掌控電子郵件的8個(gè)秘訣

1、掌控電子郵件的8個(gè)秘訣演講：鴻鵠2022/8/141內(nèi)容目錄 清空收件箱 減少你的回復(fù)時(shí)間 打造高效的郵件 突出顯示那些直接發(fā)送給你的信息 使用一次性的郵件地址 掌握消息搜索 保持長(zhǎng)期一貫的電子郵件地址 善用郵件過(guò)濾器2022/8/1422022/8/143秘訣 1 - 清空收件箱 為什么要清空收件箱 建立3個(gè)值得信任的文件夾 處理你的消息 保持清空狀態(tài) 從第一次開(kāi)始 接下去的工作32022/8/144秘訣 1a - 為什么要清空收件箱收件箱，只是未處理消息的臨時(shí)存放處。需要養(yǎng)成的習(xí)慣：在新郵件到達(dá)的當(dāng)天就決定如何處理它，便可以把它從收件箱中移走了。42022/8/145秘訣 1a - 為什么

2、要清空收件箱三個(gè)問(wèn)題： - 哪些郵件重要? - 哪些郵件需要優(yōu)先處理? - 郵件的上下文如何關(guān)聯(lián)起來(lái)?一個(gè)堆滿已讀郵件的收件箱不會(huì)給你帶來(lái)任何好處!52022/8/146秘訣 1a - 為什么要清空收件箱會(huì)議邀請(qǐng) - 日歷行程網(wǎng)站地址 - 書簽收藏項(xiàng)目文檔 - 文件存檔 - 所有東西都應(yīng)該各就各位，而不該都放在收件箱中。62022/8/147秘訣 1a - 為什么要清空收件箱你是否有此經(jīng)歷：每次進(jìn)入收件箱，看著那一堆郵件列表，心理上的那種總是有無(wú)數(shù)消息盯著自己的壓力很大。哪些是新收到的郵件，哪些是已經(jīng)被解決或者付諸行動(dòng)的，都應(yīng)被清楚劃分。72022/8/148秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的

3、文件夾 重點(diǎn)關(guān)注 后續(xù)處理 郵件存檔通過(guò)建立以上3個(gè)文件夾，可保持收件箱處于清空狀態(tài)。82022/8/149秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾重點(diǎn)關(guān)注 文件夾，臨時(shí)存放重要信息（諸如這些信息需要在最近幾日內(nèi)快速找到，或者你等某人關(guān)于一些重要信息的回復(fù)，或者跟蹤一項(xiàng)時(shí)效性很強(qiáng)的事件）。每周回顧一下重點(diǎn)關(guān)注文件夾，清除那些已經(jīng)變得無(wú)關(guān)緊要的消息。92022/8/1410秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾后續(xù)處理 文件夾，里面存放的都是必須完成的任務(wù)。每一條這樣的消息都要添加成待辦事項(xiàng)任務(wù)列表中的一項(xiàng)任務(wù)。確保你在待辦事項(xiàng)列表上添加了該項(xiàng)任務(wù)，才能保證自己會(huì)去做它。102022/8/14

4、11秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾郵件存檔 文件夾，是長(zhǎng)期保存郵件的倉(cāng)庫(kù)。所有已經(jīng)完成的郵件往來(lái)，但是又可能在未來(lái)某些時(shí)候重新翻閱和查找的信息，都可存放于此。存檔是一個(gè)獨(dú)立的文件夾，沒(méi)有子文件夾。之后，可以使用適當(dāng)?shù)乃阉鞑僮鱽?lái)重新查看信息。112022/8/1412秘訣 1c 處理你的消息既然3個(gè)文件夾都已經(jīng)各就各位，就該清空你的收件箱了。從收件箱里最早的一封郵件開(kāi)始，打開(kāi)消息，按照接下來(lái)我要教你的方法去做。122022/8/1413秘訣 1c 處理你的消息 不需要的郵件立即刪除。 馬上回復(fù)簡(jiǎn)潔的問(wèn)題和請(qǐng)求，然后存檔或者刪除。 如果耗時(shí)解決的問(wèn)題，可放入后續(xù)處理文件夾，在待辦任務(wù)列表

5、中添加該任務(wù)。 如果你是在等待消息，或者近幾日都需要留意的問(wèn)題，放入重點(diǎn)關(guān)注文件夾。如果有時(shí)效性，就在日歷上加上個(gè)便簽，隨時(shí)查看你關(guān)注的項(xiàng)目。 如果是參考信息性質(zhì)的郵件，以后可能會(huì)用到，那么放入存檔文件夾。如此反復(fù)過(guò)濾幾遍郵件，直到清空你的收件箱。132022/8/1414秘訣 1c 處理你的消息文件夾越少，你在處理每一條信息時(shí)候需要費(fèi)的腦筋就越少。如果你想對(duì)這種方式進(jìn)行調(diào)整。142022/8/1415秘訣 1d 保持清空狀態(tài)盡量讓自己適應(yīng)這個(gè)黃金法則：不要把已讀郵件留在收件箱中。打開(kāi)一封郵件，第一次讀完之后就對(duì)它做個(gè)決定，依情況從3個(gè)文件夾中選擇一個(gè)將其放入，別找什么理由。152022/8/

6、1416秘訣 1e 從第一次開(kāi)始從現(xiàn)在開(kāi)始每一次查看收件箱的時(shí)候，都要下決心把它清空。 收件箱中歷史郵件解決方案162022/8/1417秘訣 1f 接下去的工作把未解決的消息進(jìn)行了合理的歸檔，并不意味著結(jié)束！系統(tǒng)的核心：要不斷重新翻閱后續(xù)處理文件夾和重點(diǎn)關(guān)注文件夾，并完成這些事項(xiàng)。把所有后續(xù)處理文件夾和重點(diǎn)關(guān)注文件夾中的郵件標(biāo)為未讀，以示區(qū)別。172022/8/1418秘訣 2 減少回復(fù)時(shí)間 分批處理消息 一分鐘原則 任務(wù)完成之前回復(fù)任務(wù)相關(guān)問(wèn)題 別把已讀消息留在收件箱182022/8/1419秘訣 2a 分批處理消息如果每收到一封新郵件就會(huì)打斷你的工作，那么就盡量不要讓這種情況發(fā)生。分批處

7、理信息的方法： 每天計(jì)劃和郵箱碰面兩三次，諸如早中晚。 如果需要，每12個(gè)小時(shí)查收一次郵件，而不是5分鐘。世界不會(huì)因?yàn)橐环忄]件在你的收件箱里多呆了幾個(gè)小時(shí)就停止轉(zhuǎn)動(dòng)了。192022/8/1420秘訣 2b 一分鐘原則遵循一分鐘原則：如果一封郵件一分鐘之內(nèi)可以處理或者回復(fù)完畢，那么立刻就做。如果你覺(jué)得一封郵件不能依靠簡(jiǎn)短而直白的答復(fù)來(lái)解決，那么這樣的問(wèn)題最好線下解決，或者干脆打個(gè)電話。202022/8/1421秘訣 2c 任務(wù)完成之前回復(fù)相關(guān)問(wèn)題如果有人發(fā)送電子郵件給你，要求你完成某事，遵照如下方式迅速地做出回應(yīng)： 著手行動(dòng)之前，你需要明確的問(wèn)題。 詢問(wèn)任務(wù)收尾的截止日期。 你忙碌的程度以及自己

8、認(rèn)為可以開(kāi)始著手的時(shí)間。 根據(jù)任務(wù)的難易程度，對(duì)方下一次有可能收到你回復(fù)的時(shí)間212022/8/1422秘訣 2c 任務(wù)完成之前回復(fù)相關(guān)問(wèn)題郵件回復(fù)范例：我最近三個(gè)月都已經(jīng)排得滿滿的了。您能給我的截止日期是什么時(shí)候？如果到了九月份，您還有興趣讓我完成這項(xiàng)工作，那么那個(gè)時(shí)候再給我留個(gè)消息。222022/8/1423秘訣 2d 別把已讀消息留在收件箱里收件箱里的信息，閱讀過(guò)一遍后就要做進(jìn)一步處理。不要在看了一遍消息之后還把它們留在那里，然后回頭再看一遍。重復(fù)同一操作就是在浪費(fèi)時(shí)間。232022/8/1424秘訣 3 打造高效郵件低效的電子郵件具有的特征： 發(fā)件人的目的不夠明確 難以發(fā)現(xiàn)最重要的信息

9、 內(nèi)容冗長(zhǎng)可讀性又差如果往來(lái)的郵件都能夠一語(yǔ)中的、不夾雜無(wú)用的信息，那將節(jié)省多少時(shí)間？242022/8/1425秘訣 3a 撰寫一封新郵件 明確你的目的 使用有信息含量的標(biāo)題 盡量簡(jiǎn)潔 幫助郵件“瘦身” 為完整的回復(fù)創(chuàng)造便利 讓每個(gè)人都清楚他們?yōu)槭裁磿?huì)收到郵件 別忘了附件252022/8/1426秘訣 3a 撰寫一封新郵件每一封電子郵件都應(yīng)該有一個(gè)明確的目的。要么你要傳達(dá)一些信息，要么就是要求收件人采取某種行動(dòng)。撰寫郵件目的不夠明確，那就請(qǐng)先不要?jiǎng)庸P。如果你希望邊撰寫邊捋清你的思路，那可以把郵件發(fā)送給自己。262022/8/1427秘訣 3a 使用有信息含量的標(biāo)題 Hi！ 想告訴你 能幫我一個(gè)

10、忙么？ 重要信息！ 明天經(jīng)理級(jí)別會(huì)議的議程 關(guān)于周一演講的幾個(gè)問(wèn)題 問(wèn)：能否在文章中引用您的話？ 僅供參考：周四外出 請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)提議過(guò)的重新設(shè)計(jì)的布局發(fā)表意見(jiàn) 重要信息：下午三點(diǎn)之前務(wù)必發(fā)送合同傳真前綴詞（僅供參考、請(qǐng)求、重要信息）可以幫助收件人大概了解郵件內(nèi)容。如果郵件里包含多項(xiàng)請(qǐng)求，或者是跟多個(gè)主題相關(guān)的信息，那就分幾個(gè)單獨(dú)的郵件來(lái)往發(fā)送。272022/8/1428秘訣 3a 盡量簡(jiǎn)潔撰寫電子郵件的目的不是為了自說(shuō)自話，而是從對(duì)方那里獲得自己想要的回應(yīng)。電子郵件越短，人們就越愿意去讀，從而你的請(qǐng)求就越有可能實(shí)現(xiàn)。282022/8/1429秘訣 3a 幫助郵件“瘦身” 如果需要照片附件，確定

11、已經(jīng)將照片旋轉(zhuǎn)到正確的方向并且調(diào)整了大小。 不要假設(shè)每個(gè)人都能讀取HTML格式的郵件。 不要假設(shè)郵件的格式在對(duì)方的郵件系統(tǒng)里和你這里完全相同，所有的郵件程序?qū)π畔⒌淖x取格式都有所不同。 在一些郵件程序中，很長(zhǎng)的網(wǎng)址將會(huì)被自動(dòng)換行，從而無(wú)法直接點(diǎn)擊。發(fā)送郵件之前，可以使用短址服務(wù)。292022/8/1430秘訣 3a 為完整的回復(fù)創(chuàng)造便利貝奇，你好：周二你發(fā)送的郵件我收到了，謝謝！會(huì)議室的房間號(hào)是多少？看來(lái)我得開(kāi)車去，而不能坐火車了。我是否需要一個(gè)停車證？還有，我的PPT文檔存在筆記本電腦里，你那兒有沒(méi)有投影儀可以使用，還是要我自己帶一個(gè)過(guò)去？貝奇，你好：周二你的會(huì)議我基本上已經(jīng)準(zhǔn)備好了。還有幾

12、個(gè)問(wèn)題想和你確定一下：* 會(huì)議室的房間號(hào)是多少？* 如果我開(kāi)車去，怎么才能領(lǐng)到停車證？* 有沒(méi)有可以連接筆記本電腦的投影儀？302022/8/1431秘訣 3a 讓大家都清楚為什么收到郵件收件人：Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck主題：6月18日員工午宴確認(rèn)信我們?cè)?Lotties 酒店預(yù)訂了一間能容納40人的會(huì)議室，時(shí)間是6月18日，星期二，下午一點(diǎn)。VD：當(dāng)天班車是否可用？請(qǐng)告知 Kyran。KD：請(qǐng)?jiān)?號(hào)之前給全體員工群發(fā)邀請(qǐng)信，包括簡(jiǎn)要路線和班車信息。LC：順便說(shuō)一句，我們每周例會(huì)只能暫時(shí)取消一次。312022/8/1432秘訣 3a 別

13、忘了附件文件請(qǐng)見(jiàn)附件，這句話我們很容易寫出來(lái)，但卻經(jīng)常忘記添加附件。322022/8/1433秘訣 3b 回復(fù)郵件 對(duì)應(yīng)每個(gè)問(wèn)題按行回復(fù) 任務(wù)請(qǐng)求 舉例說(shuō)明 不要實(shí)時(shí)回復(fù) 試著通過(guò)其他方式溝通 知道何時(shí)何事不該說(shuō)332022/8/1434秘訣 3b 對(duì)每個(gè)問(wèn)題按行回復(fù)你好，貝奇：Rich Jones 寫道：* 會(huì)議室的房間號(hào)是多少？B座316房間* 如果我開(kāi)車去，怎么才能領(lǐng)到停車證？停在西區(qū)，在入口處告訴他們你的名字，保安會(huì)給你一個(gè)訪客出入證。* 有沒(méi)有可以連接筆記本電腦的投影儀？有的，我們技術(shù)部的同事會(huì)幫你設(shè)置妥當(dāng)。到時(shí)候見(jiàn)。342022/8/1435秘訣 3b 任務(wù)請(qǐng)求主題：請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)重新

14、設(shè)計(jì)的布局方案發(fā)表看法您覺(jué)得新的字體和背景如何？主題：回復(fù)：請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)重新設(shè)計(jì)的布局方案發(fā)表看法Tamasa Smith 寫道：您覺(jué)得新的字體和背景如何？可不可以先發(fā)給我一個(gè)新方案的鏈接？還有，發(fā)表看法的截止時(shí)間是什么時(shí)候？352022/8/1436秘訣 3b 舉例說(shuō)明如果收到的郵件寫得很糟糕，那不妨用實(shí)例引導(dǎo)一下對(duì)方。 把不明確的標(biāo)題重新編輯一下。 把不分段的郵件正文簡(jiǎn)單分段，并且分行回復(fù)。 “就目前來(lái)看，我下一步應(yīng)該怎么做？” “聽(tīng)起來(lái)不錯(cuò)！”362022/8/1437秘訣 3b 不要實(shí)時(shí)回復(fù)電子郵件并非即時(shí)通訊工具，因此也不應(yīng)該以實(shí)時(shí)的方式使用它們。比較合適的做法是設(shè)定一個(gè)合理的最長(zhǎng)回復(fù)

15、時(shí)限，比如說(shuō)，工作日的時(shí)候一般 46 個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)郵件，最遲也會(huì)在 2448 個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)。372022/8/1438秘訣 3b 試著通過(guò)其他方式溝通發(fā)件人的表情、聲音、語(yǔ)調(diào)都沒(méi)法用郵件來(lái)表達(dá)，很多時(shí)候會(huì)，郵件里的意思也會(huì)被曲解。一些比較復(fù)雜或者敏感的問(wèn)題，不適合通過(guò)電子郵件來(lái)溝通。要掌握好尺度，明白什么時(shí)候應(yīng)該立刻拿起電話打給對(duì)方或者直接面談，面對(duì)面地解決問(wèn)題。382022/8/1439秘訣 3b 知道何時(shí)何事不該說(shuō)請(qǐng)記住，當(dāng)你難過(guò)、情緒不穩(wěn)、緊張、疲勞、饑餓、醉酒或者在其他各種狀態(tài)不佳的時(shí)候，不要去寫郵件。如果一封郵件有什么讓你困擾，或者覺(jué)得會(huì)引起麻煩，那么先寫在一個(gè)文本文件中，保存起來(lái)，給自己一點(diǎn)時(shí)間仔細(xì)想想，然后再回頭去修改這封郵件。392022/8/1440秘訣 4 突出顯示直接發(fā)送給你的信息 專門發(fā)送給我的郵件 不是唯一發(fā)送給我的郵件402022/8/1441秘訣 5 使用一次性的郵件地址 基于WEB的公共郵件地址 多域名電子郵件地址412022/8/1442秘訣 6 掌握郵件搜索 搜索語(yǔ)法 將搜索