中最基本的工作單元，位于WBS的最底層。項(xiàng)目活動排序項(xiàng)目活動排序是制訂進(jìn)度計(jì)劃的前提，項(xiàng)目管理人員必須知道每項(xiàng)工作的先后順序，再結(jié)合完成每項(xiàng)工作所需的時間，才能制訂具體的進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目活動排序的方法有前導(dǎo)圖法和箭線圖法兩種。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制前導(dǎo)圖

19、法：活動之間的相互關(guān)系主要包括以下4種類型：1、 結(jié)束開始關(guān)系。如圖5-4-2所示。圖5-4-2 結(jié)束 開始關(guān)系示意圖 2、 開始開始關(guān)系。如圖5-4-3所示。圖5-4-3 開始 開始關(guān)系示意圖 任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制3、結(jié)束結(jié)束關(guān)系。如圖5-4-4所示。圖5-4-4 結(jié)束 結(jié)束關(guān)系示意圖 4、 開始結(jié)束關(guān)系。如圖5-4-5所示，這種邏輯關(guān)系一般很少使用。圖5-4-5 開始 結(jié)束關(guān)系示意圖 任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制箭線圖法箭線圖：又稱箭頭表示法，是用箭頭和圓圈來表示活動的方法，如圖5-4-6所示。在箭線圖中，箭頭代表項(xiàng)目活動，圓圈代表各項(xiàng)活動之間的關(guān)系。圖5-4-6 箭線圖示意圖

20、在箭線圖法中，活動與箭頭是一一對應(yīng)的，一項(xiàng)活動不能用兩個箭頭表示。如圖5-4-7所示。圖5-4-7 虛箭線示意圖任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制箭線圖的繪制原則在繪制箭線圖時，需遵循以下原則： 箭線圖一般要求從左往右繪制，每項(xiàng)活動都應(yīng)該包括開始節(jié)點(diǎn)、結(jié)束節(jié)點(diǎn)、箭頭、活動名稱或編號。 箭線圖中的箭頭是有方向的，不能出現(xiàn)循環(huán)回路。 繪制箭線圖時，一般要求各節(jié)點(diǎn)之間的連線不能相交。 兩個相鄰節(jié)點(diǎn)之間有且只能有一個箭頭相連，如果出現(xiàn)同時開始且同時結(jié)束的活動，可以引入虛箭線來表示活動之間的關(guān)系，如圖5-4-8所示。圖5-4-8 相鄰節(jié)點(diǎn)作圖示例會展項(xiàng)目時間估算的內(nèi)容任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制每項(xiàng)活動的

21、持續(xù)時間是進(jìn)行項(xiàng)目總時長估算的基礎(chǔ)。例如，將編制會刊作為一個小任務(wù)，將該任務(wù)分解為收集參展商資料、參展商資料匯編、會刊排版、會刊校對、會刊印刷5項(xiàng)活動，那么需要估算這5項(xiàng)活動中每項(xiàng)活動的持續(xù)時間。會展項(xiàng)目的總時長即會展項(xiàng)目的工期。在估算總時長時，不能簡單地將項(xiàng)目全部活動的時間累計(jì)相加，還需要考慮活動的重疊時間、意外情況及項(xiàng)目計(jì)劃變更等因素。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制工作能力和效率。項(xiàng)目活動時間是基于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或個人的工作能力和工作效率進(jìn)行估算的。對于同一項(xiàng)活動，其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作效率越高，所需時間越短。但是，工作效率受到多方面因素的共同影響，導(dǎo)致項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度出現(xiàn)一定偏差。意外事件。在項(xiàng)目實(shí)施

22、過程中，不可能完全避免意外事件的發(fā)生。這些意外事件對項(xiàng)目的進(jìn)度往往產(chǎn)生負(fù)面影響，導(dǎo)致項(xiàng)目拖延。只需針對發(fā)生概率大或影響程度深的意外事件制訂相應(yīng)的應(yīng)對措施即可。同時，應(yīng)做好根據(jù)意外事件的情況及時調(diào)整方案的準(zhǔn)備。資源約束。任何項(xiàng)目的實(shí)施都要受到資金、人力等因素的影響。對新項(xiàng)目進(jìn)行時間估算時，需要考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及資金情況。項(xiàng)目計(jì)劃變更。當(dāng)因環(huán)境發(fā)生變化需要調(diào)整已制訂的計(jì)劃時，相應(yīng)的項(xiàng)目時間也會發(fā)生變化。另外，調(diào)整計(jì)劃本身也是需要時間的。活動時間估算的影響因素編制進(jìn)度計(jì)劃任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制編制會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的主要任務(wù)是確定各項(xiàng)活動的起始日期、完成日期、工作內(nèi)容等。常用會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編

23、制工具有項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、甘特圖、里程碑圖、關(guān)鍵路徑法和日程表。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表是類似于活動清單的一種表格文件，主要包括活動內(nèi)容、計(jì)劃開始時間、計(jì)劃結(jié)束時間、計(jì)劃工期、負(fù)責(zé)人、配合人等信息，如表5-4-1所示。表5-4-1 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表文檔編號：制表人：制表時間：序號活動內(nèi)容計(jì)劃開始時間計(jì)劃結(jié)束時間計(jì)劃工期負(fù)責(zé)人配合人備注 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表是在項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)、活動排序及時間估算的基礎(chǔ)上制訂的，制表人需將項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)最底層的活動進(jìn)行整理歸納，然后按照時間先后順序依次填入“活動內(nèi)容”一欄，并根據(jù)估算的活動時間，填寫相關(guān)活動的開始時間、結(jié)束時間和計(jì)劃工期。根據(jù)項(xiàng)目管理的“人本原

24、則”，負(fù)責(zé)人須具體到個人。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制甘特圖：又稱橫道圖或條形圖，如圖5-4-10所示。甘特圖主要包括活動名稱、時間軸和表示活動時長的橫條。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制圖5-4-10 某會議工作甘特圖里程碑圖：是在甘特圖的基礎(chǔ)上，將每項(xiàng)活動的里程碑事件標(biāo)記出來，里程碑圖具有甘特圖的所有優(yōu)點(diǎn)，有利于會展項(xiàng)目的進(jìn)度控制。如圖5-4-11所示。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制圖5-4-11 某會議工作的里程碑圖關(guān)鍵路徑法關(guān)鍵路徑法是一種用來預(yù)測項(xiàng)目總工期的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)分析方法，這種方法建立在項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖的基礎(chǔ)上，找出項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中持續(xù)時間最長的線路。重點(diǎn)：是確定項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中的關(guān)鍵路線，這一

25、工作依賴于項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表和項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。如果前期資料已經(jīng)準(zhǔn)備齊全，則可通過Microsoft Project軟件自動計(jì)算關(guān)鍵路徑，簡單項(xiàng)目也可以通過人工計(jì)算。以某公司產(chǎn)品發(fā)布會的籌備工作為例，其關(guān)鍵路徑的計(jì)算步驟如下：任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制表5-4-2 某公司產(chǎn)品發(fā)布會籌備工作進(jìn)度計(jì)劃表任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制序號活動負(fù)責(zé)人持續(xù)時間最早開始時間（ES）最早結(jié)束時間（EF）最晚開始時間（LS）最晚結(jié)束時間（LF）時差（SL）1預(yù)定會場李莉1011212邀請新聞媒體王霞2133523邀請出席嘉賓王霞3142514確定接送及陪同人員李莉1455615確定會議日程王霞2576816準(zhǔn)備會議

26、資料王霞471181217安排工作人員李莉279101238確定與會人員行程王霞21113121419安排接送與會人員王霞113141516210落實(shí)會場布置李莉3131614171 根據(jù)項(xiàng)目所有活動及活動時間節(jié)點(diǎn)制作工作表，如表5-4-2所示。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制 根據(jù)上表制作箭線圖或前導(dǎo)圖，如圖5-4-12所示。圖5-4-12 某公司產(chǎn)品發(fā)布會籌備工作箭線圖 計(jì)算每項(xiàng)活動的最晚開始時間和最早結(jié)束時間，計(jì)算公式為LS=LF-持續(xù)時間EF=ES+持續(xù)時間 計(jì)算每項(xiàng)活動的總時差，計(jì)算公式為SL=LS-ES=LF=EF 找出總時差最小或持續(xù)時間最長的活動所在的線路，即關(guān)鍵路線。任務(wù)四 會

27、展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制日程表：如表5-4-3所示。詳情表格見書本第141頁。日期時間活 動組織者地點(diǎn)2018年11月5日14:3015:30“海陸空天、四維一體，看到全球每一個角落”中國雷達(dá)發(fā)布會中國電子科技集團(tuán)公司第十四研究所新聞中心2172018年11月6日 09:0012:00中國航天科工集團(tuán)有限公司與浙江吉利控股集團(tuán)有限公司戰(zhàn)略合作簽約儀式中國航天科工集團(tuán)有限公司新聞中心21011:3011:55第12屆中國航展重大項(xiàng)目簽約儀式航展組委會新聞中心多功能廳102212:0013:00俄羅斯發(fā)動機(jī)公司簽約儀式俄羅斯發(fā)動機(jī)公司新聞中心21712:0014:00空中客車新聞發(fā)布會空中客車公司新聞

28、中心220表5-4-3 第12屆中國航展研討會、新聞發(fā)布會和簽約儀式安排表會展項(xiàng)目進(jìn)度控制及更新會展項(xiàng)目進(jìn)度控制是指對會展項(xiàng)目各實(shí)施階段的工作內(nèi)容、工作程序、持續(xù)時間和銜接關(guān)系編制計(jì)劃，在實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)偏差時進(jìn)行糾正，并控制整個計(jì)劃的實(shí)施，以確保項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃總目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目進(jìn)度控制貫穿會展項(xiàng)目實(shí)施的全過程，并非只發(fā)生在會展項(xiàng)目臨近舉辦之時。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制的具體任務(wù)包括：客觀地編制會展項(xiàng)目各階段進(jìn)度控制工作細(xì)則，編制或?qū)徍藭箍傔M(jìn)度計(jì)劃和日程安排，審核各部門工作實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃，編制年度、季度、月度工作進(jìn)度

29、計(jì)劃。實(shí)施階段進(jìn)度控制實(shí)施階段進(jìn)度控制的具體任務(wù)包括：定期或不定期召開各部門工作會議，匯報工作進(jìn)展情況；檢查各部門工作開展情況，及時解決阻礙工作開展的問題。收尾階段進(jìn)度控制收尾階段進(jìn)度控制的具體任務(wù)包括：整理會展有關(guān)材料、組織評估工作、處理工程索賠、總結(jié)評估報告、進(jìn)行客戶資料歸檔、為下一屆展會做準(zhǔn)備等。任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制會展項(xiàng)目進(jìn)度控制的過程在會展項(xiàng)目的實(shí)施過程中，項(xiàng)目進(jìn)度情況要經(jīng)常記錄檢查，以保證會展項(xiàng)目按計(jì)劃不斷推進(jìn)。會展項(xiàng)目的進(jìn)度控制過程實(shí)際上是一個PDCA動態(tài)循環(huán)過程，即P（編制進(jìn)度計(jì)劃）D（按照計(jì)劃實(shí)施）C（檢查實(shí)際進(jìn)展）A（糾正進(jìn)度偏差），如圖5-4-13所示。圖5-4

30、-13 會展項(xiàng)目PDCA動態(tài)循環(huán)過程任務(wù)四 會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及控制編制進(jìn)度計(jì)劃：是會展項(xiàng)目進(jìn)度控制的基礎(chǔ)和前提。按照計(jì)劃實(shí)施：在會展項(xiàng)目的實(shí)施過程中，按照進(jìn)度計(jì)劃推進(jìn)各項(xiàng)工作。檢查實(shí)際進(jìn)展：要檢查會展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展是否與計(jì)劃相符，首先要做好進(jìn)度記錄工作。為了便于記錄和檢查，可以采用橫道圖比較法，如圖5-4-14所示。糾正進(jìn)度偏差：當(dāng)會展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度不符時，需要先分析偏差產(chǎn)生的原因和影響，然后根據(jù)偏差產(chǎn)生的原因和影響制訂糾偏措施，并重新制訂進(jìn)度計(jì)劃。 注： 代表計(jì)劃進(jìn)度， 代表實(shí)際進(jìn)度。編號工作名稱偏差時間工作進(jìn)度123456789101會議籌備+1 2會前接待0 3會議召開0 4會

31、后參觀+1 5會議收尾0 圖5-4-14 某會議項(xiàng)目的橫道圖比較法實(shí)例會展項(xiàng)目成本構(gòu)成會展項(xiàng)目成本估算會展項(xiàng)目成本控制任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本會展項(xiàng)目成本構(gòu)成會展項(xiàng)目成本是指會展項(xiàng)目實(shí)施中所有花費(fèi)的總和。因?yàn)檎褂[、會議和節(jié)事活動在內(nèi)容主題、形式、規(guī)模、流程等方面有著顯著差別，所以三者的成本構(gòu)成也存在較大差異。任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本展覽項(xiàng)目成本：主要包括場地費(fèi)用、招展招商費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、相關(guān)活動費(fèi)用等.如表5-5-1所示。詳情表格見書本第143頁。表5-5-1 展覽項(xiàng)目成本預(yù)算表費(fèi)用名稱金額/元1場地費(fèi)用 其中：展館租金 清潔安保費(fèi) 水電、管理費(fèi) 設(shè)施租賃費(fèi) 展位搭建費(fèi) 2招展招商費(fèi)用

32、 其中：銷售人員提成 電話費(fèi) 差旅費(fèi) 資料費(fèi)、印刷費(fèi)展覽項(xiàng)目成本1、 場地費(fèi)用。2、招展招商費(fèi)用。3、宣傳推廣費(fèi)用。4、 相關(guān)活動費(fèi)用。5、辦公及人員費(fèi)用。6、稅收。7、應(yīng)急資金和其他不可預(yù)測的費(fèi)用。任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本表5-5-1 展覽項(xiàng)目成本預(yù)算表支出名目金額/元1會議場地租賃費(fèi) 其中：會議室租金 多媒體設(shè)備租金 2宣傳管理費(fèi) 其中：廣告費(fèi) 公共關(guān)系費(fèi) 印刷費(fèi) 禮品費(fèi) 3嘉賓出場費(fèi) 4食宿和交通費(fèi) 其中：食宿費(fèi) 交通費(fèi) 5辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用 其中：辦公經(jīng)費(fèi) 人員費(fèi)用 6稅收和其他費(fèi)用 合 計(jì)會議項(xiàng)目的成本主要包括： 會議場地租賃費(fèi)。 宣傳管理費(fèi)。 嘉賓出場費(fèi)

33、。 食宿和交通費(fèi)。 辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。 稅收和其他費(fèi)用。如表5-5-2所示。任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本節(jié)事活動成本主要包括市場營銷費(fèi)用、設(shè)施設(shè)備購置費(fèi)、日常管理費(fèi)、人員費(fèi)用、場地租賃費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、保險費(fèi)、注冊費(fèi)、評估費(fèi)等。任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本制作物資清單物資清單又稱物資需求表或物資計(jì)劃表，主要用于記錄、核算項(xiàng)目的物資需求情況，以便組織者能夠根據(jù)項(xiàng)目成本進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理分配資金。該表格至少需要包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等基本要素，還可以添加其他信息，如表5-5-3所示。表5-5-3 會展項(xiàng)目物資清單序號物品名稱規(guī)格采購人數(shù)量單價小計(jì)備注1 2 3 總 計(jì) 會展項(xiàng)目成本估算會展項(xiàng)目成本

34、估算的方法任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本經(jīng)驗(yàn)豐富的會展項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)以往參與過的類似項(xiàng)目，估算出本項(xiàng)目成本的近似值。雖然無法做到完全準(zhǔn)確，但是可以提供參考借鑒。經(jīng)驗(yàn)估算法速度快、便于操作，對于一些對成本估算要求不嚴(yán)格的小型項(xiàng)目而言，不失為一個好方法。對于成熟會展項(xiàng)目而言，其項(xiàng)目支出的模塊相對固定，如果無太大變化，項(xiàng)目經(jīng)理就可以進(jìn)行成本估算，這種做法的準(zhǔn)確性相對較高。對于新項(xiàng)目而言，可以在獲取外部市場信息和同類項(xiàng)目市場數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，預(yù)測各類項(xiàng)目成本占總成本的比例，如表5-5-4所示。主觀判斷準(zhǔn)確度雖然不高，但也具有一定的參考借鑒價值。經(jīng)驗(yàn)估算法資料統(tǒng)計(jì)法任務(wù)五 制訂會展項(xiàng)目的成本表5-5-4 展覽

35、項(xiàng)目成本分類類別用 途占總成本比例場館費(fèi)用租賃展覽館的租金及由此產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用30%40%招展招商費(fèi)用用于招募參展商和專業(yè)觀眾的費(fèi)用20%30%宣傳推廣費(fèi)用用于項(xiàng)目整體推介及向普通觀眾宣傳的費(fèi)用10%30%相關(guān)活動費(fèi)用用于舉行開幕式、酒會、交流會、研討會、比賽等相關(guān)活動的費(fèi)用10%20%辦公后勤費(fèi)用辦公經(jīng)費(fèi)、人員工資等10%20%其他費(fèi)用稅收及其他支出10%20%自上而下估算法自上而下估算法是一種集中編制法。首先進(jìn)行主觀判斷，對項(xiàng)目的總成本進(jìn)行估算；然后按照工作分解結(jié)構(gòu)，將估算數(shù)據(jù)從高到低進(jìn)行逐層分解，如表5-5-5所示。便于管理者對項(xiàng)目的總成本進(jìn)行合理分配、控制和管理。如果上層管理者不夠了解基層執(zhí)行人員的具體需求，采用該方法可能